Проблемы внедрения новых информационных технологий
Система
позволяет осуществлять автоматизированный обмен юридически значимыми
электронными документами между организациями или территориально удаленными
подразделениями. При этом соблюдаются все законодательные и
делопроизводственные нормы, а конфиденциальность и подлинность документов
обеспечиваются сертифицированными средствами криптозащиты информации.
Система
хранения данных позволяет работать множеству пользователей с большими массивами
документов. Реальные, практически подтвержденные возможности – свыше 4 000 000
документов, свыше 500 одновременно работающих пользователей. При этом
существует однопользовательская версия системы, работающая с условно-бесплатной
СУБД (системой управления базами данных).
В системе
«ДЕЛО» реализована поддержка платформ и технологий следующих программ и
информационных технологий:
Ø
интеграция
с пакетом Microsoft Office позволяет регистрировать документы непосредственно
из редакторов или почтовой программы;
Ø
ABBYY
– ведущий разработчик программного обеспечения для сканирования и распознавания
документов и форм;
Ø
КриптоПро,
СигналКом, Aladdin – разработчики надёжных средств криптографической защиты
информации и информационной безопасности;
Ø
наличие
открытого API-интерфейса делает возможной интеграцию системы «Дело» с любыми
используемыми в организации информационными системами и бизнес-приложениями,
например:
§
«1С:Предприятие»;
§
продукты
компании «ЭОС»;
§
другие
используемые в организации системы и бизнес-приложения.
Система
«ДЕЛО» представляет собой законченный тиражируемый «коробочный продукт»,
который решает задачи автоматизации делопроизводства и электронного
документооборота большинства организаций. На основе стандартной «коробочной
версии» может быть также реализована заказная система автоматизации
электронного документооборота, полностью учитывающая конкретные особенности
деятельности организации независимо от масштаба, вида деятельности и формы
собственности.
Система
«ДЕЛО» обеспечивает управление документацией на основе требований как
российской, так и международной нормативной базы ДОУ и информационной
безопасности. [3]
3.2 DocsVision
4.0. Приложение «Административное делопроизводство»
Приложение DocsVision
«Административное делопроизводство» представляет собой автоматизированную
систему административного делопроизводства, предназначенную для автоматизации
организационной деятельности, связанной с регистрацией, обработкой,
подготовкой, согласованием, хранением и учётом документов, выполнением заданий,
контролем исполнительской дисциплины, удалённого доступа к документам из
подведомственных агентств и служб, взаимодействием с информационными системами
других организаций.
Приложение «Административное
делопроизводство» основано на «Типовой инструкции по делопроизводству в
федеральных органах исполнительной власти» и обеспечивает автоматизацию
большинства перечисленных процессов делопроизводства:
Используется процесс сканирования,
процесс распознавания текста документа. При наличии у регистратора
сертификата электронной цифровой подписи (ЭЦП) РК документа может быть
подписана с использованием ЭЦП.
Этот процесс придает
документу статус распорядительного и формирует задания исполнителям. Процесс
инициируется либо зарегистрированным входящим документом (полученным из внешней
организации), либо зарегистрированным внутренним документом. Результатом
выполнения процесса является передача входящего/внутреннего документа с
наложенной резолюцией непосредственным исполнителям. Также может быть назначен координатор работ и выбраны сотрудники
для ознакомления с документом.
Исходящий/внутренний
документ может создаваться, как в ответ на входящий/внутренний документ во
исполнение задания по резолюции, так и в инициативном порядке.
Подготовка документа в
инициативном порядке – процесс создания
документа, не являющегося ответом на входящий или внутренний документ.
Подготовка проекта
исходящего/внутреннего документа может производиться исполнителем, например,
средствами Microsoft Word. Подготовленный проект документа «прикрепляется» к
карточке задания и передаётся на согласование визирующим лицам.
Регистрация
исходящей/внутренней корреспонденции
заключается в присвоении документу постоянного регистрационного номера. «Административное делопроизводство» обеспечивает автоматическое
формирование номеров документов с помощью настраиваемых нумераторов.
При постановке документа на
контроль производится назначение плановых сроков исполнения. Значение планового
срока формируется на основании сроков, указанных в резолюции. В процессе
контроля проверяется готовность документов к плановым срокам исполнения.
Промежуточный контроль – процесс, заключающийся в периодическом опросе исполнителей для
определения состояния документа, учёте и обобщении результатов контроля.
Исполнителем периодически
вносится в карточку задания информация о ходе выполнения и проценте исполнения
задания. Для промежуточного контроля заданий на контроле используется карточка
контроля. Снятие с контроля – завершение процесса контроля.
Основанием для снятия с контроля является наличие номера результирующего
исходящего документа, зарегистрированного при отправке документа.
5. Передача документов в
архив
Отработанные документы подшиваются
в дела, которые затем передаются на архивное хранение.
Кроме того, в системе
возможны следующие этапы документооборота:
ü
ведение номенклатуры дел (ведение справочника номенклатуры дел) – процесс, заключающийся в
составлении систематизированного перечня заголовков (наименований) дел, с
указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;
ü
формирование дел и томов – процесс формирования дел с вложенными томами и присвоения им
уникальных регистрационных номеров;
ü
списание документов в дела – процесс помещения документа в дело, согласно номенклатуре дел;
ü
передача дел во временное пользование – до закрытия дел документы в составе этих дел могут передаваться
во временное пользование;
ü
архивирование дел – производится после их закрытия и составления, согласования и
утверждения описи дел на передачу в архив;
ü
передача дел в подразделения – процесс передачи и приёма дел, хранящихся в архиве, для работы
в подразделениях.
ü
передача дел на постоянное хранение – процесс формирования, согласования и утверждения описей дел для
передачи в фонды постоянного хранения;
ü
уничтожение документа в архиве – процесс формирования, согласования и утверждения описей дел на
уничтожение.
Наряду с автоматизацией
основных процессов делопроизводства приложение DocsVision «Административное
делопроизводство» предоставляет ряд вспомогательных сервисов:
§
сервис уведомлений – подсистема, предназначенная для рассылки пользователям системы
уведомлений (напоминаний) о необходимости выполнения определённых заданий;
§
контроль получения ответа на документ – позволяет устанавливать
ожидаемый срок ответа и дату фактического получения документа-ответа;
§
подсистема построения отчётов – позволяет быстро создавать
новые отчёты и адаптировать существующие отчёты;
§
электронный телефонный справочник – синхронизирован со справочником сотрудников и предоставляет
удобный интерфейс доступа к различной информации о сотрудниках;
§
Web-доступ для поиска и просмотра
документов – подсистема поиска и просмотра
входящих, исходящих, внутренних документов, а также заданий и резолюций,
зарегистрированных в приложении «Административное делопроизводство», с помощью web-доступа.
Сервер DocsVision
представляет собой сервер хранилища данных, построенный на основе сервера баз
данных Microsoft SQL Server и веб-сервера Microsoft IIS и предназначенный для
хранения информации и обработки запросов на выборку данных;
Клиент DocsVision
интегрирован в Microsoft Internet Explorer и состоит из ядра и набора
управляемых им карточек. Ядро клиентской части – Менеджер объектов –
обеспечивает поддержку сессий пользователей, передачу данных между клиентской
частью и сервером хранилища, загружает и запускает карточки, а также
предоставляет им стандартные интерфейсы для выполнения различных функций. [1]
3.3 Опыт
некоторых госструктур в автоматизации делопроизводства и внедрении СЭД
На основании
изучения специализированной прессы (журнал «Справочник секретаря и
офис-менеджера») можно убедиться в том, что многие организации, особенно
государственные структуры, активно осуществляют автоматизацию делопроизводства
и внедряют системы электронного документооборота (СЭД).
Министерство
Экономического Развития и Торговли Российской Федерации, к примеру,
разрабатывает собственную СЭД. Создана база, основным элементом которой
является уникальная локальная сеть, объединяющая все территории, на которых
расположено Министерство.
Развернут и
успешно функционирует мощнейший электронный почтовый сервер, число абонентов
которого превышает 2000 человек. В рамках локальной сети создан ведомственный
информационный портал, создающий возможность открытого доступа (в рамках
министерства) к различным базам данных, статистике, обзорам, анализам и
электронной библиотеке документов. Все структурные подразделения имеют свой
сайт в этом портале и возможность для оперативного обмена информацией.
Министерство
использует систему автоматизированного делопроизводства при регистрации
документов. Все сведено в единую электронную базу. С помощью компьютера можно
узнать, какая корреспонденция находится на исполнении у того или иного
подразделения; любой сотрудник имеет доступ к этой системе и может свободно ей
пользоваться.
Однако СЭД в
Минэкономразвития пока не позволяет полностью реализовать все задачи
электронного документооборота. В ближайшей перспективе планируется повсеместное
использование электронно-цифровой подписи (ЭЦП). Несмотря на то, что закон об
ЭЦП уже принят, его реализация не везде прописана в подзаконных актах. Также
пока не решен вопрос о постоянном обновлении нормативов на ЭЦП, которые быстро
устаревают. Еще одной из проблем внедрения СЭД является профессиональная и
техническая подготовка сотрудников Министерства, главной целью здесь является,
по мнению автора статьи (С.В. Кузнецов, руководитель Административного
департамента Министерства), чтобы сотрудники воспринимали СЭД как необходимый
инструмент, без которого невозможно эффективно работать. [9]
В системе
корпоративного регулирования ДОУ в Центральном Банке Российской Федерации можно
выделить следующие основные элементы:
Ø
ведомственные
акты и распорядительные документы;
Ø
организационно-методическое
руководство и система информационного обеспечения;
Ø
работа
с персоналом и корпоративная культура.
Информационно-технологическую
основу корпоративного регулирования ДОУ в Банке России составляет Система
автоматизации документооборота и делопроизводства (САДД), внедренная в
центральном аппарате Банка (1997 г.), во всех территориальных учреждениях Банка
(78 главных управлений и национальных банках), а также в 9 организациях при
Банке (2000 – 2001 гг.). Кроме того, внедрена автоматизированная технология в
расчетно-кассовых центрах.
Во всех территориальных
учреждениях Банка России не только используется единый территориальный
программный продукт для автоматизации работы с документами, но и контролируется
соблюдение единых нормативных требований и применение типовых классификаторов
(справочников).
Опыт
нормативно-методического регулирования САДД Банка России (в нормативных актах,
справочных и методических материалах, должностных инструкциях) показал
необходимость издания специальных документов по регламентации документационных
процессов. В ЦБ РФ таким документов является «Регламент работы с документами в
системе автоматизации документооборота и делопроизводства». На его основе
разработаны подобные регламенты для каждого подразделения Банка,
осуществляющего эксплуатацию САДД. [7]
Совет
Федерации РФ прошел при внедрении системы автоматизации делопроизводства и
электронного документооборота следующие этапы:
Ø
изучение
теоретических аспектов автоматизации;
Ø
системный
анализ существующего порядка работы с документами;
Ø
создание
проекта системы делопроизводства и электронного документооборота, в котором
прописаны цели, задачи, функции и структура информационной системы как в целом,
так и для каждого участка отдельно;
Ø
на
основании вышеуказанного проекта – поиск готовой системы автоматизации делопроизводства
на рынке отечественных и западных производителей.
В настоящее
время в Совете Федерации функционирует система автоматизированного
делопроизводства и электронного документооборота «Дело–ТСФ». Пользователи
системы, выполняющие только операции поиска информации о документах и их
образах, могут быть подключены в режиме Intranet (локальная сеть). Пользователь
системы в любой момент может получить полную информацию о состоянии, истории
движения и исполнения документов.
Система
защищена от несанкционированного доступа, в ней содержится 3 % информации с
грифом «Для служебного пользования», персональные данные.
Проблемы, с
которыми сталкивается Совет Федерации при автоматизации делопроизводства и
внедрении новых стандартов:
Ø
проблема
в сфере привлечения административного ресурса;
Ø
трудности
в области организации учебы и консультаций, недостаточный уровень компьютерной
грамотности персонала;
Ø
противоречия
в управлении человеческим фактором;
сложности в
проведении аналитической работы. [15; 19; 22]
Проанализировав
опыт вышеуказанных госструктур по автоматизации делопроизводства и внедрению
СЭД, можно выделить следующие моменты.
Во-первых, каждая из указанных
организаций создает (или приобретает) СЭД (либо САД), учитывая специфику
делопроизводства и документооборота данной конкретной организации. На данном
этапе можно утверждать, что не существует универсальной СЭД, которая подходила
бы для любого предприятия.
Во-вторых, выявлены следующие
основные проблемы в процессе внедрения СЭД:
а) проблема
человеческих ресурсов (техническое и профессиональное обучение);
б) проблема
разработки и обновления нормативных актов и методических материалов,
соответствующих развитию процесса автоматизации ДОУ.
Заключение
Использование
новых информационных технологий в делопроизводстве организаций, безусловно, на
сегодняшний день является одной из актуальнейших тем в сфере документоведения и
ДОУ.
Электронный
документооборот является частью процесса автоматизации делопроизводства. Оба
этих процесса призваны решить такие наболевшие проблемы традиционного
делопроизводства, как проблема поиска документов, невыполнение документов в установленный
срок, дублирование и противоречие документов друг другу, неподдающаяся контролю
текущая работа исполнителей с документами и невозможность проследить историю
работы с документами.
Внедрение
систем автоматизации делопроизводства (САД) и систем электронного
документооборота (СЭД) сталкивается в реальности с такими проблемами, как
отсутствие универсальной системы для любого предприятия, проблемой человеческих
ресурсов, проблема несоответствия нормативных актов развитию процесса
автоматизации ДОУ.
Список
использованных источников и литературы
Опубликованные источники:
1.
DocsVision
– Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота
[Электронный ресурс]: сайт компании DocsVision. – Режим доступа: #"#">#"#">http://www.eos.ru/
– Проверено 17.03.2008 г.
4.
Справочно-информационная
система «КонсультантПлюс».
Литература
5.
Баласанян,
В.Э. 2006 год – год электронного документооборота [Текст] / В.Э. Баласанян,
Е.В. Губернская // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2006. – № 3. – С.
78 – 81.
6.
Баласанян,
В.Э. От традиционного делопроизводства к электронному документообороту [Текст]
/ В.Э. Баласанян // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2003. – № 4. – С.
15 – 18.
7.
Бобылева,
М.П. Корпоративное регулирование документационного обеспечения управления (опыт
Банка России) [Текст] / М.П. Бобылева // Справочник секретаря и офис-менеджера.
– 2004. – № 2. – С. 56 – 63.
8.
Кузнецова,
Т.В. Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения
управления) [Текст]: учебник для вузов / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А.
Быкова и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. – 359 с.
9.
Кузнецов,
С.К. Опыт реформирования системы документационного обеспечения
Минэкономразвития РФ [Текст] / С.К. Кузнецов // Справочник секретаря и
офис-менеджера. – 2003. – № 10. – С. 72 – 78.
10. Ларин, М.В. Работа с
электронными документами. Обзор исследований ВНИИДАД [Текст] / М.В. Ларин //
Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2006. – № 1. – С. 36 – 40.
11. Ларин, М.В. Работа с
электронными документами. Обзор исследований ВНИИДАД [Текст; окончание] / М.В.
Ларин // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2006. – № 2. – С. 32 – 39.
12. Линев, А.А. Регионы
готовы к внедрению систем электронного документооборота [Текст] / А.А. Линев //
Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2006. – № 4. – С. 84 – 85.
13. Назаренко, О.Б.
Программное обеспечение Интернет/Интранет клиента [Текст] / О.Б. Назаренко //
Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2003. – № 10. – С. 92 – 95.
14. Петров, В.Н.
Информационные системы [Текст]: учебник для вузов / В.Н. Петров. – СПб.: Питер,
2002. – 688 с.
15. Рыжикова, Т.В. Аппарат
Совета Федерации на этапе перехода к безбумажным технологиям [Текст] / Т.В.
Рыжикова // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2003. – № 8. – С. 62 – 67.
16. Рысков, О.И. Нормативная
база управления документацией: 2005 год [Текст] / О,И. Рысков // Справочник
секретаря и офис-менеджера. – 2006. – № 3. – С. 34 – 38.
17. Рысков, О.И. Нормативная
база управления документацией: 2005 год [Текст; окончание] / О.И. Рысков //
Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2006. – № 4. – С. 36 – 40.
18. Савельев, А.М.
«Электронный документооборот» или «автоматизация делопроизводства»? [Текст] /
А.М. Савельев // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2003. – № 1. – С. 17
– 22.
19. Синева, Н.А. Технология
внедрения системы автоматизации делопроизводства и электронного
документооборота «Дело–ТСФ" в Совете Федерации [Текст] / Н.А. Синева //
Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2003. – № 5. – С. 82 – 87.
20. Спивак, В.А.
Делопроизводство [Текст]: учебное пособие / В.А. Спивак. – СПб.: Питер, 2003. –
208 с.: ил.
21. Стенюков, М.В.
Документоведение и делопроизводство [Текст] / М.В. Стенюков. – М.: Приор-издат,
2006. – 176 с.
22. Хохлова, Н.Н. Электронный
Архив Совета Федерации: реалии и перспективы [Текст] / Н.Н. Хохлова //
Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2003. – № 3. – С. 90 – 96.
Страницы: 1, 2, 3
|