Информационное обеспечение работы менеджера
Постановление
– это правовой акт, принимаемый органами федеральной исполнительной власти, а
также исполнительными органами субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных
и принципиальный задач, стоящих перед данными органами, и установления
стабильных норм, правил. Решение – это правовой акт, принимаемые органами
организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их
деятельности. Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем организации в
целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.
2.1.3 Справочно-информационная
документация
Процесс
принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и
достоверной информации. Информация о фактическом состоянии дел в системе
управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них
занимают справочно-информационные документы: акты, справки, докладные записки,
переписка и др. Эти документы не содержат поручений, не обязывают выполнять
поручения, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения.
Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе
управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя
подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в
вышестоящую.
В состав
информационно–справочных документов входят:
Ë
докладная
записка – это документ, адресованный руководителю или вышестоящей
организации, содержащий обстоятельное изложение какого–либо вопроса с выводами
и предложениями составителя;
Ë
служебная
записка – это документ, по назначению близкий докладной записке, но составляемый
по вопросам материально–технического, информационного, хозяйственного
обеспечения др. работником или руководителем подразделения на имя руководителя
или специалиста другого подразделения;
Ë
объяснительная
записка – это документ, объясняющий причины какого–либо действия, факта,
случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый
вышестоящему должностному лицу;
Ë
предложение
– это документ, представляющий собой разновидность докладной записки,
содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу;
Ë
заявление
– это документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника;
Ë
служебное
письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых
в связи с особым способом передачи текста – пересылкой по почте;
Ë
электронное
сообщение – это документ, переданный «электронной почтой» по системе связи
между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора или в виде бумажной
копии, отпечатанной на принтере;
Ë
справка
– это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или
событий;
Ë
отзыв
– это документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу
какой-либо работы, поступившей на рассмотрение.
2.2 Порядок движения
документов в организации
Документооборот,
или порядок движения документов в организации, можно разделить на следующие
этапы:
1.
экспедиционная
обработка документов, поступающих в организацию;
2.
предварительное
рассмотрение документов службой ДОУ;
3.
организация
рационального движения документов внутри организации;
4.
экспедиционная
обработка исполненных и отправляемых документов.
2.2.1 Экспедиционная
обработка поступающих документов
Более
предпочтительной считается централизованная экспедиция, в которой
обрабатывается вся корреспонденция, – это позволяет повысить производительность,
более точно определить необходимый штат работников, лучше организовать учет
документов. При такой организации дела корреспонденция принимается и обрабатывается
специально выделенным должностным лицом: секретарем фирмы, работником службы
ДОУ. Цель первого этапа – зафиксировать сам факт поступления документов.
Если на
конверте имеются записи «Срочно», «Вручить немедленно» и другие, отмечается
точное время их получения. При получении корреспонденции, прежде всего, должна
быть проверена правильность ее доставки и целостность упаковки. На всех
поступающих документах проставляется регистрационный штамп, включающий
порядковый номер поступления, доту поступления и при необходимости количество
листов.
2.2.2 Предварительное
рассмотрение документов в службе ДОУ
Этот этап
зависит от всей постановки документационного обеспечения. Основное его значение
– оперативное получение документов исполнителями и формирование полноценного
научно-справочного аппарата.
Значительным
резервом сокращения сроков и инстанций прохождения документов является
предварительное рассмотрение документов в службе ДОУ и распределение уже на
этой стадии документов на следующие потоки:
а) для
обязательного рассмотрения руководством организации в соответствии с
распределением обязанностей;
б) не
требующие резолюции руководства и направляемые сразу в структурные
подразделения исполнителям.
Руководству,
как правило, направляются документы, полученных из администрации Президента,
правительственных органов, органов представительной и исполнительной власти,
документы вышестоящих управленческих организаций, жалобы на действия
подчиненных должностных лиц.
В учреждения,
в которых документы рассматриваются несколькими руководителями, а служба ДОУ
должна быть проинформирована о местонахождении каждого документа, целесообразно
использовать следующую технологию.
Секретари
руководителей ежедневно по мере поступления к ним документов с резолюцией
руководителя заполняют специальную информационную карту, в которую вносят
сведения о номере и дате документа, содержании резолюции, сроке исполнения и
исполнителе, которому направлен документ. В конце рабочего дня информационные
листы секретарей всех руководителей поступают в службу документационного
обеспечения и на их основании дополняются сведения в информационно-поисковые
системе организации. После документы передаются исполнителям.
При внедрении
автоматизированной системы регистрации документов и автоматизации рабочих мест
должен быть оговорен способ передачи документной информации исполнителю: через
компьютерную сеть или непосредственно сам исполняемый документ.
2.2.3 Организация
рационального движения документов внутри организации
В целях
оптимизации документопотоков целесообразно установить единый порядок передачи
документов для обработки, например через лицо, ответственное за
документационное обеспечение в структурном подразделении.
Ознакомление
ряда должностных лиц с одним экземпляром документа следует поручать специально
выделенному сотруднику.
Значительную
часть документооборота организации составляют различного рода проекты
документов, требующие согласования, подписания или утверждения. Для оптимизации
и сокращения документопотоков целесообразна разработка технологических схем, в
которых в наглядной графической форме определена последовательность подготовки
проектов, их согласования, подписания и утверждения.
2.3 Организация
секретарской деятельности
Качество и
эффективность работы аппарата управления во многом определяется уровнем
профессиональных знаний секретаря. Секретарь является личным организатором
руководителя, обычно решая, с кем необходимо встретиться руководителю, с кем
переговорить, какие вопросы заслуживают его внимания и срочного решения, а
какие вопросы можно переадресовать другим сотрудникам.
Должностная
инструкция секретаря включает в себя следующие разделы:
-общие положения;
-функции работника;
-должностные обязанности;
-права секретаря;
-ответственность;
-взаимоотношения;
-оценка работы.
В разделе
«Общие положения» устанавливаются область деятельности секретаря, порядок его
назначения и освобождения от должности, замещения во время его отсутствия,
требования к квалификации по разрядам оплаты, подчиненность секретаря,
должностные лица, которыми он руководит.
В разделе
«Функции работника» определяются предмет ведения или участок работы,
закрепленный за секретарем, перечень видов работ, образующих отдельные функции.
В разделе
«Должностные обязанности» указываются особенности, связанные с подготовкой
секретарем документов, получением, обработкой и выдачей информации,
предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы.
В разделе
«Права секретаря» закрепляются полномочия, которые предоставляются секретарю
для самостоятельного решения всех вопросов, относящихся к его компетенции.
Раздел
«Ответственность» регламентирует персональную ответственность секретаря за
правильное и своевременное использование предоставленных ему прав.
В разделе
«Взаимоотношения» указываются подразделения и работники, от которых секретарь
получает и которым передает информацию, ее структура, соки передачи, с кем они
согласовываются и т.д.
В разделе
«Оценка работы» перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения
секретарем своих функций и обязанностей, исполнения прав. Основными критериями
являются качество работы и своевременность ее выполнения.
Примерная
схема рабочего дня секретаря:
Первая
половина рабочего дня:
1.
Прийти
на работу за 10 мин до руководителя, для того чтобы проверить состояние рабочих
мест, привести себя в порядок, составить или уточнить план на предстоящий день.
2.
Подобрать
в соответствии с планом нужные документы и дела.
3.
Получить
корреспонденцию, ознакомиться с содержанием и зарегистрировать. Отложить
документы, требующие первоочередного решения руководителя.
4.
По
остальным документам подготовить варианты возможных ответов или распределить их
по исполнителям.
5.
Просмотреть
поступившие обзоры, отчеты, приглашения и т.д. Даты и время проведения всех
мероприятий записать в своем дневнике-календаре.
6.
Разложить
поступившую корреспонденцию в зависимости от срочности исполнения. Телеграммы,
срочные факсы и телефонограммы немедленно передать руководителю.
7.
Оставить
у себя документы, необходимые для текущей информационно-справочной работы.
8.
Доложить
руководителю о полученной корреспонденции.
9.
Уточнить
вместе с руководителем содержание намечаемых мероприятий на текущий день.
10.
Передать
по телефону и лично указания руководителя соответствующим исполнителям и
напомнить об истекающих сроках исполнения документов.
11.
Работа
с посетителями, телефонные переговоры.
12.
Подшивка
исполненных документов в дела.
13.
Выполнение
работ на компьютере.
14.
Организация
копирования документов в соответствии с указанием руководителя.
Вторая
половина дня:
15.
Продолжение
работы с посетителями и телефонных переговоров.
16.
Сбор
и подготовка для подписи исполненных документов.
17.
Доклад
руководителю об исполненных документах, получение от него обработанных им
документов.
18.
Обработка
и отправка исходящих документов.
19.
Планирование
мероприятий на следующий день.
Окончание
рабочего дня:
20.
Просмотр
своего дневника и информация соответствующих отделов о необходимости подготовки
к проведению определенных мероприятий.
21.
Если
руководитель остался работать после окончания рабочего дня – обеспечение его
свей необходимой информацией, материалами.
22.
Приведение
в порядок своего рабочего места.
Глава 3 Программное
обеспечение управленческой деятельности
Современные
информационные системы, обеспечивающие управленческую деятельность, основаны на
компьютерных технологиях.
Центральным
компонентом компьютерных информационных технологий, обеспечивающим эффективное
использование средств вычислительной техники в управленческой деятельности,
является соответствующее программное обеспечение.
Программные
средства современных информационных технологий в целом подразделяются на
системные и прикладные.
Системные
программные средства служат для обеспечения деятельности компьютерных систем
как таковых. Их состав представлен на схеме 3.
Текстовые и
диагностические программы
|
|
Антивирусные программы
|
|
Операционные системы
|
|
Командно-файловые
процессоры (оболочки)
|
Схема 3. Состав системного
программного обеспечения
Текстовые и
диагностические программы служат для проверки работоспособности отдельных узлов
компьютера и компонентов программно-файловых систем и устранения выявленных
неисправностей.
С помощью
антивирусных программ выявляются и по возможности устраняются вирусные программы,
нарушающие нормальную работу вычислительной системы.
Операционные
системы являются основными системными программными комплексами, выполняющими
следующие функции:
v
тестирование
работоспособности вычислительной системы и ее настройку при первоначальном включении;
v
обеспечение
синхронного и эффективного взаимодействия всех аппаратных компонентов
вычислительной системы в процессе ее функционирования;
v
реализацию
эффективного взаимодействия пользователя с вычислительной системой.
Командно-файловые
процессоры (оболочки) позволяют организовать систему взаимодействия пользователя
вычислительной системой на принципах, отличных от реализуемых операционной
системой, с целью облегчения его работы или предоставления дополнительных
возможностей (например Norton Commander).
Прикладные
программные средства обеспечения управленческой деятельности включают в себя
компоненты, показанные на схеме 4.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Системы подготовки графических материалов
|
|
|
Системы управления проектами
|
|
|
Экспертные системы и системы
поддержки решений
|
|
|
Системы интеллектуального проектирования
и совершенствования систем управления
|
|
|
|
|
|
|
|
Схема 4. Состав прикладного
программного обеспечения
Системы
подготовки секстовых документов предназначены для организации технологии
изготовления управленческих документов и различных информационных материалов
текстового характера. Они содержат:
- текстовые
редакторы;
- текстовые
процессоры;
- настольные
издательские системы.
Посредством
систем подготовки табличных документов обработки финансово-экономической
информации обрабатываются числовые данные, характеризующие различные
производственно-экономические и финансовые явления и объекты, и составляются
соответствующие управленческие документы и информационно-аналитические
материалы.
Системы
управления базами данных предоставляют возможность создавать и хранить массивы
данных большого объема, а также манипулировать ими.
Личные
информационные системы служат для информационного обслуживания рабочего места
управленческого работника и по существу выполняют функции секретаря.
С помощью
систем подготовки графических материалов удается квалифицированно подготовить
графические и текстовые материалы к демонстрации на презентациях, деловых
переговорах, конференциях.
Системы
управления проектами предназначены для планирования и управления ресурсами
различных видов при выполнении сложных научно-исследовательских и
проектно-строительных работ.
Экспертные
системы и системы поддержки принятия решений служат для реализации технологий
информационного обеспечения процессов принятия управленческих решений на основе
применения экономико-математического моделирования и принципов искусственного
интеллекта.
Системы
интеллектуального проектирования и совершенствования управления дают
возможность применять CASE-технологии, ориентированные на автоматизированную
разработку проектных решений по созданию и совершенствованию систем
организационного управления.
Глава 4 Системы
управления базами данных
4.1 Понятие и
классификация современных систем управления баз данных
Системой
управления базами данных (СУБД) называют программную систему, предназначенную
для создания на ЭВМ общей базы данных для множества приложений, поддержания ее
в актуальном состоянии и обеспечения эффективного доступа пользователей к
содержащимся в ней данным в рамках предоставленных им полномочий. СУБД
предназначена, таким образом, для централизованного управления базой данных как
социальным ресурсом в интересах всей совокупности пользователей.
В настоящее
время практически невозможно представить информационную поддержку современного
учреждения без применения профессиональных СУБД. Системы управления базами
данных можно классифицировать, используя различные признаки:
1) по используемому языку
общения:
- замкнутые –
имеют собственные самостоятельные языки общения пользователей с БД, они
обеспечивают непосредственное общение с системой в режиме диалога, позволяют
работать без программистов;
- открытые –
для общения с БД используется язык программирования, «расширенный» операторами
языка манипулирования данными, в этом случае необходимо присутствие
квалифицированного программиста;
2) по выполняемым
функциям:
-
операционные – иные виды обработки по получению информации, не хранящейся в
явном виде в БД;
-
информационные – позволяют организовать хранение данных, поиск и выдачу нужных
данных из БД и поддерживать их целесообразность и актуальность;
3) по сфере
применения:
-
универсальные – настраиваются на любую предметную область путем создания
соответствующей БД и прикладных программ;
-
проблемно-ориентированные – ориентации на определенные процедуры обработки
данных, присущих конкретной области применения;
4) по
допустимым режимам работы:
- пакетный;
-
телеобработка.
4.2 Основные функции систем
управления базами данных
1. Управление
данными во внешней памяти.
Функция
управления данными во внешней памяти включает в себя обеспечение необходимых
структур внешней памяти, как для хранения непосредственных данных, так и для
служебных целей.
2. Управление
буферами оперативной памяти.
СУБД обычно
работают с базами данных значительных размеров; по крайней мере, этот размер
превышает доступный объем оперативной памяти. Понятно, что если при обращении к
любому элементу данных будет производится обмен с внешней памятью, то вся
система будет работать со скоростью внешней памяти. Единственным способом реального
увеличения этой скорости является буферизация данных в оперативной памяти.
3. Управление
трансакциями.
Трансакция –
это последовательность операций над БД, рассматриваемых СУБД как единое целое.
Либо трансакция успешно выполняется, и СУБД фиксирует изменения БД,
произведенных ею, во внешней памяти, либо ни одно из этих изменений никак не
отражается в состоянии БД. Понятие трансакции необходимо для поддержания логической
целостности БД.
4.
Журнализация и восстановление БД после сбоев.
Одно из
основных требований к СУБД – надежное хранение данных во внешней памяти. Под
надежностью хранения понимается то, что СУБД должна быть в состоянии
восстановить последнее согласованное состояние БД после аппаратного или
программного сбоя. Наиболее распространенный метод – это ведение журнала
изменений базы данных.
5.
Поддержание языков БД.
Для работы с
БД используются специальные языки, в целом называемые языками баз данных. В
ранних СУБД поддерживалось несколько специализированных по своим функциям
языков. В современных СУБД обычно поддерживается единый интегрированный язык,
содержащий все необходимые средства для работы с БД, начиная от ее создания
обеспечивающий базовый пользовательский интерфейс с базами данных.
4.3 Типовая организация
современных СУБД
Организация
типичной СУБД и состав ее компонентов соответствуют набору функций. Логически в
современной СУБД можно выделить внутреннюю часть – ядро СУБД, компилятор языка
БД, подсистему поддержки времени выполнения, набор утилит.
Ядро СУБД
отвечает за управление данными во внешней памяти, управление буферами
оперативной памяти, управление трансакциями и журнализацию.
Основная
функция компилятора языка БД – компиляция операторов языка БД в некоторую
выполняемую программу. Результатом компиляции является выполнимая программа,
представляемая в некоторых системах в машинных кодах, но более часто в
выполняемом внутреннем машинно-независимом коде. В последнем случае реальное
выполнение оператора производится с привлечением подсистемы поддержки времени
выполнения, представляющей собой интерпретатор этого внутреннего кода.
В отдельные
утилиты обычно выделяют такие процедуры, которые слишком накладно выполнять с
использованием языка БД, например, загрузка БД, сбор статистики, глобальная
проверка целостности. Утилиты программируются с использованием ядра СУБД, а
иногда с проникновением внутрь ядра.
Заключение
Успешное
развитие современного бизнеса немыслимо без активного применения новейших
информационных технологий. Успешность ведения бизнеса определяется
квалификацией предпринимателя, знанием запросов потребителей и пониманием
ситуации на рынке. Предприниматель активно работает с информацией. Он отбирает
из множества потоков информации то, что соответствует его целям и способствует
разработке или реализации предпринимательской идем. Знания предпринимателя
превращаются в информационные сообщения, которые организуют производственные и
торговые процессы, а также управляют бизнесом в целом.
Предприниматель
перемещает экономические ресурсы из области низкой производительности и доходов
в область более высокой производительности и прибыльности. Именно поэтому
предприниматели, следуя за изменениями деловой среды или предвосхищая их,
меняют сферы своей активности. Интуиция и знания предпринимателя ведут его в
новые, неизведанные области, где появляется возможность создать продукты для
удовлетворения новых потребностей покупателей.
Объединение
сетей и построение глобальной информационной системы привело к созданию
принципиально новой предпринимательской среды, появлению возможности объявить о
своем бизнесе миру и включиться в мировое разделение труда. В этой
принципиально новой предпринимательской среде происходит постепенное слияние
компьютерных сетей информации с рекламой, телевидением, кино, телефонным и
видеопереговорами.
В современной
экономике предприятие понимается как совокупность информационных, человеческих
и технологических ресурсов и методов их взаимодействия, организованных для
достижения стратегических целей. В автоматизированной информационной технологии
предприятия все экономические факторы и ресурсы выступают в единой
информационной форме – в виде данных. Это позволяет рассматривать, например,
процесс принятия решения как информационную технологию получения, осмысления и
преобразования данных. Автоматизированная информационная технология дает
возможность легко манипулировать многократно укрупненными данными, не вдаваясь
в подробности, с тем, чтобы корректировать стратегическую линию. И в то же
время и так же легко автоматизированные информационные технология позволяет
обрабатывать детальную первичную информацию для решения тактических вопросов.
Список
использованной литературы
1. Максимович Г.Ю.,
Берестова В.И. Автоматизация информационного обеспечения управления //
Секретарское дело. – 2003. – № 11(40). – С. 25-27
2. Организация работы с
документами: Учебник / Под ред. проф. В.А.Кудрявцева. – 2-е изд., перераб. и
доп. – М.: ИНФРА-М, 2003. – 592 с.
3. Менеджмент: Учеб. пособие
/ Под ред. В.В Лукашевича, Н.И. Астаховой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005. – 255 с.
4. Информационное обеспечение
управленческой деятельности: Учебник / Годин В.В., Корнеев И.К. – М.:
Мастерство, 2001. – 240 с.
5. Как организовать
делопроизводство на предприятии / Андреянова В.В. – М.: ИНФРА-М, 1997. – 96 с.
6. Профессия – менеджер /
Уткин Э.А. – М.: Экономика, 1992. – 176 с.
7. Информационные технологи
управления: Учеб. пособие / Сост.: Ю.М. Черкасов и др. – М.: ИНФРА-М, 2001. –
216 с.
8. Концепция менеджмента.
Учеб. пособие / Э.М Коротков – М.: ДЕКА, 1997. – 304 с.
9. Золотая книга
руководителя / П.С. Таранов. – М.: Фаир-Пресс, 2001. – 496 с.
10.
Справочник
менеджера / под ред. Э.А. Уткина. – М.: Экмос, 1998. – 418 с.
Страницы: 1, 2
|