Разработка предложения по совершенствованию деятельности ОГУ "БелИФ" на основе технологий информационного менеджмента

Внедрение такой технологии позволяет:

1.     Ускорить движение документов.

2.     Гарантировать своевременное рассмотрение документов.

3.     Обеспечить эффективный контроль исполнения документов и принятия управленческих решений.

4.     Повысить эффективность работы, как отдельных чиновников, так и всего аппарата губернатора в целом.

5.     Снизить издержки на размножение, передачу и хранение множества копий бумажных документов.

6.     При принятии решений повысить их обоснованность и качество за счет предоставления исполнителю максимально полной документационной базы.

Необходимо заметить, что при таком подходе появляются дополнительные издержки в процессе регистрации документа. Впрочем, их можно избежать, если значительную часть документов организация будет получать в электронном виде.

Идея же электронного документооборота состоит в том, что для документов вообще не создается бумажных версий. Это позволит значительно поднять эффективность и снизить издержки по сравнению со смешанным документооборотом.

Необходимо также иметь в виду, что переход на электронный документооборот и делопроизводство в аппарате губернатора Белгородской области потребует значительного времени. Но внедрение систем автоматизированного делопроизводства уже сейчас создает хорошие технологические предпосылки для перехода к электронному документообороту, так как сотрудники аппарата губернатора постепенно отвыкают иметь дело с бумагами (оборот бумаг замыкается на канцелярии и архиве), и в них исчезает технологическая необходимость.

А для некоторых видов документов (например, внутренних) электронный документооборот возможен уже сейчас. Он также возможен для всех проектов документов на стадии их разработки и согласования.

Таким образом, в данный момент ОГУ «БелИФ» реализуются основные подходы информационного менеджмента. В процессе реализации стратегических, тактических и оперативных целей деятельности активно используются современные инструменты (программные, аппаратные средства). Однако, существует ряд недостатков, а именно. Во-первых, в условиях снижения объемов финансирования деятельности и ограничения бюджетных средств, становится необходимым использование более дешевых и доступных программных продуктов эффективного распространения информации, документооборота, оперативного управления деятельностью компании и совместной работы команд и сотрудников. Во-вторых, в связи со структурными особенностями и спецификой деятельности ОГУ «БелИФ» (участие в реализации государственных программ и проектов) необходимо учитывать возможности взаимодействия информационной системы и, в частности, системы электронного документооборота и оперативного управления деятельностью компании с информационными системами региональных органов власти и муниципального самоуправления. В процессе устранения указанных недостатков нам предстоит: изучив определенный сектор рынка информационных продуктов и услуг, выбрать наиболее приемлемое решение, удовлетворяющее потребностям организации, регламентировать процесс перехода на новую систему электронного документооборота и оперативного управления деятельностью компании.

ГЛАВА 3. ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОГУ «БЕЛИФ» НА ОСНОВЕ ТЕХНОЛОГИЙ ИНФОРМАЦИОННОГО МЕНЕДЖМЕНТА

3.1 Выбор системы оперативного управления деятельностью на основе анализа российских и зарубежных программных продуктов

Так как обслуживание и обновление установленной в организации системы оперативного управления Microsoft SharePoint в условиях ограниченного финансирования и сокращения штата ОГУ «БелИФ» вызывает затруднения руководства и персонала, нами было предложено проанализировать определенный сектор рынка информационных продуктов и услуг и выбрать оптимальный вариант программного обеспечения с целью организации документооборота, оперативного управления деятельностью организации и совместной работы команд проектов и остальных сотрудников. Основными критериями выбора стали стоимость и доступность обслуживания программного обеспечения. При этом еще одним критерием выбора является возможность взаимодействия информационной системы ОГУ «БелИФ» с информационными системами региональных органов власти и муниципального самоуправления.

Нами разработаны общие требования к системе электронного документооборота с учетом особенностей исследуемой организации.

Обобщенный список требований

Бизнес-требования

1) Идентификация пользователей

Первый этап. Аутентификация

·          защищенность протокола связи;

·          интегрируемость с существующими системами аутентификации пользователей.

Второй этап. Авторизация

·          возможность организации различных уровней доступа к данным для пользователей и групп пользователей;

·          организация рабочего места под функции, выполняемые пользователем или группой пользователей.

Третий этап. Разграничение прав доступа к документам

·          возможность установки различных прав доступа к документам (чтение, редактирование, удаление и т.п.) для пользователей и групп пользователей;

·          делегирование прав доступа к документу от одного лица другому.

2) Хранилище документов

Первый этап. Производительность хранилища данных

·          зависимость скорости работы с документами от количества документов в базе данных и количества одновременно работающих с системой пользователей.

Второй этап. Поиск документов

·          поиск по полям документа;

·          контекстный поиск по вложенным (присоединенным) файлам.

Третий этап. Архивация документов

·          вопросы сложности извлечения документов из архива (поиск, чтение)

Четвертый этап. Устойчивость хранилища к сбоям базы данных

Пятый этап. Репликация данных

·          только для чтения

·          с возможностью сохранения изменений

3) Работа с документами

Первый этап. Работа с типами документов

·          создание новых типов

·          наличие конструктора форм

·          справочные (подстановочные) поля

·          история документа

·          отслеживание версий документов

Второй этап. Конвертация документов

·          сканирование

·          импорт из других форматов файлов

Третий этап. Электронная подпись

4) Работа с бизнес-логикой

·     Маршруты движения документов

·     Задания (задачи) для пользователей

·     Работа с пользовательскими сценариями

Требования к программному обеспечению

1) Требования к ресурсам

·     Операционная система

·     СУБД (необходимость приобретения сторонней СУБД)

·     Зависимость от сторонних продуктов

·     наличие дополнительного программного обеспечения для работы системы

·     Аппаратная часть

·     производительность компьютеров

2) Стоимость продукта

А) Стоимость дополнительного программного обеспечения

·     СУБД, офисные пакеты, другое программное обеспечение

Б) Закупка нового оборудования

В) Затраты на обучение персонала

Г) Затраты на подготовку готового решения

3) Удобство сопровождения

·     Документация

ü соответствие документации текущей версии продукта

ü наличие электронных обучающих материалов

ü освещенность вопросов расширения системы

·     Возможности расширения системы

·     Техническая поддержка системы

4)  Удобство использования

Простота выполнения базовых операций пользователя

·     доступность управляющих элементов

·     количество элементарных операций для выполнения действий

Рассмотрим программное обеспечение электронного документооборота, представленное на рынке России.

Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией. Ниже приведен список наиболее часто встречающихся задач.

·       Обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях.

·       Поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам.

·       Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности.

·       Протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление "горячих точек" в деятельности).

·       Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.

·       Исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации.

·       Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Основные факторы, влияющие на решение о выборе системы в ОГУ «БелИФ»

·       Требования по объему хранения. Необходимо выбрать систему, поддерживающую иерархическое структурное хранение (HSM - Hierarchal Storage Management). Этот механизм хранит наиболее активно используемые данные на наиболее быстрых, но и наиболее дорогих носителях, в то время как реже используемая информация автоматически переносится на медленные и дешевые носители.

·       Наличие формализуемых процедур, требующих поддержки их выполнения и автоматизации контроля (подготовки документов определенного типа, выполнения стандартных функций организации и т. д.).

·       Необходимость автоматизации административного управления организацией. Степень сложности организационной структуры.

·       Наличие территориально распределенных подразделений. Этот фактор накладывает определенные требования к удаленному доступу, к репликации данных и т.д.

·       Наличие бумажного архива большого объема. Некоторые системы документооборота поставляются с уже интегрированными подсистемами массового ввода документов.

·       Наличие не удовлетворяющей текущим потребностям системы документооборота.

·       Необходимость в развитой маршрутизации документов, в управлении потоками работ (workflow managing). Как продолжение этой необходимости потребность в поддержке произвольных бизнес-процессов, возможно работающих совместно с прикладными системами поддержки этих процессов.

·       Требования по срокам хранения документов. При больших сроках хранения (десятки лет) стоит серьезно подумать об организации параллельного архива на микрофильмах.

·       Требования к "открытости", расширяемости системы. Возможность интеграции с существующими информационными системами и использования имеющегося оборудования.

·       Необходимость хранения изображений документов. Использование в организации специфических форматов хранения документов. Необходимость поддержки инженерных и конструкторских задач, других особенностей деятельности предприятия.

·       Необходимость развитых средств поиска информации. Полная поддержка системой языков имеющихся в организации документов.

·       Требования к безопасности (шифрование, организация доступа, и т. д.). Возможность использования уже имеющихся в информационной инфраструктуре организации механизмов доступа в системе документооборота.

·       Требования по соответствию определенным стандартам: внутренним, отраслевым, ГОСТ, международным стандартам по контролю качества, уровню организации хранения информации.

В настоящее время в России наблюдается рост интереса к системам электронного документооборота (СЭД) среди государственных и коммерческих структур. Компании-разработчики готовы предоставить СЭД как для небольших организаций численностью 5-10 человек, так и для крупных предприятий численностью тысячи человек. Всего на рынке представлено более пятидесяти решений этого класса. Но на вопрос, по каким критериям правильно выбирать систему, ответ знают далеко не все. В данном обзоре предлагается анализ наиболее популярных отечественных разработок в области автоматизации документооборота и делопроизводства.

Сегодня можно выделить следующие решения от ведущих компаний-разработчиков, работающих в сфере автоматизации работы с документами: Босс-Референт, ГранДок, Дело, ЕВФРАТ-Документооборот, CompanyMedia, Directum, DIS-системы, DocsVision, LanDocs, Optima-Workflow, Мотив.

Таблица 3.1 Основные возможности систем электронного документооборота

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9