Процесс документального обеспечения в менеджменте и его роль для эффективного управления

Процесс документального обеспечения в менеджменте и его роль для эффективного управления

Содержание

Введение

Глава 1. Теоретические аспекты документального оформления менеджмента

1.1 Основные понятия в документальном оформлении менеджмента

1.2 Роль и классификация

1.3 Характеристика основных типов документов

1.4 Общая характеристика кадровых документов

1.4.1. Штатное расписание и штатная расстановка

1.4.2. Положение об оплате труда и премировании

1.4.3. Должностные инструкции

1.4.4. Правила внутреннего трудового распорядка

1.4.5. Трудовой договор

1.4.6. Положение о структурных подразделениях

1.4.7. График отпусков

Глава 2. Функционирование службы документального оформления менеджмента

2.1 Цели создания службы

2.2 Основные функции службы документального оформления менеджмента

2.3 Права службы документального оформления менеджмента

Заключение

Список используемой литературы

Введение

Документационное обеспечение управления – очень важный фактор, напрямую влияющий на организацию. Без строгого документирования, без постоянного ведения документации любая компания распадется, так как в ней не будет возможности контролировать деятельность сотрудников и самой компании в целом.

На мой взгляд, данная тема имеет немаловажное значение, ведь документация есть в каждой организации, и именно поэтому необходимо не только знать, как выглядит тот или иной документ, но и разбираться в них, так как рано или поздно любой человек с ними сталкивается.

Управление любой организацией или предприятием неизбежно требует создания многих видов управленческих документов. Без соответствующих документов невозможно решать задачи планирования и организации производственного процесса, финансирования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления и т.д.

К сожалению, сегодня не все руководители уделяют должное внимание и значимость данному вопросу. Часто об учете кадров и кадровой документации руководители вспоминают только тогда, когда с проверкой приходят сотрудники контролирующих органов или бывший работник обращается с иском в суд. В таких крайних случаях исправление сложившейся ситуации требует значительных финансовых и временных затрат, которые далеко не всегда являются залогом успеха в суде и вряд ли помогут избежать привлечения к административной ответственности.

Именно поэтому так важно установить правильное ведение кадровой документации, в том числе провести оформление трудовых отношений в соответствие с действующим трудовым законодательством.

Целью моей работы было изучить данную тему.

Задачи:

1.           ознакомление с ДОУ

2.           изучение основных видов документации

3.           изучение назначения службы ДОУ

Глава 1. Теоретические аспекты документального оформления менеджмента

Документационное обеспечение управления – деятельность, охватывающая организацию документирования и управление документацией в процессе реализации функций организации и осуществляемая специальной службой, действующей согласно «Инструкции по делопроизводству» и на правах самостоятельного структурного подразделения, подчинённого непосредственно руководителю организации.

Любое юридическое лицо, вне зависимости от того, в какой организационно-правовой форме оно создано, в процессе осуществления хозяйственной деятельности сталкивается с необходимостью подбора сотрудников, а также осуществлением работы по оформлению, ведению и сохранению кадровой документации. Несмотря на то, что требования к ведению кадровой документации предусмотрены действующим законодательством, зачастую кадровым вопросам не предают серьезного значения, в результате чего кадровая документация в организациях ведется с грубыми нарушениями установленных требований.

В связи с этим руководителям юридических лиц следует помнить, что на них возложена персональная ответственность за документальный фонд организации. За нарушение правил ведения кадровой документации предусмотрен ряд штрафных санкций, установленных распоряжениями Правительства Российской Федерации и Правительства Москвы.

Помимо обязанностей, связанных с оформлением и ведением кадровой документации, в деятельности любой организации возникают вопросы подбора кадров и формирования корпоративной кадровой политики, подразумевающей своевременное обеспечение фирмы персоналом с необходимым уровнем квалификации, профессиональных и личных качеств, способным решать поставленные трудовые задачи.

Формирование основ кадровой политики юридического лица осуществляется его высшим руководством. Реализация поставленных задач ложится на сотрудников кадровой службы.

Таким образом, грамотная организация деятельности кадровой службы, осуществляемая в рамках действующего законодательства и основанная на принципе тщательного отбора кадров, является одним из основополагающих условий успешного развития любого юридического лица.

1.1 Основные понятия в документальном оформлении менеджмента

Документ (от лат. documentum) – понятие информационное, которое в отдельных случаях (при наличии подписи и печати) дополняется юридическим понятием.

Термин «документ» ввел в русский язык Петр I, который объяснил его понятие как «письменное свидетельство и доказательство». В современном толковом словаре С.И. Ожегова «документ» определяется как «деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо». Оксфордский словарь гласит: «Документ – текст или изображение, имеющее информационное значение».

Анализ последовательных определений термина «документ» позволяет выделить три основных формулировки:

1.                «документ» – материальный объект

2.                «документ» – носитель информации

3.                «документ» – документированная информация

С позиции ДОУ наиболее общим считается обозначение документа, как материального объекта с зафиксированной на нём информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенного для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования. В последнее время при определении понятия «документ» подчеркивается скорее не материальная, а информационная составляющая. Таким образом, в результате эволюции понятие «документ» стало официально толковаться следующим образом:

Документ (документированная информация) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

В современном обществе документы выполняют очень важные функции, такие как:

1. информационная

2. социальная

3. коммуникативная

4. правовая

5. управленческая

6. функция учета

7. функция исторического источника

В управленческой функции документы выступают как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации. Управленческие документы оказывают воздействие на сферу управления, выступая регулятором различных сторон деятельности организации или учреждения, и отражают:

1. стадии

2. звенья

3. циклы управления

1.2 Роль и классификация

С разработкой документов и с ДОУ в целом связан еще ряд понятий.

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Дело – совокупность документов (или в редких случаях документ), сформированных по какому-либо признаку (видам документов, вопросам и т.д.), помещенных в отдельную обложку.

Делопроизводство, ДОУ – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Под ДОУ понимается вся совокупность работ со служебными документами в учреждениях, организациях и на предприятиях:

1.                составление, регистрация полеченных документов и другой корреспонденции

2.                организация и контроль исполнения

3.                формирование номенклатуры дел и справочных фондов

4.                экспертиза научной и практической ценности

5.                хранение и передача в архив

6.                обеспечение секретности и сохранности служебной тайны

Документооборот – движение документов в организации с момента создания или получения до завершения исполнения, отправки или передачи их на хранение.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

1.3 Характеристика основных типов документов

Принято выделять несколько групп (видов) документов, работа с которыми обязательна для любого предприятия:

1.                директивные, информационно-инструктивные и информационно-методические материалы государственных органов власти и управления, в том числе федеральных и местных:

·                   указы

·                   постановления

·                   правовые акты

·                   инструктивные и информационные письма

·                   методические указания

·                   требования к статистической отчетности и т.д.

2.                организационно распорядительная документация

3.                документы, связанные с оформлением трудовых отношений:

·                   табель явки на работу

·                   графики отпусков

·                   трудовые книжки сотрудников

·                   заявления

·                   приказы о приеме и увольнении

·                   документы по оформлению отпусков, наград, поощрений, взысканий и т.д.

4.                деловая переписка

5.                финансовая документация

1.4 Общая характеристика кадровых документов

В любой организации должен быть составлен и утвержден для внутреннего пользования ряд кадровых документов, наличие которых предусмотрено действующим законодательством.

По целевой принадлежности выделяют две больших группы кадровых документов:

1. Документы по учету личного состава работников, к которым относятся приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и другие. Основная часть документов по личному составу вошла в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

2. Вторую группу составляют документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда (правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении, должностные инструкции, структура и штатная численность, штатное расписание). В «Общероссийском классификаторе управленческой документации» ОК 011-93, утвержденном Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 декабря 1993 года №299 (далее ОКУД) эти документы получили название «документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия».

1.4.1   Штатное расписание и штатная расстановка

Штатное расписание – основной документ, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с учредительным документом (уставом или положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Этот документ даёт руководству право на укомплектование организации и ее структурных подразделений работниками. На основе штатного расписания кадровая служба ведет подбор сотрудников на вакантные должности, формирует резерв на выдвижение, организует повышение квалификации кадров.

Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным лицом, полномочие по утверждению данного документа должно быть закреплено в письменной форме. В таком приказе, в отличие от типовой формы приказа по основной деятельности, отсутствует констатирующая часть, и, так как никаких дополнительных пояснений для введения в действие штатного расписания не требуется, приказ может начинаться со слова «ПРИКАЗЫВАЮ».

На основе штатного расписания устанавливаются наименования должностей, специальностей, профессий, которые отражаются в трудовых договорах и иной кадровой документации.

Согласно «Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих», составление штатного расписания является обязанностью экономиста по труду, который входит в состав отдела организации и оплаты труда. Поскольку такое подразделение имеется не в каждой организации, разработка штатного расписания чаще всего поручается отделу кадров, либо планово-экономическому отделу, либо группе специалистов, либо бухгалтерии, то есть руководство предприятия самостоятельно решает вопрос, на кого возлагается эта работа.

На предприятиях с большим должностным и численным составом целесообразно разрабатывать и утверждать штатное расписание каждого структурного подразделения.

1.4.2 Положение об оплате труда и премировании

«Положение об оплате труда и премировании» является локальным нормативным актом на предприятиях, где не заключается коллективный договор. Если коллективный договор в организации есть, то «Положение об оплате труда и премировании» может быть приложением к коллективному договору. «Положение об оплате труда и премировании» является основным документом, в соответствии с которым рассчитывается заработная плата на предприятии.

«Положение об оплате труда и премировании» является документом, регламентирующим:

1.                принципы формирования системы оплаты труда

2.                порядок расчета денежного вознаграждения за труд

3.                критерии и процедуру оценки труда

«Положение об оплате труда и премировании» вводится на предприятиях в целях повышения эффективности производства, усовершенствования системы организации оплаты труда, рационального использования фонда оплаты труда и т.д.

Задачи «Положения об оплате труда и премировании»:

1.                повышение эффективности и качества работы персонала

2.                введение гибкой системы материального стимулирования

3.                повышение эффективности контроля и учета планирования работ и выполнения заданий

4.                стимулирование инициативы и творчества сотрудников

5.                раскрытие кадрового потенциала и т.д.

Принципы разработки условий оплаты:

1.                равная оплата за равный труд, недопущение дискриминации в оплате труда

2.                создание равных возможностей для роста заработной платы для всех категорий сотрудников

3.                опережающий рост производительности по сравнению с оплатой

1.4.3 Должностные инструкции

Должностная инструкция является локальным нормативным актом, в соответствии с которым работник осуществляет трудовую деятельность. Должностная инструкция – основной организационно-правовой документ, определяющий основные права, обязанности и ответственность работника при осуществлении им трудовой деятельности согласно занимаемой должности.

Основные цели разработки должностных инструкций:

1.                создание организационно-правовой основы деятельности должностных лиц предприятия

2.                повышение ответственности должностных лиц за результаты их деятельности, осуществляемой на основании трудового договора

3.                повышение объективности при аттестации, присвоении специальных званий и квалификационных разрядов работнику, его поощрении и при наложении на него дисциплинарного взыскания

Страницы: 1, 2