Оглядово-аналітичні документи

Прогнозний огляд має таку структуру: вступ (підстави для складання огляду), аналітична частина (стан об’єкта, тенденції і прогноз розвитку), висновки, пропозиції.

Інформаційний звіт про діяльність розпочинається з анотації або реферата з коротким викладом завдання дослідження та отриманих результатів і зі вступу, в якому характеризуються вітчизняні й зарубіжні досягнення з досліджуваної проблеми. У самому тексті звіту викладають зміст завдання, формулюють технічне завдання, аналізують відомі методи і способи вирішення, розрахунки і результати експериментів. Завершується звіт висновками із зіставленням та аналізом результатів, отриманих у ході дослідження теоретичних та експериментальних даних, і, нарешті, висновками з оцінкою результатів і шляхів їх використання.

Модифікацією аналітичного документа за цільовим призначенням та методикою створення є такі інформаційні документи, як тематична підбірка, дайджест, прес-реліз, досьє і т. ін. Такі документи часто називають синтезованими.

Тематичні підбірки як вид аналітичних документів — це синтезована сукупність первинних документів, частин тексту, рефератів, анотацій, рисунків, схем, діаграм тощо, підібраних з певного питання (проблеми), їх роблять за двох умов: при сталому споживацькому інтересі до певної проблеми і тоді, коли немає узагальнених публікацій з неї, інформація розосереджена в широкому колі джерел.

Структура тематичної підбірки має, як правило, такий вигляд: титульна сторінка, на якій, окрім теми, вказують хронологічні межі відбору документів або рік початку виявлення інформації, якщо тематична підбірка поповнюється новими матеріалами; зміст; коротка передмова (від укладача); певним чином згруповані копії текстів документів, інколи ілюстрований матеріал; бібліографічний список усіх виявлених і включених до підбірки копій джерел; список переглянутих джерел.

Близьким за характером аналізу і подання інформації є дайджест.

Дайджест — це документ, що становить добірку витягів із конкретного тексту, відібраних і згрупованих таким чином, щоб дати про нього загальне уявлення, чи добірку найцікавіших матеріалів, передрукованих з інших видань. Дайджести можуть бути неперіодичними, періодичними та продовжуваними. Дайджестом також називають короткий виклад чого-небудь.

Дайджест - це вторинний документ, результат аналітико-синтетичної обробки первинних документів, який містить новий текст “під завдання”: під рішення, яке приймає керівник; під навчальне завдання, запропоноване студентам; під потреби педагога, бізнесмена, які мають використати новий матеріал і т. д. Дайджест має проблемно-тематичне спрямування.

Структура дайджесту має такий вигляд: титульна сторінка; зміст; передмова (від укладача); основний текст, звично розділений на параграфи; список використаних джерел; додатки -ілюстративний матеріал — таблиці, графіки, діаграми, які розкривають основний текст); словник або глосарій основних термінів (у разі необхідністі).

Дайджести створюють у друкованій або електронній формі на замовлення споживачів.

Прикладом аналітичного вторинного документа є досьє.

Досьє — це формалізований, тобто складений за певним планом вторинний документ, який містить розгорнуту характеристику об’єкта (окремої особи, організації, товару або послуги і т. д.).

Досьє створюють шляхом аналітико-синтетичної переробки значної кількості первинних документів і постійно актуалізують, оскільки фактичні дані швидко змінюються.

Якщо досьє створюють на особу (персональна БД типу “Хто є хто в науці”), то в ньому фіксується: прізвище, ім’я, по батькові; науковий ступінь, вчене звання, нагороди; місце роботи, посада; рік народження; біографічні дані; напрями діяльності; публікації, винаходи; публікації про певну особу; членство в організаціях, редакціях, радах, спілках; джерела виявлених відомостей.

Якщо досьє створюють на організацію, то фіксують: повну назву організації; рік заснування; адресні дані; юридичну особу; номер і дату видачі ліцензії; сферу діяльності; товари, що виробляються (послуги, що надаються); умови продажу товарів або надання послуг; ділові партнери; відгуки про дану організацію (включно з дипломами конкурсів, виставок, нагород, компрометуючі відомості); членство в міжнародних, національних і регіональних асоціаціях; добродійна діяльність; джерела виявленої інформації.

Досьє може складатися на довгострокові соціально-економічні, науково-технічні й культурні програми (проекти) міжнародного, національного або регіонального рівнів. У цьому разі досьє містить такі позиції: назва програми (проекту); назва підпрограми; категорія (міжнародна, всеукраїнська, регіональна, галузева); організації-учасники (розробники); координатор (керівник); джерела фінансування; інвестор, спонсор; термін та етапи розробки; основний зміст (у цілому і за етапами); кінцеві результати; стадія реалізації на поточний момент; джерела виявлених відомостей.

Складаючи досьє, використовують дані з різноманітних джерел (довідників, газетних і журнальних публікацій, матеріалів виставок, рекламних проспектів, ресурсів Інтернет тощо), доповнюючи результатами опитування компетентних осіб.

Аналогічними за змістом досьє про організацію (установу) є прес-релізи.

Прес-реліз — листівка, спеціальний бюлетень або брошура, головним чином, з офіційним повідомленням для органів масової інформації.

До прес-релізів висувають такі інформаційні вимоги:

1)зацікавленість споживачем (інформативність);

2)змістовність (інформаційна місткість);

3)яскравість у рекламному оточенні (контрасність);

4)виразність основних елементів (первинна фіксація уваги);

5)запам’ятовуваність (вторинна фіксація уваги — зворотна інформація);

6)вчасність — необхідність для певних споживачів у потрібний час [18, с. 329].

1.2 Загальна методика створення інформаційно-аналітичного документа

Аналітичні документи дають змогу уявити інформаційну модель проблеми. Це, перш за все, аналітичний огляд, інформаційно-аналітична довідка, інформаційний звіт про діяльність тощо. Саме ці документи, створювані внаслідок аналітико-синтетичної переробки інформації з первинних документів, дають змогу всебічно висвітлити проблемну ситуацію. Для створення таких документів застосовують як загальнонаукові методи, так і інформаційно-прогностичні методики (контент-аналіз, івент-аналіз, моделювання, когнітивне картування і т. ін.) [18, с. 321].

Різноманітні інформаційні документи об'єднані цільовим призначенням і методикою підготовки.

Загалом уже склалася певна методика підготовки інформаційних (вторинних) документів: загальна (для всіх видів) та часткова (для певного виду).

Загальна методика підготовки інформаційного документа охоплює такі послідовні операції:

— уточнення інформаційної потреби споживача (споживачів) інформації, визначення кола і послідовності перегляду джерел;

— визначення цільового призначення інформаційного документа, який відповідає інформаційному запиту споживача;

— бібліографічний пошук і відбір існуючих інформаційних документів, що відповідають запиту споживача з метою відбору релевантних і пертинентних документів;

— по можливості повне виявлення первинних документів, профільних з інформаційним запитом споживача (інформаційна розвідка, попередній аналіз документів);

— критеріальний аналіз виявлених первинних документів та диференціація їх на "потрібні — непотрібні", відбір необхідних для здійснення аналізу і синтезу їх (проміжний аналіз);

— всебічний аналіз змістових і формальних характеристик первинного документа (документів) для безпосереднього включення в процес аналітико-синтетичної обробки (остаточний аналіз);

— логічне перетворення вилучених даних з метою отримання нової синтезованої інформації про предмет створення вторинного документа;

— визначення структури та послідовний виклад змісту вторинної інформації в інформаційному документі.

Вихідним для створення інформаційного документа є конкретний інформаційний запит споживача (споживачів), який відображає його потребу у вторинній інформації. Для того щоб мати повне уявлення про інформаційну потребу, створюють особливий пошуковий образ запиту (ПОЗ), який поєднує: чітке словесне (вербальне) формулювання змісту інформаційної потреби, її межі (тобто діапазон тематичних характеристик, формальних аспектів), глибину запиту (історія та (або) сучасний стан розвитку теми, проблеми, науковий і (або) науково-популярний рівень її викладу в первинних документах тощо).

Кожний первинний і вторинний документ має свій конкретний набір специфічних ознак, що створюють пошуковий образ документа: певний семантичний зміст, виражений у назві і в тексті, цільове призначення й адресність, характер інформації, автор (його авторитет), рік видання, місце виходу у світ та інші характеристики. Пошуковий образ документа (ПОД) - це узагальнена програма конкретного документа, його інформаційна формула [18, с. 295].

Відбір первинних документів для створення вторинних документів здійснюють шляхом зіставлення ПОЗ і ПОД.

Основним джерелом відомостей про первинні документи для виявлення та відбору їх є бібліографічні покажчики, БД, бібліотечні (карткові та електронні) каталоги. Саме в них створюють ПОД.

Виявлення первинних документів (або так звана інформаційна розвідка) дасть змогу по можливості якомога повніше визначити основне коло документних джерел інформації, що відповідають профілю інформаційних запитів споживачів: вітчизняних, зарубіжних, нових, за минулі роки тощо. Саме такий вичерпний масив з теми може стати об'єктом аналізу.

Всебічне вивчення змістових і формальних характеристик первинних документів "de vizu" дає можливість виявити ті з них, які відповідають набору пошукових ознак інформаційної потреби. До таких основних ознак належать: інформативність документа, новизна, повнота й обсяг релевантної інформації, актуальність. Інформативність документа — це кількість і якість інформації, цікавої для споживача. Основним показником інформативності є новизна інформації.

Критерій новизни, оригінальності документа має, як правило, подвійне значення: інформація може бути новою з погляду поінформованості споживача і з погляду розвитку тієї чи іншої галузі. У другому випадку інформацію називають оригінальною, первинною, такою, що не має аналогів у своїй сфері. Саме новизна інформації з погляду розвитку науки, техніки, економіки, культури є основним критерієм інформативності документа. Перевагу надають узагальнювальним документам, які підсумовують розвиток наукових, прикладних та інших досліджень.

Пріоритет надають документам, що мають підвищений попит користувачів.

У масиві виявлених джерел відбирають, як правило, те, що містить найбільшу кількість релевантних ідей з проблеми (теми) порівняно з іншими, поданих з високою інформативною компактністю, щільністю. Основна вимога — отримати максимум інформації при мінімумі тексту, малій кількості документів, забезпечити компактність і високу інформаційну місткість вторинного документа. Якщо з певної теми є кілька первинних документів, перевага надається тим із них, які мають найповніший обсяг профільної оригінальної інформації. Остаточно відбираючи первинні документи, їх відчужують від документного потоку чи масиву.

Остаточний аналіз первинних документів здійснюють шляхом всебічного виявлення змістових і формальних характеристик для синтезування, тобто поєднання виявлених під час аналізу розрізнених фактів і частин предмета, а також встановлення їхніх логічних і структурних зв'язків з метою пізнання предмета як єдиного цілого.

Теоретичною основою синтезування є закони, за допомогою яких розрізнений фактичний матеріал набуває єдиного смислового змісту. У такий спосіб встановлюють дійсне значення одиничних випадкових фактів, положень, явищ, процесів. У процесі семантичного (змістового) і структурного аналізу та синтезу первинної інформації утворюється нова вторинна інформація, за допомогою якої можна визначити тенденції розвитку науки, техніки і виробництва. Інформування споживачів у масиві первинних документів у згорнутому, узагальненому вигляді дає змогу, по-перше, підвищити науковий рівень прийняття управлінських та інших рішень; по-друге, знизити вартість наукових і практичних розробок; по-третє, скоротити термін дослідження або прийняття рішення.

Оціночні фактори синтезування інформації відіграють важливу роль у вирішенні наукових і практичних завдань, визначають форму і зміст інформаційних документів. До них належать: цільове призначення, тематичні межі, рівень узагальнення, глибина згортання інформації [18, с. 298].

Загальну методику, яку застосовують для створення інформаційних документів, використовують і в процесах пізнавальної діяльності. Більшості видів інформаційних документів властиві елементи наукової, інтелектуальної праці. Однак визначальним критерієм, що дає змогу виділити інформаційні документи із сукупності інших документів-результатів науково-пізнавальної діяльності, є їхнє цільове призначення. Завдання інформаційних документів — допомогти споживачеві в пошуку необхідної первинної інформації; сконцентрувати його увагу на найважливіших джерелах, підготувати основу для виходу з проблемної ситуації шляхом надання її інформаційної моделі. Таким чином, цільову установку створення інформаційних документів визначають тим, як вони виконують допоміжну функцію стосовно сфери, що обслуговується. Інформаційні джерела постачають споживачів фактами, даними, інформацією, необхідними для вирішення наукової, практичної проблеми чи прийняття управлінського рішення. Отже, сутнісні властивості інформаційного документа дають змогу розглядати його як результат переробки вихідної інформації, що сприяє переходу її на вторинно-документальний рівень шляхом створення похідного (вторинного) документа [18, с. 300].

Процес підготовки різних інформаційних документів проходить в декілька етапів, але серед можливих варіантів і відмінностей все одно можна вирізнити ті етапи, які властиві процесу підготовки будь-якого інформаційного документа.

Основні етапи підготовки інформаційних документів:

I етап — пошук та виявлення інформації, відповідної запиту.

II етап — відбір документів, їх попередня систематизація.

III етап — аналіз змісту вихідних документів, відбір інформації, потрібної споживачеві.

IV етап — узагальнення відібраної інформації.

V етап — написання тексту інформаційного документа [26, с. 20].

У загальному вигляді методика створення аналітичних документів — це методика інформаційного аналізу і синтезу, тобто зосередження на основних положеннях, фактах, даних з відкиданням надлишкової інформації. Більшість із зазначених інформаційних документів мають містити так звані вивідні знання про тенденції розвитку проблеми та шляхи її вирішення. Наявність нового (вивідного) знання в таких документах породжує суперечність щодо зарахування їх до вторинних. Методи, які застосовують для створення аналітичних оглядів, інформаційно-аналітичних довідок, аналітичних записок та інших інформаційних документів, широко використовують у процесах науково-пізнавальної діяльності. Саме тому аналітично-синтетична обробка документів належить до рівня наукової обробки документів [18, с. 322].

Так, складаючи огляд, застосовують методи, властиві процесам підготовки інших документів: інформаційний аналіз, абстрагування, синтез, узагальнення тощо. Саме створюючи оглядові документи, передбачають як критичну оцінку наявної інформації, так і використання елементів наукового дослідження цієї інформації для одержання вихідного знання про стан і тенденції розвитку проблеми.

Саме орієнтація на передбачення, виявлення тенденцій розвитку ситуації обумовлює переважне застосування різних аналітичних методів опрацювання інформації (інформаційний аналіз, джерелознавчий, ситуаційний, контент, івент-аналіз та ін.). Передбачення шляхів розвитку ситуації потребує узагальнення відомостей та їх оцінки. Отже, методи узагальнення, абстрагування, моделювання, когнітивного картирування теж входять в коло засобів ІАД. Крім методів створення та поширення вторинної інформації, до засобів ІАД належать джерела одержання інформації, матеріально-технічні засоби переробки та розповсюдження інформації. Саме у сфері політики, економіки, управління широко застосовуються комп’ютерні технології.

Результатом ІД є інформаційна продукція, але виходячи з уже визначених нами особливостей, бачимо, що основним результатом ІАД будуть такі вторинні документи, що є інформаційною моделлю не первинного документа, а моделлю проблеми. Це інформаційні документи, які містять так зване вивідне знання у вигляді висновків, рекомендацій, прогнозів. Це насамперед огляди, інформаційно-аналітичні довідки, оглядові довідки, інформаційні звіти про діяльність. До різновидів оглядової інформації ми відносимо також інформаційні релізи, підготовка яких потребує аналізу первинної інформації, її розподілу на основну та надлишкову, відкриту та конфіденційну, головну та периферійну. Інформаційні документи з наявністю прогнозу розвитку проблемної ситуації є засобом інформаційного управління [18, с. 16].

Саме орієнтація на передбачення, виявлення та прогноз тенденцій розвитку ситуації обумовлює застосування різних аналітичних методик опрацювання вихідної інформації (інформаційний аналіз, контент-аналіз, інвент-аналіз, аналіз процесу прийняття рішень, когнитивне картирування тощо). Передбачення шляхів розвитку ситуації потребує не тільк узагальнення виявленої інформації, а також її оцінки.

Наявність в інформаційно-аналітичних дослідження “вивідного знання” робить їх надійним підґрунтям прийнятті управлінських рішень. Це в свою чергу визначає місце інформаційно-аналітичних документів у структурі інформаційних ресурсів [25, с. 15].

Створення оглядових та аналітичних документів потребує професійної підготовки їхніх авторів і як висококваліфікованих фахівців з цієї проблеми, і як інформаційних працівників, котрі володіють методами аналізу і синтезу інформації. Цінність оглядово-аналітичних документів пов’язана з можливістю швидкого "входження" з їхньою допомогою в певну проблематику, а також з тим, щоб скласти уявлення про перспективні напрями її розвитку. Між оглядовими та аналітичними документами багато спільного, тому їх часто розглядають як змішаний вид вторинних документів — оглядово-аналітичні документи [18, с. 313]

Розділ 2. Система та загальні підходи до інформаційно-аналітичного забезпечення управління установи

2.1 Сутність інформаційного забезпечення управління

Інформаційне забезпечення - сукупність процесів з підготовки і надання спеціально підготовленої інформації для вирішення управлінських, наукових, технічних та інших завдань у відповідності з етапами, їх розв’язання.

Інформаційне забезпечення - комплекс методів, засобів документаційного, фактографічного і концептографічного обслуговування, використовуваних для задоволення інформаційних потреб у конкретній науково-технічній ситуації або у вирішенні управлінських задач.

Інформаційне забезпечення управління – це організація цілеспрямованих масивів інформації й інформаційних потоків, яка включає збирання, зберігання, опрацювання і передавання інформації (в тому числі із використанням комп’ютерних інформаційних систем) з метою аналізу, одержаних результаті для підготовки, обґрунтування і прийняття управлінських рішень органами управління.

Документне забезпечення управління (ДЗУ) охоплює питання документування організації роботи з документами в процесі здійснення управління і систематизації архівного збереження документів [2, с. 26].

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6