Оглядово-аналітичні документи

Визначення поняття “інформаційне забезпечення”, наведені в різних наукових джерелах, висвітлюють мету інформаційного забезпечення, його об’єкт, засоби здійснення - процесуально-діяльнісну та інформаційно-ресурсну складові.

Інформатика і менеджмент на сучасному рівні розвитку суспільства не тільки взаємозалежні, а й взаємопов’язані. Так, за допомогою інформатики організовується повна і всебічна інформованість (інформаційне забезпечення) всього керівного складу і фахівців про внутрішній стан підприємства, процеси та явища в їхньому взаємозв’язку, які відбуваються або на об’єкті управління, а також про зовнішнє середовище.

Тож для вироблення та прийняття конкретного управлінського рішення той чи інший менеджер має бути забезпечений об’єктивною, повною, вірогідною і наданою в потрібний час інформацією. Зважаючи на те, що управління є процесом безперервним, він має безперервно отримувати таку інформацію [20, с. 11].

В соціально-економічних системах, до яких структурно входять різноманітні об’єкти управління різних рівнів, регулярно збільшуються обсяги інформації, яка використовується в процесах управління.

Отож, інформаційна система – це сукупність різноманітних взаємопов’язаних усебічних відомостей про стан об’єкта управління та процеси, що відбуваються на ньому і які виражені в показниках і інших інформаційних сукупностях, зібраних та оброблених за допомогою технічних (інформаційних і обчислювальних) засобів за визначеною методикою та заданих алгоритмах, і які відповідають вимогам керівної системи при її впливі на керовану.

Тому, для розв’язання проблеми спільного використання інформаційної системи створюється інформаційне забезпечення.

Інформаційне забезпечення є базою, на якій ґрунтується управлінська діяльність. Інформацію тут слід розглядати як певну сукупність різних повідомлень, відомостей, даних про відповідні предмети, явища, процеси, відношення та ін. Ці відомості систематизовані і перетворені у придатну для використання форму, відіграють в управлінні надзвичайно важливу роль.

Під інформаційним забезпеченням розуміють сукупність форм документів різних видів призначення, нормативної бази та реалізованих рішень щодо обсягів розміщення і форм існування, інформації, яка використовується в інформаційній системі, під час її функціонування на об’єкті управління (згідно ГОСТ 34.003-90 “АС Термины и определения”).

Основні вимоги до інформаційного забезпечення (ГОСТ 24.104-85 “Автоматизированные системы управления. Общие требования”) такі:

§  Інформаційне забезпечення має бути достатнім для використання всіх функцій інформаційної системи, які автоматизуються;

§  Для кодування інформації, що використовується як на об’єкті управління, так і на вищому рівні, необхідно використовувати погоджені класифікатори, які в них є;

§  Інформаційне забезпечення даної інформаційної системи має бути поєднане з інформаційним забезпеченням інших систем з якими воно взаємодіє;

§  Форми документів і відеокадрів, які вводяться системою, мають відповідати вимогам стандартів, технічним характеристикам терміналів, а також погодженні з замовником;

§  Сукупність інформаційних масивів організується у вигляді бази даних на машинних носіях;

§  Інші вимоги.

Інформаційна система, що характеризує внутрішній стан і процеси, які відбуваються на об’єкті управління та його зовнішнє середовище, а також є моделлю цього об’єкта – це система автоматизованого збирання й обробки інформації. Вона є основою для організації системи об’єктивного інформаційного забезпечення організації [27, с. 23].

Управління процесами опрацювання інформації є змістом документаційного забезпечення управління.

Тільки систематизована інформація дає можливість керівнику визначати ефективність організаційно-економічних, соціальних та інших заходів, а також залежно від умов, які складаються, змінювати накреслену програму. Чим краще поінформований керівник, тим більш оперативні і вищі за якістю його рішення.

Суб’єкт управління, виробляючи управлінські рішення, передає їх об’єкту управління.

Ефективність функціонування установи в основному визначається продуктивністю діяльності спеціалістів, особливо у питаннях створення нової інформації. Спеціалісти забезпечують практично всю інформаційну підготовку для прийняття рішення керівником. Вони є основними виконавцями документів, визначають їх якість.

Основний клас завдань, притаманний офісу – документаційне забезпечення управління. Незалежно від класу завдань, рішення будь-якого з них передбачає проведення великого обсягу типових офісних робіт, які включають:

§  Опрацювання вхідної і вихідної інформації: читання і відповіді на листи (як електронні так і звичайні, написання звітів, та іншої документації, яка може містити також малюнки і діаграми;

§  Збирання і подальший аналіз деяких даних, наприклад: звітності за певні періоди часу, за різними підрозділами або організаціями , яка задовольняє різні критерії відбору;

§  Збереження інформації, яка надійшла, забезпечення швидкого доступу до неї і пошук необхідної у даний момент інформації.

Діяльність має бути чітко скоординована між особами, які її виконують; повинні бути забезпечені тісні зв’язки, які дозволяють обмінюватися інформацією у короткі терміни, а процес руху документів має бути ефективно організований.

Діяльність у галузі інформаційного управління пов’язана з проведенням таких видів робіт:

1. Виявлення кола управлінських завдань, які розв’язуються як на рівні організації, так і в кожному з їх підрозділів.

2.Оцінка значущості окремих напрямів діяльності організації на певних етапах її розвитку.

3.Уточнення складу і структури інформаційних матеріалів, необхідних для забезпечення управлінських рішень.

Інформаційну складову управлінської праці становить збирання, зберігання, опрацювання і передача інформації (Додаток 1).

Будь-який вид виробничо-економічної діяльності ґрунтується на відповідному інформаційному забезпеченні, у тому числі економічною кон’юнктурною, науково-технічно, оглядово-аналітичною, фактографічною та іншою інформацією.

Під інформацією розвитку системи розуміють відомості, що містять результати науково-технічних досягнень, які можуть бути використані для докорінної перебудови системи. Умовність цього поділу підтверджується конвергенцією на практиці зазначених видів діяльності, що викликано спільною структурою діяльності – об’єктом (документо-інформаційним ресурсом) технологією чи іншими структурними компонентами. Виходячи з цього умовного поділу, діяльність спеціалістів у галузі документно-інформаційних ресурсів можна поділити на діяльність у галузі документаційного забезпечення системи управління або документування управлінської діяльності і діяльності у галузі інформаційно-аналітичного забезпечення, які разом є складовими інформаційного забезпечення діяльності підприємства.

Таким чином, організація інформаційної діяльності в установах та інформаційного забезпечення управління є самостійним видом, а інформаційні підрозділи установ, будучи функціонально включеними до відповідних організаційних структур, виконують специфічні функції управління інформаційною діяльністю, системного аналізу інформаційних потоків і застосування методів інформаційної логістики до руху цих потоків як у середині організації так і стосовно зовнішнього середовища [21, с. 49].

Новим концептуальним підходом до побудови інформаційно-аналітичної системи управління є її багаторівнева структура, тобто, структура, при якій різні інформаційні потоки генеруються, обробляються, накопичуються та використовуються на різних рівнях системи: центральному (інформаційно-аналітичні служби вищих органів державної влади), крайовому (крайові інформаційно-аналітичні служби), обласному (інформаційно-аналітичні відділи в облдержадміністраціях) та районних (районні і міжрайонні інформаційно-аналітичні служби). Введення крайового рівня інформаційно-аналітичної системи органів державного управління диктується необхідністю реформи територіального устрою України як необхідного кроку демократичного розвитку. Запропонований проектом концепції адміністративно-територіальної реформи перехід від областей до втричі меншої кількості країв дозволить створити в крайових центрах могутні інформаційно-аналітичні служби. У такому випадку може відпасти необхідність організації інформаційно-аналітичних служб на районному рівні, їх функції візьмуть на себе обласні інформаційно-аналітичні служби.

Системоутворюючим принципом організації запропонованої системи інформаційно-аналітичного обслуговування є її функціональна єдність, органічний зв'язок кожного її рівня з реалізацією головної мети - забезпечення ефективного державного управління шляхом прийняття та реалізації науково обґрунтованих державно-управлінських рішень.

Функціональне призначення різних рівнів структурної організації інформаційно-аналітичної системи являє собою ступінь конкретизації цієї головної мети, шляхи реалізації загальної мети в окремих напрямах діяльності з урахуванням регіональних і місцевих особливостей [4, с. 2].

Структурно-функціональна схема організації багаторівневої системи інформаційно-аналітичного обслуговування органів державної влади в процесі прийняття та реалізації державно-управлінських рішень подана у Додатку 2.

Наведена у Додатку 2 схема відображає декомпозицію головної мети, що складається з інформаційно-аналітичного забезпечення прийняття і реалізації різноманітних державно-управлінських рішень, на більш конкретні завдання і функції, пов'язуючи їх зі структурою і конкретними можливостями матеріально-технічного та кадрового забезпечення.

Дана схема (Додаток 2) наглядно ілюструє внутрішню єдність, взаємну ув'язку головної мети, завдань, структури, функцій та матеріально-технічного, кадрового забезпечення в організації роботи багаторівневої інформаційно-аналітичної системи.

Незважаючи на те, що основні функції, як показано (Додаток 2), реалізуються на декількох рівнях, реального дублювання функцій не відбувається. Вказані функції носять загальний характер і пов'язані з більшим обсягом конкретних робіт, які виконуються кожним рівнем в різному масштабі.

Кожний організаційний рівень інформаційно-аналітичної системи розрахований на оперування визначеним обсягом інформації, тобто він повинен займатися збором, аналізом та розповсюдженням інформації в межах району, області, краю, країни. Збільшення кількості інформації, що проходить через рівень і обробляється в ньому, веде до зміни якості самого рівня, зміни його внутрішньої структури та функціонального призначення всередині системи. Обґрунтована чітка структура інформаційно-аналітичної системи буде забезпечувати її сталість, стабільність, єдність інформаційного простору, який вона покликана створити та ефективно використовувати в процесі прийняття та реалізації державно-управлінських рішень.

Саме структура інформаційно-аналітичної системи є головним фактором систематизації, упорядкування, структурування різноманітних різнопланових інформаційних потоків, що надходять у систему ззовні, перетворення їх на аналітичні матеріали, прогнози, рекомендації, консультації та надання цих продуктів перетворення інформаційним органам державного управління [11, с. 39].

2.2 Шлях інформаційного документа до споживача

Будь–яка сфера людської діяльності потребує інформаційного забезпечення. Жодне виважене рішення в науці, політиці, економіці чи в комерційній діяльності не можна приймати без належного інформаційного забезпечення. Тому кожна людина, в якій сфері вона б не працювала, послуговується документною інформацією, і має володіти основами її пошуку, аналізу, використання [18, с. 281].

Споживачем інформації може бути будь-яка людина або колектив, що потребує інформації, відібраної з масиву документних джерел і опрацьованої відповідно до інформаційної потреби. Іншими словами, споживач потребує документної, тобто зафіксованої на матеріальному носії, документографічної інформації, об’єктом якої є документ, його частина чи сукупність документів, що описують будь-який документ (документи); фактографічної інформації, що характеризує певний факт, подію чи їхню сукупність; концептографічної інформації, що характеризує певні ідеї, думки, концепції, погляди, уявлення; бібліографічної інформації, що містить відомості про документ ( про його частину чи документний потік, документний масив, ресурс, фонд). Таку інформацію створюють для інформування споживача про існування документа, його внутрішні (змістовні) та зовнішні (формальні) ознаки і властивості, для орієнтування в документному потоці, масиві, ресурсі, фонді. Цю інформацію може бути подано в будь-якій формі (усній, рукописній, друкованій, електронній тощо) як каталоги і картотеки, бібілографічні посібники, огляди і дайжести, а також як частини інших документів і т. д. Отже, йдеться про інформацію, яка є результатом наукової обробки первинних документів і має риси інформаційно-аналітичного дослідження.

Цільове призначення інформаційного документа визначається метою, яку ставить перед собою споживач. Інформаційні потреби споживача для вирішення конкретних завдань можуть бути різними:

—скласти уявлення про зміст первинних документів з теми (проблеми), яка його цікавить, з метою відбору цінних джерел для вивчення;

—оцінити стан і шляхи розвитку певної галузі науки або практичної діяльності з метою визначення значущості завдання, що вирішується, в колі інших проблем;

—використати в здійснюваній роботі новітні досягнення своєї та інших галузей науки, техніки, культури, мистецтва з метою підвищення ефективності створюваної технології, методики, моделі тощо;

—привернути увагу до проблеми, що вивчається, з метою показу позитивних і негативних сторін здійснюваних досліджень;

—оцінити інформаційну ситуацію в конкретній галузі науки з метою визначення найперспективніших напрямів вирішення поставлених завдань;

—визначити досягнутий рівень розвитку конкретної галузі науки і техніки й порівняти з ним рівень виконаної роботи;

—встановити наукову значимість теорій, концепцій, гіпотез, практичних рішень з метою використання їх у вирішенні конкретного завдання;

—виявити тенденції розвитку базової і суміжних галузей науки, техніки, економіки, управління, культури і визначити оптимальні показники соціальної, економічної, технологічної ефективності запропонованих рішень.

Рівень згорнутої інформації визначають за характером інформаційної потреби споживача і вимірюють відношенням обсягу інформаційного документа до загального обсягу розглянутих першоджерел. На рівень узагальнення впливають також такі чинники: широта тематичних інтересів споживачів, на які розрахований вторинний документ; щільність потоку документної інформації; час, який споживач може виділити для виявлення та вивчення інформації. Відповідно до інформаційного запиту (потреби) споживача визначають зміст, рівень згортання, характер вторинної інформації, форму її подання, види інформаційних документів, часткову методику створення їх.

До сфери наукової обробки документів входить систематичне визначення кола питань, що виникають у процесі базової (професійної) діяльності споживача. Тому завданням референтів-аналітиків є виявлення, відбір, аналітико-синтетична обробка документної інформації та підготовка на цій основі інформаційних документів. Її результат є не просто аналіз і згортання первинної інформації, а перетворення її на інформаційний засіб базової діяльності споживача інформації [18, с. 284].

Результати інформаційно-аналітичної діяльності, засоби для їх створення та процеси підготовки інформаційних документів об’єднує поняття “інформаційно-аналітичні дослідження”. Такі дослідження обумовлюють необхідність систематичного виявлення проблемних ситуацій базової діяльності споживача (чи проблемних питань галузі в цілому), що потребують розв’язання та підготовку інформаційних документів, які є підґрунтям для прийняття управлінських рішень.

Створення інформаційної продукції у сфері бібліографічної та науково-інформаційної діяльності потребує лише згортання первинної інформації з вихідних документів на рівень вторинно-документальної інформації. Тому для забезпечення споживачів інформацією достатньо створювати згорнуту інформаційну модель окремого документа (інформаційний реферат, анотація, бібліографічний опис, опис ключовими словами) або згорнуту інформаційну модель певного масиву документів (реферативний журнал, бібліографічний посібник). Такі інформаційні документи вимагають повноти, змістовності, об’єктивності, стислості та зрозумілості перетворення інформації. Головним принципом створення таких інформаційних документів є збереження семантичної адекватності інформації незалежно від її формальних перетворень. Зауваження та оцінка перетворюваних вихідних документів, зроблені від імені інформаційного посередника, виносяться у так звану область приміток. Це забезпечує об’єктивність передачі інформації, робить неможливим її перекручування та інтерпретацію з боку створювача вторинного документа. Що відносно системи “Документ — споживач” у зазначеному випадку переважає вплив елемента “Документ”, який обумовлює зміст вторинного документа та певним чином впливає на форму вторинного документа.

Інформаційно-аналітичні дослідження потребують пошуку й опрацювання не окремих документів, а вихідної інформації, що відповідає інформаційним потребам споживача. Тому для інформаційних документів, які створюються як результат інформаційно-аналітичних досліджень, основна мета полягає в створенні інформаційної моделі проблеми (теми запиту споживача інформації). Такі завдання виконують інформаційні документи з оглядовою інформацією. Огляд як інформаційний твір є не тільки узагальнюючою характеристикою вихідних джерел, а й надає висновки та рекомендації для розв’язання проблеми. Як інформаційна основа прийняття управлінських рішень і результат інформаційно-аналітичної роботи, огляд широко застосовується в економічній та політичній сферах. Існує багато різновидів інформаційних документів, створених за методикою огляду. До них можна віднести оглядові довідки, інформаційні довідки, інформаційні звіти, дайджести та ін. Названі інформаційні документи з наявністю прогнозу розвитку проблемної ситуації є засобом інформаційного управління. Таким чином, для забезпечення споживачів необхідною інформацією створюються оглядово-аналітичні документи, вихідні джерела яких є лише засобом виявлення та перетворення первинної інформації.

Провідним принципом підготовки таких інформаційних документів є необхідність надання згорнутої інформації, відповідної до теми запиту споживача, але достатньої для її використання без додаткового звертання до опрацьованих вихідних матеріалів. Безпосередня функція таких документів — це орієнтація в інформації з сутності проблеми. Допомога в орієнтації серед масиву первинних документів, можливість розгортання створеної інформації забезпечується за допомогою списка опрацьованих джерел. Проте це завдання є лише опосередкованою (похідною) функцією для інформаційно-аналітичних документів.

Для створення інформаційних документів такого напряму є можливість провести самостійне соціологічне, статистичне, маркетингове дослідження. У такому випадку результати проведеного дослідження будуть документально оформлені. Наявність у цих документах “вивідного знання” у вигляді висновків, рекомендацій, прогнозів є визначальною умовою опрацювання інформації. Тому в процесах інформаційно-аналітичної діяльності широко використовуються методи критичної оцінки інформації.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6