Проблемы внедрения новых информационных технологий
Проблемы внедрения новых информационных технологий
Оглавление
Введение
Глава 1. Делопроизводство
и новые информационные технологии
1.1 Определение терминов
«делопроизводство» и «новые информационные технологии», их взаимодействие.
Информационные системы
1.2 Автоматизация
делопроизводства
1.3 Электронный
документооборот
Глава 2. Нормативное
регулирование использования новых информационных технологий в делопроизводстве
2.1 Федеральные законы
2.2 Национальные
(государственные) стандарты
2.3 Иные
нормативно-методические документы
Глава 3. Примеры
использования систем электронного документооборота (СЭД)
3.1 «Дело» – система
автоматизации делопроизводства и электронного документооборота
3.2 DocsVision 4.0.
Приложение «Административное производство»
3.3 Опыт некоторых
госструктур в автоматизации делопроизводства и внедрении СЭД
Заключение
Список использованных
источников и литературы
Введение
Управленческая
деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью
документов, которые одновременно являются источником, результатом и
инструментом этой деятельности.
На
сегодняшний день документ является основным способом представления информации
на любом современном предприятии.
Неоспорима
важность сохранности и умелого использования информационных ресурсов
предприятия для успешного ведения бизнеса. Способность принять верное решение и
вовремя отреагировать на ситуацию, гибко реагировать на все изменения рынка
зависит не только от таланта и опыта руководителей. Эффективность управления
предприятием зависит и от того, насколько разумно в нем организовано управление
документооборотом.
Фактически,
малоэффективное использование накопленной информации (или, еще хуже, ее утрата)
может привести к потере всего бизнеса. Ведь вовремя не полученная информация
или документ - это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные
возможности.
Вследствие
этого, на любом предприятии, где ведется активная работа с различными
документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и
безопасного хранения значительных объемов информации.
Важную роль в
оптимизации деятельности предприятия любого размера и профиля деятельности
играют современные системы электронного документооборота.
С развитием
научно-технического прогресса, новые информационные технологии стремительно
охватывают все больше сторон человеческой жизни. Неудивительно, что такая
важная часть административной деятельности, как документационное управление
обеспечения, вплотную подошла к использованию новых технологий.
Существует
мнение, что в настоящее время только около 30% всей корпоративной информации
хранится в электронном виде (как в структурированном - в базах данных, так и в
неструктурированном).
Вся остальная
информация (около 70%) хранится на бумаге, создавая немалые трудности при ее
поиске и обработке. Тем не менее, это соотношение постепенно меняется в пользу
электронной формы хранения (в частности, через развитие электронных архивов).
В настоящее
время на большинстве российских предприятий документооборот в виде договоров,
прайс-листов, приказов, деловой переписки, финансовой документации, и т.д.,
хранится как в бумажном, так и в электронном виде (часто неупорядоченно на
файл-сервере). При этом практически неизбежно возникает дублирование
информации, а также не обеспечивается поддержка разных версий документов и
безопасность их хранения. То есть, и при преобладании электронной формы
хранения документов, они не всегда используются эффективно.
Необходимость
автоматизации документооборота организаций определяет актуальность данной темы.
В данной курсовой
работе рассматриваются определения важнейших терминов в сфере делопроизводства
и информационных технологий, нормативно-методическое регулирование данных
аспектов, а также примеры использования систем автоматизации делопроизводства в
конкретных организациях.
Глава 1
посвящена определению терминов «делопроизводство» и «новые информационные
технологии». Также в ней дается различие между понятиями «автоматизация
делопроизводства» и «электронный документооборот». Необходимо заметить, что в
современной профессиональной литературе обычно отождествляются такие понятия,
как «система автоматизации делопроизводства» (САД) и «система электронного
документооборота» (СЭД). В главе 1 представлено мнение А.М. Савельева,
объясняющее различия между указанными понятиями.
Задача,
поставленная в главе 2 – описать нормативные акты (федеральные законы,
национальные стандарты, прочие нормативно-методические документы), так или
иначе регулирующие применение новых информационных технологий в
делопроизводстве организаций.
Глава 3
описывает конкретные примеры использования систем электронного документооборота
(СЭД). Первые два параграфа посвящены описанию двух популярных СЭД – «ДЕЛО» и
«DocsVicion 4.0. «Административное производство».
В параграфе
3.3. приведены примеры автоматизации делопроизводства в таких государственных
структурах, как Министерство Экономического Развития и Торговли Российской
Федерации, Центральный Банк Российской Федерации и Совет Федерации. Кроме того,
на основании приведенной информации анализируются типичные проблемы во
внедрении автоматизации делопроизводства на предприятии.
Целью
курсовой работы является рассмотрение важнейших процессов внедрения новых
информационных технологий в делопроизводстве, а также рассмотрение возникающих
при этом основных проблем.
Глава 1. Делопроизводство
и новые информационные технологии
1.1
Определение терминов «делопроизводство» и «новые информационные технологии, их взаимодействие.
Информационные системы
Для
рассмотрения темы курсовой работы – «Новые информационные технологии в
делопроизводстве организаций» прежде всего, необходимо дать определение терминам,
включенным в название темы работы, а именно: «делопроизводство» и «новые
информационные технологии».
Итак,
делопроизводство (согласно ГОСТу Р-51141-98 «Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998
г. N 28) – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и
организацию работы с официальными документами. [8; с. 23]
Управление
можно представить как последовательный процесс:
ü
получения
информации;
ü
обработки
информации;
ü
принятия
решения;
ü
доведения
решения до сведения исполнителей;
ü
исполнения
решения;
ü
подведения
итогов. [21; с. 142-144]
При этом
необходимая информация для принятия решений и сами решения могут быть
представлены в виде документов (в документированном виде). Поэтому
делопроизводство называют также документационным обеспечением управления
(ДОУ).
На работу с
документами работники сферы управления затрачивают в среднем до 60 % рабочего
времени. Объем технической работы с документами нередко настолько велик, что
мешает продуктивной деятельности предприятия. Поэтому рациональная организация
делопроизводства рассматривается как одна из важнейших задач, обеспечивающих
эффективное управление. [20; с. 117-118]
Делопроизводство
состоит из двух неразрывно связанных компонентов:
1.
документирования
(записи информации на различных носителях по установленным правилам)
2.
организации
работы с документами, которая заключается в организации документооборота,
хранении и использовании документов в текущей деятельности предприятия.
На
предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и
работы с ними. Правила работы с документами на конкретном предприятии
представляют собой систему делопроизводства, которая представляет собой
совокупность:
ü
общепринятых
принципов обработки документов;
ü
приемов
в работе с документами конкретного предприятия.
Разработка
новых информационных технологий в управлении, новых офисных программ
осуществляется на основе традиционных правил делопроизводства (регистрация
документов, их согласование, контроль их исполнения, исполнение, архивное
хранение, и т.п.) [21; с. 145]
Информационные
технологии (ИТ, от англ. information technology, IT) – широкий класс дисциплин
и областей деятельности, относящихся к технологиям управления и обработки
данных, в том числе, с применением вычислительной техники. [14; с. 54]
Согласно Федеральному закону № 149-ФЗ «Об информации,
информационных технологиях и защите информации», информационные технологии -
процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления,
распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов.
[4]
В настоящее
время под информационными технологиями чаще всего понимают компьютерные
технологии. В частности, ИТ имеют дело с использованием компьютеров и
программного обеспечения для хранения, преобразования, защиты, обработки,
передачи и получения информации. Специалистов по компьютерной технике и
программированию часто называют ИТ-специалистами. ИТ-специалисты занимаются
созданием, развитием и эксплуатацией информационных систем.
Информационная система – это система,
предназначенная для ведения информационной модели, чаще всего какой-либо
области человеческой деятельности. [14; с. 75] Согласно Федеральному закону №
149-ФЗ, информационная система – совокупность содержащейся в базах данных информации
и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств.
[4]
Информационная
система должна обеспечивать средства для протекания таких информационных
процессов, как:
ü хранение информации;
ü передача информации;
ü преобразование
информации.
Различают три
класса информационных систем по степени их автоматизации:
1.
ручные
информационные системы (характеризуются отсутствием современных технических
средств переработки информации и выполнением всех операций человеком; например,
о деятельности менеджера в фирме, где отсутствуют компьютеры, можно говорить,
что он работает с ручной ИС);
2.
автоматизированные
информационные системы (АИС) (наиболее популярный класс ИС; предполагают
участие в процессе обработки информации и человека, и технических средств,
причем главная роль отводится компьютеру);
3.
автоматические
информационные системы (выполняют все операции по переработке информации без
участия человека; примером автоматических информационных систем являются
некоторые поисковые машины Интернет – например Google, где сбор информации о
сайтах осуществляется автоматически поисковым роботом (crawler) и человеческий
фактор не влияет на ранжирование результатов поиска). [14; с. 77-78]
Обычно
термином «информационные системы» в наше время называют автоматизированные
информационные системы.
Каким образом
возможно использование в делопроизводстве новых информационных технологий?
В самом
начале внедрения информационных технологий в различные системы управления и
делопроизводства, компьютер использовался лишь как «умная пишущая машинка». С
появлением Интернета и электронной почты, компьютер стал также и средством
связи между различными пользователями. Однако новые информационные технологии
способны помочь в решении более масштабные вопросов – к примеру, таких как
организация системы делопроизводства на предприятии.
В настоящее
время на рынке производителей программных продуктом в наличии имеется
достаточно широкий выбор систем, обеспечивающих ускорение
информационно-документационного обеспечения управления:
Ø
системы
управления документами (такие как «БОСС-референт», «ДЕЛО», «DocsVision», и
др.);
Ø
справочно-информационные
(справочно-правовые) системы («КонсультантПлюс», «Гарант», и др.);
Ø
комплексные
системы (предназначенные для автоматизации работы различных служб – такие, как «БОСС-кадровик»,
и др.).
В условиях
традиционного «бумажного» делопроизводства задача делопроизводственных служб
сводится к выполнению следующих технологических функций:
ü
изготовление
и учет бумажных документов,
ü
их
перемещение по организации и отправка;
ü
контроль
работы с документами исполнителей;
ü
уничтожение
/ хранение документов
ü
связанная
с документами справочно-аналитическая работа.
С появлением
компьютеров, объединенных в сети, на смену трудоемким операциям с бумажными
документами приходят несравненно более эффективные электронные технологии
работы с документами. Это приводит не только к изменению содержания и
распределения функций по работе с документами в организации, но и, что еще
более важно, стало основой для перехода к созданию принципиально новых и
эффективных схем управления.
Основные
проблемы документооборота и ДОУ, возникающие обычно в организациях различного
масштаба:
Ø
путаница
и проблема поиска документов;
Ø
невыполнение
документов в срок;
Ø
дублирование
и противоречие документов друг другу;
Ø
неподдающаяся
контролю текущая работа исполнителей с документами;
Ø
невозможность
проследить историю работы с документами.
Один из самых
эффективных путей решения проблемы управления документами – переход организаций
на максимальное использование электронных документов, которые перемещаются и
обрабатываются с помощью компьютерной сети. [12; 13]
Принципиальное
решение – компьютерная сеть, связывающая компьютеры на рабочих местах в
различных подразделениях организации. При этом любые действия, осуществляемые
на данном компьютере, могут автоматически собираться и накапливаться на
центральном компьютере (сервере) сети. В результате на сервере накапливается
полная база данных о состоянии и истории документооборота организации.
Более того,
компьютерная сеть может использоваться и для организации коллективной работы
с электронными документами – для их перемещения, согласования, и т.д. С
этой целью используется специальное программное обеспечение управления
документационной деятельностью, обычно называемое системой автоматизации
делопроизводства и документооборота (САДД) или системой электронного
документооборота (СЭД). [5]
Таким
образом, необходимо провести различие между понятиями «автоматизация
делопроизводства» и «электронный документооборот».
1.2
Автоматизация делопроизводства
Автоматизация
производства – процесс в развитии машинного производства, при котором функции
управления и контроля, ранее выполнявшиеся человеком, передаются приборам и
автоматическим устройствам. Цель процесса заключается в повышении эффективности
труда, улучшении качества выпускаемой продукции, в создании условий для
оптимального использования всех ресурсов производства. Различают автоматизацию
частичную, комплексную и полную. [10; 11]
Автоматизация
работы службы делопроизводства (канцелярии):
Ø
установка
нескольких компьютеров в службе делопроизводства;
Ø
внедрение
электронных регистрационных карточек вместо традиционных журналов и картотек;
Ø
автоматизированный
поиск документов, хранящихся в службе делопроизводства по различным реквизитам;
Ø
автоматизированный
контроль исполнения документов;
Ø
хранение
электронных документов в памяти компьютера наряду с традиционным хранением дел.
[21; с.142]
Автоматизация
делопроизводства в рамках организации:
Ø
внедрение
локальной электронной сети внутри предприятия;
Ø
перемещение
части внутренних и исходящих документов организации по электронной сети;
Ø
установка
сервера в службе делопроизводства для хранения регистрационных форм самой
службы и регистрационных форм документов структурных подразделений;
Ø
автоматизированный
поиск и автоматизированное сопровождение хода исполненных документов;
Ø
формирование
отчетных данных о документообороте предприятия. [21; с.142]
В
автоматизации делопроизводства можно условно выделить следующие основные
этапы:
o
традиционная
технология делопроизводства на бумажных носителях:
· получение документов по
почте;
· регистрация документов в
журналах и на карточках;
· ведение
контрольно-сроковых картотек;
· копирование документов и
передача их в соответствии с резолюцией исполнителям (структурным
подразделениям);
· формирование дел с
исполненными документами;
· передача дел на архивное
хранение;
o
электронный
документооборот между организациями:
·
замена
перемещения и размножения бумажных документов между предприятиями пересылкой
электронных документов;
·
автоматизированная
регистрация в электронных журналах;
·
внедрение
сканирования поступивших бумажных документов и дальнейшая работа с их
электронными копиями;
·
использование
электронно-цифровой подписи;
·
внедрение
санкционированного доступа к документам, потокового сканирования и других
технологий электронного документооборота;
·
создание
электронного архива организации;
o
электронный
документооборот в территориально-распределенной системе организаций:
·
внедрение
единой электронной системы документооборота в рамках отрасли, ведомства;
·
автоматизация
обмена электронными документами между органом управления (министерством) и
предприятиями, а также между предприятиями и его удаленными подразделениями
(филиалами, представительствами);
Страницы: 1, 2, 3
|