Функциональная деятельность и организация производства риэлтерской фирмы

Со временем конкурентная среда агентства недвижимости меняется, требуются новые подходы, навыки и поведение. Устаревшая структура, системы, правила и практика стимулируют поведение, которое больше не является функциональным. Организация не соответствует новым конкурентным реалиям. Формулируя свою новую стратегию компании необходимо перестроить саму себя для того, чтобы новые подходы и поведения, требуемые для внедрения стратегии, поощрялись и воплощались в жизнь.

Успешное внедрение бизнес-стратегии требует от руководителя агентства недвижимости и его команды определить возможности для получения конкурентного преимущества на рынке и создать организацию, которая будет способна реализовать эти возможности.[4 c.202-204]

Организация в целом должна быть в состоянии координировать усилия отдельных сотрудников и групп в том направлении, которое позволит определить потребности рынка и затем ответить как единое целое. Приведение организации в соответствии со стратегией представляется обманчиво простым. Однако эта задача требует систематического, объективного и тщательного подхода, который могут обеспечить опытные консультанты, при активном участии рабочих групп клиента и поддержке руководства.

Цели, которые ставит перед бизнесом собственник, являются отправной точкой для разработки стратегии развития.

В стратегии выбираются виды деятельности, рынки и формулируются те ключевые конкурентные преимущества, за счет которых компания должна добиться успеха. Важно понимать, что стратегия может быть успешно реализована только тогда, когда ее понимают сотрудники компании. Описывая стратегию в более или менее упорядоченной форме, мы повышаем вероятность ее успешной реализации.

Определив и формализовав стратегию, можно перейти к созданию модели бизнес-процессов компании. То есть определить ту деятельность, которую компания должна осуществлять для реализации стратегии и достижения поставленных целей. [2 c.200]

Основной вопрос в организационном проектировании - это регламентирующие документы, функционал и взаимодействие в компании.

Большое значение для эффективного управления имеет внутрифирменный анализ производственной и финансовой деятельности предприятия. Особенно следует обратить внимание на профессиональные знания и квалификацию персонала, его отношение к работе, текучесть; технологические процессы; состояние маркетинга. Внутрифирменный анализ позволит выявить сильные и слабые стороны самой фирмы.[12]

Учет планирования и финансового анализа риэлтерской деятельности можно рассматривать в двух позициях: это собственно риэлтерская деятельность, т.е. деятельность по оказанию услуг и инвестиционная деятельность риэлтерского предприятия. Сегодня говорим об услугах.Риэлтерский бизнес, как правило, требует не очень больших оборотных средств и не очень высоких инвестиций изначально, чтобы закупать какое-либо оборудование, выкупать офисы, потому что очень часто риэлтерские предприятия арендуют офисные помещения. И новые риэлтерские предприятия растут, как грибы. Но оборотные средства требуются для поддержки текущей ликвидности. Известно, что разные бывают месяцы по качеству, так слабыми с точки зрения выручки являются январь и май месяцы. Например, в эти месяцы у некоторых компаний иногда возникают локальные убытки, т.к. аренду платить надо всегда, зарплату сотрудникам надо платить всегда, независимо оттого, что там происходит на рынке. А вот выручка поступает в разных объемах и соответственно оборотные средства нужны для того, чтобы поддержать текущую ликвидность бизнеса. И в этом смысле риэлтерскую деятельность по оказанию услуг можно рассматривать как деятельность процессную, т.е. регулярный бизнес с временными этапами.

Каждый директор агентства недвижимости понимает, что требуются обязательные финансовые резервы для постоянных затрат будущего периода, но не всегда их имеет, чем тормозит развитие своей компании.[13 c.15]

Кроме доходов от услуг, величины переменной, риэлтерское предприятие имеет обязательные расходы, причем постоянные, такие как: уплата налогов, аренда офиса, эксплуатационные расходы по содержанию офиса, услуги связи, расходы на производственные нужды (канцтовары, хозяйственные нужды, обслуживание оргтехники), транспортные расходы, текущая реклама и рекламная продукция, социальный пакет (дни рождения, материальная помощь, оплата отпускных), обязательная заработная плата.

2.4 Группа компаний «Спектр недвижимости»: деятельность и структура

Группа компаний «Спектр недвижимости» является лидером строительного сектора г. Самары и представляет собой компанию полного инвестиционно - строительного цикла. Производственный цикл осуществляется на 4-х строительных площадках в г. Самаре и 2-х производственных базах в г. Самаре (цех металлоконструкций , ремонтное подразделение , гараж и т.д. ) , г. Бугуруслан (цех оконных конструкций).

С 1996 года агентство является членом некоммерческих партнерств "Российская Гильдия Риэлторов" и "Поволжская Гильдия Риэлторов".

Компания обладает высоким уровнем механизации. Собственное крановое хозяйство – 10 единиц (включая краны для высотного строительства – до 75м), бетононасосы, стрелы для подачи бетона (на высоту до 100м) , опалубки , бетоновозы-миксеры на базе а\м Камаз , погрузчики и т.д., все необходимое для ведения строительства по современным монолитно-каркасным технологиям.

Количество работающих на сегодняшний день достигает 500 человек (15% от работающих- ИТР , остальные представители рабочих специальностей : механизаторы , водители , слесари , столяра , бетонщики , каменщики , стропольщики и т.д.).

Объем строительства находящегося в работе –превышает 150 000 кв. м. (10 жилых зданий (эт- до 25 этажей) , здание больницы , 2 офисных здания).

Объем вводимого жилья в 2008 г достигает 60 000 кв. м. (5 жилых зданий , здание больницы , 1 офисное здание) (20% от вводимого в г. Самаре в 2008 г.).

Объем внутреннего валового продукта производимого компанией в год превышает Один миллиард рублей ( до 100 000 000 рублей в месяц).

Компания является участником Национального Проекта «Доступное жилье гражданам России» неоднократно награждалась грамотами на различных уровнях, включая федеральный. Компания участвует в программах «обеспечение жильем военнослужущих» , «Сотрудников МЧС» , подписаны гос. контракты по обеспечению жильем сотрудников правоохранительных органов и органов юстиции, детей-сирот , отселение ветхого жилья и еще ряда социально важных программ.

Структура «Спектра недвижимости». Задачи подразделений. В 2000 году произошла реорганизация внутренней структуры «Спектр недвижимости». Сегодня – это группа компаний, в состав которой входит несколько юридических лиц:

·  строительная компания

·  инвестиционная группа

·  риэлтерское агентство.

Для реализации стоящих перед ними задач созданы и успешно функционируют:

·  правовой департамент

·  финансовый департамент

·  аналитический департамент

·  департамент маркетинга и рекламы

·  пресс-служба

·  PR-служба.

Преимущество именно такой структуры при работе на первичном рынке заключается в том, что все подразделения, не дублируя действий друг друга, в полной мере реализуют заложенные в них возможности: инвестиционная группа, сотрудничающая с ведущими застройщиками, банками и финансовыми институтами Самары, разрабатывает технологии привлечения инвестиций в строительство, выкупает права на строящиеся в доме квартиры; риэлтерское агентство осуществляет их продажу мелким инвесторам; аналитический департамент проводит постоянный мониторинг цен на рынке недвижимости, составляет прогнозы изменения этих цен, что позволяет давать компетентные консультации заказчикам и коллегам, планировать деятельность всей структуры в целом; прочие службы на протяжении всего периода строительства дома выполняют финансовую, юридическую и информационную поддержку. Например, пресс-служба и PR – служба работают над подготовкой материалов для печати в СМИ города и над продвижением строящихся объектов.[14]

Надо сказать, «Спектр недвижимости» традиционно занимает активную позицию в формировании механизмов развития рынка недвижимости в регионе, поэтому основными задачами пресс-службы являются: правильная ориентация населения на рынке недвижимости, улучшение имиджа риэлтерских организаций, защита граждан от потенциального риска, который всегда присутствует на этом рынке. Просветительская деятельность «Спектра недвижимости», которой компания занимается через СМИ, тесно переплетается с участием в общественной жизни города. «Спектр недвижимости» принимает активное участие в подготовке и проведении культурных праздников и мероприятий, проводимых администрацией города и области, а также ГИБДД (поддержка конкурса «Безопасное колесо»), оказывает помощь различным общественным и культурным организациям (является генеральным спонсором театра «Камерная сцена»), осуществляет постоянную поддержку ДЮСША № 8.[14]

2.5 Стили управления риэлтерских фирм. Стиль управления «Александр недвижимость»

К достижению указанной цели ведет и высокое качество услуг, и обеспечение благоприятных условий работы для сотрудников, и, наконец, достижение такого уровня рентабельности, который позволяет не только поддерживать существующий уровень организации, но и осуществлять

Структура организации определяется той стратегией достижения эффективности, которую избрало руководство. Эта стратегия в первую очередь, основана на стиле руководства, принятом в организации и целевой аудитории, на которую рассчитаны ее услуги.

Стили управления организацией и Агентство недвижимости.Разумеется, основа любой организации, в том числе и Агентства недвижимости, это люди. От того, какой стиль управления используется руководящим составом (менеджеры, начальники департаментов, директора) в огромной степени зависит структура организации. Существует несколько стилей управления персоналом. [18c.12]

Основные из них: авторитарный, демократический, попустительский.

·                   Авторитарный стиль управления.

Авторитарный стиль управления предполагает жесткое детерминирование всех управленческих и технологических процессов. Как правило, руководство не слишком заинтересовано в профессиональном росте сотрудника. Действительно, чем выше его квалификация, тем больше у него «претензий» и тем сложнее общаться с ним «в приказном порядке». Человек в подобной организации чувствует себя лишь «винтиком», который всегда могут выбросить, если сочтут, что он отслужил свой срок.

Если речь идет об Агентстве недвижимости, то авторитарный стиль может проявляется через искусственное навязывание «одинаковых правил для всех». Структура «авторитарного» Агентства обычно избыточна, ведь тотальный контроль требует поддержки на уровне обеспечивающих служб и подразделений.

·                   Демократический стиль управления.

Демократический стиль управления предполагает наличие инвариантных подходов и методов решения различных задач. Человек в организации, исповедующей подобный подход, ощущает свою ценность для организации. Как правило, руководство заинтересовано в профессиональном росте сотрудника и всячески его поддерживает через обучающие и тренинговые программы.

Для Агентства недвижимости с демократическим стилем управления характерны: индивидуальный подход к сотрудникам, предоставление множественных средств поддержки профессиональной деятельности (организационные ресурсы, предназначенные для получения информации, юридическая поддержка и др.). В отличие от Агентства с авторитарным стилем управления, сотруднику не навязывается тот или иной путь решения поставленной перед ним задачи. Он может сам выбрать тот путь, который с его точки зрения оптимален, и следовать ему, неся свою меру ответственности. (Отметим, что именно «мера ответственности» отличает демократический стиль управления от «попустительского», при котором дела компании пущены на самотек.)

·                   Попустительский стиль управления.

Попустительский стиль управления может быть назван «стилем управления» лишь условно. Дела компании пущены на самотек. Задачи и цели структурированы слабо. Сотрудники предоставлены сами себе. Другими словами, попустительский стиль характеризуется предоставлением свободы действий без достаточной обеспечивающей поддержки и управленческого воздействия.

Агентство недвижимости с попустительским стилем управления – это фирма, у которой нет долговременных перспектив на рынке. Мало того, что работать в подобном агентстве не слишком комфортно (информация не предоставляется, обеспечивающих подразделений нет), но еще и достаточно опасно. Дело в том, что в случае возникновения внештатных ситуаций при проведении сделки, с большой долей вероятности вся ответственность за разрешение ситуации ляжет на Агента (либо Менеджера), а фирма уйдет от ответственности.

Стиль управления ООО «Александр-Недвижимость».

Компания «Александр-Недвижимость» использует демократический стиль управления. «Александр-Недвижимость» предоставляет множество возможностей своим сотрудникам и предполагает, что в зависимости от квалификации и предпочтений будут выбраны те или иные из них. Компания разделяет меру ответственности со своими сотрудниками. Это означает, что исполнитель несет ответственность только за тот объем работы, который оговорен в двустороннем договоре между ним и компанией. В спорных вопросах (например, когда клиент отказался от сделки, а компания вложила собственные средства), ООО «Александр-Недвижимость» разделяет ответственность с агентом в равных долях, причем погашение задолженности агента может быть частично или полностью осуществлено с ближайшей сделки, проведенной данным агентом.

ООО "Александр-Недвижимость" предоставляет своим сотрудникам и их клиентам услуги Эскро-службы, службы оформления документов и регистрации. Каждая из этих служб оказывает услуги на высоком профессиональном уровне. Однако, "Александр-Недвижимость" не связывает своих сотрудников и клиентов обязательствами безальтернативного использования этих услуг при проведении сделки. Имеется необходимость и желание - используйте опыт и знания профессионалов, есть возможность использовать собственные знания - никто не ограничит вашу инициативу в ущерб вашим интересам.[14 c.6]

Таким образом структура компании сильно зависит от того стиля управления, который в ней принят.

Другой важнейший фактор – спектр услуг, который оказывает компания и та рыночная ниша, которую она хотела бы занять.

риэлтерское агентство услуга

2.6 Структура и услуги риэлтерской фирмы «Александр-Недвижимость»

Рынок недвижимости можно разделить по следующим категориям: «Долевое строительство» или «Первичное жилье», «Вторичное жилье», «Коммерческая недвижимость», «Загородная недвижимость», «Аренда жилой недвижимости».[25]

В структуре универсального Агентства недвижимости должна прослеживаться специализация по выбранным сегментам рынка. Вовсе не обязательно, чтобы компания охватывала все сегменты (все зависит от выбранной стратегии, управленческих и финансовых ресурсов компании - имеются успешные компании, специализирующиеся только на каком-то одном сегменте.), но совершенно необходимо, чтобы по каждому из выбранных сегментов работали выделенные, специализированные отделы.

Эклектика на сегодняшний день принесет мало пользы – слишком динамичен, слишком непредсказуем рынок недвижимости. Для того чтобы добиться успеха, требуется командная работа. Время одиночек, увы, миновало. Мониторинг законодательства, взаимодействие с государственными структурами, регулярное проведение маркетинговых акций, работа с персоналом – все это требует работы целых отделов, или, по крайней мере - отдельных специалистов.

ООО «Александр-Недвижимость» позиционируется на рынке, как универсальная компания. Она предоставляет полный спектр услуг, причем работает с объектами различных ценовых категорий – от недорогих объектов до эксклюзивной и дорогой недвижимости. Компания на сегодняшний день охватывает практически все сегменты рынка и имеет специализированные отделы и департаменты.

“Департамент городской недвижимости”, “Департамент загородной недвижимости”, “Отдел долевого строительства”, “Отдел коммерческой недвижимости”, секция «Аренды недвижимости» - таков перечень подразделений компании, имеющих непосредственное отношение к клиентам.

Все департаменты возглавляются директорами департаментов и разбиты на менеджерские группы. Группа возглавляется одним или двумя менеджерами, которые осуществляют руководство работой агентов. Обычно, группа включает в себя около 20 агентов, хотя есть отклонения, как в большую, так и в меньшую сторону.

Отделы возглавляются начальниками отделов. В составе отделов работают команды специалистов, имеющих статус менеджеров.

В рамках каждого из подразделений реализованы обучающие программы, направленные на развитие профессионализма сотрудников.

«Обеспечивающие» подразделения Агентства недвижимости.

В структуру Агентства недвижимости должны обязательно входить подразделения, обеспечивающие помощь в проведении сделок, либо обеспечивающие "внешние" потребности компании (бухгалтерия, топ-менеджмент, служба безопасности). Таковыми подразделениями могут быть: "Эскро-служба", "Техническая служба", занимающаяся поддержкой оргтехники и компьютеров, "Юридическая служба", "Служба работы с персоналом", "Служба формирования рекламы и обработки информации".

Очень важно найти оптимальную структуру поддерживающих подразделений. Иначе они будут работать сами на себя, потребляя львиную долю ресурсов компании.

В ООО «Александр-Недвижимость» к обеспечивающим подразделениям относятся: «Информационная служба», «Эскро-служба», «Служба оформления документов», предназначенная для регистрации документов по загородной недвижимости в различных государственных органах и «Рекламная служба».

Юридическая поддержка в ООО «Александр-Недвижимость» распределяется между штатным юристом компании и внешней, по отношению к компании, юридической фирмой.

Работа с персоналом обеспечивается менеджером по персоналу. В его обязанности входит разработка и внедрение образовательных и тренинговых программ, подбор высококвалифицированных кадров и взаимодействие с линейными менеджерами по вопросам привлечения и обучения кадров.

Особое внимание компания уделяет работе с информацией и информационным технологиям. Все техническое обеспечение компании лежит на "Информационной службе". Прием и регистрация звонков от потенциальных клиентов, разработка программного обеспечения, поддержка и развитие корпоративного сайта, обеспечение выполнения печатных работ по заказу менеджера или агента – вот далеко не полный перечень функций данной службы.

"Эскро-служба" координирует финансовые транзакции по взаиморасчетам. Она тесно связана с «основными» подразделениями через специализированное программное обеспечение, позволяющее линейным менеджерам фиксировать стадии прохождения сделки и анализировать результат.

Необходимо отметить, что компания не навязывает, а предлагает те или иные услуги своим сотрудникам. Например, менеджер может привлекать для набора персонала и проведения обучения менеджера по персоналу, а может реализовывать эти программы сам (разумеется, если покажет компетентность в данных вопросах). Привлечение юриста к сделке также не является обязательным. Если агент способен разрешить те или иные вопросы самостоятельно, то ему предоставляется данное право (при условии прохождения соответствующей мини-аттестации в своей группе).

Обозначенный подход позволяет добиться оптимальной, саморазвивающейся структуры и минимизировать затраты на содержание обеспечивающих подразделений.

Филиальная система.

Одним из косвенных критериев надежности агентства является наличие у него филиальной сети. Дело в том, что организация филиалов – предприятие достаточно дорогостоящее и только компания, имеющая вполне устойчивое финансовое положение и отлаженную управленческую модель, подкрепленную достаточными управленческими ресурсами, может себе это позволить. Другими словами, в том случае, когда компания организует филиальную сеть, она планирует долго оставаться на рынке и способна обеспечить работу филиалов по стандартам "головного" офиса. (Оговоримся, что отсутствие филиальной сети вовсе не является критерием неустойчивости компании и может отражать политику компании, а не ее финансовое положение.)

Вывод:

Можно сказать, что оба агентства достаточно хорошо организованы и структурированы. Но есть достаточные отличия в их структуре. Например, Спектр Недвижимости представляет собой мощную компанию, с которой трудно конкурировать, в нее входит не только риэлтерское агентство, но и другие подразделения как строительная компания и инвестиционная группа. Но судя, потому что это компания существует достаточно дольше, чем Александр Недвижимость, объясняет закономерность ее большой развитости. Хотя нельзя сказать, что Александр Недвижимость не имеет такой же перспективы, так как Спектр Недвижимости начал также, просто с риэлтерского агентства.

Заключение

Для наиболее эффективного функционирования риэлтерской фирмы необходимо составить оптимальную организационную структуру компании, выбрать наиболее подходящий стиль для вашей компании, предоставлять как можно больший спектр услуг, тогда такая фирма будет близка к успеху.

Еще одним из действенных средств достижения успеха - является четкое соблюдение риэлтерскими компаниями норм гражданского и налогового законодательства, а также правил ведения бухгалтерского учета.

Необходимо также понимать, что в нашей стране, рынок имеет совсем другую структуру, чем в других странах и, в принципе, существование крупной риэлтерской фирмы, которая занималась бы только тем, что оказывала посреднические услуги по купле-продаже, невозможно. Для успешного развития и получения крупной прибыли риэлтерские фирмы должны и другими способами участвовать в гражданском обороте недвижимого имущества. Поэтому они инвестируют в строительство жилого фонда и могут по договорам уступки прав требования продавать еще не завершенные строительством объекты недвижимого имущества. Риэлторы сами могут покупать недвижимое имущество (жилой фонд) для последующей сдачи его в наем. Риэлторы в нашей стране оказывают не только услуги посредника по купле-продаже, но и по найму жилого помещения.

Разумеется, основа любой организации, в том числе и агентства недвижимости, это люди. От того, какой стиль управления используется руководящим составом (менеджеры, начальники департаментов, директора) в огромной степени зависит структура организации.

Наиболее подходящий стиль управления риэлтерской компании – демократический.

В структуре универсального агентства недвижимости должна прослеживаться специализация по выбранным сегментам рынка. Вовсе не обязательно, чтобы компания охватывала все сегменты (все зависит от выбранной стратегии, управленческих и финансовых ресурсов компании - имеются успешные компании, специализирующиеся только на каком-то одном сегменте.), но совершенно необходимо, чтобы по каждому из выбранных сегментов работали выделенные, специализированные отделы.

Что касается сотрудников, то риэлтор должен быть коммуникабельным, выдержанным и понимающим человеком. Кроме того, его работа связана с оформлением документов, риэлтор сопровождает сделку до ее окончания, т. е. регистрации сделки в регпалате. А значит риэлтор, должен обладать способностью к аналитическому мышлению, внимательностью, четкостью, желательно иметь высшее образование.

В последнее время на рынке недвижимости появилось огромное количество фирм, занимающихся риэлтерской деятельностью. Такая жесткая и «тесная» конкуренция — один из множества факторов, определяющих и ситуацию, и качество услуг на риэлтерском рынке. «Теснота» оставляет место только для тех, кто работает честно, добросовестно и высокопрофессионально.

Таким образом, в моей курсовой, я рассмотрела организационную структуру и организацию производства риэлтерской фирмы. Цели и задачи курсовой работы – достигнуты.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1.                Васин В.Н. Коммерческие сделки. - М.: Инфра-М, 2005. - 352с.

2.                Калачева С.А. «Справочник риэлтора», М., 2002

3.                Козырь О.М. Недвижимость в России / Под ред. А.К. Маковского. М., 2004 С. 280.

4.                Котин В.Н. «Сделки в предпринимательской деятельности». - М.: Экономика, 2006. - 296с.

5.                Куликов А.А. «Новый справочник риэлтора» М., 2003. С. 19.

6.                Пугинский Б. И. Коммерческое право России. - М.: Юрайт, 2005. - 512с.

7.                В.В. Ткаченко, В.А. Зимин Сделки с недвижимостью. Пособие для риэлтора.

8.                Свит Ю. П. Коммерческое право - М.: Юрайт, 2004. - 493с.

9.                Строгов Н.П. Основы коммерческой деятельности. - Самара.: Юнтил, 2004. - 318с.

10.           Синецкий Н.Б. Основы коммерческой деятельности. - М.: БЕК, 2005. - 458с.

11.           Парусова Г. В. Секреты риэлтерского мастерства". – М. ,2006. – 325с.

Журналы

12.           «Справочник предпринимателя» // Сборник нормативных документов с комментариями, М.,2000

13.           Д. Богданчиков «Компании осваивают региональные рынки коммерческой недвижимости»//Деловой квартал.-2007.-№19(30) ноябрь. – с.15-18.

14.           К.Ковалев «Процесс пошел, остальные подтянутся»//Rent&Sale. Аренда и продажа. Коммерческая недвижимость. –2007.-№4 ноябрь. - С.6-9.

15.           Лаврухин О. «Рынок недвижимости» // Бизнес,2001; №11

16.           Пискунова М.Г. «Недвижимость и инвестиции. Правовое регулирование» // Экономический журнал - 2001-№6. С.53-57.

17.           П.Карпенко «На самом деле»// Дело.-2007.- №15(678). – с.25-27.

18.           Е.Цилина «В поисках путей развития»//Новости рынка недвижимости.-2007.-№35(534).-с.12.

19.           «Сделки с недвижимостью» // Риэлтор,2008; №20

20.           Суханов Е. «Сделки с недвижимостью» // Экономика и жизнь, 2004; №21

21.           #"#">#"#">#"#">#"#">http://realtymen.mindmix.ru/206-242-organizacionnaja-struktura-rijeltorskoi-kompanii.zhtml - организационная структура риэлтерской компании