Виявлення закономірностей функціонування та діяльності кадрової служби в установі

За наявності багатьох помилок у нумерації аркушів справи в діловодстві здійснюється їх перенумерація, під час якої старі номери закреслюються однією правобіжною похилою рискою і поряд ставиться новий номер аркуша.

За наявності окремих помилок у нумерації аркушів справи допускається застосування літерних номерів аркушів (1а, 126 тощо).

Щоб запобігти втраті особової справи, у ній необхідно тримати реєстраційно-контрольну картку (Додаток 7). Контрольна картка залишається у відділі кадрів на період видачі особової справи. Після повернення останньої у контрольній картці ставиться дата повернення, а особова справа повертається на своє місце. У разі відправлення особової справи поштою вказується дата відправлення, адресат, вихідний номер супровідного листа, дата повернення справи. Після передачі особової справи в архів контрольна картка знищується. Зберігається особова справа в архіві як самостійна одиниця зберігання. В разі переведення працівника на іншу роботу особова справа, як правило, не передається. Виняток становлять випадки переведення особи з підприємства на підприємство однієї системи [25, 34].

РОЗДІЛ 3. ТРУДОВІ КНИЖКИ ПРАЦІВНИКІВ

3.1 ПРИЗНАЧЕННЯ ТРУДОВОЇ КНИЖКИ

Трудова книжка – це основний документ, підтверджений трудовими діями та трудовим стажем працівника. Вони служать для встановлення загального, безперервного і спеціального стажу, тому трудовим книжкам і точностям їх заповнення надається особливе значення.

Порядок заповнення цього документа регламентується ст. 48 Кодексу Законів про Працю України, Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженою наказом Міністерства праці України, Міністерством юстиції України та Міністерством соціального захисту України від 29.07.1993 року № 58, та іншими нормативними актами.

Трудові книжки ведуться на всіх працівників підприємств, установ і організацій усіх форм власності, які пропрацювали на них понад 5 днів, включаючи осіб, які є власниками, співвласниками підприємств, селянських фермерських господарств, сезонних, тимчасових і позаштатних працівників, за умови, що вони підлягають державному соціальному страхуванню.

Трудові книжки не ведуться на працівників на умовах трудового договору у підприємців, що не мають прав юридичної особи, а також у окремих громадян по їх обслуговуванню. Їх робота підтверджується довідкою організації за участю якої було укладено трудовий договір між наймачем і працівником, а також довідкою про оплату внесків до фонду державного соціального страхування.

На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем основної роботи відповідно до інструкції про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях, затверджена наказом Мінпраці, Мінюсту, Мінсоцзахисту населення України від 29.07.1993 року, № 58. Працівники, що стають до роботи, зобов’язані пред’явити власнику або уповноваженому ним органу трудову книжку, оформлену в встановленому порядку.

Особи, що приймаються на роботу вперше, повинні пред’явити паспорт, диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку, а військовослужбовці, звільнені з лав військових сил або інших військових формувань, - військовий квиток. Звільнені з місць відбування кримінального покарання зобов’язані пред’явити довідку про звільнення (Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах).

Трудові книжки зберігаються на підприємствах, в установах, організаціях як документ суворої звітності. При звільненні працівника трудова книжка видається йому під розписку в журналі обліку.

Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 27.04.1993 року, № 301 «Про трудові книжки працівників», відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок несе керівник підприємства, установи, організації.

Відповідальність за своєчасне і правильне заповнення трудових книжок, за їх облік, зберігання та видачу несе спеціально уповноважена особа, яка призначається наказом керівника підприємства, установи, організації.

За порушення встановленого порядку ведення, обліку, зберігання і видачі трудових книжок посадові особи несуть дисциплінарну, а в передбачених законом випадках – іншу відповідальність. У разі необхідності власник або уповноважений ним орган віддає працівникам на їх прохання завірені виписки з трудових книжок відомостей про роботу [19,28].

3.2 ВЕДЕННЯ ТРУДОВИХ КНИЖОК

Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України «Про трудові книжки працівників» від 27.04.93 № 301 Міністерство праці України, Міністерство юстиції України і Міністерство соціального захисту населення України наказом від 29 липня 1993 р. № 58 затвердили Інструкцію про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях. Наказом цих самих міністерств від 26 березня 1996 р. № 29 внесені зміни до Інструкції, яка діє на цей час.

Згідно з Інструкцією про порядок ведення трудових книжок трудові книжки ведуться на всіх працівників підприємств, установ і організацій, незалежно від форм власності, які пропрацювали на них понад 5 днів, включаючи осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, на сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників за умови, що вони підлягають державному соціальному страхуванню.

Трудові книжки і вкладиш до них заповнюються у відповідних розділах українською або російською мовами.

Якщо трудова книжка видана вперше, то записи до неї проводяться власником або уповноваженим ним органом не пізніше тижневого строку з дня прийняття на роботу. До трудової книжки заносяться:

1)   відомості про працівника: прізвище, ім’я та по батькові дата народження;

2)   відомості про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення:

3)   відомості про нагородження і заохочення: про нагородження державними нагородами та відзнаками України, заохочення за успіхи в роботі та інші заохочення відповідно до чинного законодавства України;

4)   відомості про відкриття, на які видані дипломи, про використані винаходи і раціоналізаторські пропозиції та про виплачені у зв’язку з цим винагороди.

Відомості про стягнення до трудової книжки не заносяться. Всі записи у трудовій книжні про прийняття на роботу переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться власником або у повноваженим ним органом після видання наказу (розпорядження) але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення - у день звільнення і повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження).

Записи виконуються арабськими цифрами (число і місяць двозначним). Наприклад, якщо працівник прийнятий на роботу 2 лютого 1995 року, то у графі 2 трудової книжки записується «02.02.1995».

Записи у трудовій книжці виконуються акуратно. Кульковою ручкою або ручкою пером, чорнилами чорного, синього-або фіолетового кольорів.

Печаткою завіряються запис про звільнення, а також відомості про нагородження та заохочення.

З кожним записом, що заноситься до трудової книжки на підставі наказу (розпорядження) про призначення на роботу, переведення і звільнення, власник або уповноважений ним орган зобов’язаний ознайомити працівника під розписку в особовій картці (типова відомча форма № П-2, затверджена наказом Мінстату України від 27 жовтня 1995 року № 277), в якій має повторюватись відповідний запис з трудової книжки (вкладиша).

 У разі виявлення неправильного або неточного запису відомостей про роботу, переведення а також про нагородження та заохочення тощо, виправлення виконується власником або уповноваженим ним органом, де було зроблено відповідний запис.

Власник або уповноважений ним орган за новим місцем роботи зобов'язаний надалі працівникові в ньому необхідну допомогу.

Якщо підприємство, установа, організація, де було внесено неправильний або неточний запис, ліквідовано, виправлення вносить правонаступник і засвідчує його печаткою, і в разі його відсутності – вищестояща організація, якій було підпорядковано підприємство, а в разі його відсутності – обласний архів або держархіви міст Києва, Севастополя чи Ради Міністрів Криму.

Виправлені відомості про роботу, нагородження та заохочення повинні повністю відповідати оригіналу наказу (розпорядження), а у разі їх втрати іншим документам, що підтверджують виконання робіт, не зазначених у трудовій книжці.

Показання свідків не можуть служити підставою для виправлення занесених раніше записів.

У розділах «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення» закреслення раніше внесених неточних або неправильних записів не допускається.

При необхідності зміни запису після зазначення відповідного порядкового номеру, дати внесення запису в графі 3 записується «запис за № таким-то недійсний. Прийнятий за такою-то професією (посадою)» і в графі 4 повторюються дати, № наказу (розпорядження) власника або уповноваженого ним органу, запис з якого неправильно внесений до трудової книжки (Додаток 8). Таким же чином визначається недійсний запис про звільнення і запис про звільнення чи переведення на іншу постійну роботу у разі незаконного звільнення або переведений, установленого органом по розгляду трудових спорів і поновлення на попередній роботі або по зміні формулювання причин звільнення. Наприклад, записується: «Запис за № таким-то є недійсним, поновлений на попередній роботі». При зміні формулювання причин звільнення записується «Запис на № таким-то і недійсним, звільнений...» і зазначається нове формулювання.

У графі 4 в такому разі робиться посилання на наказ про поновлення на роботі або зміну формулювання причин звільнення (додаток 9).

Відомості про працівника записуються на першій (титульній) сторінці трудової книжки. Прізвище, ім'я, по батькові, дату народження працівника вносять повністю, без скорочень чи заміни; ім’я та по батькові на підставі паспорту або свідоцтва про народження.

Після зазначення дати заповнення трудової книжки працівник своїм підписом завіряє правильність внесених відомостей.

Першу (титульну) сторінку підписує особа, яка є відповідальною за видачу трудових книжок, після чого ставиться печатка підприємства, установи, організації (або печатка відділу кадрів), де вперше заповнювалась трудова книжка.

Зміна записів у трудових книжках про прізвище ім’я по батькові і дату народження робиться власником або уповноваженим ним органом за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища. ім’я та по батькові тощо) і з посиланням на номер і дату цих документів.

Вказані зміни роблять на першій (титульній) сторінці трудової книжки. Однією рискою закреслюється колишні прізвище, ім’я чи по батькові, дата народження і записуються нові дані з посиланням на відповідні документи на внутрішньому боці обкладинки і завіряються підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженої ним особи і печаткою підприємства або відділу кадрів (додаток 10).

У графі 3 розділу «Відомості про роботу» у вигляді заголовку записується повне найменування підприємства, установи, організації. Під ним заголовком у графі 1 ставиться порядковий номер запису, що вноситься, в графі 2 зазначається дата прийняття на роботу.

В графі 3 записується «Прийняти або призначений до такого-то цеху, відділу, дільниці на таку-то посаду чи роботу» із зазначенням її конкретного найменування, а також роботи, професії чи посади і присвоєного розряду (Додаток 11).

Записи про найменування роботи, професії чи посади, на яку прийнятий працівник, виконуються згідно з найменуванням професій, зазначених в Єдиному тарифно-кваліфікаційному довіднику робіт і професій робітників; для керівних працівників, спеціалістів і службовців - згідно з найменуванням посад, зазначених в кваліфікаційному довіднику посад керівних працівників, спеціалістів та службовців.

Якщо керівник має право на пенсію за віком на пільгових умовах, запис в трудовій книжці робиться на підставі наказу, виданого за результатами атестації робочих місць, і має відповідати найменуванню Списків виробництв, робіт, професій, посад і показників, що дають право на пільгове пенсійне забезпечення.

Показники, що зазначені в цих Списках, обов'язково повинні бути підтверджені у карті оцінки умов праці робочого місця за результатами атестацій і можуть записуватись у дужках.

Якщо працівнику в період роботи присвоюється новий розряд, то про це у встановленому порядку робиться відповідний запис (Додаток 12).

Робота за сумісництвом може зазначатись в трудовій книжці, але окремим рядком, за бажанням працівника, власником або уповноваженим ним органом.

Переведення працівника на іншу роботу на тому ж підприємстві, в установі, організації оформлюється в такому ж порядку, як і прийняття на роботу.

Якщо за час роботи працівника змінилась назва підприємства, то про це окремим рядком у графі 3 трудової книжки робиться запис: «Підприємство таке-то з такого-то числа перейменоване на таке-то», а у графі 4 проставляється підстава перейменування – наказ (розпорядження), його дата і номер (Додаток 13).

Студентам, слухачам курсів, учням, аспірантам і клінічним ординаторам, які мають трудові книжки, навчальний заклад (наукова установа) вносить запис про час навчання на денних відділеннях (в тому числі підготовчих) вищих навчальних закладів (Додаток 14).

Підставою для таких записів є накази керівництва навчального закладу (наукової установи) про зарахування на навчання і про відрахування з числа студентів, учнів, аспірантів, клінічних ординаторів.

В період роботи зазначених осіб у студентських таборах, при проходженні виробничої практики і при виконанні науково господоговірної тематики підтверджується відповідною довідкою із зазначенням спеціальності, кваліфікації, посади та часу роботи. На підставі цих довідок навчальні заклади (наукові установи) забезпечують внесення до трудових книжок цих відомостей про роботу згідно з одержаним даними .

Довідки зберігаються в особистих справах студентів, учнів, аспірантів та клінічних ординаторів як документи суворої звітності.

Для зазначених осіб, які раніше не працювали, а тому не мали трудових книжок, відомості про роботу в студентських таборах, на виробничій практиці, а також про виконання науково – дослідних господоговірної тематики на підставі довідок про це вносяться підприємством, на якому надалі вони будуть працювати.

У трудові книжки за місцем роботи вносять окремими рядками з посиланням на дату, номер та найменування відповідних документів такі записи:

1) про час служби у складі Збройних сил України та інших військ, де на тих, які проходять службу, не поширюється законодавство про працю і державне соціальне страхування, із зазначенням дати призову (зарахування) і дати звільнення із служби;

2) про час навчання у професійних навчально – виховних та інших закладах, навчально – курсових комбінатах тощо.

3) про час навчання у вищих навчальних закладах включаючи і час роботи в студентських таборах, на виробничій практиці і при виконанні науково – дослідної господоговірної тематики та перебування в аспірантурі і клінічній ординатурі;

4) про роботу як членів колгоспів – у тому разі, коли чинним законодавством передбачене зарахування цієї роботи в загальний трудовий стаж працівників;

5) про час догляду за інвалідом 1 групи або дитиною – інвалідом віком до 16 років, а також за пенсіонерам, який за висновком медичного закладу потребує постійного стороннього догляду, у тому числі за престарілим, який досяг 80-річного віку (згідно з медичним висновком);

6) безробітним особам – про період одержання допомоги по безробіттю заносяться у трудову книжку органом державної служби зайнятості населення.

Ці записи роблять в трудовій книжці до занесення відомостей про роботу на даному підприємстві.

При відновленні в установленому порядку безперервного трудового стажу для призначення допомоги по державному соціальному страхуванню в трудову книжку працівника за останнім місцем роботи у графу 3 розділу «Відомості про роботу» вносять запис «Безперервний трудовий стаж відновлений з такого то числа, місяця, року», у графі 4 робиться посилання на постанову президії відповідної Ради профспілок або президії ЦК відповідно галузевої профспілки.

Працівникам, які зайнятті на сезонних роботах у тих галузях народного господарства, де чинним законодавством допускається підсумування періодів сезонної роботи та збереження безперервного трудового стажу при повернені в установлений строк на сезонну роботу після міжсезонної перерви у графі 3 зазначеного розділу робиться запис: «Безперервний стаж роботи зберігається».

Трудові книжки громадян, які працюють за трудовими договорами в іноземних представництвах, у іноземних кореспондентів, співпрацівників міжнародних організацій та інших прирівнених до них іноземців на території України, зберігаються: в м.Києві — Генеральній дирекції Київської міської ради з обслуговування іноземних представництв, Автономній Республіці Крим — у філіалі Генеральної дирекції Київської міської ради з обслуговування іноземних представництв м. Ялти, в областях — в управліннях зовнішніх зносин та зовнішньоекономічної діяльності облдержадміністрацій або підприємствах, визначених обласними державними адміністраціями, у м.Севастополі — в міській державній адміністрації це регулюється абзацом першим, пункту 2.20 із змінами, внесеними згідно з Наказом Мінпраці та соцполітики № 266/118/5 від 24.09.2003

Ці органи роблять відмітки у трудових книжках про прийняття на роботу і звільнення відповідно до трудових договорів і довідок наймачів. Під час влаштування на роботу робиться запис: «Прийнято на таку – то посаду» «назва представництва компанії в Україні» і при звільненні робиться запис: «Звільнено такої – то роботи» із посланням на причину звільнення відповідно до статті КЗпП України. Запис, зроблений у трудовій книжці іноземними представництвами та кореспондентами, співпрацівниками міжнародних організацій та іншими прирівняними до них іноземцями на території України, є недійсним згідно з Наказом Мінпраці та соцполітики № 266/118/5 [19].

Трудові книжки працівників, які працюють на умовах трудового договору у фізичних осіб — суб’єктів підприємницької діяльності без створення юридичної особи з правом найму, та фізичних осіб, які використовують найману працю, пов’язану з наданням послуг (кухарі, няньки, водії тощо), зберігаються безпосередньо у працівників.

Зазначені фізичні особи роблять записи до трудових книжок працівників про прийняття на роботу та звільнення з роботи відповідно до укладених з працівниками письмових трудових договорів, що зареєстровані в установленому порядку в державній службі зайнятості. Під час прийняття на роботу вноситься запис:

-          у графі 1 вказують порядковий номер запису;

-          у графі 2 дату внесення;

-          у графі 3 записують: «Прийнятий на таку – то роботу» далі зазначається професійна характеристика робіт за трудовим договором, зазначаються дата та номер договору, зареєстрованим у державній службі зайнятості, зазначається повна назва центру зайнятості,

-          у графі 4 зазначається, на підставі чого внесено запис: дата і номер реєстрації трудового договору державною службою зайнятості: «трудовий договір, номер, зареєстрований, дата». (Додаток 15).

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8