Основной задачей секретарской службы является документационное и
организационное обеспечение деятельности организации (подразделения) и ее
руководства вне зависимости от объемов функций данной организации и
специфики ее деятельности. В соответствии с объемами работ секретарская
служба может исполняться одним лицом или группой лиц, например
секретариатом. Если секретарские обязанности выполняет группа лиц, то
составляется документ, в котором перечисляются выполняемые операции и лица,
за которыми они закрепляются. Предусматривается также выполнение операций
за отсутствующих по тем или иным причинам (отпуск, болезнь и т.п.) другими
сотрудниками данного подразделения. Все операции, выполняемые секретарской службой, разделяются на две группы:
документационные и организационные. В состав документационных операций входят: 1. Прием и регистрация входящих документов. Передача документов на
рассмотрение руководству и их получение от него с указаниями и резолюциями
о порядке исполнения этих документов. 2. Прием и отправка исходящих документов. 3. Прием документов от работников организации:
для передачи на рассмотрение руководству;
для изготовления документов по установленной форме
(на бланках, машинописным способом и т.п.);
для копирования и размножения.
4. Передача работникам организации документов:
поступивших от руководства с резолюциями;
направляемых в соответствии с имеющимся в организации указателем
распределения поступающих документов;
поступивших после изготовления, копирования (размножения). 5. Контроль за исполнением документов и поручений руководства. 6. Оформление и хранение документов, а также печатей, штампов и бланков. 7. Составление и изготовление документов в соответствии с поручениями и
указаниями руководства, изготовление и выдача копий. 8. Обеспечение сохранности документов.
В состав организационных операций входят: 1. Подготовка рабочего места руководителя. 2. Подготовка штатных средств оргтехники и рабочего места. 3. Организация приема посетителей, вызов сотрудников организации. 4. Организация телефонных переговоров, выдача справок по телефону. 5. Подготовка служебных командировок руководства. 6. Подготовка совещаний, заседаний. 7. Подготовка материалов по указанию руководства. Входящие документы могут
поступать к секретарю следующими путями:
1. От специализированных делопроизводственных подразделений организации
(например, от канцелярии, отдела правительственной почты и т.п.).
2. От учреждений связи.
3. От отдельных должностных лиц (например, курьеров) родственных и
сторонних организаций.
4. От отдельных граждан.
В ходе приема документов, поступивших от специализированных
подразделений, проверяется наличие регистрационно-контрольных карточек к
этим документам, соответствие заполненных реквизитов содержанию документа,
правильность направления документов в данную организацию.
В ходе приема документов, поступивших от учреждений связи и т.д.,
проверяется наличие содержимого в конвертах, правильность адресования
документа. В случае обнаружения недостачи вложений или неправильного
адресования составляются соответствующие акты, направляемые адресатам в
установленном порядке.
Регистрация входящих документов осуществляется после их приема от
специализированных делопроизводственных подразделений или от учреждений
связи, от специальных курьеров из родственных и сторонних организаций.
Регистрация в зависимости от объемов поступления может вестись в
журналах или на регистрационно-контрольных карточках. В формах журналов и
карточек должны быть предусмотрены следующие графы: входящий номер и дата
поступления документа; корреспондент (наименование организации, фамилия и
должность лица, подписавшего документ, а в телеграммах — место
составления); дата и номер самого документа; краткое содержание документа и
его вид (для записи этого реквизита отводится не более пяти строк при одном
межстрочном интервале; в тексте не следует употреблять латинские буквы,
знаки переноса и номера; при необходимости знак номера обозначается HP);
количество листов основного документа и приложений к нему. Количество регистрационно-контрольных карточек к документам определяется
инструкцией по делопроизводству конкретной организации. Для ускорения документационных операций в организациях следует
разрабатывать дополнительные справочно-информационные документы, в число
которых входят: перечень документов, не подлежащих регистрации; указатель
распределения документов, поступающих в Организацию. В состав перечня документов, не подлежащих регистрации, следует включать
(примерно) следующие виды документов:
повестки, извещения о проведении коллегий, заседаний и т.п.; письма
подведомственных организаций, присланные в копии для сведения об исполнении
поступивших в их адрес распорядительных документов; поздравительные письма,
телеграммы и открытки; статистические отчеты по формам Госкомстата СССР;
прейскуранты и каталоги; нормативные документы Госстандарта и его органов;
ведомственная техническая литература; рекламные материалы и т.д. Указатель
распределения содержит перечень направлений работы организации с указанием
должностных лиц, ответственных за выполнение работ по этим направлениям.
Например, вопросы строительства — заместитель директора по строительству;
вопросы транспорта — помощник директора; вопросы научно-исследовательских
разработок — главный инженер. Все документы подобного рода должны быть согласованы с заинтересованными
лицами и утверждены руководством организации. После предварительного
разбора поступивших документов секретарь организует их доставку по
назначению. Такая доставка осуществляется следующими путями: через
имеющуюся курьерскую службу; путем вызова специалистов; личной доставкой;
использованием технических средств (например, пневмопочтой). Документы, требующие рассмотрения непосредственно руководством
организации, представляются в соответствии с имеющимися регламентами
(например, в течение 2 ч с момента поступления, во второй половине дня и
т.п.). При этом необходимо учитывать сроки предполагаемого исполнения
входящих документов (например, документы, поступившие от высших инстанций,
следует передавать на рассмотрение немедленно после их поступления). По
возможности (или по указанию руководства) секретарь при передаче документов
прилагает к ним справки о наличии документов по данному или схожему
вопросам, ранее исполнявшимся в организации. К Подготовке этой справки
можно привлекать специалистов
из подразделений организации. В случае наличия более расширенных комплексов
материалов по рассматриваемому вопросу (например, дела) их также следует
представлять руководителю. Секретарь может также обратиться к руководителям
подразделений с информацией о поступлении документа по тематике работы
данных подразделений. Целесообразно осуществлять предварительный подбор
(при помощи специализированных подразделений, например отдела
стандартизации, научно-технической библиотеке и т.п.) справочно-
информационных материалов, необходимых для работы с поступившими
документами. Подбором справочно-информационных материалов для работы
руководителя секретарь занимается постоянно. Передаваемые на рассмотрение руководству документы вместе с подобранными к
ним материалами следует дометать в папки со специальными надписями
(например, на рассмотрение), в которых должна проставляться дата передачи
документов. После получения документов от руководства секретарь вносит в
регистрационно-контрольные карточки соответствующих документов следующие
сведения: резолюцию руководителя (записывается под текстом краткого содержания
документа, отделяемого от него словом «резолюция» и указанием должностного
лица, составившего эту резолюцию); дату направления документа на исполнение; наименование структурного подразделения, куда направляется документ на
исполнение; фамилию и инициалы должностного лица, которому поручается исполнение
документа; установленный срок исполнения; дату передачи документа на исполнение. После заложения регистрационно-контрольных карточек документы передаются
исполнителям под расписку или в специальном журнале, или на одном из
экземпляров карточек, из которых секретарь формирует, комплектует и ведет
контрольную картотеку. Если работа над документом требует участия двух и более исполнителей, то
ответственным исполнителем считается должностное лицо, указанное в
резолюций первым. При необходимости секретарь может скопировать документ в
нужном количестве экземпляров. По требованию ответственного исполнителя
секретарь предлагает другим соисполнителям представлять ответственному
исполнителю материалы, необходимые для обобщения и подготовки ответа.
Передача документов на исполнение от одного должностного лица другому
должна проводиться только через секретаря, который делает отметки об этом в
регистрационных документах. В ходе приема и регистрации исходящих
документов секретарь проверяет соответствие бланка, правильность
оформления, наличие виз, подписей и приложений, а также отметок об
исполнителе. Если исходящий документ является ответом на ранее поступивший документ, то
в регистрационно-контрольной карточке на этот документ делается
соответствующая запись, в которой содержатся номер, дата исходящего
документа и фамилия подписавшего его лица. На инициативный исходящий
документ составляется регистрационно-контрольная карточка в количестве
экземпляров, предусмотренном действующей в данной организации инструкцией
по делопроизводству. На базе этих карточек составляется и ведется учетно-
контрольная картотека. Отправка исходящих документов в случае отсутствия в организации
специализированного подразделения осуществляется секретарем в соответствии
с почтовыми правилами Минсвязи СССР. Вид почтового отправления (простое,
заказное, ценное) и степень срочности предлагаются исполнителем. Причем
секретарь может по согласованию с ним внести изменения в эти предложения
(например, изменить форму «ценное» на «заказное» и т.п.). Основанием для
таких изменений может быть отсутствие достаточных средств на почтовые
расходы, изменение содержимого отправления и т.д. На конвертах проставляются почтовые адреса получателя и отправителя. Перед
упаковкой (конвертованием) проверяется правильность заполнения почтовых
реквизитов (в этой связи при наличии группы постоянных адресатов
рекомендуется изготовление конвертов или ярлыков с заранее отпечатанными
адресами), наличие приложений. На заказную почту составляются реестры в
установленном порядке. При наличии в организации франкировальных,
номенклатурно-адресовальных, маркировальных машин эксплуатация их
осуществляется секретарем или лицом, ответственным за техническое состояние
средств оргтехники во всей организации. Срочная корреспонденция в пределах данной местности доставляется
специально выделяемым сотрудником, делающим запись о вручении в разносной
книге.
Прием документов от сотрудников организации секретарь осуществляет в
течение всего рабочего дня или по специальному расписанию в зависимости от
характера передаваемой документации. Так, прием документов для размножения
может быть регламентирован порядком работы соответствующего подразделения и
т.п.
Принимая от работников документы для последующей передачи их
руководителю, секретарь обязан выяснить характер выполненной по данному
документу работы, а при необходимости предложить исполнителю внести
требующиеся дополнения (например, резолюция требовала помимо составления
ответа представления графика работ, а этот график не прилагался к тексту
ответа). О результатах передачи документа (принят ли он как исполненный,
нуждается в доработке, передан на машинопись и т.п.) секретарь оперативно
сообщает исполнителю. В этих целях секретарю следует вести соответствующие
записи в своем рабочем блокноте (оргблокноте и т.п.).
Если работники передают секретарю документы для их последующего
машинописного оформления, то необходимо при этом учитывать распорядок
работы специализированного машинописного подразделения, степень его
конкретной загрузки в рассматриваемый период и связанные с этим возможности
передачи документов для машинописи. Вместе с тем следует проверить качество
черновика с точки зрения соблюдения правил подготовки документов к
машинописи, в частности наличие в черновике мест, трудных для зрительного
восприятия (например, написанных мелким или неразборчивым почерком), а
также латинских знаков, формул, сокращений; фрагментов текста, написанных
карандашом, зелеными или красными чернилами и т.п. В случае выявления
подобных недочетов текст возвращается для переоформления исполнителю.
Желательно направить во все подразделения организации, имеющие отношение к
документированию ее деятельности, краткие памятки с требованиями к
черновикам, подлежащим передаче в машбюро.
Учет машинописи, выполненной машбюро или отдельными лицами, секретарь
ведет в специальном журнале, где отмечаются даты исполнения заказа, его
объем в листах и количество экземпляров, качество исполнения. Передача
работ для машинописи может также вестись и путем оформления заказов на
специальных бланках. Форма организации машинописных работ должна быть
оговорена в инструкции по делопроизводству конкретной организации и
доведена до сведения заинтересованных специалистов.
В случае приема от сотрудников документов для копирования (размножения)
секретарь обязан проверить эти документы с точки зрения их пригодности для
копирования, т.е.
четкость шрифтовых знаков и линий, отсутствие цветов, не воспроизводимых
при копировании, и т.п. Как и в случае с машинописными работами, в
организации (во всех подразделениях, ведущих документационные операции)
должен иметься перечень требований к оригиналам, подлежащим копированию. Копирование (размножение) небольших объемов документации может
осуществляться непосредственно секретарем при помощи средств оргтехники,
имеющихся на его рабочем месте (например, путем использования
термокопировального аппарата). При необходимости копирования (размножения)
больших объемов документации, которое будет осуществляться силами
специализированного подразделения или сторонней организации,
заинтересованное подразделение подготавливает заказ, где указываются
количество листов, подлежащих копированию, тираж, масштаб, характер
размножаемой документации (текст, таблицы и т.п.) и некоторые другие
сведения. Такой заказ передается руководителю организации или лицу,
ответственному за копирование (размножение) материалов, и после получения
разрешения направляется на исполнение. Может быть организован и другой
порядок копирования (размножения) документации в конкретной организации,
который должен быть зафиксирован в инструкции по делопроизводству данной
организации. Следует обязательно вести учет копировально-множительных
работ. Все материалы, поступившие к секретарю из специализированных
документационных подразделений (машбюро, копировальной лаборатории и т.п.),
прежде чем быть направленными в заинтересованные подразделения, должны быть
просмотрены с точки зрения выполнения заказа. Контроль исполнения документов и поручений руководства имеет своей целью
обеспечение своевременного и достаточного выполнения указанных документов и
поручений. Контроль исполнения заданий и поручений осуществляется по
существу их содержания и правильности составления и оформления документов.
Контролируются также сроки исполнения. Это, как правило, входит в
обязанности секретаря. Для документов, по которым срок исполнения не
проставлен, таковым являются десять дней. В организации следует иметь
перечень видов документов, срок исполнения которых подлежит обязательному
контролю; с содержанием перечня следует ознакомить заинтересованных лиц.
На контроль могут быть поставлены также поручения руководства, изложенные в
резолюциях на входящих документах, в устной форме (желателен перенос
формулировок этих поручений на отдельные бланки (листы бумаги), которые
можно группировать и хранить для удобства контроля), содержащиеся в
организационно-распорядительных документах, издаваемых внутри организации,
а также исходящие инициативные документы, по которым ожидается поступление
информации. Документы на контроль ставятся руководством организации, о чем делается
отметка «К» или проставляются штампы «Контроль», «На контроль» и т.п.,
размещаемые на левом поле документа. Указания о контроле переносятся на
регистрационно-контрольные карточки к соответствующим документам, затем эти
карточки помещаются в специальный раздел «Контроль» контрольно-сроковых
картотек. Такие картотеки можно формировать по срокам исполнения,
подразделениям-исполнителям, корреспондентам, вопросам и т.п. В них следует
предусмотреть разделы для просроченных документов и для документов,
исполнение которых перенесено на следующий срок. Для удобства пользования
такими картотеками применяют цветные индикаторы (рейтеры), прикрепляемые к
календарным разделам картотеки. Контрольные картотеки нужно просматривать ежедневно, выявлять документы с
приближающимися сроками исполнения и регулярно доводить это до сведения
конкретных исполнителей. Так же регулярно следует запрашивать исполнителей
о ходе работ по контролируемым документам. При необходимости эту информацию
можно заносить в регистрационно-контрольную карточку. На основании
имеющейся информации секретарь докладывает руководству в заранее
определенные сроки, а при необходимости и оперативно о случаях возможного
неисполнения документов в установленный срок. В случае принятия мер по
таким докладам (например, передача исполнения документа другому работнику,
продление срока исполнения и т.п.) информация об этом заносится в
регистрационно-контрольные карточки (дата передачи документа на исполнение
в другое подразделение и др.). Можно составлять перечень документов, не
исполненных в установленные сроки, который представляется руководителю для
принятия необходимых мер. При поступлении к секретарю документа, находившегося на контроле,
проверяются соответствие сроков его исполнения установленным, правильность
оформления документа, затем его передают руководителю или тому лицу, от
которого исходило указание о постановке на контроль данного документа. Это
же должностное лицо принимает решение о снятии документа с контроля и
полноте выполнения предписанных по данному документу управленческих
действий. После снятия документа с контроля, о чем делает записи само должностное
лицо, ставившее документ на контроль, в регистрационно-контрольных
карточках записываются дата исполнения документа, отметка об исполнении и
номер дела, в котором будет находиться копия документа. Для повышения уровня документационной работы, анализа результатов
исполнения документов в установленные сроки составляется ежемесячная сводка
о ходе исполнения документов в организации. Форма сводки о ходе исполнения документов предусматривает следующие
показатели: 1) дату и номер документа, его вид; 2) краткое содержание
документа; 3) установленный срок исполнения; 4) исполнитель; 5) состояние
исполнения документа на установленный срок; 6) причины неисполнения; 7)
ожидаемый срок исполнения. Сроки представления подобной информации могут изменяться, например, можно
проводить ежедневное информирование руководства, подекадное и т.п.
Организация такой работы закрепляется в инструкции по делопроизводству для
конкретной организации. В обязанности секретаря входят составление, оформление и изготовление
некоторых видов организационно-распорядительных документов, в том числе
служебных писем, бланков с распоряжениями и поручениями руководства,
телефонограмм, текстов телеграмм и телетайпограмм (последние могут
представлять подразделения, в таком случае секретарь проверяет соответствие
этих документов действующим требованиям). В соответствии с указаниями руководства секретарь может составлять для
дальнейшего рассмотрения и подписания, тексты служебных писем по тем
вопросам деятельности организации, перечень которых определяется
руководителем. Целесообразно предусмотреть использование типовых текстов по
наиболее часто встречающимся управленческим ситуациям и заранее
заготовленных бланков служебных писем с трафаретными текстами. Запас таких
бланков хранится у секретаря, который по итогам непосредственной практики
ведет постоянную работу с ними, дополняя, редактируя имеющиеся тексты и
подготавливая новые. Кроме того, в соответствии с имеющейся в организации
инструкцией по делопроизводству секретарь может изготовлять на пишущей
машине некоторые служебные письма, поступающие от подразделений. При машинописном оформлении указаний и поручений руководства следует
использовать заранее заготовленные листы бумаги разных форматов, на которых
отпечатываются или проставляются специальным штампом необходимые
делопроизводственные реквизиты, в том числе должность лица, отдавшего
указание, дата отдачи указания и передачи его на исполнение (можно
проставлять часы и минуты этой передачи). Такие бланки заполняются, как
правило, в двух экземплярах, один из которых остается для контроля у
секретаря. Можно использовать для записи устных поручений специальные
копировальные блокноты. Ряд документов оформляется в виде телефонограмм. Телефонограмма
представляет собой разновидность служебного письма, подготавливаемого для
оперативного решения служебных вопросов в виде, наиболее пригодном для
передачи по линиям электросвязи. Использование в этих целях линий
электросвязи (в данном случае телефонных) предъявляет некоторые особые
требования к тексту передаваемых по ним документов. Так, рекомендуется
ограничивать объем текста не более чем десятью строками (примерно 30 слов),
избегать труднопроизносимых слов, словосочетаний и сложных речевых
оборотов.
Текст исходящей телефонограммы составляется на специальном бланке (или на
чистом листе бумаги с соблюдением аналогичного бланку расположения
реквизитов и их объемов), который подписывается руководителем организации
или руководителем структурного подразделения в соответствии с
регламентированным для данной организации порядком ведения телефонных
переговоров. Текст входящей телефонограммы записывается на тех же бланках.
Возможно ведение специальных журналов для записи телефонограмм,
объединенных или отдельных для каждого вида. При приеме и передаче телефонограмм записывается следующее: от кого
поступила или кому адресована; должность и фамилия лица, подписавшего
телефонограмму; фамилия лица, принявшего и передавшего телефонограмму
(т/г); дата и время приема (передачи); номера телефонов передающей и
принимающей организаций. В случае ведения междугородных телефонных переговоров сотрудниками
подразделений следует вести их учет в специальном журнале. В нем же
отражаются и телефонные переговоры, проводящиеся руководителем организации
или по его поручению. Разрешение на ведение междугородных переговоров
выдается руководителем организации и лицами, на это
уполномоченными. В инструкции по делопроизводству данной организации
оговариваются должностные лица, которые имеют право разрешать такие
переговоры. Краткое содержание междугородных переговоров, наименование
организаций, с кем они велись, должны записываться в специальный журнал
учета ведения междугородных переговоров. Междугородные телефонные разговоры ведутся в кредит. Расчеты по ним
проводятся по тарифу и в сроки, устанавливаемые местными междугородными
телефонными станциями Минсвязи СССР. Лимиты на ведение междугородных
переговоров определяются функциональными подразделениями организации и
доводятся до сведения других подразделений. Теми же подразделениями
осуществляется контроль за правильностью расходования сумм, выделенных на
переговоры, и за своевременностью расчетов с органами связи. Контроль за
ведением переговоров, если они ведутся по телефонам подразделений,
возлагается на руководителей данных подразделений. Секретарь в соответствии
со своей должностной инструкцией может вести общий контроль и координацию
проводящихся переговоров и докладывать полученную информацию руководству
организации. При необходимости срочной передачи документированной информации она
пересылается в виде телеграмм. Если телефонные переговоры могут вестись и с
аппаратов, установленных в подразделениях, то подача служебных телеграмм
осуществляется только через секретаря или при его непосредственном участии.
Контроль за соблюдением лимитов средств на телеграммы осуществляется в том
же порядке, что и по междугородным телефонным переговорам. При наличии в организации абонентского телеграфа (телетайпа) телеграммы,
направляемые в адреса организаций, имеющих телетайпы, передаются в виде
телетайпограммы. Их текст оформляется в одном экземпляре на чистом листе
бумаги, печатается прописными буквами без знаков препинания. Текст
подписывается руководителем или уполномоченным на то должностным лицом и
после передачи текста адресату помещается секретарем в соответствующее дело
при наличии виз ответственных за его составление должностных лиц. Если
телетайпограмма с одинаковым текстом направляется нескольким абонентам, то
к ней прикладывается список этих абонентов. Допускается использование
телетайпов для прямых переговоров с организациями, имеющими абонентский
телеграф. Прямые переговоры допускаются только с ведома руководителя
организации, и их продолжительность по возможности должна быть ограничена
(не более 10 мин). Разрешение на ведение таких переговоров оформляется, на
специальном бланке, в котором указывается, с кем разрешено вести переговоры
и по какому вопросу. По окончании переговоров лицо, их проводившее, записывает сведения о
переговорах в специальный журнал. После заполнения журнала лицу, проводившему переговоры, выдается их
текст, записанный телетайпом. В дальнейшем запись текста переговоров
включается в соответствующее дело. В ходе осуществления документационных операций секретарь изготовляет
копии документов и выдает их заинтересованным лицам. Делается это с
разрешения (по указанию) руководителя организации. При оформлении
документов, касающихся приема граждан на работу, учебу, при формировании
личных дел организация может изготавливать копии документов, выданных
другими организациями и необходимых для решения соответствующих вопросов
(копии свидетельств о рождении, дипломов об окончании учебных заведений и
т.п.). При оформлении копий документов, касающихся прав и интересов граждан, на
документе, с которого снята копия, делается отметка, кому и когда эта копия
выдана, а на самой копии делается отметка о том, что подлинник хранится в
данной организации. Копия документа изготавливается машинописным способам или при помощи
средств копировально-множительной техники. При изготовлении копии
машинописным способом не на бланке организации, а на чистом листе бумаги
текст документа перепечатывается полностью, включая реквизиты бланка. На
первом листе копии в правом верхнем углу ставится отметка «Копия».
Машинописные копии и копии, полученные при помощи средств копировально-
множительной техники, но не воспроизводящие факсимильной подписи
подлинника, заверяются должностным лицом, удостоверяющим их полное
соответствие подлиннику. Для заверения копии ниже реквизита «подпись» от левого поля документа
проставляются заверительная надпись «Верно»; наименование должности
заверившего копию, его
личная подпись и ее расшифровка; дата заверения и печать.
