Функції менеджменту як основа процесу управління

Прийняте рішення обов'язково повинне бути виконане, оскільки в іншому випадку праця фахівців, що розробляли рішення, певні витрати, пов'язані з цим процесом, виявляються даремними. А головне—проблема залишиться невирішеною, ціль — недотягнутою.

Реалізація управлінського рішення потребує попередньої підготовки цього процесу і практичного його здійснення, тобто виконання певної послідовності кроків з досягнення цілі, закладеної в управлінському рішенні. Іншими словами, зміст поняття реалізації управлінського рішення полягає в організації процесу виконання рішення. Цей аспект розгляду поняття "організація" охоплює поняття структурної організації і організації процесу виконання рішення.

Структурну організацію, можна порівняти із скелетом підприємства. Структурна організація визначає, хто відповідає за певну функцію в загальному організмі підприємства, оскільки вона складається з переліку компетентних виконавчих органів, які функціонують в апараті управління. Наявність структурної організації є передумовою виконання управлінських рішень, оскільки при відсутності тих, хто виконуватиме рішення, саме воно втрачає раціональний зміст. Питання співвідношення структурної організації і менеджменту потребують окремого розгляду.

Після того як сформульовані цілі соціально-економічної системи, сплановано її діяльність та прийнято рішення, настає час практичної реалізації їх.

Організація процесу виконання управлінського, рішення охоплює комплекс дій менеджера з нього реалізації.

Практика управління свідчить, що виконання рішення є однією з найбільш слабких сторін управлінської діяльності. Це результат некваліфікованої підготовки рішень, несвоєчасного доведення їх до виконавців, .відсутності контролю за ходом реалізації рішень.

Організація виконання прийнятого рішення залежить від його характеру, виду, масштабів здійснення та ін.

Для успішного виконання простих, оперативних рішень потрібно здійснити наступні операції і процедури сформулювати рішення, визначити необхідні ресурси для його виконання, довести рішення до виконавців та проконтролювати виконання.

У разі прийняття складного багатопланового рішення потрібно розробити спеціальну цільову програму його реалізації. Така програма повинна включати в себе три групи заходів: документальне оформлення та організацію доведення рішення до виконавців; забезпечення виконання рішення необхідними ресурсами і засобами, організацію контролю виконання рішення.

Документальне оформлення управлінського рішення здійснюється на основі діючих законодавчих та інших правових актів.! Форму і зміст документального оформлення рішення вибирають, виходячи з призначення та статусу органу, що прийняв ще рішення. У будь-якому випадку документ, який зафіксував факт прийняття управлінського рішення, повинен містити: обґрунтування потреби прийняття рішення; зміст конкретних дій, передбачених рішенням; перелік необхідних трудових, матеріальних та інших ресурсів; засоби і способи реалізації рішення; строки виконання рішення; очікувані результати від реалізації рішення; склад виконавців; способи контролю за виконанням рішення[17,ст190].

Після документального оформлення рішення .воно доводиться до виконавців. Нерідко буває, що рішення прийняте своєчасно, але з ряду причин доходить до виконавців лише через місяць - два, а "буває і пізніше, втрачаючи свою дієвість, а інколи і зміст, оскільки змінюється ситуація. Тому, організовуючи виконання рішення, менеджер повинен передбачити відповідні засоби і форми доведення його до колективу, до кожного працівника, які в кінцевому підсумку і визначають успіх справи.

Однією з важливих форм доведення рішення до виконавців е безпосередня участь їх у розробці його проекту.

Тим самим учасники .виробництва заздалегідь ознайомлюються з концепцією рішення, з завданнями і особливостями його виконання. Інколи з цією метою створюються комісії з людей, які можуть внести щось цінне, корисне у вирішення проблеми. Майбутні виконавці, беручи участь у підготовці рішення, роблять його більш реальним, оскільки краще знають усі сторони господарської діяльності, її резерви та труднощі.

Добрих результатів досягають також у випадку, коли колектив залучають до обговорення рішення або плану на загальних зборах чи на спеціальному семінарі. Однак слід підкреслити, що колегіальність у підготовці рішень дає високий ефект лише за умови додержання принципу

персональної відповідальності.

Крім того, залучаючи працівників до розробки проектів планів та рішень, не слід забувати про те, що це пов'язано з великими витратами .робочого часу.

Важливий момент комплексної програми організації виконання рішення — це маневр кадрами, ресурсами, а також створення оперативних резервів. Рішення, покликане внести суттєві зміни у хід господарювання, потребує матеріального забезпечення, певної перебудови структури штатів, переорієнтації людей, перепідготовки їх, а інколи і заміни. Тому реалізація масштабних програм з якісної перебудови виробництва неминуче приводить до глибоких змін у методах і формах роботи, а отже, і в структурі кадрів.

Не менш глибока перебудова потрібна, як правило, і у виробничому апараті, в системі коопераційних зв'язків, матеріально-технічному забезпеченні. В самому рішенні всієї цієї різноманітності передбачити неможливо. Тому його реалізація пов'язана з вирішенням великої кількості складних питань поділу праці та встановлення нових пропорцій між суміжними ланками як в середині підприємства (організації), так і за його межами. Все це потребує великої організаційної роботи, а отже, і часу.

Дуже важливим елементом програмно-цільового підходу до виконання рішення є контроль, тобто прискіплива перевірка, виконання прийнятих рішень. Без систематичного контролю за процесом розвитку об'єкта управління неможливо мати високі результати. Такий підхід потребує своєї організації, чіткого встановлення цілей контролю, його процедури, створення відповідного механізму. Організація дієвого контролю — справа кожного господарського керівника. Під його прямим впливом зміцнюється виконавська дисципліна, підвищується відповідальність працівників за чітке виконання покладених на них обов'язків, поліпшується ритмічність та планомірність всієї виробничої діяльності.

Інколи в плані поділу управлінської праці доцільно доручати контроль за виконанням рішення групі, що його готувала. В інших випадках для цієї мети створюються спеціальні підрозділи. Важливо підкреслити, що критерієм оцінки роботи таких груп є не кількість перевірок або кількість зафіксованих зривів, а питома вага виконаних у строк рішень.

2.2 Мотивація і контроль діяльності персоналу

Ефективність виробничо-господарських та управлінських процесів у кінцевому підсумку визначається не тільки цілями, правильно визначеними плановими орієнтирами чи якісно розробленими рішеннями та обґрунтованими діями з виконання їх, а й. залежить від людей, які втілюють у життя цілі соціально-економічної системи, реалізують плани та виконують прийняті рішення. Людей можна примусити виконувати те чи інше рішення, ту чи іншу роботу. Однак примусове виконання їх має певні межі, як правило, визначені системою організації спільної праці та контролю за здійсненням її.

Сучасна філософія менеджменту в основу впливу на людей покладає не примус, а мотиваційні регулятору, Добудовані на врахуванні психологічних особливостей людини.

Мотивація, в організаційному контексті - це процес, за допомогою якого менеджер спонукає інших людей працювати для досягнення організаційних цілей, тим самим задовольняючи їх власні потреби. Навіть, якщо створюється враження, що службовці працюють тільки заради досягнення загальних цілей організації, все рівно вони поводять себе так тому, що впевненні, що це найкращий спосіб досягти власних цілей.

Іноді мотивацію визначають, як спосіб примусити людей робити те, чого ви бажаєте. Але це визначення є не достатнім і не цілком вірним. 1 крім того, страх перед керівництвом або страх втратити роботу, це, безумовно, мотив, що спонукає, але набагато менш ефективний, ніж посилення у працівників почуття самостійності і здатності до творчості.

Доведено, що працівники хочуть мати почуття "партнерства" з організацією та її керівництвом. Їм необхідно розуміти, як їх особистий успіх пов'язується з успіхом організації і вони повинні бути впевнені, що додаткова енергія, яку вони добровільно вкладають в роботу, знайде відображення в тій нагороді, яку вони отримають від організації.

Шлях до ефективного управління людиною проходить через.. розуміння його мотивації. Тільки знаючи, що рухає людиною, що спонукає її до діяльності, які мотиви покладено в основу її дій, можна спробувати розробити ефективну систему форм і методів управління людиною. Для цього необхідно знати, як виникають або викликаються ті чи інші мотиві, як і яким чином мотиви можна привести до дії, як здійснюється мотивація людей.

Тому, краще визначати мотивацію, як створення у працівників стимулів до праці з повною віддачею.

Мотиваційні засоби, які активізують, спрямовують і підтримують самостійну поведінку працівника, дозволяють підвищити його віддачу значно вище того рівня, який може бути досягнуто за допомогою вимог і тиску. Розумний керівник рахується з індивідуальними потребами працівників і вміє запевнити їх в тому, що ці потреби можуть бути задоволені в межах цієї організації[23,ст386].

У чому ж полягає значення мотивації для процесу управління

людиною і організацією в цілому?

По-перше: мотивація сприяє виконанню і досягненню цілей організації.

По-друге: мотивація сприяє задоволенню потреб людей.

По-третє: мотивація - це один з факторів, який приймає участь у створенні гарних людських взаємостосунків у колективі.

По-четверте: мотивація - це один з факторів, що формує моральний дух підприємства, його культурні цінності або, інакше кажучи, організаційну культуру.

Раніше менеджери думали, що продуктивність праці визначається тільки об'єктивними умовами роботи, такими як ресурси, організаційні структури, цілі і т. ін. На сьогоднішній день управлінці усвідомлюють, що суб'єктивні умови також суттєво впливають на результативність діяльності організації. Це-справедливість (тобто просунення по службі, яке ґрунтується на заслугах), визначеність (тобто чітко сформульовані цілі), визнання заслуг (тобто працівники повинні бути впевнені в тому, що вони представляють певну цінність для організації), зворотній зв'язок (тобто працівники повинні відчувати, що вони не є байдужими для керівництва), залученість (тобто працівники повинні знати, що вони вносять свій внесок в досягнення цілей організації).

По-п'яте: мотивація - це можливість оцінити працю людей за допомогою винагородження.

Таким чином, беручи до уваги все вище зазначене, можна дати більш деталізоване визначення мотивації. Мотивація - це сукупність внутрішніх і зовнішніх рушійних сил, які спонукають людину до діяльності, задають межі і форми діяльності і надають цій діяльності спрямованості, яка орієнтується на досягнення поставлених цілей.

Вплив мотивації на поведінку людини залежить від багатьох факторів і може змінюватись під впливом зворотного зв'язку зі сторони діяльності людини.

Перш ніж розглядати питання мотиваційного процесу, необхідно з'ясувати зміст деяких основних понять, які будуть використовуватись в подальшому та їх взаємозв'язок Рис.2.2 (1)).

Рис. 2.2 (1). Взаємозв’язок понять мотивації.

Потреби - те, що виникає і знаходиться всередині людини, що є достатньо загальним для різних людей, але, в той же час, має певний індивідуальний прояв у кожної людини. Нарешті - це те, від чого людина намагається позбавитись, так як потреба існує, вона дає про себе знати і вимагає свого усунення.

Люди по-різному можуть усувати потреби - задовольняти їх, подавляти їх або не реагувати на них.

Усунення потреб не передбачає, що вони усуваються назавжди. Більшість потреб періодично відновлюються, хоча при цьому вони можуть змінювати форму їх конкретного прояву, а також ступінь сили їх впливу на людину.

Потреби поділяються на первинні (фізіологічні) і вторинні (психологічні).

Мотив - те, що викликає певні дії людини. Мотив також знаходиться в середині людини і має персональний характер, залежить від багатьох зовнішніх і внутрішніх, по відношенню до людини, факторів, а також від дії інших, тих, що виникають паралельно з ним мотивів. Мотив не тільки спонукає людину до дії, але й визначає, що необхідно зробити й те, як буде здійснюватись ця дія. Мотиви усвідомлюються.

Поведінка людини, як правило, визначається не одним мотивом, а їх сукупністю. Ця сукупність представляє з себе мотиваційну структуру людини, в якій мотиви знаходяться в певних взаємостосунках один з одним, залежно від їхнього впливу на поведінку людини[20,ст267].

Стимули - це певні важелі впливу, які викликають дії певних мотивів. Це можуть бути окремі предмети, дії інших людей, обіцянки, можливості і т. ін., що можна запропонувати людині в компенсацію за її дії або, що вона бажала б отримати в результаті певних дій. Людина реагує на багато стимулів не обов'язково усвідомлено. Реакція на конкретні стимули не однакова у різних людей. Тому, самі по собі стимули не мають абсолютного значення, якщо люди не реагують на них. Наприклад, в умовах розпаду грошової системи, коли практично за гроші нічого неможливо купити, заробітна плата і грошові знаки в цілому втрачають свою роль стимулів і можуть дуже обмежено використовуватись в управлінні людьми.

Процес використання стимулів при мотивації людей має назву стимулювання. Найбільш розповсюдженою формою є матеріальне стимулювання. Саме тому, стимулювання принципово відрізняється від мотивування, адже воно є тільки одним із засобів, за допомогою якого здійснюється мотивування.

Винагородження - тобто те, що людина вважає для себе цінним, тобто набагато більше ніж просто гроші. Винагородження може бути зовнішнім і внутрішнім. Внутрішнє винагородження дає сама робота. До нього належать: почуття досягнення результатів роботи, змістовність і її значення, самоповага. Зовнішнє винагородження виникає не від самої роботи, а надається організацією через систему стимулів (заробітна плата, додаткові виплати і пільги, визнання, похвала і т.ін).Сукупність вище перерахованих елементів мотивації визначає певну техніку мотивації, яку використовують в організації. Крім того, ці ж елементи є основою побудови мотиваційного процесу, або мотивування. Мотивування - процес впливу на людину з метою спонукання її до певних дій через певні мотиви. Мотивування людей здійснюється шляхом використання різних прийомів і способів впливу на людину. Найпростіша модель процесу мотивації має всього три елементи: потреби, цілеспрямовану поведінку і задоволення потреб. Безумовно, що такий розгляд мотивації носить досить умовний характер, так як в реальному житті немає чіткого розмежування стадій. Проте, для того, щоб з'ясувати, яким чином розгортається процес мотивації, з яких складових частин він складається і в чому полягає його логіка, може бути корисною більш розширена модель, яка складається з шести етапів (рис. 2.2(2)).

Рис. 2.2(2). Мотиваційний процес.

Знання логіки процесу мотивації разом з тим не дає суттєвих переваг в управлінні цим процесом. Слід пам'ятати, що процес мотивації кожної конкретної людини є унікальним і не на сто відсотків передбачуваним, завдяки їх різним мотиваційним структурам і різним ступеням впливу однакових мотивів на різних людей. Таким чином, процес мотивації є дуже складний і неоднозначний.

Послідовники Тейлора вважали, що феномен мотивації потрібно розуміти механістичне: грошова одиниця (додаткова оплата) приносить одиницю додаткової роботи. І хоч це давно вже відійшло, однак як у науці, так і на практиці досі зустрічаємо наслідки таких поглядів. Прикладом може бути акордна система оплати праці, досить широко застосовувана на практиці.

У наш час вчені та практики-менеджери розглядають мотивацію з погляду психологічних закономірностей людини, які можугь бути зіставлені із законами природи.

Серед численних теорій психологічної мотивації працівників найбільш важливими практично є:

1) теорія потреб Маслоу;

2) теорія Х/У Мак-Грегора;

3) теорія двох факторів Герцберга;

4) "теорія продуктивності" Мак-Клейланда;

5) теорія очікувань Врума.

Теорії, зазначені в пунктах 1—4, вважають теоріями змісту, оскільки вони намагаються пояснити, що в індивідууму або в його оточенні формує і зберігає певний спосіб дії. Теорія очікувань Врума, навпаки, намагається пояснити, як формується, скеровується, змінюється чи зберігається певна поведінка[13,ст40].

Рис. 2.2(3). Ієрархічний принцип розміщення потреб.

Теорія потреб Маслоу. Згідно з Маслоу, поведінка людини мотивується певними потребами, які можна розмістити за ієрархічним принципом у вигляді, поданому на рис. 2.2(3).

Маслоу та його послідовники стверджують, що як тільки член організації відчує, що задовольнив свої основні потреби (наприклад, мінімальний доход), він піднімається вище у розумінні задоволення нових потреб. Задоволені потреби не служать більше стимулом (мотивацією) для прикладення більших зусиль до праці. Не задоволені потреби, навпаки, створюють напружений стан, який, як вважають, можна зняти задоволенням цих потреб. Якщо через деякий час співробітник побачить, що задоволення потреби "Я", не кажучи вже про самореалізацію у професійній діяльності, примушує його очікувати, то він або відчуває незадоволення, або ж знизить рівень своїх прагнень. Отже, почуття задоволення, мабуть, не завжди виражає позитивну установку до праці або служить стимулом для підвищення продуктивності праці, а навпаки, може виражати відсутність інтересу. Крім того, незадоволення може бути стимулом для поліпшення умов і зростання потреб і, отже, вираженням дуже позитивної установки. Теорія потреб Маслоу є квазідинамічною. Така оцінка справедлива, оскільки передбачається, що для людини в процесі її психологічного розвитку домінують і різноманітні потреби[6,ст377].

Теорія Х/У Мак-Грегора. У процесі розвитку людської культури і в історії таких наук, як філософія, соціологія та психологія, часто використовувався дуалістичний портрет людини, яку зображували або позитивною, або негативною (добрий — злий) чи песимістично-оптимістичною (щодо динаміки розвитку її). Найбільш видатним представником дуалістичного зображення людини в межах сучасної теорії менеджменту є Мак-Грегор, який за допомогою пари протилежностей (теорій Х і V) надзвичайно дохідливе описав два портрети людини, які екстремально відрізняються один від одного. Мак-Грегор виходив насамперед з того, що будь-яке управлінське рішення спирається на ряд гіпотез про природу людини і відносини між людьми.

Страницы: 1, 2, 3, 4

МЕНЮ

Функції менеджменту як основа процесу управління