Информационное обеспечение работы менеджера

Информационное обеспечение работы менеджера

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Тульский государственный университет»

Факультет «Экономики и права»

Кафедра «Финансы и менеджмент»

Курсовая работа

по курсу «Основы менеджмента»

на тему:

«Информационное обеспечение работы менеджера»

Выполнил:

студентка гр. 720151

Чернышовой Д.В.

Проверил: доц., к.т.н.

Михалева Е.П.

Тула 2006

СОДЕРЖАНИЕ

Введение.

Глава 1 Управленческая деятельность и информационное обеспечение управления

1.1 Управленческая деятельность

1.2 Информационное обеспечение управленческой деятельности

1.3 Организация информационного обеспечения

Глава 2 Документационное обеспечение работы руководителя

2.1 Системы документации

2.1.1 Организационно-правовая документация

2.1.2 Распорядительная документация

2.1.3 Справочно-информационная документация

2.2 Порядок движения документов в организации

2.2.1 Экспедиционная обработка поступающих документов

2.2.2 Предварительное рассмотрение документов в службе ДОУ

2.2.3 Организация рационального движения документов внутри организации

2.3 Организация секретарской деятельности

Глава 3 Программное обеспечение управленческой деятельности

Глава 4 Системы управления базами данных

4.1 Понятие и классификация современных систем управления баз данных

4.2 Основные функции систем управления базами данных

4.3 Типовая организация современных СУБД

Заключение

Список использованной литературы

Введение

В окружающем нас мире имеется много предприятий, фирм, объединений, ассоциаций, занимающихся различной деятельностью и имеющих различный юридический статус и форму собственности. Появление подобных производственных и экономических объектов определяется их назначением удовлетворять те или иные потребности общества. Каждый такой объект в процессе функционирования вступает в определенные отношения с изменяющейся средой и состоит из множества различных элементов, взаимодействие которых и обеспечивает его существование и выполнение им своего назначения.

Одним из основных факторов влияния научно-технического прогресса на все сферы деятельности человека является широкое использование новых информационных технологий. Среди наиболее важных и массовых сфер, в которых информационные технологии играют решающую роль, особое место занимает сфера управления. Под влиянием новых информационных технологий происходят коренные изменения в технологии управления (автоматизируются процессы обоснования и принятия решений, организация их выполнения), повышается квалификация и профессионализм специалистов, занятых управленческой деятельностью.

Сфера применения новых информационных технологий на базе персональных компьютеров и развитых средств коммуникации весьма обширна. Она включает различные аспекты – от обеспечения простейших функций служебной переписки до системного анализа и поддержки сложных задач принятия решения. Персональные компьютеры, лазерная и оптическая техника, средства массовой информации и различного вида коммуникации (включая спутниковую связь) позволяют учреждениям, предприятиям, фирмам, организациям, трудовым коллективам и отдельным специалистам получать в нужное время и в полном объеме необходимую информацию для реализации профессиональных, образовательных, культурных и тому подобных целей.

Глава 1 Управленческая деятельность и информационное обеспечение управления

1.1 Управленческая деятельность

Управление в любой организации выделяется в особую функцию, на выполнение которой ориентируются некоторые подразделения организаций. Это органы управления. Все действия органов управления по осуществлению своих функций можно определить как управленческую деятельность.

В рамках организации можно выделить управляемый процесс (объект управления) и управляющую часть (органы управления). Их совокупность определятся как система управления.

Органы управления оказывают на управляемый процесс определенные воздействия, оформленные в виде определенных решений. Чтобы это происходило, им требуется сопоставлять фактическое состояние управляемого процесса с требуемым состоянием, достижение которого является целью управления. Для этого необходимо получать информацию об управляемом процессе. Другими словами, управляющая и управляемая части взаимодействуют друг с другом, причем такое взаимодействие реализуется в виде передачи информации по информационному контуру.

Система управления

Информация об                                                          Управляющие

управляемом процессе                                                         воздействия

Схема 1 Информационный контур в системе управления

Информационный контур вместе со средствами сбора, передачи, обработки и хранения информации, а также персоналом, осуществляющим эти действия с информацией, образует информационную систему данной организации. Информационная система может быть автоматизированной, а также может основываться на бумажных носителях. В любой автоматизированной информационной системе можно выделить:

-                   персонал, осуществляющий сбор, формирование, распространение и использование информации;

-                   пользователей информационной системы – потребителей информации;

-                   техническую составляющую информационной системы в виде оборудования;

-                   программное обеспечение;

-                   информационные ресурсы организации.

Для эффективного управления организацией необходима достоверная информация об ее деятельности. Она служит фундаментом для формирования любых документов, которые лежат в основе управления. Любые действия руководителей опираются на информацию. Ее свойства:

v    достоверность, т.е. не искажает истинного положения дел;

v    адекватность, т.е. с помощью полученной информации об объекте создается образ определенного уровня соответствия;

v    полнота, если информация достаточна для понимания и принятия решений;

v    краткость и четкость, она должна быть выражена языком, на котором говорят те, кому она предназначена;

v    своевременность, т.е. информация несет в себе сведения, необходимые в данный момент для понимания и принятия решений.

Схема 2 Информационные ресурсы организации

В рамках любой организации информация для управления используется в двух видах: она либо оформлена как документы (планы, заявки, приказы и т.п.), либо имеет недокументированную форму (речевая информация и т.п.).

Документ – информационное сообщение в бумажном или электронном виде, оформленное по определенным правилам и заверенное в установленном порядке. Перемещение документов и работа с ними в организации – ее документооборот. Документооборот – система создания, передачи, приема и архивирования документов, а также контроля за их исполнением и защиты от несанкционированного доступа.

1.2 Информационное обеспечение управленческой деятельности

Существенная часть информации для руководителя должна быть задокументирована, поэтому частью информационного обеспечения управленческой деятельности является документационная система организации. Она включает в себя документированную информацию и документооборот. В информационном обеспечении управленческой деятельности все документы можно различить по следующим признакам:

1. по наименованию:

- письма;

- телеграммы, телефонограммы;  

- заявления;

- предписания;

- характеристики;

- справки;

- инструкции;

- удостоверения;

- приказы, распоряжения, решения, указания, поручения, протоколы и т.п.;

2. по типу материального носителя:

- бумажные (письменные, графические и т.д.)

- фото-, кино- и видеодокументы;

- электронные документы;

3. по принадлежности к системе документации определенного вида деятельности:

- система управленческой документации;

- система обеспечивающей документации;

- система документации по основной деятельности и т.п.

Система управленческой документации:

1) распорядительная документация, состоящая из документов, фиксирующих управленческие решения (постановление, решение, приказ, распоряжение, указание, поручение);

2) документация по планированию;

3) информационно-справочная и аналитическая документации.

Система обеспечивающей документации:

1)     документация по бухгалтерскому учету и отчетности, включающая документы, отражающие движение денежных средств и материальных ценностей;

2)     документация по личному составу, состоящая из документов, отражающих кадровую деятельность.

Система документации по основной деятельности:

1)     документация по материально-техническому обеспечению;

2)     производственно-технологическая документация.

1.3 Организация информационного обеспечения

Информация позволяет управлять. Но и информацией нужно управлять. Управлять процессом ее получения и использования, информационными ресурсами и информационным обеспечением, а это означает оценку информационных потребностей на каждом уровне и в рамках каждой функции управления, изучение документооборота организации, типизацию информации и данных, создание системы управления данными и т.п.

Информационное обеспечение предполагает решение задач распространения информации, проведения административно-организационных, научно-исследовательских и производственных мероприятий по ее эффективному использованию.

Цели и задачи информационного обеспечения управленческой деятельности можно определить следующим образом:

v    удовлетворение информационных потребностей органов управления, предоставление им информации в виде документов;

v    формирование, размещение, наполнение, поддержка, актуализация и использование информационных ресурсов организации;

v    создание и развитие систем обработки и передачи информации;

v    развитие системы информационного обеспечения.

Информационное обеспечение управленческой деятельности должно учитывать существующие законодательные и нормативные ограничения, обеспечивать необходимый уровень безопасности при использовании технических средств. Нормативно-методическая база информационного обеспечения управленческой деятельности – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологии создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности организации. Она включает в себя:

Ø    законодательные акты РФ;

Ø    указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы работы с документами;

-        правовые акты федеральных органов исполнительной власти;

-        правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ, регламентирующие вопросы организации работы с документами;

-        методические материалы по работе с документами;

-        государственные стандарты на документацию;

-        унифицированные системы документации.

Любая организация существует в некоторой внешней среде, образуемой государством, другими организациями, людьми, общественными объединениями и отношениями между ними. Эта же организация порождает свою внутреннюю среду.

Внутренняя среда формируется совокупностью структурных подразделений предприятия и работающих там людей и отношениями между ними. В зависимости от источника возникновения информации в рамках организации выделяют внутреннюю и внешнюю информации. Внутренние источники информации – это внутриорганизационные подразделения. Они порождают плановую, контрольную, учетную, научно-техническую, аналитическую и другую информации.

Информация внутренней среды – точная, полная, отражает финансово-хозяйственное состояние. В качестве внешних источников информации могут выступать:

- законодательные и регулирующие органы;

- клиенты и партнеры предприятия;

- информационные агентства;

- конкуренты;

- органы статистического учета.

Информация из внешней среды часто приблизительна, неточна, неполна, противоречива, имеет вероятностный характер.

Удовлетворение информационных потребностей осуществляется на основе обработки и анализа информации. Эти действия совершаются как в плановом порядке, так и в рамках информационных запросов. Последние бывают следующих видов:

§     простые и сложные запросы;

§     формализованные и неформализованные запросы.

Формализованные запросы характеризуются заданностью исходной и выходной информации, а также определенностью алгоритма получения последней из первой. Если формализованные действия автоматизированы, то гораздо проще обрабатывать неформализованные случайные запросы.

В результате обработки информации формируются документы и отчеты с недокументированной информацией, которые предоставляются органам управления.

Возможны две основные формы организации информационного обеспечения управленческой деятельности – централизованная и частично или полностью децентрализованная.

Централизованное информационное обеспечение основано на создании единой для всех подразделений организации службы, централизованном хранении, обработке и предоставлении информации и таком же централизованном управлении техническими средствами и информационными технологиями.

Децентрализация предполагает реализацию функциональных подсистем на персональных компьютерах непосредственно на рабочих местах.

Достоинства и недостатки обеих технологий привели к необходимости придерживаться частично децентрализованного подхода – организации информационного обеспечения на базе распределенных сетей, состоящих из персональных компьютеров, и центов обработки общей для организации информации, в которых располагаются соответствующие базы данных, общие для любых функциональных подсистем.

Глава 2 Документационное обеспечение работы руководителя

2.1 Системы документации

2.1.1 Организационно-правовая документация

Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности организаций – организация системы и процессов управления, т.е.:

v    создание организации;

v    регистрация организации;

v    установление ее структуры;

v    определение штатной численности, номенклатуры должностей руководителей, специалистов, технических исполнителей;

v    регламентация деятельности структурных подразделений и работников;

v    установление режима работы и системы охраны;

v    организация труда работников оценка труда работников.

Организационная деятельность учреждения фиксируется в организационно-правовых документах. К ним относятся:

Ë учредительный договор – это договор, в котором стороны обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности;

Ë устав – правовой акт, определяющий статус, организационную структуру, цели, характер и порядок деятельности созданного юридического лица;

Ë положение об учреждении – правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности;

Ë регламент – правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа;

Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом – вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом или руководителем структурного подразделения. С точки зрения действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным.

Разрабатывает эти документы учреждения или подразделения с привлечением юристов и квалифицированных специалистов. В процессе подготовки данные документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юристом, заместителями руководителя организации.

2.1.2 Распорядительная документация

Руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и издавать распорядительные документы. Основное назначение распорядительных документов – регулирование и координация деятельности.

Решения, фиксируемые в распорядительных документах, могут касаться совершенствования организационной структуры учреждения, определения или корректировки средств и способов осуществления основной деятельности, обеспечения организации финансовыми, трудовыми и иными ресурсами. В юридическом плане такие документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления.

С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

-   правовые акты федерального уровня;

-   правовые акты, действующие на уровне субъектов РФ;

-   правовые акты организаций, предприятий.

Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления. С точки зрения порядка разрешения вопросов эти документы делятся на:

Ø    документы, издаваемые в условиях коллегиальности (постановления, решения);

Ø    документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений (приказы, распоряжения, указания).

Страницы: 1, 2