Анализ системы управления персоналом на ЗАО "Вимм Билль Данн Йошкар-Ола"

Рассчитаем показатели движения кадров на основе следующих исходных данных (табл. 4)

Таблица 4

Движение рабочей силы в ЗАО «Вимм-Билль-Данн Йошкар-Ола», чел.

По приведенным данным коэффициент необходимого оборота за 2008 од составит:

Кно = (1*100)/24 = 4,1%

Излишний оборот, или текучесть кадров, составит

Ктек = 5,12% чел.

Коэффициент выбытия кадров равен:

Квыб = 1 * 100 : 24 = 4,1%.

Коэффициент приема кадров составит:

Ка = 1 * 100 : 24 = 4,1%.

Коэффициент стабильности кадров:

Кск = 1 - 2 : (24 + 1) = 0,92.

Чем ближе данный коэффициент к единице, тем выше стабильность кадров.

Коэффициент текучести на данном предприятии в 2008 году составил 5,12% — это небольшая величина, которая вряд ли может отрицательно сказаться на деятельности предприятия.

Оборот рабочей силы происходил в основном за счет приема и увольнения работников. На данном предприятии значение коэффициента оборота по выбытию в 2008 г. совпадает с коэффициентом оборота по приему. Следовательно, оборот рабочей силы происходит и за счет приема работников, и за счет их выбытия.

Причины увольнения работников, как видно из таблицы, в основном связаны с уходом по собственному желанию и с окончанием срока договоров по найму.

Таким образом, можно констатировать, что ЗАО «Вимм-Билль-Данн Йошкар-Ола» в целом обеспечен квалифицированным персоналом, что является следствием грамотной системы управления кадрами со стороны руководства, удовлетворительными социальными условиями на предприятии, а также соответствующей оплаты труда.

2.3 Место и роль кадровой службы в общей оргструктуре предприятия

Организационная структура — это один из основных элементов управления предприятия.

Внутренним выражением основных элементов организационной структуры управления является состав, соотношение, расположение и взаимосвязь отдельных подразделений предприятия.

Оргструктуру управления ЗАО «Вимм-Билль-Данн Йошкар-Ола» представим на рисунке 1.

Как видно из рис. 1, руководство ЗАО «Вимм-Билль-Данн Йошкар-Ола» является директор, который назначается Советом директоров ОАО «Вимм-Билль-Данн Продукты Питания» сроком на 3 года. Директор подотчетен Совету директоров и организует выполнение его решений.

Рис. 1. Организационная структура ЗАО «Вимм-Билль-Данн Йошкар-Ола»

Директор решает все вопросы деятельности общества, отнесенные к его компетенции. Он координирует и контролирует работу своих подчиненных служб.

В непосредственном подчинении директора находятся: секретарь, совмещающий обязанности менеджера по кадрам, бухгалтер, менеджеры по сбыту.

Непосредственно сбытом занимаются менеджеры по сбыту, под управлением которых осуществляют свою деятельность по приобретению, складированию, транспортировке и реализации товаров остальные работники (продавцы, водители, грузчики).

Также менеджеры выполняют функции маркетологов, для того, чтобы продвигать свой товар к тому, кто в нем нуждается, поэтому от них требуется напряжение коммерческих усилий, эффективных мер по продвижению товара и стимулированию сбыта.

Любое предприятие обязано вести бухгалтерский учет своего имущества и хозяйственной деятельности на основе натуральных измерений в обобщенном денежном выражении путем сплошного, непрерывного, документального и взаимосвязанного их отражения. ЗАО «Вимм-Билль-Данн Йошкар-Ола» не исключение. Но, поскольку предприятие небольшое, весь бухучет осуществляется одним бухгалтером. Контроль и учет на предприятии сплошной и непрерывный, осуществляется автоматически с помощью ПЭВМ.

2.4 Анализ функций управления персоналом

Структура службы по управлению персоналом в любой компании зависит от ряда объективных факторов, к которым относится организационно-штатная структура компании; численность персонала; функции и задачи, возлагаемые на это подразделение.

Как показывает практика, если в компании от 10 до 50 человек, экономически более оправдано нанимать менеджера по персоналу по аутсорсингу (т.е. приглашать специалиста со стороны для выполнения каких-либо конкретных задач). Если численность компании превышает 50 человек, специалисты считают, что уже необходим штатный менеджер по персоналу. В среднем 1 менеджер по персоналу «полагается» на 50-100 человек. Многочисленные наблюдения подтверждают, что полноценное выполнение своих функциональных обязанностей менеджер по персоналу способен осуществлять при максимальной нагрузке до 120 человек.

Функции службы по управлению персоналом можно разделить на 3 категории:

1) стратегическое планирование (разработка кадровой политики, долгосрочное планирование, инновационное развитие);

2) консультирование (поддержка менеджеров компании в ключевых моментах управления персоналом, предоставление консультаций персоналу компании по вопросам трудового законодательства);

3) операционные функции (ежедневная работа по обеспечению компании персоналом, осуществлению кадрового учета, сбора статистики и т.п.).

В ЗАО «Вимм-Билль-Данн Йошкар-Ола» функции менеджера по персоналу выполняет секретарь директора, то есть сама должность не выделена в отдельную штатную единицу. Руководство предприятия понимает, что сложно переоценить вклад менеджера по кадрам в общий процесс, а пользы от его пребывания в компании действительно много.

Проанализируем должностную инструкцию менеджера по кадрам в ЗАО «Вимм-Билль-Данн Йошкар-Ола». Основной смысл должностных инструкций — в придании большей прозрачности трудовому процессу. То есть должностные инструкции должны описывать прямые обязанностей специалиста, сферу его компетентности и ответственности, критерии оценки эффективности его работы, управленческую структуру, имеющую отношение к специалисту. И если все это в них отражено, и, более того, соответствует действительности, то компания получает в руки отличный инструмент управления персоналом, значительно облегчающий решение таких центральных проблем как, например, адаптация и мотивация персонала.

Для менеджера по кадрам в ЗАО «Вимм-Билль-Данн Йошкар-Ола» разработана должностная инструкция (Приложение 2). На основании изучения этого документа можно сказать, что в обязанности менеджера по кадрам данного предприятия входят следующие функции:

сбор, анализ и обобщение информации, связанной с приемом, увольнением, перемещениями работников;

планирование и контроль своей работы с учетом имеющихся ресурсов и планов предприятия в целом;

представление результатов своей деятельности в полном, наглядном и лаконичном виде;

оформление, ведение и хранение документации, связанной с кадрами и их движением;

формирование и ведение базы данных о персонале предприятия;

ведение табельного учета;

ведение учета движения кадров;

подготовка установленной отчетности по кадрам, в том числе периодической статистической.

Естественно, самая главная обязанность менеджера по кадрам — поиск и подбор персонала, кадровое делопроизводство. На сегодняшний день это самые распространенные функции менеджера по персоналу, особенно в небольших компаниях, таких, как ЗАО «Вимм-Билль-Данн Йошкар-Ола», в которой работает около 30 человек.

Кроме того, в ЗАО «Вимм-Билль-Данн Йошкар-Ола» на данного специалиста возложены также обязанности по социализации новых сотрудников, планированию карьерного роста и развития, разработке системы стимулирования персонала, администрированию заработной платы, организации корпоративных мероприятий, исследования социально-психологического климата в коллективе.

Стоит отметить, что авторитет менеджера по кадрам напрямую зависит от уровня профессионализма этого сотрудника и степени практической (реальной) полезности его деятельности для предприятия. Это очень важно учитывать при подборе специалиста на эту должность.

При этом надо помнить, что основная задача менеджера по кадрам — реализация целей работодателя.

Таким образом, управлению персоналом в оргструктуре предприятия отведено экономически обоснованное место.

2.5 Анализ подбора и отбора персонала в организации

Для небольшой организации с численностью персонала до 100 человек основная задача оценки персонала — отбор «правильных» людей в компанию. Причем в этом случае основной акцент делается не столько на профессиональные качества, сколько на умение «вписаться» в коллектив, работать в соответствии с реальными потребностями компании.

Правильный отбор персонала в небольшую компанию вполне по силам менеджеру по кадрам, который может провести интервью по компетенциям, проанализировать представленные кандидатом документы, рекомендации с предыдущего места работы. После приема кандидата на работу менеджер по кадрам наблюдает за его адаптацией в компании и результативностью, что помогает уточнять критерии при оценке других претендентов.

В ЗАО «Вимм-Билль-Данн Йошкар-Ола» работают в основном специалисты по различным направлениям торговой деятельности, например: менеджеры по сбыту, продавцы и т.д. Сфера торговли в течение последних лет является лидером по количеству открывающихся вакансий, информация о которых размещается в специализированных СМИ.

Понятно, что в настоящее время на рынке труда в нашей республике довольно трудно найти квалифицированного, мотивированного, заинтересованного в получении знаний и повышении профессионального уровня работника. Зачастую кандидат не удовлетворяет всем требованиям, либо, обладая необходимыми компетенциями, дает завышенную оценку своим возможностям, либо не вписывается в стиль работы предприятия.

Такая ситуация отчетливо просматривается на современном рынке труда всей России и вряд ли можно ожидать, что ситуация улучшится в ближайшем будущем. Каждый работодатель может прочувствовать это особенно остро, когда сроки ограниченны, на тщательный отбор персонала времени нет, и приходится выбирать из числа возможных кандидатов.

Поэтому в ЗАО «Вимм-Билль-Данн Йошкар-Ола» выбор каналов для поиска во многом зависит от должности, на которую подбирается сотрудник, ожидаемой степени его квалификации и, собственно, причины поиска.

Среди причин поиска нового человека в ЗАО «Вимм-Билль-Данн Йошкар-Ола» в последние годы чаще всего является замена работающего сотрудника в связи с его увольнением по разным причинам.

В бюджете нового проекта в ЗАО «Вимм-Билль-Данн Йошкар-Ола», как правило, закладываются определенные затраты на подбор персонала. Среди расходных статей можно выделить следующие:

объявления в СМИ: пресса, телевиденье, радио;

наружная реклама и т.д.;

иногда оплата услуг кадровых и рекрутинговых агентств.

Если говорить о столице, то здесь ситуация такова: в Йошкар-Оле рынок в достаточной мере насыщен специалистами, и если грамотно провести комплекс мероприятий по поиску и оценке потенциальных кандидатов, то можно найти достойного кандидата. Разместив вакансии в ведущих СМИ региона, компания может быть уверенной в том, что поток кандидатов на открытые вакансии будет достаточно активным.

Далее после отбора нескольких кандидатов дальнейшая процедура отбора состоит из собеседования с директором и тестирования. Отбор достаточно жесткий: около двух третий соискателей отсеиваются при первичном собеседовании.

При проведении психологического тестирования с целью определения профессионально значимых качеств кандидата учитывают потребности предприятия в услугах данного специалиста, возможности его трудоустройства либо переобучения, профессионального роста, условий труда и т. п.

Менеджеру по кадрам в ЗАО «Вимм-Билль-Данн Йошкар-Ола», таким образом, надо быть не только специалистом в области профориентации и карьерного консультирования, важно не только иметь общую ориентировку в мире профессии, психологии личности, принципах и технологиях психологического консультирования, но и учитывать особенности кандидатов как представителей особых групп населения.

Предварительная профессиональная консультация проводится для изучения физических и психологических индивидуальных особенностей клиента, его общих и профессиональных интересов, склонностей и способностей, общего и специального образования и профессиональной подготовки. В данной ситуации менеджеру приходится искать компромисс между интересами работника как личности и интересами самой организации.

Менеджеры по сбыту — это люди, от которых в целом зависит успех или неудача в работе предприятия. От них, как правило, в ЗАО «Вимм-Билль-Данн Йошкар-Ола» не требуется особых навыков и опыта работы — этому довольно легко научить. Требуется другое — определенный психологический типаж, склад характера, не конфликтность, общительность, улыбчивость. Очень важно, чем раньше занимался кандидат, есть ли у него способности к обучению и элементарное желание работать и главное — зарабатывать.

Работу менеджера по сбыту и продавцов характеризует большая психологическая нагрузка. Не важно, какой товар и по каким каналам сбыта реализует продавец, ему в любом случае приходится много времени общаться с клиентами. Соответственно, ему в избытке хватает равнодушных реплик, отказов и критических замечаний. Кроме того, работа торгового агента, связанная с поиском клиентов, телефонными переговорами и частыми визитами, связана с запланированными (а иногда и превышающими ожидания) неудачами и стрессами. Поэтому для продавца важна эмоциональная устойчивость, умение противостоять стрессовым факторам.

Поэтому для отбора потенциальных кандидатов на должность продавцов в ЗАО «Вимм-Билль-Данн Йошкар-Ола» применяется специальное тестирование с целью выяснения психологических качеств будущего работника. При этом применяются следующие методы:

1. Объективные тесты с выбором ответа. К ним относятся интеллектуальные тесты, тесты специальных способностей, а также тесты достижений, определяющие уровень знаний, умений и навыков.

2. Тесты-опросники, диагностирующие черты личности и направленность: интересы, установки, отношения, ценностные ориентации.

При проведении профотбора в ЗАО «Вимм-Билль-Данн Йошкар-Ола» менеджером по кадрам соблюдаются следующие условия.

1. Психологическое тестирование проводится только в условиях конкурсного отбора с письменного согласия участников конкурса. При этом предполагается корректный (не ущемляющий прав и достоинства личности обследуемых) способ сообщения обследуемым результатов тестирования (согласно гл. 14 «Защита персональных данных работника» ст. 85-90 Трудового кодекса РФ, принятого в 2001 г.).

2. Проводящий тестирование сотрудник фирмы придерживается требований профессиональной этики, особенно в осуществлении диагностических процедур и выборе форм предоставления диагностической информации кандидату.

3. Соискателю на должность сообщается истинная цель консультационной процедуры, он обязательно информируется о том, кто будет ознакомлен с результатом консультации.

4. Вся информация, полученная при консультировании, является доступной лишь тем сотрудникам фирмы, для кого она предназначена, и только с согласия кандидата. Поскольку психодиагностика проводится в целях конкурсного отбора при приеме на работу, соискатель информируется о том, что результаты психодиагностического обследования будут использованы при принятии решения о зачислении его на вакантное место или о приеме на работу. Также в компании обеспечивается строгий контроль за доступом любых лиц к материалам консультирования.

5. При взаимодействии с кандидатом сотрудник компании стремиться обеспечить ему эмоционально комфортное состояние, предоставить ему возможность внести коррективы в процедуру консультации, сформулировать свои рекомендации при проведении консультации

Следующим этапом при приеме на работу нового сотрудника в ЗАО «Вимм-Билль-Данн Йошкар-Ола» ему предлагают ознакомиться с должностной инструкцией, регламентирующей его дальнейшую работу. Поскольку перечень специалистов, необходимых компании для ее работы, невелик (в основном это продавцы либо рабочие), для каждого сотрудника составлена должностная инструкция.

Первая задача должностной инструкции — облегчение адаптации нового сотрудника. Если в инструкции четко прописано, что должен сотрудник делать, в каких пределах и за что отвечать, кто его начальник и на что он имеет право, а на что нет — процесс адаптации в таких условиях проходит значительно легче. Гораздо меньше будет и опасливой пассивности и ненужной инициативы.

Задача номер два — установление сферы ответственности и компетентности. Должностные инструкции включают в себя «пошаговое» описание обязанностей сотрудника. Т.е., описывать практически каждый участок его работы (например, менеджер из отдела снабжения осуществляет первичный телефонный поиск клиентов; проводит переговоры и презентации с потенциальными клиентами; контролирует наличие товара на складе; отслеживает прохождение платежей; и т.д.) Причем, чем более детально будут описаны все ключевые обязанности сотрудника, тем меньше будет «белых пятен» в представлениях о том, что входит и что не входит в его обязанности.

Это играет важную роль, во-первых, на этапе подбора нового сотрудника, когда должностная инструкция дает ему возможность заранее точно узнать, что от него потребуется и принять более взвешенное и ответственное решение. Кроме того, и менеджер по кадрам, ознакомившись с инструкцией, сможет организовать работу с кандидатами более эффективно.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5