Шляхи вдосконалення інформаційного забезпечення менеджменту підприємства

3.2 Основні тенденції розвитку українського ринку корпоративних інформаційних систем[8]

Можна виділити наступні основні тенденції розвитку українського ринку ПЗ керування підприємствами:

- Перетворення ряду українських КІС для відповідності MRP-Стандартам (реалізація MRP-Ядра в системах). Наприклад, компанія Айти збирається досягти відповідності КІС « Бос-Корпорація» зі стандартами MRP II протягом найближчих 3-5 років, істотно переглянувши ідеологію всієї системи (в Академії Айті навіть з'явилися навчальні курси, присвячені MRP II). Планує протягом 2-3 років перевести свою КІС NS2000 на стандарти MRP II і компанія « Никос-Софт». Компанія « Атлант-Информ» збирається зробити це ж уже через рік зі своїм ПО «Акорд». Корпорації «Галактика» і «Вітрило» також ставлять завдання перекладу своїх систем на стандарт MRP II.

- Інтеграція окремих модулів українських і західних КІС. Наприклад, компанія « Никос-Софт» (розроблювач NS2000) уклала угоду з компанією BMS, що просуває в Росії ERP-Систему MFG/PRO (американської компанії QAD), про спільне використання у своїх проектах компонентів обох систем: ядра MRP II з MFG/PRO (обеспечивающего планування виробничих ресурсів) c фінансовим і логістичним модулями з NS2000 (відповідних російським стандартам). Корпорація «Парус» також заявила про плани інтеграції окремих модулів системи «Парус-Корпорація» з ПО Oracle Applications.

- Поява конкурентоспроможних КІС української розробки. Ще кілька років назад західні КІС домінували на українському ринку корпоративного ПО для середніх і великих підприємств. У цей час положення в даному сегменті вирівнюється. Ринковими перевагами володіють КІС, у яких ураховується українська специфіка ведення бізнесу. Тому зараз спостерігається зсув інтересу замовників в бік вітчизняних корпоративних обліково-аналітичних систем. Причому, вони призначені, переважно, для середніх підприємств. У той же час, частину клієнтів все-таки переходить на західні КІС. За словами деяких керівників українських софтверних компаній це викликано, у першу чергу, позаринковими причинами, а саме, директивними вказівками головних західних офісів місцевим філіям (спільним підприємствам) на вибір КІС. По суті, західна КІС стає необхідна, коли відбувається залучення підприємства в проект, фінансований Заходом. Тому покупка західних КІС особливо поширена серед компаній, підзвітних материнським західним фірмам. Серед великих корпорацій, холдингів і фінансово-промислових груп як і раніше більше затребувані західних КІС.

- Помітне підвищення інтересу великих і середніх замовників до галузевих версій КІС. Орієнтація українських розробників корпоративного ПО на галузеві рішення.

-Підсилюється експансія російських компаній-розроблювачів корпоративного ПО на регіональні ринки (c спробою витиснення місцевих розроблювачів) і, у той же час, спостерігається проникнення ряду регіональних софтверних компаній на перспективний і багатий ринок.

- Значне збільшення числа фірм, що займаються впровадженням програмних продуктів інших розроблювачів (особливо, «1С»).

- Ріст культури вибору й експлуатації КІС. Замовники починають більш причепливо вибирати КІС, з огляду на їхню функціональність, вартість, легкість настроювання й супроводу. Слід зазначити, що ринкова вартість підприємства із впровадженої КІС значно вище, і це також є одним зі спонукальних мотивів підприємствам для інвестування у свою автоматизацію.

-Росте число аудиторських фірм. Поява попиту на консультаційні послуги, що допомагають проаналізувати все різноманіття присутнього на російському ринку корпоративного ПО й вибрати КІС під конкретні завдання підприємства. Вибір КІС складний і тривалий, тому, зважаючи на все, підприємства вже починають замислюватися про необхідність оплати послуг фірм, які зможуть спростити й скоротити цей процес. Однак вітчизняних центрів, готових робити кваліфіковані консалтингові послуги, в Україні поки не існує.

3.3 Проектні пропозиції по реалізації обраного напрямку вдосконалювання організації інформаційного й документационного забезпечення управління об'єкта

Сьогодні автоматизована система керування ТОВ «Омега» містить у собі наступні підсистеми (див мал. 3.1.):

Підсистема керування підготовкою виробництва й основним виробництвом;

Підсистема бухгалтерського обліку;

Підсистема керування збутом і реалізацією продукції;

Підсистема обліку персоналу;

Підсистема складського обліку

Очевидно, що існуюча система керування не дозволяє працювати з усіма видами документів, не забезпечує інформацією в необхідній формі керівництво підприємства, що не є ні бухгалтером, ні комірником. У зв'язку із цим необхідно вдосконалити інформаційне й документаційне забезпечення керування корпорацією шляхом впровадження системи автоматизації.

Систему електронного документообігу (СЕД) прийнято розглядати як систему автоматизації роботи з різними видами документів. Відповідно до прийнятого в організації правилами вона дозволяє зареєструвати документ, відправити його на ознайомлення, одержати резолюцію керівника й успішно відстежити появу оцінки про виконання в історії роботи з документом, прикріпленої до його регістраційно-контрольної картки.

Систему відрізняє використання шаблонів, які дозволяють не тільки уникнути появи помилок при складанні документів, але й істотно спрощують процедури їхньої обробки[9] . Досить вибрати тип документа й можливість його реєстрації «по шаблоні» у базі, як створена при цьому контрольна картка вже буде містити попередньо заповнені поля форми з уведеними даними: де реєструється такий тип документів, кому він відправляється на підпис, хто є відповідальним за виконання, у які строки й т.д. У деяких системах у таких випадках до карток автоматично або з можливістю вибору прикріплюється шаблон самого документа з незаповненими реквізитами контрагента. Співробітникові залишиться тільки внести дані й зберегти документ, а система сама за інформацією із шаблона відправить його на наступні етапи циклу обробки.

Такий функціонал реалізується в СЕД за допомогою механізму різних довідників і класифікаторів, з інформації яких як із частин конструктора збирається той або інший шаблон дій. І чим докладніше в організації визначені й описані використовувані типи документів і порядок їхньої обробки, тим більша кількість вузькоспеціальних шаблонів обробки можна застосовувати. Хочете підготувати договір поставки й відправити його замовникові? Вибираєте в системі реєстрацію відповідного типу договору, і вона сама запропонує й кілька шаблонів документа, підготовлених юристами компанії (наприклад, з передоплатою й без її, з актом/без), і подальший порядок його узгодження й відправлення.

У випадку ТОВ «Омега», коли узгодження йде в декількох циклах, на різних рівнях, паралельно, і без чиєїсь візи документ просто не може бути відправлений на реєстрацію, дуже вигідно буде використовувати таку функцію, як трафарети процесів. При відправленні документа на розгляд у СЕД створюється аркуш узгодження «по шаблоні», у який уже внесені дані - ініціали учасників, строки одержання від них відповіді, і дії системи при затримках (відправити повідомлення, чекати візи учасника, відправити документ наступний що погоджує й т.д.) - характерні для підтвердження відповідності правилам складання такого типу документів.

Таким чином, відправлення договору на узгодження займуть усього кілька мінут, всі учасники процесу автоматично будуть внесені в аркуш узгодження й одержать повідомлення, а співробітник швидко виконає завдання, навіть не зовсім точно знаючи відповідний бізнес-процес. Точно так само можна сформувати «по шаблоні» аркуш ознайомлення із вхідним або внутрішнім документом. Однак варто згадати, що при всій зручності використання таких трафаретів у системі повинна бути передбачена можливість вибору - створювати документ або аркуш узгодження/ознайомлення по шаблоні або заповнювати поля вручну,- оскільки ситуації бувають різні.

Варто звернути увагу, що функції автоматичного внесення даних у поля аркушів узгодження/ознайомлення виконуються на основі інформації з довідників СЕД. У них система може зберігати не тільки дані про співробітників своєї організації, їхньої посади, функціональні ролі (наприклад, секретар, юрист, менеджер), але й інформацію із всіх контрагентів, з якими ведеться робота - найменування компаній, ФИО співробітників, їхні телефони, адреси й e-mail. Якщо виникає необхідність відправити документи в зовнішню організацію, СЕД може надати відомості, кому, куди й на яку адресу висилати інформацію. Час на пошук і перевірку актуальності відповідних контактів зводиться до мінімуму.

Крім швидкого надання відомостей СЕД може зафіксувати сам факт відправлення - дату, час, кому й куди пішли документи. Зберігаючи в такий спосіб інформацію якийсь час, за допомогою системи можна створити архів контактів - повну історію взаємин з компаніями-контрагентами: кому, куди, яка інформація відправлялася, що було отримано у відповідь, які зустрічі були проведені, які питання обговорювалися й про що домовилися сторони. Такий архів можна використовувати як довідник проведеної роботи для звітів або як пам'ятка...

Крім документів, що підлягають обов'язкової реєстрації, в «Новому стилі», як і в будь-якій організації, завжди циркулює інформація «без номера». До неї ставляться не тільки різні посадові інструкції, положення про відділи або звіти співробітників, але й опису порядку виконання різних дій у рамках виконання службових обов'язків - так звані бізнеси-процеси. Якщо говорити простіше, те це деякі інструкції з роботи, а якщо вдуматися, то це саме та інформація, який найчастіше не вистачає новачкам для виконання своїх обов'язків і якнайшвидшої адаптації в колективі.

СЕД дозволяють зібрати таку інформацію в окрему базу даних, розсортувати її по темах, організувати доступ співробітників і одержати єдиний електронний архів, де можна знайти не тільки внутрішню інформацію про саму організацію й порядок її роботи, але й будь-які відомості - про стан галузі, конкурентах, заходах, подіях, опублікованих матеріалах і статтях. Такий довідник дозволить співробітникам завжди бути в курсі поточних тенденцій розвитку сфери діяльності організації, перспективах росту.

В архіві, створеному на основі системи електронного документообігу, буде легко знайти будь-яку інформацію, що цікавить. Пошук здійснюється за допомогою уведення ключових слів у поле відповідної форми. Внутрішні механізми індексації дозволять скласти перелік посилань на матеріали, що містять шукане слово. За результатами пошуку в сучасних СЕД можна одержати довідку-звіт будь-якої форми.

Матеріали такого довідкового архіву можна використовувати не тільки для відстеження стану ринку, але й для проведення навчання співробітників. Курс лекцій і практичних завдань дозволить підвищити кваліфікацію й дасть можливість підготувати внутрішні кадри. Сучасні системи документообігу крім надання навчальних матеріалів здатні приймати в співробітників екзамени з різних тем. Предмет, питання, варіанти відповідей - всі можна самостійно ввести в базу й використовувати неодноразово, у міру необхідності. Розглянути СЕД як електронний довідник можна й з погляду ведення штатного розкладу організації, бази наявних вакансій, внесення оцінок про проведене навчання, відпустки, відгули й лікарняних в особистих картках співробітників. Що дасть впровадження системи електронного документообігу підприємству?

Сучасна система електронного документообігу не тільки автоматизирує діловодство, але й забезпечить можливість колективної роботи з документами (включаючи їхню підготовку, узгодження, розміщення в потрібних папках електронного сховища із загальним доступом або регульованим доступом), керування потоками робіт, захисту інформації, керування контентом/документами, уніфікованого доступу до інформації (портал). У системах електронного документообігу можна здійснювати весь цикл роботи з документами: створювати, редагувати, пересилати, ознайомлюватися, погоджувати, створювати доручення по документах, контролювати їхнє виконання, підписувати документи (за допомогою електронно-цифрового підпису), реєструвати, здавати до архіву, зберігати (причому в різних форматах: текстовому, графічному) протягом заданого періоду, знищувати й ін.

Висновки

На закінчення необхідно сказати, що останнім часом корпоративні інформаційні системи перестають бути даниною моді. Вони стають невід'ємною частиною системи керування на підприємствах в умовах українських реалій. У зв'язку із цим процес впровадження інформаційної системи, інакше кажучи - автоматизація системи керування підприємством, розглядається невідривно від процесу його оптимізації.

Технологія роботи СЕД, коли документи не передаються фізично, а надається доступ до документів, що зберігається на сервері, дозволяє організувати роботу співробітників в єдиному інформаційному просторі, коли далекість окремих користувачів перестає впливати на швидкість роботи з документами.

Одним з важливих наслідків при уведенні СЕД є підвищення відповідальності за виконання службових обов'язків. Безпам'ятність співробітників - як її побороти? Умовляння й навіть дисциплінарні міри допомагають слабко й на короткий час. Із цим завданням може впоратися тільки безпристрасна комп'ютерна система. При роботі із СЕД для видачі доручення зовсім необов'язково викликати підлеглого (крім випадків, звичайно, коли крім доручення ще потрібно винести догану, насварити або похвалити).

Отже, що ж дає впровадження СЕД?

Системи електронного документообігу були розроблені для полегшення виконання робіт, а також підвищення якості й швидкості їхнього виконання. Впровадження СЕД сприяє:

- підвищенню ефективності керування компанією за рахунок підключення до роботи в системі всіх співробітників організації (як у головному офісі, так і у філіях і дочірніх компаніях), що працюють із документами, строгого контролю дотримання ними посадових обов'язків, регламентів і процедур, прийнятих у компанії, підвищення прозорості її документообігу й ділових процесів, прискорення інформаційних потоків;

- створенню єдиного інформаційного простору, що поєднує співробітників основний, дочірніх і залежних компаній на рівні загальних ділових процесів і систем колективної роботи;

- скороченню часу на проходження по структурних підрозділах і виконанню управлінських документів, пошук документів, необхідних керівництву для прийняття управлінських рішень, при одночасному підвищенні якості й надійності рішень за рахунок повноти й своєчасності надаваної інформації;

- спрощенню одержання інформації про поточний стан документа або ділового процесу;

- максимальному скороченню обороту паперових документів, економії людських і виробничих ресурсів за рахунок скорочення витрат на керування потоками документів, здешевленню зберігання паперових документів за рахунок їхнього зберігання в електронному виді;

- введенню єдиного стандарту роботи з електронними документами, що забезпечує захищеність, керованість і доступність документів, уніфікації, формалізації й строгій регламентованості технологій діловодства, документообігу й бізнес-процесів;

- забезпеченню захисту інформації від несанкціонованого доступу й ліквідації витоку інформації, що відбуваються через неупорядковане зберігання більших обсягів документації.

При цьому експлуатація СЕД дозволяє виключити ризики:

- несвоєчасної доставки інформації;

- невиконання або несвоєчасного виконання виданих керівництвом доручень;

- втрат інформації при передачі й зберіганні;

- тривалого узгодження проектів документів і, відповідно, неприпустимо повільного реагування на зміни зовнішньої бізнес-середовища;

- несвоєчасного виконання ділових зобов'язань;

- впровадження єдиної корпоративної культури.

У цілому сучасні системи електронного документообігу надають широкий спектр інструментів автоматизації ведення діловодства, керування документообігом, підтримки бізнес-процесів.

Перелік використаної літератури

1.Бобылева М.П. Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем // Делопроизводство 2005. №1. С. 36-41.

2.Бадьина А.В. Электронный документооборот фирмы // Делопроизводство 2004. №1. С. 34-39.

3.Введення в інформаційний бізнес/Під ред. В.П. Тихомирова й А.В.

4.Хорошилова. - М.: Фінанси й статистика, 2006.

5.Веселова, Е.Н. Економічна реальність і бізнес-інформація // НТБ. -

6.1998. - № 3.

7.Голованова, М.В. Ефективність обслуговування користувачів бізнес-

8.інформацією на електронних носіях у Кабінеті ділової інформації

9.ГПНТБ Росії // НТБ. - 2005. - № 3.

10.Багать, А.В. Введення в інформаційний менеджмент. - 1996.

11.Багать, А.В. Динаміка світового ринку засобів інформатизації. - 2007.

12.Багать, А.В. Основи інформаційного менеджменту: Навчальний посібник. - М.: Фінанси й статистика, 2001.

13.Багать А. В. Основи інформаційного менеджменту. - Фінанси й статистика, 2003-336с

14.Журнал "Секрет фірми" № 15 (198) 23.04.2007

15.Журнал "Фінансовий директор" N 6 (червень) 2004

16.Журнал "Фінансовий директор" N 11 (листопад) 2006

17.Бакут, П.А. Інформаційні ресурси - питання теорії й практики // ИРР.

2004. - № 3.

18.Звіринців, А.Б. Комунікаційний менеджмент. - Спб.: Союз, 1997.

19.Інформатика: Підручник. - 3-е перераб. изд. / Під ред. проф. Н.В.

20.Кетлин Мур. Увесь світ ИТ у твоїх руках. Computerword Росія, № 7, 2003.

21.Макаровой. - М.: Фінанси й статистика, 2000.

22.Максимович Г.Ю., Андреев А.М. Новые возможности автоматизации делопроизводства // Секретарское дело 2005. №4. С. 19-25.

23.Інформаційні системи в економіці/Під ред. В.В. Дика. - М.: Фінанси й статистика, 2006.

24.Концепція управління діяльністю по формуванню, використанню, веденню й захисту державних інформаційних ресурсів // ИРР. - 1999. - № 1.

25.Концепція формування й розвитку єдиного інформаційного простору Росії й відповідних державних інформаційних ресурсів. - М. Информрегистр, 2007.

26.Майкл Ерл. Директор інформаційної служби: учора, сьогодні, завтра. Computerword Росія, № 9, 2005.

27.Путилина, О.Н. Ресурси бізнес-інформації Кабінету ділової інформації ГПНТБ Росії // НТБ. - 1998. - № 3.

28.Терхо Уимонен. Сьогодні директор ИС, а завтра - генеральний? Computerword Росія, № 9, 2004.

29.Холли Блюменталь. Що дає диплом фахівця в області ИТ? #"#_ftnref1" name="_ftn1" title="">[1] .Майкл Ерл. Директор информационной службы: вчера, сегодня, завтра. Computerword Россия, № 9, 2005

[2] Короткий С. Современные технологии корпоративного документооборота // Компьютерный еженедельник "Компьютерра" 2000. № 3. С. 13-19.

[3] Артамонова И.Л. Из опыта внедрения автоматизированной системы регистрации // Секретарское дело 1997. №3. С.23-26.

[4] Бобылева М.П. Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем // Делопроизводство 2005. №1. С. 36-41.

[5] Бадьина А.В. Електронный документооборот фирмы // Делопроизводство 2003. №1. С. 34-39.

[6] Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере: Компьютерные технологии в делопроизводстве. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел – Синтез», 2000 - 232 с.

[7] #"#_ftnref8" name="_ftn8" title="">[8] Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства попытка анализа и классификации // Секретарское дело 2000. №4. С. 23-28.

[9] Максимович Г.Ю., Андреев А.М. Новые возможности автоматизации делопроизводства // Секретарское дело 1999.  №4. С. 19-25.

Страницы: 1, 2, 3, 4