Эффективное использование рабочего времени в организации
В. Сейчас и так все
ругают друг друга, зачем же еще отчитывать самого себя? - 0;
Г. придерживаюсь такого
принципа: что удалось сделать сегодня – хорошо, а что не удалось – выполню,
может быть, в другой раз - 2;
4. Как Вы ведете свою
записную книжку с номерами телефонов деловых людей, знакомых, родственников,
приятелей и т.д.?
А. Я хозяин (хозяйка)
своей записной книжки: как хочу, так и веду записи номеров телефонов, фамилий,
имен. Если понадобиться чей-то номер телефона, то обязательно найду его - 2;
Б. Часто меняю записные
книжки с записями телефонов, так как нещадно их "эксплуатирую". При
переписки телефонов стараюсь все сделать "по науке", однако при
дальнейшем пользовании вновь сбиваюсь на произвольную запись - 0;
В. Записи телефонов,
фамилий, имен веду "почерком настроения", считаю, что был бы записан
номер телефона, фамилия, имя, отчество, а на какой странице записано, прямо или
криво, это не имеет особого значения - 0;
Г. использую общепринятую
систему – в соответствии с алфавитом записываю фамилию, имя, отчество, номер
телефона, а если нужно, то и дополнительные сведения (адрес, место работы,
должность) - 5;
5. Вас окружают различные
вещи, которыми Вы часто пользуетесь. Каковы Ваши принципы расположения вещей?
А. Каждая вещь лежит там,
где ей хочется - 0;
Б. Придерживаюсь
принципа: каждой вещи – свое место - 5;
В. Периодически навожу
порядок в расположении вещей, предметов. затем кладу их туда, куда придется,
чтобы не загружать голову "расположением". Спустя некоторое время
опять навожу порядок и т.д. - 2;
Г. Считаю, что данный
вопрос не имеет никакого отношения к самоорганизации - 0;
6. Можете ли Вы по
истечении дня сказать, где, сколько и по каким причинам вам пришлось напрасно
потерять время?
А. Могу сказать о
потерянном времени - 0;
Б. Могу сказать только о
месте, где было напрасно потеряно время - 3;
В. Если бы потерянное
время обращалось в деньги, тогда бы я считал(а) - 0;
Г. Всегда хорошо
представляю, где, сколько и почему было напрасно потеряно - 3;
Д. Не только хорошо
представляю, где, сколько и почему было потеряно время, но и изыскиваю приемы
сокращения потерь в тех же самых местах или ситуациях - 1;
7. Каковы Ваши действия,
когда на совещании, на собрании начинается переливание из пустого в порожнее?
А. Предлагаю обратить
внимание на существо вопроса - 4;
Б. Любое совещание или
собрание представляет собой сочетание как "полного", так и "пустого".
Когда наступает "пустое", то ждешь "полного". Когда
приходит полоса "полного", то немного утомляешься и для разрядки…
ждешь "пустое" - 2;
В. Погружаюсь в "небытие"
- 0;
Г. Начинаю заниматься
теми делами, которые взял с собой в расчете " на переливание" - 1;
8. Предположим, что Вам
предстоит выступить с докладом. Будете ли Вы уделять внимание не только
содержанию доклада, но и его продолжительности?
А. Буду уделять самое
серьезное внимание содержанию доклада. Думаю, что продолжительность нужно
определять лишь приблизительно. Если доклад будет интересен, то всегда дадут
время, чтобы закончить его - 1;
Б. Уделяю в равной
степени внимание содержанию и продолжительности доклада, а также его вариантам
в зависимости от времени - 6;
9. Стараетесь ли Вы
использовать буквально каждую минуту для выполнения задуманного?
А. Стараюсь, но не всегда
получается в силу личных причин (упадка сил, настроения и др.) - 4;
Б. Не стремлюсь к этому,
так как считаю, что не нужно быть мелочным в отношении времени - 2;
В. Зачем стремиться, если
время все равно не обгонишь - 0;
Г. Стараюсь и пытаюсь
несмотря ни на что - 1;
10. Какую систему
фиксации поручений, заданий и просьб Вы используете?
А. Записываю в своем
еженедельнике, что выполнить и к какому сроку - 6;
Б. Фиксирую в своем
еженедельнике наиболее важные поручения, просьбы, задания. "Мелочи"
пытаюсь запомнить. Если забываю о них, то не считаю это недостатком - 1;
В. Стараюсь запоминать
поручения, задания и просьбы, так как это тренирует память. Однако должен
(должна) признаться, что память часто подводит меня - 0;
Г. Придерживаюсь принципа
"обратной памяти": пусть помнит о поручениях и заданиях тот, кто их
дает. Если поручение нужное, то о нем не забудут и вызовут меня для срочного
исполнения - 0;
11. Насколько Вы точны
при деловых встречах, при приходе на собрания, совещания, заседания?
А. Прихожу раньше на 5-7
минут - 5;
Б. Прихожу вовремя: к
началу собрания, совещания или заседания - 2;
В. Как правило, опаздываю
- 0;
Г. Всегда опаздываю, хотя
пытаюсь прийти раньше или вовремя - 0;
Д. Если бы было издано
научно-популярное пособие "Как не опаздывать", то я, вероятно,
научился (научилась) бы не опаздывать - 0;
12. Какое значение Вы
придаете своевременности выполнения заданий, поручений, просьб?
А. Считаю, что
своевременность – это один из важных показателей моего умения работать, это
своего рода триумф организованности. Однако кое-что мне не всегда удается
выполнить вовремя - 3;
Б. Своевременность
выполнения – это зверь, который может укусить именно в ту минуту, когда задание
выполнено. Лучше немного затянуть выполнение задания - 0;
В. Предпочитаю поменьше
рассуждать о своевременности, а выполнять задания и поручения в срок - 4;
Г. Своевременно выполнить
задание или поручение – это верный шанс получить новое. Исполнительность всегда
своеобразно наказывается - 0;
13. Предположим, Вы
пообещали что-то сделать или в чем-то помочь другому человеку. Но
обстоятельства изменились таким образом, что выполнить обещание обещанное
довольно затруднительно. Как Вы будете себя вести?
А. Сообщу человеку об
изменении обстоятельств и о невозможности выполнить обещанное - 3;
Б. Постараюсь сказать
человеку, что обстоятельства изменились и выполнение обещания затруднительно.
Одновременно скажу, что не нужно терять надежды на обещанное - 1;
В. Буду стараться
выполнить обещанное. Если выполню – хорошо, если не выполню – тоже не беда, так
как я довольно редко не сдерживаю своих обещаний - 1;
Г. Ничего не буду
сообщать человеку. Выполню обещанное во что бы то ни стало - 2.
Список,
состоящий из 30 самых существенных "поглотителей", или "ловушек",
времени, и наметьте "свои" пять важнейших:
1. Нечеткая постановка цели – 2
человека.
2. Отсутствие приоритета в делах – 3
человека.
3. Попытка слишком много сделать за один
раз – 2 человека .
4. Отсутствие полного представления о
предстоящих задачах и путях решения – 1 человек.
5. Плохое планирование трудового дня – 0
.
6. Личная неорганизованность, "заваленный"
письменный стол – 0.
7. Чрезмерное чтение – 1 человек.
8. Скверная система досье – 0.
9. Недостаток мотивации (индифферентное
отношение к работе) - 0.
10.Поиски записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров - 0.
11.Недостатки кооперации или разделения труда – 1 человек.
12.Отрывающие от дел телефонные звонки – 2 человека.
13.Незапланированные посетители – 2 человека.
14.Неспособность сказать "нет" – 3 человека.
15.Неполная, запоздалая информация – 2 человека.
16.Отсутствие самодисциплины - 0.
17.Неумение довести дело до конца - 0.
18.Отвлечение (шум) - 0.
19.Затяжные совещания – 1 человек.
20.Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям – 1 человек.
21.Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь - 0.
22.Болтовня на частные темы - 0.
23.Излишняя коммуникабельность – 2 человека.
24.Чрезмерность деловых записей - 0.
25.Синдром "откладывания" –3 человека.
26.Желание знать все факты – 2 человека.
27.Длительные ожидания (например, условленной встречи) - 0.
28.Спешка, нетерпение - 0 .
29.Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел – 1 человек.
30.
Недостаточный контроль за перепорученными делами. Задумайтесь над этим - 0.
Немного о Вас:
1. Ваш пол:
а) мужской – 0;
б) женский – 7.
2. Возраст:
а) до 25 лет - 0;
б) 25 – 29 лет - 1;
в) 30 – 35 лет - 1;
г) 36 – 40 лет - 2;
д) 40 – 50 лет - 2;
е) 51 и старше - 1.
3. Занимая должность в
организации – начальник отдела – 3;
– специалист отдела – 3;
– руководитель
подразделения – 1.
Приложение Г
Таблица
1. Матрица управления
временем
Дела
|
Срочные
|
Несрочные
|
Важные
|
1
|
2
|
|
Критические ситуации
Неотложные проблемы
Проекты с "горящим сроком"
исполнения
|
Профилактические действия
Поддержание ресурсов и средств
Создание связей
Поиск новых возможностей
Планирование
Восстановление сил
|
Неважные
|
3
|
4
|
|
Отвлечения, некоторые телефонные
звонки
Корреспонденция, какие-то сообщения
Некоторые заседания
Предстоящие неотложные дела
Распространенные виды деятельности
|
Мелочи, отнимающие время
Корреспонденция
Звонки
Пустая потеря времени
Праздное времяпровождение
|
Таблица
2. Последствия
деятельности руководителя
Дела
|
Срочные
|
Несрочные
|
Важные
|
1
|
2
|
|
Стресс
|
Видение перспективы
|
Самосожжение
|
Баланс сил
|
Управление в условиях кризиса
Постоянный пожар и "вечный бой"
|
Дисциплинированность
Контроль
Малое количество кризисных ситуаций
|
Неважные
|
3
|
4
|
|
Концентрация на краткосрочном
Управление в условиях кризиса
Репутация хамелеона
Представление о бессмысленности
целей и планов
Ощущение себя жертвой, не владеющей
собой
Слабые или разорванные отношения
|
Полная безответственность
Зависимость в основных вопросах от
других лиц, организаций или обстоятельств
Увольнение с работы
|
Таблица
3 - Шкала наблюдения видов деятельности и расхода времени в отделе организации
деятельности Совета в течение 7 дней
№
|
Вид деятельности, занятий
|
Интервал времени (от - до)
|
Продолжительность (мин.)
|
1
|
осуществление руководства и организации деятельности отдела
|
весь период
|
-
|
2
|
организация разработки планов работы Совета
|
весь период
|
весь период
|
3
|
осуществление работы по подготовке и проведению сессий
Совета, его комиссий, рабочих групп и иных депутатских формирований,
депутатских слушаний, а также проведению других организационно-технических
мероприятий, связанных с обеспечением их деятельности
|
с 9до 9.30, с 14.00 до
16.00
|
от 1 до 2 часов
|
4
|
участие в подготовке проектов нормативных правовых актов,
проектов решений и экспертных заключений по нормативным актам
|
-
|
от 4 до 6 часов в день
|
5
|
координация и обеспечение деятельности постоянных комиссий
Совета, оказание им необходимой помощи в подготовке заседаний, реализации
принятых решений, заключений, рекомендаций
|
весь период
|
-
|
6
|
запрос по поручению Совета, его постоянных комиссий и
структурных подразделений Совета от других учреждений и организаций
материалов, необходимые для подготовки вопросов,
|
-
|
от 30 до 45 минут
|
|
вносимых для рассмотрения на сессиях и заседаниях
|
|
|
7
|
оформление протоколов заседаний постоянных комиссий и
сессий
|
-
|
от 1 до 2 часов
|
8
|
осуществление организационно-технического обеспечения
сессий Совета и заседаний постоянных комиссий
|
-
|
до 20 минут
|
9
|
оповещение депутатов о предстоящих сессиях Совета,
заседаниях постоянных комиссий с помощью факса и телефона
|
с 10.00 до 11.30
|
до 1,5 ч.
|
10
|
рассылка исходящей документации с помощью факса
|
с 14.00 до 14.30
|
до 30 минут
|
11
|
совещания, собрания
|
с 8.00 до 9.00, с 14.00 до 15.30
|
от 1 до 1,5 часов
|
12
|
работе со штатными службами
|
-
|
от 30 до 40 минут
|
13
|
прием посетителей
|
-
|
от 10 до 20 минут
|
14
|
время на перерыв и отдых
|
с 9.50 до 10.05, с15.30
до 15.40
|
от 5 до 15 минут
|
Таблица
4 – Листок наблюдения "дневных помех"
№
|
Помехи. Интервал времени (от - до)
|
Продолжительность (мин.)
|
Телефонный разговор или посетитель
|
Кто?
|
1
|
чаепитие 2 раза в день
|
от 5 до 15
|
-
|
с коллегами и подчиненными
|
2
|
чтение периодики
|
до 30
|
-
|
-
|
3
|
пользование Интернетом в личных целях
|
от 20 до 40
|
-
|
-
|
4
|
разговор по телефону несколько раз в день
|
от 10 до 15
|
телефонный разговор
|
с семьей
|
5
|
время привезти себя в порядок перед зеркалом
|
от 5 до 10
|
-
|
-
|
6
|
разговоры на свои личные темы
|
до 5
|
-
|
с коллегами и подчиненными
|
7
|
посещение городских мероприятий в рабочее время (например,
посвященное ко дню русского фольклора, ко дню Победы)
|
до 3 часов
|
-
|
-
|
8
|
незапланированные посетители
|
от 5 до 10
|
посетитель
|
-
|
|
В итоге:
|
более 125 минут = 2 часа 5 минут
|
-
|
-
|
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7
|