Документи в інформаційно-аналітичній діяльності

— вузькість тематики;

— різність аспектів розгляду проблеми;

— різниця в термінології, яку застосовують фахівці різних галузей;

— можливі розбіжності у відомостях, не збігання поглядів авторів.

Усе це зумовлює особливі вимоги до аналізу та синтезу, а також групування матеріалів і форми подання їх, яка має бути оглядовою, що полегшує сприйняття інформації завдяки акцентуванню уваги на ідеях, що не збігаються, на концепціях, висновках або результатах.

Кожний фрагмент, який вилучають з тексту первинного документа, має супроводжуватися посиланням на першоджерело. Це особливо важливо, позаяк запозичення чужих ідей, концепцій і висновків без посилань на автора першоджерела вважається плагіатом, порушенням авторського права [27].

Структура дайджесту має такий вигляд: титульна сторінка; зміст; передмова (від укладача); основний текст, звично розділений на параграфи; список використаних джерел; додатки — ілюстративний матеріал — таблиці, графіки, діаграми, які розкривають основний текст); словник або глосарій основних термінів (у разі необхідності).

Дайджести створюють у друкованій або електронній формі на замовлення споживачів.

Також прикладом аналітичного вторинного документа є досьє. Досьє — це формалізований, тобто складений за певним планом вторинний документ, який містить розгорнуту характеристику об'єкта (окремої особи, організації, товару або послуги і т. д.) [1].

Досьє створюють шляхом аналітико-синтетичної переробки значної кількості первинних документів і постійно актуалізують, оскільки фактичні дані швидко змінюються.

Роботу зі створення досьє розпочинають із складання плану-макету, який часто запозичують з довідників, каталогів, путівників, фактографічних баз даних, адаптуючи до специфіки об'єкта. Зміст досьє диференціюють залежно від того, створюється воно на особу, організацію чи на програму.

Якщо досьє створюють на особу (персональна БД типу "Хто є хто в науці"), то в ньому фіксується: прізвище, ім'я, по батькові; науковий ступінь, вчене звання, нагороди; місце роботи, посада; рік народження; біографічні дані; напрями діяльності; публікації, винаходи; публікації про певну особу; членство в організаціях, редакціях, радах, спілках; джерела виявлених відомостей.

Якщо досьє створюють на організацію, то фіксують: повну назву організації; рік заснування; адресні дані; юридичну особу; номер і дату видачі ліцензії; сферу діяльності; товари, що виробляються (послуги, що надаються); умови продажу товарів або надання послуг; ділові партнери; відгуки про дану організацію (включно з дипломами конкурсів, виставок, нагород, компрометуючі відомості); членство в міжнародних, національних і регіональних асоціаціях; добродійна діяльність; джерела виявленої інформації [18].

Досьє може складатися на довгострокові соціально-економічні, науково-технічні й культурні програми (проекти) міжнародного, національного або регіонального рівнів. У цьому разі досьє містить такі позиції: назва програми (проекту); назва підпрограми; категорія (міжнародна, всеукраїнська, регіональна, галузева); організації-учасники (розробники); координатор (керівник); джерела фінансування; інвестор, спонсор; термін та етапи розробки; основний зміст (у цілому і за етапами); кінцеві результати; стадія реалізації на поточний момент; джерела виявлених відомостей.

Складаючи досьє, використовують дані з різноманітних джерел (довідників, газетних і журнальних публікацій, матеріалів виставок, рекламних проспектів, ресурсів Інтернет тощо), доповнюючи результатами опитування компетентних осіб.

Аналогічними за змістом досьє про організацію (установу) є прес-релізи.

Прес-реліз — листівка, спеціальний бюлетень або брошура, головним чином, з офіційним повідомленням для органів масової інформації [1].

До прес-релізів висувають такі інформаційні вимоги:

1) зацікавленість споживачем (інформативність);

2) змістовність (інформаційна місткість);

3) яскравість у рекламному оточенні (контрастність);

4) виразність основних елементів (первинна фіксація уваги);

5) запам'ятовуваність (вторинна фіксація уваги — зворотна інформація);

6) вчасність — необхідність для певних споживачів у потрібний час.

Останнім часом, складаючи вторинні документи, щораз ширше використовують інформаційні технології. Фактично більшість операцій, які підлягають формалізації, можуть здійснюватися за допомогою комп'ютерних і телекомунікаційних технологій. До них можна зарахувати відбір первинних документів з електронних баз даних, складання бібліографічних описів, анотацій і рефератів, відбір більшості вторинних документів. Самі процеси створення вторинних документів, здійснювані за допомогою ЕОМ, приводять до створення якісно нових інформаційних продуктів — баз даних. Однак комп'ютерна і телекомунікаційна технологія є лише засобом наукової обробки документів. Порівняльна оцінка, відбір документів, аналітико-синтетична обробка їх за змістовою ознакою — прерогатива референтів-аналітиків, бібліографів, інших інформаційних посередників-професіоналів. Вони визначають тематичні межі, цільове і читацьке призначення та остаточний відбір документів.

1.2 Характеристика основних видів аналітичних документів

Кушнаренко Н.М. виділяє бібліографічні, реферативні, оглядові й аналітичні вторинні документи, що мають як загальні, так і специфічні ознаки видового розмаїття.

Бібліографічний документ містить організовані за певними правилами відомості про документ, його частину чи групу документів.

Бібліографічна інформація належить до традиційних і найпоширеніших форм інформаційної діяльності. Вона розрахована на широкі кола споживачів і покликана забезпечити найрізноманітніші їхні запити при пошуку документів. Бібліографічна інформація є основою будь-якого наукового дослідження, на її базі створюють усі види інформаційних видань: реферативні, аналітичні, оглядові.

У різних формах бібліографічна інформація потрібна не лише науковим працівникам академічних установ і викладачам ВНЗ, а й тим, хто здійснює теоретичну і практичну діяльність у сфері політики, економіки, культури, управління, наукового прогнозування, тобто в тих галузях, де необхідні серйозні наукові знання. Бібліографічна інформація не однорідна — для неї характерна різноманітність видів, форм, що відповідають характеру інформаційних потреб споживачів.

Основна функція бібліографічних документів — орієнтація споживачів інформації в документному потоці. Вторинні документи при цьому розкривають зміст і форму первинних документів з тим рівнем повноти і деталізації, які дають змогу, з одного боку, достатньо точно ідентифікувати документ у документному потоці, а з іншого — споживачеві інформації прийняти рішення про доцільність звернення до первинного документа [27].

Бібліографічний документ найчастіше існує у формі бібліографічного посібника, який становить впорядковану множину бібліографічних записів. Бібліографічні посібники поділяють на такі основні види: бібліографічні покажчики (ті, що включають значну кількість бібліографічних записів, із складною структурою та довідковим апаратом); бібліографічні списки (ті, що становлять сукупність бібліографічних записів, невеликі за обсягом, з простою структурою, без допоміжних покажчиків); бібліографічні огляди (ті, що включають узагальнену характеристику групи документів, які об'єднуються за певною ознакою, та бібліографічні описи цих документів). Кожний із зазначених видів бібліографічних документів має певні підвиди і різновиди, загальне і часткове в методиці створення.

Універсальне охоплення галузевої, регіональної і проблемно-тематичної інформації забезпечує роль бібліографічних документів не лише як основного засобу доведення інформації до окремого фахівця, а також і як основи, що дає змогу галузевим і регіональним центрам інформації, аналітичним службам використовувати їх у своїй довідково-інформаційній діяльності.

Аналітичну інформацію також містять бібліографічні видання.

Бібліографічне видання - це інформаційне видання яке має упорядковану сукупність бібліографічних записів. Ці видання також називають бібліографічними документами [1].

Бібліографічні документи (дають відомості про документи у вигляді бібліографічного опису та анотації) класифікують за різними ознаками [13]:

- за цільовим призначенням (державні, науково-допоміжні, рекомендаційні, професійно-виробничі);

- за об'єктом бібліографування (універсальні, багатогалузеві, галузеві, тематичні, персональні, бібліографічні, краєзнавчі);

- за методом бібліографування (вибіркові, реєстраційні, сигнальні, анотовані, реферовані, оглядові);

- за часом виходу в світ (поточні, ретроспективні, перспективні);

- за ознакою приналежності (видавничі, книготорговельні, бібліотечні);

- за формою організації матеріалу (бібліографічний покажчик, бібліографічний список, бібліографічний огляд, бібліографічний бюлетень, бібліографічний журнал, допоміжний покажчик до видання).

Реферування — процес аналітико-синтетичної переробки інформації, яка міститься в первинному документі, для вилучення з нього найважливіших за змістом відомостей (основних положень, фактичних даних, результатів, висновків) і створення на цій основі вторинного документа — реферативного [18].

Реферативний документ — це документ, що містить стислий виклад змісту первинного документа (основних ідей, методів і результатів місця дослідження, часу і його проведення і т. ін.). Його основу становить реферат — короткий виклад змісту першоджерела (книг, статей, доповідей) з певної теми, без додаткової інтерпретації або критичних зауважень автора реферата [18].

Реферат — це семантично адекватний, обмежений малим обсягом і, водночас, якомога повніший виклад основного змісту первинного документа, що має постійну структуру і призначений для виконання багатьох функцій у використанні його споживачами різних категорій [29].

Основними функціями рефератів є: інформаційна, пошукова, довідкова, сигнальна, адресна, комунікативна. Реферативні документи зараховують до вторинних фактографічних документів (довідки, таблиці, статті, реферати, реферативні огляди і т. ін.), основною функцією яких є орієнтація споживачів у документному потоці, скорочення фізичного обсягу первинних документів при збереженні їхнього основного змісту.

Реферати використовують в усіх сферах інформаційної діяльності.

Реферативні документи (дають характеристику первинного документу у вигляді реферату) поділяють на різновиди за такими ознаками [28]:

- за цільовим призначенням (загальні і спеціалізовані);

- за належністю до певної галузі знання (реферати із суспільних, гуманітарних, природничих, точних, технічних і прикладних наук, з економіки);

- за способом характеристики первинного документа (реферати-конспекти, в яких послідовно викладають в узагальненому вигляді зміст усього первинного документа, а також проблемно-орієнтовані реферати, що акцентують увагу споживача на окремих темах або проблемах первинного документа);

- за обсягом та глибиною згортання (короткі, обсяг яких обмежений 850 друкованими знаками, і розширені, обсяг яких може становити 10—15 % обсягу первинного документа);

- за кількістю джерел реферування (монографічні, складені на один первинний документ, реферати-фрагменти, складені на окрему частину первинного документа, його розділ, підрозділ, параграф, оглядові або зведені, групові реферати);

- за формою викладу (текстові, анкетні (позиційні), табличні, телеграфного стилю, схематичні, ілюстровані, змішані);

- за методом викладу (реферати-екстракти, перефразовані, аспектні, які створюють на основі формалізованих методик);

- за способом підготовки (інтелектуальні, складені на основі інтуїтивних уявлень про значимість змісту первинного документа, а також автоматизовані);

- за авторським виконанням (авторські або автореферати і неавторські або ті, які склала інша особа (референт-аналітик)).

Серед основних видів реферативних документів розрізняють: реферативний журнал, реферативний збірник, експрес-інформацію, інформаційний листок.

Реферативну інформацію також містять реферативні видання.

Реферативне видання – це інформаційне видання, яке має упорядковану сукупність бібліографічних записів, які включають в себе реферати [27].

Завдання реферативного видання – адекватне викладення суті первинного документа, рекомендація нової, цінної і корисної документної інформації для її оптимального використання у всіх сферах людської діяльності. Реферативне видання – носій реферативної інформації (конкретні дані, факти) [29].

Реферативне видання відрізняється від бібліографічного видання значно більшою повнотою даних про первинний документ. В склад цього тексту, окрім бібліографічного опису, входить реферат – коротке викладення змісту документа або його частки, яка включає основні фактичні дані і висновки, які необхідні для початкового ознайомлення з документом.

Оглядовий документ — це інформаційний документ, який містить один або кілька оглядів. Він відображає зміст основних первинних документів з певної проблеми (теми, питання), оцінку їх на основі їхньої аналітично-синтетичної обробки. Його основу становить огляд [19].

Огляд — це текст, який містить концентровану інформацію, отриману в результаті відбору, аналізу, систематизації і логічного узагальнення відомостей з великої кількості першоджерел з певної теми за певний проміжок часу [26].

Мета оглядового видання – збирання і аналіз великої кількості документів, переробка їх в єдиний компактний документ. За характером інформації ОВ найбільш повно відображає зміст первинних документів, відрізняється науковою глибиною їх переробки. Резельтатом переробки є висновки і практичні рекомендації, зроблені на базі аналізу змісту первинних документів, критична оцінка їх актуальності перспективності.

Оглядовий документ як вторинний (інформаційний) документ має певні специфічні риси:

1) це інформаційна модель стану, тенденцій розвитку та шляхів вирішення проблеми;

2) це узагальнена характеристика кількох чи сукупності документів. Оглядові документи класифікують за різними ознаками.

За глибиною згортання інформації розрізняють аналітичні огляди (які містять аргументовану оцінку інформації, рекомендації з її використання, висновки тут являються результатом змістового, фактографічного аналізу об’єднання великої кількості первинних документів і тому несуть в собі нові науково значущі фактори і ідеї відносно даної проблеми) і реферативні огляди (представляють собою характеристику питань, які розглядаються в первинних документах, без їх критичної оцінки). Крім того, готують бібліографічні огляди, які містять характеристики первинних документів як джерел інформації, що з’явились за певний час або об'єднані якоюсь спільною ознакою. Другий та третій види оглядів часто називаються інформаційними оглядами [29].

Прогнозний огляд аналіз інформації, яка відображає характер змін стану досліджуваного об'єкта (його структури, найважливіших показників і чинників, що визначають його розвиток), з метою виявлення закономірностей розвитку об'єкта, необхідних для проведення робіт з прогнозування. Цей огляд базується на аналізі первинних документів глибокої ретроспективи.

Прогнозний огляд складають для інформування про перспективи розвитку об'єкта на 5—10 років уперед і передбачають аналіз:

— підстави для створення вторинного документа;

— стану і структури об'єкта прогнозування, сукупності параметрів, які визначають науковий (технічний) рівень і перспективність його розвитку;

— вивчення опублікованих і неопублікованих вітчизняних та зарубіжних прогнозів й оцінок авторитетних учених та організацій, проблем, тенденцій і перспектив розвитку певної галузі;

— розвитку фундаментальних і прикладних досліджень, результати яких можуть вплинути на усунення причин, що стримують вирішення проблеми;

— підготовленості сфери до використання нових наукових ідей, принципів, матеріалів, процесів і т. iн. [15].

Прогнозний огляд має таку структуру: вступ (підстави для складання огляду), аналітична частина (стан об'єкта, тенденції і прогноз розвитку), висновки, пропозиції.

За цільовим призначенням та методикою створення розрізняють такі види оглядових документів: експрес-інформація, бібліографічний огляд, реферативний огляд, огляд обґрунтування, щорічний огляд, щорічна доповідь, оглядова довідка тощо.

Інформаційний огляд посідає провідне місце в системі інформаційних документів. Його особливістю є те, що інформаційний огляд складають шляхом логічної обробки документної інформації з метою одержання вихідного знання про стан, розвиток і можливі шляхи вирішення проблеми. Отже, підготовка оглядової інформації — це не стільки опис, узагальнення документної інформації, скільки аналіз стану та розвитку проблеми на основі використання різноманітних джерел інформації.

Інформаційна характеристика проблеми має бути всебічною і повною. Тому, створюючи оглядові документи, враховують як опубліковані, так і неопубліковані документи, оскільки інформаційний огляд має не лише відповідати запитам споживача інформації, а й надавати максимум потрібної інформації. Відбираючи інформацію, враховують різні погляди на можливість вирішення проблеми. Логічність викладу інформації в оглядовому документі має поєднуватися зі змістовою характеристикою відібраних документів. У зв'язку з цим референтаналітик має володіти темою огляду, мати так званий апріорний запас знань з теми.

Складаючи огляд, застосовують методи, властиві процесам підготовки інших документів: інформаційний аналіз, абстрагування, синтез, узагальнення тощо. Саме створюючи оглядові документи, передбачають як критичну оцінку наявної інформації, так і використання елементів наукового дослідження цієї інформації для одержання вихідного знання про стан і тенденції розвитку проблеми.

Оглядова інформація — це систематизована узагальнена інформація про стан об'єкта (предмета, питання). Під станом об'єкта розуміють його науковий або технічний рівень, організаційно-економічну ситуацію і тенденції розвитку [29].

Оглядова інформація виконує підсумкову, інтеграційну, концентраційну, оціночну, орієнтовну та евристичну функції. Поряд з бібліографічною, фактографічною і концептографічною оглядова інформація відіграє суттєву роль у розвитку будь-якої сфери людської діяльності.

Отримання оглядової інформації базується на таких процесах обробки документальних джерел інформації: огляду становлять підготовчий, основний (аналітичний і синтетичний) і заключний етапи.

До підготовчого етапу складання бібліографічного огляду входять:

— вибір та вивчення теми;

— розробка плану-проспекту;

— виявлення документів з теми огляду.

Вибір теми визначається передовсім її актуальністю, науковим і практичним значенням, потребами споживачів, браком готової бібліографічної продукції з певної теми.

Розробка плану-проспекту необхідна для підготовки великих за обсягом і складних за структурою оглядів. План-проспект містить обґрунтування актуальності й новизни теми, визначення цільового і читацького призначення огляду, чітке формулювання теми огляду.

Виявлення документів з теми огляду передбачає визначення кола основних і додаткових джерел інформації. Основні джерела переглядають ретельніше, ніж додаткові. Бажано оптимально поєднувати джерела вторинної інформації (бібліографічні посібники, покажчики змісту) і первинної інформації (періодичні видання відповідної галузі чи теми, хрестоматії, антології, збірники, праці конференцій відповідного профілю і т. ін.). Результатом цієї діяльності є створення масиву бібліографічних записів з теми огляду — як початкової "синтезуючої" операції, що передує глибокому змістовому аналізу документів [41].

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5