Разработка предложения по совершенствованию деятельности ОГУ "БелИФ" на основе технологий информационного менеджмента

Разработка предложения по совершенствованию деятельности ОГУ "БелИФ" на основе технологий информационного менеджмента

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы. Главным направлением перестройки менеджмента и его радикального усовершенствования, приспособления к современным условиям стало массовое использование новейшей компьютерной и телекоммуникационной техники, формирование на ее основе высокоэффективных информационно-управленческих технологий. Средства и методы прикладной информатики используются в менеджменте и маркетинге. Новые технологии, основанные на компьютерной технике, требуют радикальных изменений организационных структур менеджмента, его регламента, кадрового потенциала, системы документации, фиксирования и передачи информации. Особое значение имеет внедрение информационного менеджмента, значительно расширяющее возможности использования компаниями информационных ресурсов. Развитие информационного менеджмента связано с организацией системы обработки данных и знаний, последовательного их развития до уровня интегрированных автоматизированных систем управления, охватывающих по вертикали и горизонтали все уровни и звенья производства и сбыта.

В современных условиях эффективное управление представляет собой ценный ресурс организации, наряду с финансовыми, материальными, человеческими и другими ресурсами. Следовательно, повышение эффективности управленческой деятельности становится одним из направлений совершенствования деятельности предприятия в целом. Наиболее очевидным способом повышения эффективности протекания трудового процесса является его автоматизация. Но то, что действительно, скажем, для строго формализованного производственного процесса, отнюдь не столь очевидно для такой изящной сферы, как управление. Трудности, возникающие при решении задачи автоматизированной поддержки управленческого труда, связаны с его спецификой. Управленческий труд отличается сложностью и многообразием, наличием большого числа форм и видов, многосторонними связями с различными явлениями и процессами. Это, прежде всего, труд творческий и интеллектуальный. На первый взгляд, большая его часть вообще не поддается какой-либо формализации. Поэтому автоматизация управленческой деятельности изначально связывалась только с автоматизацией некоторых вспомогательных, рутинных операций. Но бурное развитие информационных компьютерных технологий, совершенствование технической платформы и появление принципиально новых классов программных продуктов привело в наши дни к изменению подходов к автоматизации управления производством.

Объект: деятельность ОГУ «БелИФ».

Предмет: управление деятельностью ОГУ «БелИФ» на основе технологий информационного менеджмента.

Цель: Разработать предложения по совершенствованию деятельности ОГУ «БелИФ» на основе технологий информационного менеджмента.

В соответствии с объектом, предметом и целью исследования нам необходимо решить следующие задачи:

1.                Изучить теоретические основы управления деятельностью предприятия и технологии информационного менеджмента.

2.                Провести диагностику использования технологий информационного менеджмента в деятельности ОГУ «БелИФ».

3.                Разработать предложения по совершенствованию деятельности ОГУ «БелИФ» на основе технологий информационного менеджмента.

Состояние научной разработанности темы. Изучению проблем создания, функционирования, системы управления на основе технологий информационного менеджмента, посвящало свои труды множество ученых, исследователей, специалистов в этой области. Это объясняется тем, что в условиях быстро развивающейся информатизации общества организациям для конкурентоспособного положения на рынке необходимо иметь максимально эффективную информационную систему.

Этой цели служат работы таких известных исследователей, как Г.В.Дружинин, Г.Н. Калянов, В.И. Ананьин, Е.Г. Ойхман, А.В. Костров, В.И.Дмитров. В частности, важный вклад в изучение данной проблемы внесли А.М. Карминский и П.В. Нестеров в их книге «Информатизация бизнеса», широко известна работа Д.А. Марки совместно с К. Мак Гоуеном «Методология структурного анализа и проектирование». Множество статей, касающихся анализа опыта ведущих специалистов по вопросам проектирования информационных систем, публикуется в журналах (В.И.Дмитров, Ю.М. Макаренков «CALS-стандарты», журнал «Автоматизация проектирования»).

Методологической основой исследования является синтез системного и диалектического подходов. При выполнении работы, в частности, при анализе практического применения современных технологических решений на потребительском уровне, использовался метод индукции, предполагающий определение эффективного решения и последующего поиска проблем, для решения которых оно применимо, что характерно для практики управления в области информационных технологий.

Структура дипломной работы. Дипломная работа состоит из введения, четырех глав, заключения, списка литературы и приложений.

Глава 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ И ТЕХНОЛОГИЙ ИНФОРМАЦИОННОГО МЕНЕДЖМЕНТА

1.1. Теоретические аспекты организации системы управления предприятием

Производительность труда на предприятиях во многом зависит от эффективности организации структуры, от сбалансированности различных сфер деятельности внутри предприятия. Это требует от высшего руководства осуществления постоянного контроля за рентабельностью, эффективностью и вообще необходимостью координированной работы всех подразделений предприятия.

Анализируя функции руководства предприятия и проблемы его прибыльности, нужно исходить из того, что прибыль является не причиной существования предприятия, а результатом его деятельности и слаженной работы основных функциональных подразделений предприятия (маркетинговая служба, финансовая служба, производственная служба и другие).

Сегодня, в условиях рыночной экономики, прибыль определяется как итог успешной деятельности предприятия. Вместе с тем она создает определенные гарантии дальнейшему существованию предприятия, поскольку только ее накопление на предприятии позволяет ограничить и преодолевать риски, связанные с реализацией товаров на рынке. В этом, в частности, может помочь планирование деятельности предприятия. Но даже планирование, осуществляемое на высоком профессиональном уровне, не в состоянии существенно ограничить риски, с которыми сталкивается предприятие.

Одна из важнейших функций управления - создавать условия, необходимые для дальнейшего успешного функционирования предприятия. Именно поэтому даже на предприятиях западных стран основным принципом и ориентиром менеджмента является не максимизация прибыли, а успешное элиминирование влияния рисковых ситуаций. Та или иная операция предприятия должна приносить такую прибыль, которая позволяла бы аккумулировать достаточно средств, создающих реальную возможность преодолевать возможные риски будущего.

В основе деятельности высшего руководства лежит глубокий анализ деятельности предприятия, а одним из важнейших элементов ее является маркетинг и нововведения. В силу этого любой менеджер одновременно представляет собой одну из форм предпринимательской деятельности. Руководство не может быть чисто бюрократическим, административным актом или базироваться на политических домыслах. Это по настоящему творческая деятельность, исключающая все формы приспособленчества. Оно должно постоянно, активно, в широких масштабах создавать, творить новые условия, а не просто пассивно реагировать на изменения, происходящие в окружающей среде. Именно это делает менеджмент истинно современной формой управления.

Высшее руководство само ставит перед собой цели. Вначале они приобретают форму желаемого. Затем в процессе разработки конкретных, детализированных планов и постановки конкретных задач для отдельных сфер деятельности предприятия эти глобальные цели соотносятся с имеющимися возможностями. Из этого следует, что менеджмент должен умело организовывать аналитическую работу на предприятии.

Руководство фирмы решает важные проблемы. Ему крайне важно знать, а как будет выглядеть рынок завтра и послезавтра, что будут ожидать клиенты от фирмы не только сегодня, но и завтра.

Основными сферами деятельности, для которых высшее руководство должно устанавливать цели, являются ситуации на рынке, инновации, производительность труда, обеспечение финансовыми средствами и рабочей силой, рентабельность в чисто техническом и финансовом смысле, а также эффективность труда служащих и их взаимоотношения, а также связи с общественностью.

Между всеми этими сферами существуют тесные взаимосвязи и взаимозависимости. Например, плохие отношения, сложившиеся между руководством и сотрудниками, рано или поздно станут отрицательно сказываться и на положении предприятия на рынке. Сказанное относится и к низкой эффективности труда рабочей силы, низкой удовлетворенности сотрудников работой. Последнее особенно влияет на их отношения с клиентами. Предприятие - это совокупность своих сотрудников, и, следовательно, если клиенты размышляют о нем, то имеют в виду не здание, машины и оборудование, а своих конкретных собеседников на конкретном предприятии[1].

Анализируя положение предприятия на рынке, следует руководствоваться тем, что все рынки непрерывно меняются. Поэтому сопоставлять свое положение на нем стоит не с его прошлой и теперешней долей рынка, а со всем рынком и его стоимостью. К примеру, руководство предприятия не может исходить из того, что до тех пор, пока объем продажи растет, все идет нормально. Так оно легко может упустить из виду, что весь рынок расширяется намного быстрее, чем растет объем продаж. Такой анализ необходим особенно тогда, когда в сфере интересов предприятия приходится небольшая доля рынка. Именно эти предприятия зависят не только от колебания конъюнктуры рынка, но и от поведения конкурентов, которые довольно легко и неожиданно для предприятия в состоянии вытеснить его с рынка.

На Западе опасные для предприятия ситуации могут возникать и в тех случаях, если на него приходится чересчур большая доля рынка.

С точки зрения достижения оптимальной динамики развития, руководство фирмы должно, по меньшей мере, анализировать:

Ø    желаемое положение предприятия на рынке с товарами, выпускаемыми в настоящий момент;

Ø    желаемое положение текущей продукции на новых потенциальных рынках;

Ø    выпуск продукции в зависимости от того, в какой степени необходимо выводить определенные изделия из производственной программы;

Ø    производство новых видов товаров, предназначенных для выведения на новые рынки;

Ø    возможные изменения сбытовой и прочих организаций, если возникает необходимость достижения вышеназванных целей.

Необходимость в нововведениях возникает тогда, когда их уже требует рынок. Но руководство предприятия должно само заблаговременно определять их необходимость и целесообразность. Именно в данной сфере ему следует:

Ø    определить новые виды товаров или услуг, с помощью, которой предприятие будет иметь соответствующую долю рынка;

Ø    определить новые виды товаров и услуг, которые должны заменить существующие, но устаревшие товары и услуги;

Ø    внедрить нововведения и осуществить модернизацию во всех сферах деятельности предприятия (делопроизводство, связи с общественностью);

Современное предприятие характеризуется тем, что на нём занято меньше рядовых рабочих, чем 50 или даже 10 лет назад. А через 5, 10 или 20 лет их будет еще меньше. Уже сейчас существуют предприятия, на которых практически нет рабочих, а имеются лишь высококвалифицированные служащие и менеджеры. Менеджеры становятся основным и одновременно самым редким фактором производства. Производственные предприятия без них работают малоэффективно, так как при отсутствии соответствующих опытных менеджеров капитал сам по себе не может найти выгодного применения. Следовательно, наличие опытных менеджеров становится решающим элементом в решении вопроса о дальнейшем существовании предприятия. В то же самое время предприятие и высшее руководство должны принимать все меры для того, чтобы обеспечить наличие такой численности квалифицированных менеджеров, которая необходима для успешной работы предприятия в длительной перспективе.

Для создания творческого коллектива менеджеров требуется минимум два-три года. Выйти за рамки срока довольно легко и быстро. По этой причине современные предприятия придают особое значение «человеческим отношениям», то есть взаимоотношениям между менеджерами и сотрудниками.

На современном предприятии один-единственный человек никогда или почти никогда не в состоянии быть наиболее компетентным менеджером. Фактически на всех крупных западных предприятиях высшее руководство формируется в виде рабочей группы.

На современном предприятии, если это не очень мелкие фирмы, менеджеры могут выполнять свои обязанности лишь при условии, что они делегируют часть своих полномочий другим руководителям. Таким образом, одни менеджеры постоянно работают в тесном контакте с другими.

Создание соответствующего климата, прежде всего в кругу менеджеров, играет решающую роль в обеспечении успешной работы предприятия. Менеджеры и сотрудники обязаны видеть и понимать, что выполняемая ими работа, это небольшая, иногда даже крохотная часть работы предприятия в целом, оказывает прямое воздействие на производительность всего предприятия. Они должны быть в состоянии контролировать собственную деятельность. Подобная возможность самоконтроля стимулирует работу сотрудников в большей мере, чем страх быть уволенным или лишенным премии.

Итак, одной из важнейших задач менеджмента является постановка сотрудниками фирмы конкретных задач, предоставление им возможности контролировать свою собственную работу, а также видеть, какой вклад в общие результаты деятельности предприятия внес их труд. Сотрудник независимо от того, является ли он простым рабочим или директором завода, должен понимать, что от его работы зависит судьба предприятия.

Многие ведущие западные фирмы перешли от конвейерной системы организации производства к более эффективной групповой работе. В таких условиях каждая рабочая группа занята на каком-то одном участке предприятия (например, на шведском автомобильном заводе "Вольво", где вполне определенное число групп рабочих производит автомашину практически целиком)[2]. Эта система позволяет повысить понимание рабочими необходимости проявлять заботу о судьбе своего предприятия и их прямого участия в достижении положительных результатов работы предприятия. Заинтересованность рабочих растет незамедлительно, что стимулирует резкое повышение производительности труда и сокращение текучести кадров. В связи с этим следует подчеркнуть, что высокая зарплата является только одним из важных и, может быть, даже решающим элементом формирования благоприятного климата на предприятии.

Высшее руководство предприятия никогда не должно забывать о том, что существует только благодаря клиентам, а также потому, что их сотрудники готовы работать в тесном контакте с ним.

Именно высшее руководство предприятия легко поддается искушению думать, что судьба предприятия, рабочих и их семей зависит от решений руководства. На деле все обстоит совсем иначе: существование руководства зависит от работы сотрудников и от рынка. Умелая организация рабочего времени и хороший выбор ближайших сотрудников нередко являются одним из решающих элементов успешной или неуспешной деятельности высшего руководства.

Менеджер, и, прежде всего высший менеджер, должен быть не только исключительно образованным человеком, но и крепким по характеру человеком. Он должен быть активным бойцом и не бояться любых столкновений с акционерами, со своими сотрудниками, а при необходимости даже со своими коллегами[3].

Даже с технической и коммерческой точек зрения, управление предприятием в наши дни является столь сложным делом, что эту функцию почти никогда не может выполнять только один человек.

На многих западных предприятиях уже не существует генерального директора или председателя высшего звена руководства, а есть группа равноправных руководителей высшего звена управления. Задачи и функции каждого члена такой рабочей группы должны быть четко обозначены. Никому не предоставляется права вмешиваться в сферу деятель своих коллег, и в то же время все они вместе не должны опровергать мнения своих коллег. Наконец, многое в деятельности группы менеджеров зависит от сложившихся в ней чисто человеческих отношений.

На современных предприятиях большое внимание уделяется вопросам создания оптимальной организационной структуры. Создавая ее, необходимо иметь в виду, что она должна:

Ø    обеспечивать достижение предприятием оптимальной рентабельности. Поэтому организационную структуру следует создавать по возможности простой, четкой и легко обозримой;

Ø    охватывать по возможности минимальное количество промежуточных звеньев. Иными словами, командную и информационную системы необходимо создавать не столь громоздкими;

Ø    обеспечивать условия подготовки менеджеров на перспективу.

Как раз это последнее обстоятельство часто упускают из виду даже на крупных, хорошо организованных западных предприятиях, поскольку, опираясь на личный опыт, менеджеры крайне редко допускают присутствие сильных потенциальных конкурентов. Но наличие сильных, хорошо подготовленных потенциальных менеджеров играет большую роль в деле обеспечения успешного функционирования предприятия в перспективе.

Только хорошо заинтересованные рабочие и служащие в состоянии внести существенный вклад в достижение предприятием высоких результатов, и лишь довольные всем служащие могут с высокой ответственностью относиться к работе своего предприятия. Положительные или отрицательные отношения между руководством, рабочими и служащими довольно скоро сказываются в положительном или отрицательном смысле на положении предприятия на рынке.

Менеджеры - категория трудящихся, которой присущи свои особенности функционального содержания труда, с точки зрения влияния на результаты производственно-хозяйственной деятельности коллектива.

Функции управления - это особый вид управленческой деятельности, с помощью которой субъект управления воздействует на управляемый объект[4]. Функции управления отражают содержание процесса управления, вид управленческой деятельности, совокупность обязанностей управляющей подсистемы.

Все функции управления подразделяются на:

Ø    основные - обязательные для любой системы управления, являются основополагающими всего процесса управления;

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9