Организация хранения документов в делопроизводстве (на материалах ИФНС по крупнейшим налогоплательщикам Алтайского края)

В-третьих, порядок выдачи документов во временное пользование при хранении в структурных подразделениях предотвращает несанкционированный доступ пользователей к документам.

В-четвертых, основные требования к хранению документов в организации обеспечивают технология хранения и защиты информации от преждевременных разрушений.

В Инспекции рационально используются средства для документооборота. Следует отметить что, внедрение персональных компьютеров, обеспечение свободного доступа к сети Интернет эффективно для повышения работы документационной службы предприятия в целом и организации хранения документов в делопроизводстве.

В Инспекции имеются документы в электронной форме, создаваемые сотрудниками организации на компьютерах, полученные по электронной почте, переведенные в электронную форму (путем сканирования) с традиционного бумажного вида. Но вопрос об их упорядочении и организации хранения еще до конца не решен.

Электронное хранение документов позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам, как с помощью локальной сети, так и с использованием удаленного доступа (по телефону и через Internet).

Таким образом, если Инспекция, полностью перейдет на безбумажный документооборот, то имеется возможность сэкономить значительные площади, занимаемые ранее под хранилища. Автоматизированные технологии позволят существенно ускорить делопроизводственные операции по подготовке дел к архивному хранению.

В данной работе проанализировано, каким образом в Инспекции достигается организация хранения документов в делопроизводстве. Выяснено, что текущее хранение дел Инспекции осуществляется по месту их формирования. Документы текущего и двух предыдущих лет хранятся в структурных подразделениях в соответствии с номенклатурой дел. Персональную ответственность за хранение документов несут начальники структурных подразделений Инспекции.

Номенклатура дел Инспекции предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учёта дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учёта дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел составляется на основе Положения об Инспекции, его структуры, штатного расписания, перечня типовых документов, перечня документов, образующихся в деятельности налоговых органов, с указанием сроков их хранения, а также анализа видов, состава и содержания документации Инспекции.

Номенклатура дел структурного подразделения Инспекции составляется делопроизводителем данного подразделения, согласуется с архивом Инспекции и подписывается начальником структурного подразделения.

На основе номенклатур дел структурных подразделений отдел общего обеспечения составляет сводную номенклатуру дел Инспекции.

Но в Инспекции отсутствует электронный вариант номенклатуры дел. При наличии соответствующей технической базы целесообразно наряду с традиционной бумажной формой номенклатуры иметь ее электронный вариант. Это обеспечивает ее быструю корректировку и оформление в конце года, подготовку ее к новому делопроизводственному году.

Исполненные документы Инспекции формируются в дела в соответствии с заголовками дел по номенклатуре.

Дела Инспекции формируются, децентрализовано, то есть в структурных подразделениях Инспекции. Формированием дел занимаются делопроизводители структурных подразделений.

Делопроизводство в структурном подразделении Инспекции ведёт один из работников подразделения.

Делопроизводство в Инспекции, независимо от типа носителя документированной информации, ведётся с использованием системы автоматизированного ведения делопроизводства, предназначенной для учёта и сопровождения документов.

Основное внимание в делопроизводстве Инспекции сосредоточили на повышении научного уровня, эффективности и качества работы, укреплении материально-технической базы, внедрении технических достижений в практику.

С научно-технической точки зрения рассмотрены: понятие и форма составления номенклатуры дел, правила и требования к оформлению дел, современные средства и методы хранения документов, обеспечение сохранности документов, организацию справочной работы, порядок выдачи документов во временное пользование, основные требования к хранению документов.

Обеспечение организации хранения документов в делопроизводстве является научно-технической проблемой, включая вопросы научно-исследовательского, организационного и методического характера.

Список использованных источников

1.            Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» - Закон № 125-ФЗ

2.            Федеральный закон от 20.02.1995 г. «Об информации, информатизации и защите информации»

3.            Приказ Росархива от 27.11.2000 № 68 «Об утверждении «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»

4.            Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая) от 31.07.1998 – ФЗ № 146

5.            Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая) от 05.08.2000 – ФЗ № 117

6.            Основные правила работы архивов организаций. М., 2002.

7.            Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства РФ по налогам и сборам, его территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения,2004

8.            Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. М., 2000.

9.            Методические указания по составлению описей дел и научно-справочного аппарата (НСА) к ним. Б., 1998.

10.       Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011 – 93. – М.: Изд-во стандартов, 1995.

11.       Положение о Федеральной налоговой службе, утвержденное постановлением Правительства Российской Федерации от 30.09.2004 №506

12.       Положение о Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы по крупнейшим налогоплательщикам Алтайского края

13.       Инструкция по делопроизводству ИФНС

14.       ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

15.       ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Введен 01.01.98. – М.: Издательство стандартов

Литература:

16.       Андреева, В.И. Делопроизводство (с образцами документов на основе ГОСТов РФ): учебное пособие/ В.И. Андреева. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2001 – 192 с.

17.       Андреева, В.И. «Делопроизводство» (Издание 10-е, переработанное и дополненное): Практическое пособие/ В.И. Андреева. – М.: ООО «Управление персоналом», 2005 – 200 с.

18.       Архипова, Н.Г. Делопроизводство на компьютере: учебное пособие/ Н.Г. Архипова. – М., 2004. – 260 с.

19.       Барахин, А.Б. «Делопроизводство на предприятии»: практическое пособие / А.Б. Барахин. - М.: 2000.

20.       Басаков, М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: учебное пособие/ М.И. Басаков - Ростов-на-Дону, 2004.

21.       Болгова, Е.Н. Отбор на государственное хранение управленческих документов: методические рекомендации/ Е.Н. Болгова – М.: ВНИИДАД, 2001.

22.  Бондырева, Т.Н. Москва “Высшая школа”, 1989г. Секретарское дело, 2006, N 6. С. 3-10.

23.       Бункина, Н.К. Семенов, А.Н. Основные правила работы ведомственных архивов: Н.К.Бункина - М., 2002.

24.       Верховцев, А.В. «Делопроизводство в кадровой службе»: учебное пособие/ А.В. Верховцев. - М.: ИНФРА, 2001.

25.       Вялова, М.Н. Архив фирмы (негосударственной организации). Методическое пособие и Примерный перечень документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций: М.Н. Вялова - М.: Мосгорархив, 2001.

26.       Замыцкова, О.И.Делопроизводство для колледжей: Учебник – 5 изд./ О.И. Замыцкова. – Ростов-на-Дону.: 2001 – 235 с.

27.       Иванова, А.Л. Законодательство и нормативы по обеспечению сохранности документов: А.Л. Иванова – М.: 2003 – 185 с.

28.       Кирсанова, М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документальное обеспечение управления: Учебное пособие – 4 изд./ М.В Кирсанова – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 2004.

29.       Крайнова, Л.А. Делопроизводство в кадрах: Л.А. Крайнова – М.: 2004 – 154 с.

30.       Кудряева, В.А. организация работы с документами: Учебник – 2 изд./ В.А. Кудряева – М.: 2001.

31.       Кузнецова Т.Н., Москва, Секретарское дело,1998г.

32.       Кузнецова, Т.В. Делопроизводство: Учебное пособие – 6 изд./ Т.В. Кузнецова – М.: 2003.

33.       Лихачев, М.Т. Документы и делопроизводство: справочное пособие/ М.Т. Лихачев. - М.: «Экономика», 2000.

34.       Максимович, Ю.А., Берестова В.И. Делопроизводство в кадрах: Учебное пособие – 4 изд./ Ю. А. Максимович. - М.: 2003.

35.       Мингалев, В.С. «Специальные системы документирования»/ В.С. Мингалев. - М .: 2000.

36.       Павлюк, Л.В., Киселева, Т.И., Воробьев, Н.И., Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере/ Л.В. Павлюк. - Спб.: 2000.

37.       Печникова, Т.В., Печникова, А.В. Практика работы с документами в организации: учебное пособие/ Т.В. Печникова. – М.: ЭКМОС, 2003.

38.       Пшенко, А.В. «Документационное обеспечение управления»: учебное пособие/ А.В. Пшенко. - М.: 1999.

39.       Рогозина, К.В. Документационное обеспечение управления: Учебник – 5 изд./ К.В. Рогозина. – М.: 2003.

40.       Розанова, В.А. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ: практическое пособие/ В.А. Розанова. – М.: 2003.

41.       Румынина, Л.А. Делопроизводство: Учебное пособие – 3 изд./ Л.А. Румынина - М.: 2001.

42.       Стенюков, М.В. “Документы. Делопроизводство.”/М.В. Стенюков, - М. “Приор”, 1997 - 144 с. (про комнату для хранения документов)

43.       Стенюков, М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия/ М.В. Стенюков. - М.: “ПРИОР”, 2004.

44.       www.yandex.ru

45.       www.5ballov.ru

Приложение А

Наименование

структурного подразделения

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

___________ № ___________

__________________________

(место составления)

на 20__ год

Наименование должности руководителя структурного подразделения

Подпись                                                             Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК структурного подразделения

от ______________ № ________________

Наименование должности руководителя архива

(лица, ответственного за архив)

Подпись                                                             Расшифровка подписи

Дата

Приложение Б

Архивные коробки

Лоток-коробка

Офис сшивка

Архивная папка с завязками

Приложение В

Наименование предприятия

Наименование структурного подразделения

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА

Дело __________________________________________________________________

(№ и название)

Выдано во временное пользование:

Приложение Г

БАРНАУЛЬСКИЙ ГОРОДСКОЙ СОВЕТ НАРОДНЫХ ДЕПУТАТОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ

РЕШЕНИЕ

29. 05. 1990

г. Барнаул

О государственной налоговой службе

В целях совершенствования системы контроля за соблюдением законодательства о налогах, полнотой и своевременностью внесения платежей в бюджет, повышения ответственности предприятий, организаций и населения за выполнение налоговых обязательств Совет Министров СССР постановлением от 24 января 1990 г. № 76 создал государственную налоговую службу. Для проведения в городе организационных мероприятий по созданию государственных налоговых инспекций исполнительный комитет городского Совета народных депутатов

РЕШИЛ:

1.      Производственному управлению жилищного хозяйства (т.Мищенко) 1 июля 1990 года предоставить городскому аппарату государственной налоговой инспекции первый этаж здания по у липе Никитина,78.

2.      Райисполкомам (тт.Дешевых, Дружинин, Куликов, Петров, Янин) предоставить до 1 июля 1990 года государственным налоговым инспекциям необходимые служебные помещения, исходя из действующих норм, принять меры по обеспечению их мебелью и другими материально-техническими средствами, предоставлению жилья в установленном законом порядке.

3.      Заместителю председателя горисполкома т.Шипицину М.М. решить вопрос о выделении 6 автомашин для государственных налоговых инспекций.

Приложение Д

Положение

о Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы по крупнейшим налогоплательщикам Алтайского края

I.                  Общие положения

1.  Межрайонная инспекция Федеральной налоговой службы покрупнейшим налогоплательщикам Алтайского края (далее - Инспекция) является территориальным органом Федеральной налоговой службы (далее - ФНС России) и входит в единую централизованную систему налоговых органов.

Инспекция находится в непосредственном подчинении Управления ФНС России по Алтайскому краю (далее - Управление) и подконтрольна ФНС России и Управлению.

2.    Инспекция имеет сокращенное наименование: Межрайонная ИФНС России по крупнейшим налогоплательщикам Алтайского края.

3.    Инспекция является территориальным органом, осуществляющим функции по контролю и надзору за соблюдением законодательства о налогах и сборах, за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью внесения в соответствующий бюджет налогов и сборов, в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью внесения в соответствующий бюджет иных обязательных платежей, а также за производством и оборотом этилового спирта, спиртосодержащей, алкогольной и табачной продукции и за соблюдением валютного законодательства Российской Федерации в пределах компетенции налоговых органов.

Инспекция выполняет функции регистрирующего органа, уполномоченного вносить записи в Единый государственный реестр юридических лиц при государственной регистрации общественных и кредитных организаций, представляет в делах о банкротстве и в процедурах банкротства требования об уплате обязательных платежей и требования Российской Федерации по денежным обязательствам.

Приложение Е

Министерство Российской Федерации

по налогам и сборам

Управление МНС РФ по Алтайскому краю

ПРИКАЗ

От 30 ноября 1992                г. Барнаул                                    № 301

О преобразовании Госналогинспекции по г. Барнаулу

В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 23 декабря 1998 г. № 1635 "О Министерстве Российской Федерации по налогам и сборам", постановлением Правительства Российской Федерации от 27 февраля 1999 г. № 254 "Вопросы Министерства Российской Федерации по налогам и сборам" и приказом Министерства Российской Федерации по налогам и сборам от 29.10.1999 г. № АП-2Б- \ 20/514 "Об утверждении структуры Управления МНС России по Алтайскому краю"

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.Преобразовать государственную налоговую инспекцию по г. Барнаулу в инспекцию Министерства Российской Федерации по налогам и сборам межрайонного уровня по работе с крупными и проблемными налогоплательщиками по г. Барнаулу Алтайского края.

2.Установить инспекции Министерства Российской Федерации по налогам и сборам межрайонного уровня по работе с крупными и проблемными налогоплательщиками по г.Барнаулу Алтайского края предельную численность работников в количестве 113 единиц. Численность персонала по охране и обслуживанию зданий 22 единицы.

3.Учитывая целесообразность передачи крупных налогоплательщиков в инспекцию Министерства Российской Федерации по налогам и сборам межрайонного уровня по работе с крупными и проблемными налогоплательщиками по г. Барнаулу Алтайского края с 1 января 2000 года, сохранить функции Госналогинспекции по г.Барнаулу до конца текущего года.

Приложение Ж

О реорганизации Межрайонной инспекции МНС России №29 по Алтайскому краю

В соответствии с приказами Министерства Российской Федерации по налогам и сборам от 24.10.2002 № БГ-3-15/600 «О структуре Управления МНС России по Алтайскому краю», от 15.08.2002 № БГ-3-15/438 «О предельной численности территориальных органов МНС России», от 05.04.2002 № БГ-3-30/179 «О создании межрайонных инспекций по крупнейшим налогоплательщикам», приказом Управления МНС России по Алтайскому краю от 13.11.2002 № 315 «О реорганизации Межрайонной инспекции МНС России № 29 по Алтайскому краю»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Реорганизовать Межрайонную инспекцию Министерства Российской Федерации по налогам и сборам № 29 по Алтайскому краю в Межрайонную инспекцию Министерства Российской Федерации по налогам и сборам по крупнейшим налогоплательщикам Алтайского края с 15.01.2003

Приложение З

Приложение И

Образец номенклатуры дел Инспекции

МЕЖРАЙОННАЯ ИНСПЕКЦИЯ

федеральной налоговой службы № 1

по алтайскому краю

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель Инспекции

В.В. Иванов

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

Г. Барнаул

«__»_______20__г.

Начальник отдела общего обеспечения ________________________(роспись)

Виза лица, ответственного за архив       ____________________________(роспись)

СОГЛАСОВАНО

Зав. архивным отделом администрации г. Барнаул ____________(роспись)

ОДОБРЕНО

Протокол ЭК Инспекции _________________________________(роспись)

Начальник отдела общего обеспечения ________________________(роспись)

Итоговые сведения переданы в архив Инспекции ______________(роспись)

Должность лица, передавшего сведения _____________________(роспись)

Приложение К

Межрайонная инспекция Федеральной налоговой службы по крупнейшим налогоплательщикам Алтайского края

Отдел работы с налогоплательщиками

Номенклатура дел на 2007год

Приложение Л

Образец формы листа-заверителя дела

ЛИСТ – ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №

В деле подшито и пронумеровано ________________________________

в том числе:

литерные номера листов________________________________________

пропущенные номера листов____________________________________

+листов внутренней подписи____________________________________

(должность, подпись, расшифровка подписи, дата)

Приложение М

Образец формы внутренней описи документов дела

ВНУТРЕННЯЯ ПОДПИСЬ

Документов дела №___

Итого документов___________________________________________

Количество листов

внутренней подписи__________________________________________

Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела ___________________________________________(роспись)

Дата ___________

Приложение Н

Образец формы титульного листа дел, имеющих

начальные и конечные даты

МЕЖРАЙОННАЯ ИНСПЕКЦИЯ

федеральной налоговой службы № 1

по алтайскому краю

(Межрайонная ИФНС России № 1 по Алтайскому краю)

Отдел

_______________

_______________

_______________

_______________

Дело № _________том № __________

_____________________________________________

_____________________________________________

_____________________________________________

_____________________________________________

_____________________________________________

начато _______________

окончено _____________

хранить______________

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7