Совершенствование информационной системы управления кадров и работы с личным составом Главного управления Федеральной службы исполнения наказания по Иркутской области

Данные таблицы 2.3 показывают, что с помощью персонального компьютера оформляются в основном приказы, отчеты, графики отпусков и др. Но все еще имеются документы, оформляемые на бумаге: очень часто происходит внесение новых сведений в карточку № 2, оформленную на бумажном бланке с помощью ручки. Оформление карточки на ПК позволило бы инспекторам Хранилища личных дел оптимизировать свою работу.

Существенным ограничением введения автоматизированного документооборота является существующее законодательство, которое требует обязательного ведения документации (личных дел, приказов, отчётов и т.п.) в бумажном виде. Но использование автоматизированной БД карточек для справочно-поисковой работы, компьютерных форм документов не запрещается. Поэтому проектными предложениями являются:

 1) проектирование необходимой для работы базы данных сотрудников ГУФСИН (на основе данных служебной карточки формы №2) на компьютере;

2) организация локальной сети Управления кадров, с выделенным сервером;

3) покупка необходимых для работы факсов (табл. 2.6).

Таблица 2.6 Перечень проектных мероприятий

Таким образом, изменение существующей информационной технологии будет происходить по вышеуказанному перечню мероприятий.

РАЗДЕЛ 3. ПРОЕКТ РАЗВИТИЯ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ КАДРОВ ГУФСИН

3.1 Проектирование банка данных сотрудников ГУФСИН

Автоматизацию работы базы данных обеспечивает система управления базами данных (СУБД), которая манипулирует с конкретной моделью организации данных на носителе. При построении логической модели данных выбирается один из трех подходов моделирования: иерархический, сетевой, реляционный.

В данном проектировании ставится задача компьютерного учёта служебной карточки формы № 2, которая фактически представляет собой сокращённое личное дело сотрудников ГУФСИН и его подразделений. Объект исследуемой предметной области - сотрудник. Атрибутами данного объекта является набор его характеристик, указанных в строках служебной карточки (СК). Перечислим все имеющиеся атрибуты с указанием ограничений на значения при заполнении СК (табл. 3.1).

Таблица 3.1

Поля служебной карточки

Из трёх подходов моделирования выбирается реляционная модель. Данные о сотрудниках можно представить в виде таблицы, в которой каждому виду данных соответствует свой столбец, а каждому конкретному сотруднику – строка. Каждая строка этой таблицы (отношения) называется записью, а её отдельный элемент, отвечающий тому или иному столбцу, - полем. Если представить себе служебную карточку в виде таблицы, то можно обнаружить ряд недостатков:

Во-первых, некоторые поля являются достаточно сложными и включают в себя данные, которые можно (и нужно) разбить на более мелкие компоненты (это поля, в которые входят фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование и др.)

Во-вторых, для удобства работы с базой данных необходимо разделить исходную таблицу «Служебная карточка» на совокупность нескольких таблиц. Например, таблица «Персоналии», таблица «Образование», «Иностранные языки» и т.п.

Такие действия по представлению данных в теории и практике создания БД называется нормализацией.

Нормализация - это обратимый пошаговый процесс декомпозиции исходных таблиц в более простые, избавленные от нежелательных функциональных зависимостей, порождающих проблему контроля избыточности данных.

После исправления недостатков получаем следующую совокупность таблиц:

·                   Таблица 1 «Персоналии» - личный номер, личное дело №, фамилия, имя, отчество, год рождения, месяц рождения, день рождения, место рождения, национальность, семейное положение; логические поля – владеет иностранными языками, участвовал в боевых действиях, имеет награды, был в плену, имеет детей, дело находится в архиве.

·                   Таблица 2 «Образование» - личное дело №, образование, специальность по образованию, учебное заведение, год окончания.

·                   Таблица 3 «Иностранные языки, языки народностей РФ» - личный номер, владеет хорошо, владеет плохо.

·                   Таблица 4 «Боевые действия» - личный номер, когда, где, количество дней, ранения и контузии.

·                   Таблица 5 «Награды» - личное дело №, дата награждения, наименование ордена, медали.

·                   Таблица 6 «Плен» - личный номер, при каких обстоятельствах, где, сколько.

·                   Таблица 7 «Семья» - личный номер, ФИО жены, мужа, год рождения жены, мужа, адрес местожительства семьи, № дома, № квартиры.

·                   Таблица 8 «Дети» - личный номер, ФИО детей, годы рождения.

·                   Таблица 9 «Звание» - личный номер, звание, кем издан приказ, № приказа, дата приказа.

·                   Таблица 10 «Трудовая деятельность» - номер трудовой книжки, дата поступления, дата ухода, наименование учреждения, адрес, должность.

·                   Таблица 11 «Служба» - номер трудовой книжки, личный номер, дата вступления, дата ухода, должность, с указанием органа, части, местонахождение, наименование органа, издавшего приказ, № приказа, дата.

Поля «личный номер», «личное дело №», «номер трудовой книжки» повторяются не случайно, они являются ключевыми полями:

·                   Поле «личный номер» является первичным ключом в таблицах №1 и №7, вторичным ключом в таблицах №3, 4, 6, 8, 9, 11.

·                   Поле «личное дело №» первичный ключ в таблице №1, вторичный ключ в таблицах №2, 5.

·                   Поле «номер трудовой книжки» первичный ключ в таблице №11, вторичный в таблице №10.

Ключевое поле позволяет однозначно идентифицировать запись в базе данных.

3.2 Составление схемы баз данных

Выделенные объект и его атрибуты необходимо описать в терминах СУБД Access. В Access данным соответствует определённый тип:

·                   числовой;

·                   логический;

·                   текстовый;

·                   поле дата/время;

·                   денежный;

·                   поле MEMO и другие.

Приведём сортировку полей 11 таблиц по типу данных (табл. 3.2).

Таблица 3.2

Сортировка полей таблиц по типу данных

Поля таблиц также различаются по типу элемента управления: «поле», «список», «поле со списком». Для удобства работы с таблицами служебной карточки для некоторых полей целесообразно ввести список или поле со списком (табл. 3.3).

Таблица 3.3

Списки и поля со списком служебной карточки

Построение всех 11 таблиц необходимо осуществлять в режиме Конструктора. В приложении 2 представлена схема данных служебной карточки формы № 2.

СУБД Access позволяет устанавливать связи между таблицами. После этого можно создавать запросы, формы и отчёты для одновременного отображения сведений из нескольких таблиц. Связь между таблицами устанавливает отношения между совпадающими значениями в ключевых полях, обычно между полями, имеющими одинаковые имена в обеих таблицах. В большинстве случаев с ключевым полем одной таблицы, являющимся уникальным идентификатором каждой записи, связывается внешний ключ другой таблицы. Например, для связывания таблицы «Персоналии» и таблицы «Награды», следует создать связь между полями «Личное дело №». Поле «Личное дело №» отображается в двух таблицах – как поле первичного ключа и как внешний ключ.

Существует три способа определения связываемых полей:

·                   Отношение «один-ко-многим» создаётся в том случае, когда только одно из полей является полем первичного ключа или уникального индекса (наиболее часто используемый тип отношений).

·                   Отношение «один-к-одному», когда оба связываемых поля являются ключевыми или имеют уникальные индексы.

·                   Отношение «многие-ко-многим» фактически является двумя отношениями «один-ко-многим» с третьей таблицей, первичный ключ которой состоит из полей внешнего ключа двух других таблиц.

В базе данных служебной карточки все связанные поля (кроме отношения таблиц «Семья» и «Персоналии») имеют тип отношения «один-ко-многим». Также для связанных полей в MS Access установлены следующие параметры: обеспечение целостности данных, каскадное обновление связанных полей и каскадное удаление связанных записей. В связанных полях базы данных «Служебная карточка» использованы все три параметра.

Интерфейс - это взаимодействие между системой и средой между двумя системами или двумя компонентами системы. MS Access имеет достаточно удобный интерфейс, справочную систему. Пользователям, освоившим работу с MS Word, Excel, не составит особого труда освоить и данный продукт.

Для того чтобы пользователям базы данных «Служебная карточка» было удобно вводить данные в таблицы необходимо создать форму (приложение 3). Для этого нужно создать формы всех 11 таблиц базы данных. Это делается очень просто с помощью Мастера. Затем в режиме Конструктора необходимо открыть форму «Персоналии» и с помощью элементов управления поместить туда две подчинённые формы «Звание» и «Служба», т.к. они наиболее часто используются. Для остальных форм необходимо создать кнопки с названиями таблиц. При нажатии на кнопку будет открываться определённая форма. Это достигается с помощью макросов (макрокоманда «открытие формы»), которые необходимо создать для 8 форм. С помощью кнопки будет открываться формы «Трудовая деятельность» и «Образование». Остальные будут открываться, если на соответствующем логическом элементе щелкнуть мышкой. Например, если на поле «Был в плену?» щелкнуть мышкой откроется соответствующая форма «Плен».

Приведённые в пункте 2.4. технические средства достаточны для комфортной работы с базой данных. Жёсткого диска, оперативной памяти для работы с БД вполне достаточно, принтер позволит распечатывать отчёты, необходимые выборки сведений, имеется CD RW, который позволит записывать архивные части БД на диск и переносить информацию с одного ПК на другой, источник бесперебойного питания позволит вовремя завершить работу с БД, не потеряв введённых сведений.

Затратив один раз время на создание базы данных, достигается значительная экономия времени в процессе дальнейшей работы. А именно: при ручном поиске карточки в среднем уходит 7 минут. Автоматизированная картотека не только позволит быстрее проводить поиск карточки, но и позволит одновременно искать несколько карточек, выдавать оперативно сводки данных по нескольким карточкам и т.п. На создание макета базы данных уйдёт приблизительно 1-1,5 часа. Количество служебных карточек в картотеке 5300, скорость заполнения автоматизированной картотеки 10-12 карточек/день. Так как количество рабочих дней инспектора хранилища  251 день, на заполнение БД уйдёт  1 год 8 месяцев. Начинать введение данных в ПК необходимо с карточек тех сотрудников ГУФСИН и его подразделений, личные дела которых находятся в архиве.

В MS Access предусмотрена защита от несанкционированного доступа к базе данных. Это система паролей и ограничений прав работы с БД. Так как вносить, изменять сведения БД, предоставлять справки, отчёты будет ответственный инспектор хранилища личных дел, то ему необходимо создать пароль, который будет знать он и старший инспектор хранилища (администратор БД). Администратор может установить режим «справочной системы» для заинтересованной группы пользователей, без риска изменения/удаления записей и т.п. Создание макета базы данных и техническое обслуживание планируется осуществить силами Центрального инженерно-технического отдела ГУФСИН.

3.3 Основные результаты предлагаемых мероприятий

В таблице 3.9 приведен анализ трудоемкости и периодичности выполнения отдельных процедур инспекторами хранилища личных дел, до и после внедрения проекта.

Таблица 3.9

Трудоёмкость и периодичность выполнения отдельных процедур

До внедрения проекта на работу со служебной карточкой инспекторы хранилища (при пятидневной рабочей неделе и 9 часовом рабочем дне) тратили 34 часов в неделю (76% недельного рабочего времени; 1768 часов в год). После внедрения проекта инспекторы будут тратить приблизительно 12 часов рабочего времени в неделю (624 часа/год), что приблизительно в три раза меньше затрачиваемого времени до внедрения проекта. Годовая экономия составит 1144 часа, при сменном фонде рабочего времени 2259 часов ((365-104-10)*9) и годовом фонде рабочего времени 1 инспектора Хранилища 1809 часов ((365-104-10-50)*9). Если до внедрения проекта на выполнение работы со служебной карточкой требовалось 5 (списочная численность) человек, то после внедрения проекта достаточно 3 человек.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Целью данной курсовой работы является совершенствование существующей информационной системы управления кадров и работы с личным составом ГУФСИН.

В работе были решены следующие задачи:

1. Проанализирована структура документооборота Управления кадров ГУФСИН по Иркутской области, программное и техническое обеспечение деятельности инспекторов управления кадров, выявлены существующие недостатки.

2. Предложен вариант построения автоматизированной БД на основе служебной карточки формы № 2, на основании которой в ГУФСИН формируется алфавитная картотека личного состава. В отсутствие личного дела позволяет получить основные биографические данные сотрудника, сведения о его службе в органах внутренних дел, Вооруженных Силах, работе в гражданских учреждениях, организациях, на предприятиях и т.п.

3. Приведено проектирование базы данных служебной карточки с использованием MS Access. Разработана структура базы данных, на основе которой можно создать определенное количество таблиц, в которых буде хранится информация по личному офицерскому и младшему начальствующему составу ГУФСИН.

4. Предложен вариант организации сети Управления кадров с выделенным сервером, а также проведен расчет затрат на программные и технические средства, необходимые для локальной сети.

5. Проведен расчет эффективности внедрения АИС.

Использование автоматизированной базы данных сотрудников ГУФСИН и его подразделений даст определённый управленческий эффект: повысится скорость предоставления отчётов, сведений об укомплектованности штата, качественном составе кадров и др.

Внедрение проекта позволит сократить численность инспекторов Хранилища на 2 человека. Срок окупаемости проекта автоматизированной информационной системы составит приблизительно 3 месяца.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1.                Об информации, информатизации и защите информации: Федеральный закон от 20 февр. 1995 г. № 24-ФЗ (в ред. Федерального закона от 10.01.2003 № 15-ФЗ).

2.                О Федеральной целевой программе «Электронная Россия (2002 - 2010 годы)»: Постановление Правительства РФ от 28 янв. 2002 г. № 65 (ред. от 26.07.2004, с изм. от 21.10.2004).

3.                Вопросы Федеральной службы исполнения наказаний: Указ Президента от 13 окт. 2004 г. № 1314.

4.                Автоматизация управления предприятием / В.В. Баронов и др. – М.: ИНФРА-М, 2000. – 239 с.

5.                Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник / Под ред. проф. Г.А. Титоренко. – М.: Компьютер, ЮНИТИ, 1998. – 400 с.

6.                Архипова З.В., Пархомов В.А. Информационные технологии в экономике: Учеб. пособие. – Иркутск: Изд-во БГУЭП, 2003. – 184 с.

7.                Бажин И.И. Информационные системы менеджмента. – М.: ГУ-ВШЭ, 2000. – 688 с.

8.                Бахтаирова Е.А, Шестаков С.С. Автоматизированные информационные системы государственного и муниципального управления: Учеб. пособие. – Иркутск: Изд-во БГУЭП, 2004. – 152 с.

9.                Братищенко В.В. Проектирование информационных систем: Учеб. пособие. – Иркутск: Изд-во БГУЭП, 2004. – 84 с.

10.           Бройдо В.Л. Вычислительные системы, сети и телекоммуникации: Учебник для вузов. 2-е изд. – СПб: Питер, 2004. – 703 с.: ил.

11.           Бурдуковская А.В., Ведерникова Т.И., Деревяшкина Н.М., Пешкова О.В. Компьютерные информационные технологии: Учеб. Пособие – Иркутск: Изд-во БГУЭП, 2002. С. 112-135.

12.           Вишневский А. Windows Server 2003. Для профессионалов. – СПб: Питер, 2004. – 767 с.: ил.

Страницы: 1, 2, 3