Организация личного трудового процесса руководителя

ΙΙ. АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ ЛИЧНОГО ТРУДОВОГО ПРОЦЕССА РУКОВОДИТЕЛЯ (НА ПРИМЕРЕ руководства АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА-КУРОРТА ЖЕЛЕЗНОВОДСКА)

ΙΙ.1 Внутренний трудовой распорядок руководителя Администрации города-курорта Железноводска

Структуру органов местного самоуправления города Железноводска составляют:

1) Совет города Железноводска – представительный орган города;

2) глава города Железноводска – глава городского округа;

3) администрация города Железноводска – исполнительно - распорядительный орган города;

4) контрольно-ревизионная комиссия Совета города Железноводска – контрольный орган города.

Администрация города Железноводска является исполнительно-распорядительным органом местного самоуправления городского округа, наделенным Уставом города полномочиями по решению вопросов местного значения и полномочиями для осуществления отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления города федеральными законами и законами Ставропольского края. Администрация города обладает правами юридического лица в соответствии с федеральным законодательством.

Организация и порядок деятельности администрации города, ее структурных подразделений определяются Уставом города-курорта Железноводска. Администрацией города руководит на принципах единоначалия глава города - Лозовой Виктор Иванович.

Управление своим рабочим временем – непростая задача для руководителя Администрации, так как на него ежедневно возлагается огромное количество дел как текущего, так и экстремального характера.

В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации и в целях обеспечения организации повседневной деятельности руководителя Администрации города-курорта Железноводска установлен следующий распорядок работы администрации города:

·                    начало рабочего дня - 8.45;

·                    конец рабочего дня - 18.30 (в пятницу - 17.15);

·                    перерыв на обед - с 12.45 до 14.15;

·                    выходные дни - суббота, воскресенье;

·                    предпраздничные дни - продолжительность рабочего дня, непосредственно предшествующего нерабочему праздничному дню, уменьшается на 1 час (ст.95 ТК РФ).

Необходимо заметить, продолжительность рабочего дня, перерыв на обед, выходные дни устанавливаются Правилами внутреннего трудового распорядка.

Кроме того, в Администрации города-курорта Железноводска определены дни и часы личного приема граждан.

·                      Глава администрации -1-я и 3-я среда - с 17.00 до 19.00 каждого месяца;

·                      заместители главы администрации:- вторник - с 15.00 до 18.00;

·                      руководители структурных подразделений администрации, имеющие собственную компетенцию по решению вопросов местного значения:

- понедельник - с 11.30 до 12.45; четверг - с 15.00 до 18.00.

Служебные совещания проводятся руководителем Администрации города-курорта Железноводска в соответствии с Регламентом Администрации города и Положением о порядке подготовки и проведения совещаний в администрации:

- по понедельникам - с 16.00 до 17.00.

Прием Главой администрации по служебным вопросам:

·                    руководителей городских организаций и учреждений - ежедневно - с 14.15 до 16.00;

·                    должностных лиц администрации и руководителей структурных подразделений администрации - ежедневно - с 16.00 до 18.15;

·                    заместителей главы администрации, начальников отдела кадров и общего отдела - по мере необходимости.

Таким образом, внутренний трудовой распорядок Администрации устанавливается “Правилами внутреннего трудового распорядка работы Администрации”, принимаемыми Постановлением Главы Администрации. При этом ответственность за организацию работы сотрудников аппарата, соблюдение ими внутреннего трудового распорядка возлагается на руководителей структурных подразделений.

Алгоритм составления распорядка недели руководителя Администрации города-курорта Железноводск выглядит следующим образом:

1.                 определение в соответствии с целями главных сторон деятельности;

2.                 определение в рамках целей основных задач;

3.                 распределение задач на те, которые выполняются самим руководителем, и те, которые делегируются;

4.                 составление распорядка недели с привязкой задач к конкретным ее дням и числам.

Классификация затрат рабочего времени руководителя позволяет выявить величину и причины потерь, а также не рациональных затрат рабочего времени. В этих целях изучим затраты времени руководителя Администрации на рабочем месте.

Изучение затрат рабочего времени проведем с помощью наблюдений фотографий рабочего времени.

Фотография рабочего времени — вид наблюдения, при котором измеряют все без исключения затраты времени, осуществляемые исполнителем (исполнителями) за определенный период работы (например, за смену или ее часть). Она проводится главным образом для выявления потерь рабочего времени, установления причин, вызывающих эти потери, и разработки необходимых организационно-технических мероприятий по их устранению.[13]

Пример формы карты самофотографии рабочего времени руководителя Администрации города-курорта Железноводска представлена в таблице 1.

Таблица 1

Карта самофотографии рабочего времени руководителя

Фиксирование затрат рабочего времени по элементам производится шифром, соответствующем выполняемой работе. Классификатор затрат рабочего времени руководителя представлен в Приложении №1.

Учет выхода на работу сотрудников ведется секретарями руководителей или другими уполномоченными на то работниками. Табель учета на работу подписывается руководителем структурного подразделения и в установленные сроки передается в бухгалтерию.

За добросовестное отношение к работе с учетом эффективности и качества работы работники аппарата могут быть представлены к награждению государственными наградами. Грамотой Администрации, Благодарственным письмом или другими видами поощрения. По ходатайству руководителя структурного подразделения работник аппарата может премироваться и ему может оказываться материальная помощь. Вопросы премирования и оказания материальной помощи работникам аппарата Администрации регламентируются Постановлениями и Распоряжениями Главы Администрации. Но за допущенные нарушения трудовой и служебной дисциплины по предложению руководителя структурного подразделения к работнику могут применяться меры дисциплинарного или административного воздействия, вплоть до освобождения от занимаемой должности. Материально-техническое обеспечение работы сотрудников аппарата Администрации и транспортное обслуживание возлагается на административно-хозяйственный отдел Администрации. Для получения оргтехники, канцтоваров, проведения ремонтных работ руководители структурных подразделений подают заявку в административно-хозяйственный отдел.

Итак, эффективно управлять своим временем руководитель Администрации может только при условии четкого выделения приоритетов и отношения ко времени как к ценнейшему ресурсу или капиталу, который нужно инвестировать с учетом долгосрочной отдачи и максимально полезного эффекта.

ΙΙ.2 Исследование объективных условий делегирования полномочий руководителем Администрации города-курорта Железноводска

Сегодня руководитель Администрации города-курорта Железноводска не в состоянии единолично решать все возникающие управленческие проблемы, даже непосредственно входящие в круг его служебных обязанностей. Поэтому, сохраняя за собой выработку стратегии, контроль и общее управление, он передает решение менее значительных проблем и необходимые для этого права конкретным подчиненным.

Распределение задач (заданий) между исполнителя в Администрации осуществляется путем передачи им определенных обязанностей, которые они должны выполнять, и вместе с тем – определенных прав, без которых они эти задачи (задания) выполнить не смогут. Процесс такого распределения обязанностей и прав, ответственности и полномочий по уровням управления называется делегированием полномочий.

В Администрации города-курорта Железноводска, прежде всего руководитель делегирует обязанности подчиненным по выполнению определенного круга задач. Тем самым устанавливает ответственность подчиненного за результаты их выполнения перед ним. В зависимости то результата следует вознаграждение или наказание.

Принимая полномочия, работник Администрации города-курорта Железноводска, принимает на себя и ответственность иного рода – ответственность за правильное применение этих полномочий, не нарушая их пределов. Если работник Администрации города-курорта Железноводска допускает выход за эти пределы, то может быть обвинен в «превышении должностных полномочий».

Но, несмотря на то, что руководитель Администрации вместе с частью полномочий делегирует подчиненному ответственность, он все равно несет полную ответственность в объеме, соответствующем полному объему его собственных полномочий.

Обычно руководитель Администрации города-курорта Железноводска передает линейные полномочия, то есть непосредственно к заместителю и далее – к другим подчиненным.

Обычно руководитель Администрации делегируются следующие виды полномочий:

·                    решать частичные, узкоспециальные проблемы, в которых исполнители разбираются заведомо лучше руководителя и прекрасно это понимают;

·                    осуществлять подготовительную работу (обобщение материала, формулировка первичных выводов, написание различных проектов), носящую в большинстве случаев рутинный характер, но, тем не менее, позволяющую продемонстрировать свои способности;

·                    присутствовать на мероприятиях информационного характера, выступать с сообщениями, делиться опытом.

В то же время, ни при каких обстоятельствах руководитель Администрации не делегирует решение проблем, связанных с выработкой политики и стратегии; особо важных и срочных; предполагающих действия в условиях критических ситуаций или повышенного риска; общее руководство; рассмотрение конфиденциальных вопросов; поощрение и наказание сотрудников (только выработка для этого нормативов).

Процесс делегирования полномочий обычно тщательно планируется отдельно по каждой задаче. При необходимости разрабатываются графики работы и контроля и создаются инструкции, определяющие границы ответственности. Подчиненные заблаговременно знакомятся с этими документами и могут вносить в них предложения и поправки.

Контроль над осуществлением полномочий возложен на самих исполнителей с периодическим информированием руководителя, осуществляться последним в обычном режиме, быть специальным в отношении отдельных моментов (тогда имеет место так называемое выборочное делегирование). При необходимости постоянного сплошного контроля полномочия не делегируются.

В целях оперативного решения текущих вопросов, руководствуясь Уставом Администрации города, руководитель Администрации города-курорта Железноводска делегирует:

1. Первому заместителю главы администрации по городскому хозяйству полномочия по рассмотрению и подписанию Постановлений и распоряжений главы администрации города Железноводска:

·                   О переводе (отказе в переводе) жилого (нежилого) помещения в нежилое (жилое) помещение.

·                   О согласовании переустройства и (или) перепланировки жилого помещения.

·                   О проведении принудительных мероприятий по демонтажу рекламных конструкций и временных строений.

·                   . О проведении принудительных мероприятий по уборке самовольно установленных и бесхозяйных объектов.

·                   Об утверждении городских регулярных маршрутов для выполнения перевозок-пассажиров.

·                   Входящей корреспонденции по вопросам городского хозяйства и организации управления администрации, в том числе обращений органов государственной власти, органов местного самоуправления, правоохранительных и судебных органов, юридических и физических лиц, определение ответственных должностных лиц и сроков исполнения, осуществление контроля за исполнением обращений, за исключением корреспонденции, получаемой от организаций (лиц), перечень которых утвержден распоряжением главы администрации.

2. Первому заместителю главы администрации по социально-экономическому развитию города и муниципальной собственности полномочия по рассмотрению и подписанию: Постановлений и распоряжений главы администрации города Железноводска:

·                   О принятии имущества в муниципальную собственность.

·                   Об утверждении перечня имущества, составляющего собственность муниципального образования.

·                   Об утверждении показателей финансово-хозяйственной деятельности муниципальных предприятий.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5