Особенности корпоративной системы организации на примере проведения детского праздника

Праздник соединяет людей узами общности, порождает чувство свободы и коллективности. На празднике люди ощущают более чем когда–либо свое материальное единство и общность, открыто демонстрируют себя и таком же качестве видят других.

Сценарий праздников построен на разноплановом действии – программном и импровизированном, предполагая творческое самовыражение каждого участника в разнообразных ролях и положениях /Нестеров/.

Значимость и событийность праздника определяются достаточно простыми общими признаками:

·        абсолютная добровольность участия и согласие во всех принимаемых обязательных и условных правилах досуговой деятельности того или иного праздника;

·        свободный выбор разнообразных сюжетов, ролей, положений, отличных от материализованных результатов учения и общественного труда;

·        необходимость каждому участнику иметь пространство для творческих выходов своей индивидуальности в любом празднестве;

·        разумная цикличность праздников, идущая от пропорциональности будничной практики и яркой праздничной событийности, главным образом учитывающей природный календарь и структуру рабочего года;

·        коммуникативный характер праздников, отражающих все стороны демократии свобод;

·        наличие в праздниках народных глубинных традиций, вбирающих в себя весь спектр обычаев, ритуалов, церимониалов, символов и атрибутов принципиального характера.

Значимость корпоративного праздника. Корпоративные мероприятия в компании – одно из самых эффективных средств мотивации сотрудников, является важнейшей частью корпоративной культуры. Корпоративная культура – мощнейший инструмент, работающий на достижение целей фирмы. Независимо от того, декларирована она официально или нет, корпоративная культура – это реальная среда, существующая внутри организации и пронизывающая все отношения между ее сотрудниками и подразделениями. Каким бы ни был повод организации корпоратива, будь то новый год, 8 марта, открытие нового магазина или ресторана, заключение важной сделки, юбилеи и особые даты в истории фирмы, совместно отмеченные праздники или значимые события в жизни организации, основными целями корпоративных мероприятий, праздников являются:

·        поддержание корпоративного духа и традиций, пропаганда корпоративной культуры;

·        создание необходимого психологического климата в коллективе и построение эффективных внутрикорпоративных коммуникаций;

·        мотивирование персонала к выполнении. Своей работы наилучшим образом, формирование профессиональных и психологических навыков.

В успешных копаниях проведение праздничных корпоративных мероприятий – неотъемлемая часть построения мощной команды.

Вообще корпоративные праздники, мероприятия, вечеринки, банкеты организовывают не просто с целью выявления скрытых возможностей членов коллектива, но и с целью объединения личных амбиций, способностей, творчество каждого человека в отдельности в мощную функциональную команду, способную достигать высоких целей.

Основными задачами концепции подобного рода корпоративных праздников являются развитие позитивных внутренних отношений в коллективе, чувства уверенности в себе и в членах команды, способности быстро принимать решения в нестандартных ситуациях, выработке настойчивости для решения поставленной задачи, общее поднятие корпоративного духа. А для руководства командные игры – уникальный инструмент, с помощью которого легко выявить лидеров среди сотрудников компании.

Праздник помогает возродить корпоративную гордость, корпоративную честь, корпоративную историю, восстановить достоинство корпорации, предприятия, профессии.

Именно с него корпоративная жизнь компании, а иногда ими и ограничивается. Но чтобы сделать праздник PR – мероприятием, не надо сводить его к банальному банкету. В большинстве организаций отмечаются два события в году – День рождения компании и Новый год. И тот, и другой повод – прекрасная возможность подвести итоги и рассказать о планах на будущее. Сценарий и форма проведения мероприятия во многом определяются корпоративной культурой: в одной компании на «ура» проводит «капустник», а у сотрудников другой компании такое предложение вызывает досаду. Важно помнить, что корпоративный праздник – это не просто развлечение. В его основе должна лежать конкретная идея, отвечающая целям компании, объединяющая и вдохновляющая ее сотрудников, - это может быть, например, внедрение новой стратегии, преодоление разногласий между новыми и старыми сотрудниками, объединение московского и регионального офисов в единую команду и так далее.

Не менее важную роль играет организация праздничного мероприятия. Ничто так не портит впечатление, как не вовремя поданный автобус, нехватка мест, недостаток призов, плохо работающие микрофоны. Поэтому во время подготовки к празднику важно продумать все детали.

Грамотно спланированные и проведенные корпоративные праздники заряжают всех сотрудников энергией, помогают преодолеть недопонимание между ними и забыть о неурядицах.

Кроме того, праздник должен прорабатывать существующие в фирме конфликты и проблемы, а не подавлять их и не вытеснять. Это мероприятие поможет создать в коллективе дружеский контакт, ощущение «сопричастности» общей цели, идеи.

Из выше сказанного определим основные характеристики корпоративного праздника и дадим ему единую формулировку:

ü  Корпоративный праздник – неотъемлемая часть системы организационной культуры компании.

ü  Корпоративный праздник является проводником базовых корпоративных ценностей и установок.

ü  Корпоративный праздник является специальным мероприятием, требующим повода, отдельной подготовки, финансирования и анализа результатов.

ü  Корпоративный праздник может способствовать достижению поставленных целей, при условии его грамотного использования.

ü  Корпоративный праздник может быть направлен на разные целевые аудитории, в зависимости от поставленных целей и задач.

Таким образом, выделив основные характеристики понятия, можно вывести следующее определение: Корпоративный праздник – специальное мероприятия, инициированное и финансируемое компанией, организованное для персонала, партнеров, клиентов или иной целевой аудитории, посвященное знаменательному событию в жизни компании либо общества, и являющееся средством поддержания организационной культуры или достижения целей организации.

Корпоративный праздник является инструментом PR. Проводником базовых ценностей, носителем элементов фирменного стиля, формой системы внутрикорпоративной коммуникации и коммуникации организации с внешней средой. Исходя из этого, можно утверждать, что корпоративный праздник является одним из составляющих компонентов ценностно-нормативной подгруппы организационной культуры компании, а точнее, входит в комплекс корпоративных традиций.

Внутренний корпоративный праздник – специальное мероприятие, инициированное и финансируемое компанией, организованное для персонала (с возможным привлечением членов их семей), посвященное знаменательному событию в жизни компании, и являющееся средством поддержания организационной культуры.

Организация и проведение корпоративного праздника. Задумавшись о проведении корпоративного праздника, прежде всего, необходимо определиться с целями. Как правило, цели мероприятия достаточно банальны: сообщить имеющимся клиентам о новом офисе (магазине, ресторане), продвинуть новую услугу или товар, укрепить или обновить связи с клиентами и партнерами на информационном уровне или же отметить событие, дату, юбилей. Тем не менее, с целью необходимо четко определиться, поскольку из нее вытекает и все остальное: количество и состав приглашенных гостей, место проведения, формат мероприятия и что не мало важно сценарий.

При разработке сценария режиссер должен четко определить идейно тематическую основу будущего праздника.

Праздник должен иметь основную идею и состоять из множества деталей, которые подтверждают эту идею, наполняют ее конкретикой. И если у организаторов хватит таланта, чтобы придумать эти детали и осуществить все задуманное – праздник запомнится надолго.

Итак, как уже отмечалось, у всякого мероприятия должна быть идея, и она должна отражаться в названии. Сценарий должен обогащать, подтверждать и реализовывать в конкретных эпизодах заявленную в названии идею праздника. Уже само название праздника, крупно написанное на приглашении должно сообщать гостю основную мысль мероприятия: куда он идет, зачем идет и в какое действо его вовлекают.

Концепция праздника заключается в его названии и кратком описании будущего мероприятия, включающего детали, атрибуты, сценарный план. Когда концепция выбрана, она расписывается в подробный сценарий, включающий все этапы праздника: от встречи гостей до финального аккорда. В сценарии учитываются и такие аспекты, как одежда ведущих и обслуживающего персонала, оформление территории, форма торжественной части, стилистика подарков гостям, концертные номера, развлечения и меню.

Очень хорошо если у праздника есть свой фирменный стиль, который проходит сквозной нитью через все материалы и все действо. Он объединяет все элементы и части события, начиная с оформления приглашения, продолжая оформлением зала или площадки, фирменный стиль присутствует на сувенирах и полиграфии, которую гости получают в течении праздника. Желательно, чтобы стиль события хорошо сочетался с корпоративным стилем организации, и конечно поддерживал бы и передавал бы концепцию праздника.

Внешнему оформлению тоже следует уделить достаточно внимания. Хотя бы украсить воздушными шариками.

Не маловажная, но и не самая продолжительная часть праздника – встреча гостей. Настоящий праздник должен содержать в себе элементы карнавала, игры, переодевания – только так он будет веселым. Многие гости прибывают на праздник в пафосном настроении (излишне торжественном). Чтобы сбить пафос, нужно сразу же их во что-нибудь переодеть, вовлечь в игру, заразить стихией праздника, или же просто помочь расслабиться.

Торжественная часть праздника – обычно скучновата, но без нее тоже нельзя. Начальство должно сказать речи, и если нужно раздать почетные грамоты. Главное не затягивать этот период праздника. Лучше к официальной части подходить творчески и с выдумкой, тогда все пройдет незаметно и естественным образом перейдет в танцы.

Что касается меню, то деньги лучше тратить не на дорогие блюда, а на те, которые можно обыграть в стилистике праздника. Тогда гости запомнят, чем их угощали. Масленица – блины; 8 Марта – сладости; 23 февраля - водка и бутерброды. Вариаций на тему много, была бы фантазия.

И, наконец, фотографии на память. Это стандартный вариант сохранения памяти, поэтому коллективное фотографирование будет уместно в сценарии любого праздника. Но общая фотография это только один повод для воспоминаний. А таких поводов на празднике можно создать много и в дальнейшем раздать гостям, или же выложить на сайт. Люди всегда очень любят рассматривать свои фотографии, и праздник останется в памяти надолго.

 Исходя из вышесказанного, можно сделать следующий вывод: корпоративные праздники являются одними из самых заметных проявлений корпоративных традиций. Корпоративный праздник – специальное мероприятие, инициированное и финансируемое компанией, организованное для персонала, партнеров, клиентов или иной целевой аудитории, посвященное знаменательному событию в жизни компании либо общества, и являющееся средством поддержания организационной культуры или достижения коммерческих целей организации. Это сильнодействующий инструмент PR, грамотное использование корпоративного праздника приводит к ощутимым изменениям и реально измеримым результатам.

ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ И ПРОВЕДЕНИЕ ДЕТСКОГО ПРАЗДНИКА

2.1 Внутреннее состояние организации

Рассматриваемая компания существует на Российском рынке с 1996 года. Более 10 лет компания является одной из ведущих в сфере своей деятельности. Численность сотрудников в компании составляет 40 человек. Из них 40 % (16 чел.) сотрудников работают в компании более 5 лет, 40 % (16 чел.) сотрудников стояли у истоков компании, 20 % (8 чел.) работают менее 1 года. Средний возраст сотрудников 35 лет. 80 % (32 чел.) состоит в официальном браке и в 65 % (26 чел.) семей 2 и более детей, средний возраст которых составляет от 4 до 12 лет. Общее количество детей 30 человек.

Открытых конфликтов и кадровой текучки не наблюдается.

Таким образом, мы видим, что в компании не существует отдела PR или хотя бы штатной единицы PR-специалиста. Но есть экономический отдел, в котором частично выполняются PR-функции. В ближайшее время компания не будет расширяться, и по мнению руководства нет необходимости для создания PR-отдела в настоящее время, это не входит в планы компании. Поэтому построение внутрифирменных коммуникаций ложится на плечи экономического отдела, а именно – специалиста по кадрам.

Надо отметить, что не уделяется ведущего значения в компании для построения коммуникации внутри организации, но стремление к налаживанию внутрифирменных отношений растет, потому как 40 % сотрудников работают в компании более 5 лет, а 40 % стояли у истоков компании и лишь 20 % сотрудников работают менее 1 года, но менять место работы не собираются.

Как же выстраиваются коммуникации внутри организации? В ООО «Новосибирск – Южный» информация передается посредством таких инструментов как отчеты, собрания, доски информаций и, конечно же, слухи и сплетни. Сотрудников компании стараются всегда своевременно осведомлять о предстоящих переменах в компании, о повышениях и увольнениях, о возникающих проблемах. Однако подобная ситуация существует лишь в сфере вертикальных коммуникаций внутри компании, исходящих от руководства. С передачей информации «снизу вверх» дела обстоят намного хуже. Подчиненные зачастую не могут добиться обратной связи с руководством, точнее, не хотят, испытывают страх. Информация о происходящих изменениях в коллективном мнении зачастую не доходит до руководства, поэтому менеджмент компании не может своевременно реагировать на изменения и возникающие проблемы и принять правильное управленческое решение. Однако, как мы уже отметили, в ООО «Новосибирск – Южный» этой проблеме не уделяется достаточно внимания. Руководство компании встречается с сотрудниками не так часто, как должно быть, и поэтому обратная связь не оперативна и неэффективна.

Работа в организации выполнялась своевременно и качественно, жалоб со стороны клиентов не возникало, но высоких показателей труда не наблюдалось. Инициатива проявлялась редко и неохотно. Собрания проводились зачастую без участия руководства по причине занятости. В итоге сплоченность в коллективе упала, барьер «снизу вверх» возрос.

Проблема в компании назрела, руководство наконец увидело барьер возникший между ним и сотрудниками. Еще не так давно начальство было уверено – каждый сотрудник имеет право голоса и может высказывать свое мнение в различных ситуациях. Уверенность была, не было лишь мнений и высказываний вслух. Информация доходила посредством слухов и сплетен.

Проанализировав служившуюся ситуацию, руководство компании приняло решение о привлечении стороннего специалиста для разрешения возникшей проблемы. Вышестоящее звено поручило привлеченному PR-cпециалисту наладить внутренние коммуникации снизу вверх.

На очередном собрании был проведен опрос сотрудников с целью выявления основных причин возникшего барьера с руководством. Выяснилось, что организация, кроме Нового года и юбилея фирмы, не отмечает больше ничего. Дни рождения проходят скромно за обедом и как правило без участия руководителей по причине занятости. По результатам опроса так же выяснилось, что сотрудникам хотелось бы чаще встречаться с руководством и лучше в неформальной обстановке.

В итоге руководство пришло к выводу: ничто не сближает лучше, как детского атмосфера праздника.

2.2 Подготовка и проведение мероприятия

Праздник – мероприятие разовое, и исправить что-то впоследствии невозможно. Его нельзя до конца отрепетировать, нельзя предугадать и нельзя повторить дважды. Поэтому все должно пройти ярко, эмоционально, без накладок.

Особенностью данного корпоративного праздника было то, что он проводился не только среди сотрудников, но и с участием членов их семей, включая детей. Поэтому праздник имел два направления – детская программа и программа для взрослых.

Целями корпоративного праздника были заявлены:

1) создание необходимых условий для неформального общения сотрудников и руководства;

2) мотивация сотрудников на достижение лучших результатов;

3) трансформация внутрикорпоративных взаимоотношений в сторону повышения эффективности внутренних коммуникаций;

4) привлечение внимания руководства к проблемам внутри организации.

Для достижения вышеназванных целей необходимо было решить ряд задач:

1) Организовать программу для совместного времяпровождения сотрудников в приятной обстановке;

2) Наградить лучших сотрудников дипломами и сувенирами;

3) Поднять престижа предприятия в глаза семей сотрудников;

4) Способствовать возникновению благоприятного психологического климата в коллективе.

Описание праздника. Общее количество гостей составило 110 человек, включая 30 человек детей.

Основную идею праздника решили выделить кратким лозунгом «мы все одна семья» и поместили анонс мероприятия на информационную доску.

Для проведения праздника была выбрана площадка на территории организации, на открытом воздухе, это представило большое количество возможностей для проведения различных конкурсов и соревнований среди сотрудников.

Так как изначально было определено, что мероприятие будет носить семейный характер, а именно праздник для детей, то необходимо было проработать следующие моменты:

1.     Конкурсная программа, предполагающая детские конкурсы и конкурсы для всей семьи.

2.     Музыкальное оформление.

3.     Оформление места проведения мероприятия (шары).

4.     Возможность привлечения костюмированных героев.

5.     Реквизиты.

6.     Видеосъемка.

7.     Фотосъемка.

8.     Банкет после мероприятия.

Конкурсная программа в данном случае обязательно должна была предполагать тесное взаимодействие сотрудников и руководства в течении всего мероприятия.

Еще одним обязательным условием являлось неформальное общение сотрудников и их семей между собой, что позволяло рассчитывать на снижение уровня напряженности в коллективе.

Праздник был оформлен в детском стиле. К приглашениям прикрепили маленьких плюшевых мишек, а всем детям раздали разноцветные колпачки.

Меню праздника составлялось в 2-х экземплярах. Накрывать решили отдельно детям и взрослым, чтобы по окончанию конкурсной программы родители получили возможность отдохнуть отдельно от детей, но в то же время не выпускать их из виду.

Программа праздника была составлена следующим образом:

1 июня 2007 года

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5