Анализ информационно-технического обеспечения системы управления персоналом

При рассмотрении предложенного нами подхода совершенствования организационной структуры видны очевидные его преимущества. Они проявляются в более широкой самостоятельности подразделений и менее жестком контроле со стороны высшего руководства, которое в основном будет осуществляться по финансовым результатам.

Таким образом, предложенные изменения дадут следующий экономический эффект:

1. Сокращение отдела бухгалтерского учета до 5 человек позволит снизить внепроизводственные расходы. Это может быть достигнуто путем внедрения автоматизированных программ бухгалтерского учета.

2. Введение единицы специалиста по маркетингу позволит получить максимальную прибыль от предоставления услуг предприятием, так как это даст возможность реализовывать услуги предприятия непосредственно покупателю, минуя целую цепочку посредников (см. приложение 3)

Для снижения себестоимости на предприятии рекомендуется провести следующие организационно – технические мероприятия:

1. Совершенствование организации услуг и труда.

2. Провести поиск новых поставщиков деталей и ГСМ.

3.Свести к минимуму привлечение сторонних организаций. В данный момент предприятие имеет возможность полностью отказаться от услуг сторонних организаций. Полный отказ от привлечения сторонних организаций в производственный процесс снизит себестоимость продукции.

Таким образом, внедрение данных мероприятий позволит снизить себестоимость продукции, что непосредственно отразится на эффективности финансовой деятельности предприятия.

2.2 Анализ действующей системы управления на предприятии ООО "БТСП"

Проанализировав методы и принципы ведения кадровой политики мы пришли к выводу, что как таковая кадровая политика на предприятии ООО "БТСП" не ведется. Кадровая политика ведется спонтанно, и не систематично. Кадровая работа строится преимущественно без учета длительной перспективы и соответствующих прогнозов. Многие показатели движения, эффективности работы с кадрами не рассчитывались на предприятии ни разу.

Состав кадров на этом предприятии достаточно не стабилен. Нестабильность кадров ведет за собой ухудшение производительности труда на предприятии, что связанно с адаптацией новых сотрудников в коллективе.

Одним из недостатков кадровой политики ООО "БТСП" – является ее неверный подход к набору, подготовке и вербовке кадров. Подбором руководящих кадров занимается директор. А набор работников (исполнителей) осуществляют непосредственно начальники подразделений и отделов. В идеале, работу по подборке персонала должен осуществлять отдел кадров. Организовывать анкетирования, собеседования, и представлять наиболее достойных кандидатов на вакансию непосредственно комиссии состоящей из директора, и начальника отдела, на вакансию которого претендует кандидат.

Проанализировав соответствие кадровой политики со сложившимися на предприятии традициями, организационной культурой, мы пришли к выводу, что сотрудники не ощущают на себе проводимую политику управления кадрами. Не учитывается психологический климат на предприятии, потенциальные возможности коллектива, изменения во внешнем окружении. Поэтому целесообразно проводить социологические исследования с целью изучения реакции со стороны коллектива на выбранную кадровую политику.

И главное, необходимо провести меры по активизации персонала, его мотивации на труд, т.к. не видна (мало заметна) заинтересованность каждого сотрудника в общем деле предприятия. Ведь одной из подзадач кадровой политики является выбор наиболее действенных методов мотивации персонала. Мотивировать – значит затронуть их важнейшие интересы, дать им шанс реализоваться в процессе работы.

Для улучшения кадровой политики ООО "БТСП" рекомендуется провести следующее.

Прежде всего, необходимо усилить системность в подборе кадров и охватить этой работой весь спектр: от найма до ухода сотрудника. Необходимо улучшить процедуру выдвижения: информация о вакансиях, кандидатах, ответственность рекомендующих регламентация права выдвигать кандидатов, процедуры обсуждения, назначения и введения в должность. Если брать каждый из этих моментов порознь, то они кажутся не очень существенными, но в совокупности они позволяют поднять на новую ступень всю работу по подбору кадров.

План по трудовым ресурсам на предприятии ООО "БТСП" должен разрабатываться с целью произвести расчеты относительно числа служащих, которые потребуются организации, и профессиональной структуры, которая будет необходима в данный период. Следует также принять решения об источниках потенциального набора, установить и поддерживать контакты для обеспечения того, чтобы потребности организации и потенциальное вознаграждение за труд, денежное или моральное, были известны будущему составу служащих. Так как предприятия берут на работу людей самого разного профессионального уровня и нуждаются в самых различных специальностях, сеть набора служащих должна быть достаточно широкой и разнообразной. Для набора младших служащих хорошим источником являются местные школы, и многие предприятия поддерживают полезные контакты с ними, чтобы принимать участие в договорах о профессиональной подготовке школьников. Большинство крупных предприятий принимают также участие в ежегодных встречах с выпускниками высших учебных заведений с целью обеспечить их информацией о возможностях карьеры. Источники набора более квалифицированных служащих на руководящие должности разнообразны, среди них службы занятости, специальные агентства и консультанты по набору кадров, а также "хедхантез", или консультанты по поиску руководящих административных работников.

Очень важно создать резерв для набора высококвалифицированных кадров в целях привлечения на свободные вакансии специалистов высокого класса. Если это происходит, то ошибки при наборе кадров становятся менее значительными [27. С. 31].

Среди комплекса многообразных проблем по управлению персоналом на ООО "БТСП" в дипломной работе целесообразно остановиться на следующих, имеющих на наш взгляд, принципиальное значение для кадровой политики предприятия:

1.       Управление деловой карьерой.

На ООО "БТСП" действует система должностной ротации на основе периодической переаттестации кадров всех уровней, а так же практикуется (частично) выборный характер среднего управленческого звена (начальников отделов). В условиях внедрения контрактной системы найма это находит все большее применение.

В отношении специалистов проводится ежегодная переаттестация и зачисление в резерв управления.

2.       Работа с кадровым резервом.

Формирования персонала управления на 90% осуществляется за счет кадрового резерва.

Среди значительной части кадрового резерва наблюдается определенное повышение уровня заинтересованности в результатах производственной деятельности.

В условиях проводимой предприятием широкомасштабной кампании по переподготовке кадров кадровый резерв занимает особое место.

3.       Методы подбора кадров.

При приеме на работу в ООО "БТСП" проводится собеседование с психологом и психологическое тестирование.

Несмотря на кажущийся избыток трудовых ресурсов и наличие высокого уровня безработицы в регионе, предприятие испытывает определенные трудности с подбором кадров.

На предприятии введено положение о премировании работников за создание и внедрение мероприятий комплексного плана развития. Премирование производится за счет прибыли от снижения издержек обращения.

Конкретный размер вознаграждения определяется объемом, сложностью и экономической эффективностью проделанных работ. Расчет экономической эффективности утверждается коммерческим директором предприятия.

Дополнительной и хорошо себя зарекомендовавшей на практике мерой стало внедрение соревнования за высокопроизводительный труд и материальное стимулирование по его результатам.

Выплата надбавок к премии победителям производится ежеквартально в размере: за первое место - на 20%, руководителю подразделения - на 40%, за второе место - на 10%, руководителю - на 20%.

Наиболее отличившиеся получают ценный подарок и заносятся на доску почета, которая обновляется один раз в год.

Анализ показал, что на ООО "БТСП" необходимо существенно повысить целенаправленность управления кадрами, укрепить трудовую дисциплину, обеспечить внедрение современных методов стимулирования трудовой мотивации, контроля за результативностью и качеством труда, достигнуть более тесного взаимодействия этого вида управления с управлением предприятия в целом. Модернизация управления, соответствующая миссии и стратегии на этом предприятии, стоящим перед ним, конкретным задачам, а также современному уровню развития теории и практики менеджмента, должна быть ориентирована на консолидацию потенциала, повышение производительности и эффективности труда как в краткосрочном, так и в долгосрочном аспекте.

На предприятии ООО "БТСП" не создано в настоящее время системы аттестации персонала, что отрицательно влияет на качество принимаемых управленческих решений, поскольку у руководителей отсутствуют данные о результативности труда, профессиональном поведении и личностных качеств персонала.          

Единственным инструментом оценки во время проводимого аттестационного эксперимента являлась анкета, которая представляет собой специально разработанный вопросник, включающий перечень определенных качеств и варианты ответа. В приложении 4 приводятся результаты оценки начальника отдела маркетинга Завадского Семена Алексеевича. Только использование экспертного метода не может быть достаточной информативной основой для принятия управленческого решения.

По нашему мнению, ООО "БТСП" необходимо разработать соответствующее документационное обеспечение для проведения аттестации персонала, закрепить на уровне локального акта ежегодное проведение аттестации, провести аттестацию всего персонала на различных его уровнях, обобщить результаты и представить соответствующий отчет руководству предприятия.

2.3 Анализ информационно-технического обеспечения системе управления персоналом на предприятии ООО "БТСП"

В ходе исследования информационно-технического обеспечения управления персоналом на предприятии ООО "БТСП" были выявлены следующие компоненты, непосредственно входящие в состав структуры автоматизированной информационной системы:

1. Наличие автоматизированных рабочих мест оснащенных вычислительной техникой.

Именно ПЭВМ являются технической базой автоматизированных рабочих мест (АРМ) широко используемых в службах управления персоналом организаций. АРМ специалиста по кадровой работе представляет собой совокупность методических, языковых и программных средств, обеспечивающих автоматизацию функций пользователя в предметной области "Управление персоналом", позволяющих оперативно удовлетворять его информационные и вычислительные запросы. В исследуемом отделе АРМ специалиста службы управления персоналом организации представляет собой программно-технический комплекс коллективного пользования, предназначенный для автоматизации работ по подготовке, преобразованию, редактированию цифровой и текстовой информации, выполнения необходимых вычислений и организации взаимодействия специалиста по кадрам с ЭВМ в диалоговом режиме при решении поставленных перед ним задач. Техническое оснащение АРМ отдела постоянно обновляется с ростом обрабатываемой информации и потребностями отдела и находится на высоком уровне, что позволяет сделать вывод о высокой эффективности и производительности отдела. Также предусмотрены программы повышения квалификации и аттестации сотрудников отдела, что позволяет сделать вывод о высокой квалификации сотрудников.

2. Наличие корпоративной вычислительной сети.

Корпоративная вычислительная сеть – это интегрированная, многомашинная, распределенная система одного предприятия, имеющего территориальную рассредоточенность, состоящая из взаимодействующих локальных вычислительных сетей структурных подразделений и подсистемы связи для передачи информации. Построение корпоративной вычислительной сети обеспечивает:

-реализацию унифицированного доступа специалистов отдела к коммуникационным ресурсам;

-единое ализованное управление, администрирование и техническое обслуживание информационно-коммуникационных ресурсов;

-организацию доступа к структурированной информации в режимах on – line и off – line;

-организацию единой системы электронной почты и электронного документооборота;

-защиту электронной почты на основе международных стандартов с созданием защищенных шлюзов в существующие сети передачи данных, работающих по протоколам РОРЗ, SMTP, UUCP;

-организацию глобальной службы каталогов в интересах абонентов корпоративной вычислительной сети на базе протокола Х.500;

-реализацию единого пользовательского интерфейса, предоставляющего пользователям средства работы с коммуникационными ресурсами корпоративной вычислительной сети;

-взаимодействие корпоративной сети организации с бизнес системами других организаций, вычислительными сетями государственных учреждений, финансово-кредитных органов, участвующих в информационном обмене на правах абонентов коммуникационной корпоративной системы;

-функциональную наращиваемость, обеспечивающую построение корпоративной вычислительной сети, как постоянно развивающейся и совершенствующейся, открытой для внедрения новых аппаратно-программных ресурсов, позволяющих развивать и совершенствовать состав и качество информационно-коммуникационных услуг без нарушения нормального функционирования сети.

3.Наличие пакета прикладных программ.

Применение автоматизированных информационных технологий в кадровой работе характеризуется широким использованием в практике работы служб управления персоналом организации наряду с АРМ пакетов прикладных программ. Причем автоматизированное решение задач служб управления персоналом может основываться на одном из двух существующих в настоящее время подходов:

1.Приобретение одного из стандартных пакетов прикладных программ с дальнейшей его настройкой в соответствии с требованиями организации.

2.Разработка собственного пакета прикладных программ для решения определенной совокупности задач службы управления персоналом.

Первый подход хорош тем, что он не требует наличия в структуре организации подразделения, занимающегося вопросами проектирования и внедрения автоматизированных комплексов задач управления. В данном случае "настройку" приобретенного организацией стандартного пакета прикладных программ под ее требования осуществляет продавец. Однако следует отметить тот факт, что стоимость "настройки" порой превышает стоимость самого пакета прикладных программ.

Второй подход также требует больших денежных затрат на проектирование пакета, но его преимущество заключается в том, что не проводится дополнительная "настройка" программного обеспечения, которое разработано по собственному техническому заданию.

В исследуемом отделе профессионального развития персонала существовало как собственное программное обеспечение, так и сторонних фирм - производителей. К собственному программному обеспечению можно отнести единую базу данных для всего филиала в целом (включая удаленные отделы) и специальные программы (для каждого отдела собственные, но очень схожи по себе), которые работают с этой базой данных. В этой базе данных находятся не только номера телефонов всех абонентов Самарской области с прилагающейся подробной информацией, но и различные внутренние документы, инструкции, положения и т. д.

АСУ "Кадры" представляет собой форму организации управления персоналом, основанную на тесной взаимосвязи человека и вычислительной техники, а также на широком использовании выработанных в практике управления приемов и методов оптимизации и автоматизации принимаемых решений.

Под автоматизированным рабочим местом (АРМ) понимается профессионально ориентированный комплекс, включающий в себя технические и программные средства, информационное и методическое обеспечение для решения задач пользователя непосредственно на рабочем месте в режиме диалога с ЭВМ. Тем самым изменяется содержание труда работников кадровой службы, которые освобождаются от рутинной работы и выполнения лишних операций. Они работают в диалоговом режиме (режиме общения), выполняя все типы операций технологического процесса обработки данных (сбор, подготовка, ввод, обработка, вывод и тиражирование необходимой информации). АРМ "Кадры" предоставляет пользователю возможность:

-ввода и корректировки данных о работнике;

-формирования и выдачи различного рода выходных документов;

-создания новых баз данных;

-изменения структуры массива данных;

-перерасчета данных на заданную дату и др.

Исходная для решения задач подсистемы информация создается на основе унифицированных форм документов первичного учета кадров, плановых документов, общероссийских и локальных классификаторов (классификаторы профессий рабочих, должностей служащих, квалификационных разрядов и категорий и т.п.).

Информация по конкретному работнику содержит данные о месте его работы, демографические данные, данные об образовании, наличии специальной подготовки, семейном положении, движении на предприятии (по структурным подразделениям, смена профессии, квалификационный рост) и др. Выходные данные включают большой набор обобщенных показателей по различным признакам и имеют вид отчетов, списков, справок, аналитических разработок, расчетов и т.п., что позволяет осуществлять непрерывность кадрового планирования, обеспечивает многовариантность и многофакторность расчетов.

ООО "БТСП" использует систему "Кадры", которая предназначена для автоматизированного ведения кадровой информации, а именно:

-ведения штатного расписания предприятия;

-ведения картотеки личных карточек работников;

-ведения картотеки командировок;

-ведения приказов по личному составу;

-ведения справочников и классификаторов системы;

-обмена данными посредством распределенной системы кадрового учета.

Система может использоваться как отдельными предприятиями и организациями, так и организациями, имеющими сложную структуру: холдингового типа, имеющими многочисленные дочерние предприятия, с разветвленной структурой филиалов и т.д.

Возможности системы "Кадры":

-многофункциональное промышленное решение автоматизации кадрового учета;

-существенное снижение трудозатрат при ведении кадровой работы благодаря широкому функциональному и эргономическому интерфейсу;

-существенное сокращение доли рутинных операций за счет автоматизации выполнения многих операций;

-повышение управляемости и эффективности организации, оптимизации временных, материальных и трудовых ресурсов.

Важным свойством универсальных систем электронного документооборота ООО "БТСП" является то, что они предоставляют возможность решения большого числа задач управления документами. Тем не менее следует отметить, что полностью все задачи управления документооборотом они все равно не смогут решить (из-за их динамически меняющегося и, практически, неисчерпаемого многообразия).

И все-таки у EDMS-систем есть ряд серьезных достоинств. В частности, большинство наиболее распространенных в мире EDMS-систем обладает следующими достоинствами:

-практическая неограниченность размера электронного архива;

-встроенная поддержка полнотекстовой индексации;

-поддержка версий и подверсий документов;

-возможность ведения журналов действий пользователей.

В программных средствах поддержки групповой работы ООО "БТСП" есть развитые среды разработки приложений (в Lotus Notes), в которых вышеперечисленные возможности EDMS-систем также реализованы. Однако надо заметить, что эти возможности реализованы в EDMS-системах уже изначально.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6