Анализ информационно-технического обеспечения системы управления персоналом

Помимо управления документооборотом системы, используемые на предприятии ООО "БТСП" пригодны также для решения конкретных финансовых задач, управления персоналом, ведения складского учета и т. д. Отметим, что у большинства таких систем есть существенные ограничения при их применении на предприятиях. В частности, для каждого из приложений в такой системе необходимо поддерживать свою базу данных (нередко эти базы данных никак не связаны друг с другом). Возможность интеграции с различными приложениями является одним из характерных свойств EDMS-систем. Благодаря наличию этого свойства, EDMS-системы могут выступать в качестве связующего звена между различными системами, функционирующими на предприятии, создавая, тем самым, основу для организации всего его делопроизводства и управления персоналом.

У EDMS-систем есть и другие свойства, благодаря наличию которых применение универсальных систем электронного документооборота позволяет существенно оптимизировать управление современным предприятием.

Все EDMS-системы построены по модульному принципу, а их API- интерфейсы являются открытыми. Это позволяет добавить к EDMS-системам (при необходимости) новые функции или расширять уже имеющиеся. В настоящее время разработка приложений, хорошо интегрируемых с EDMS-системами, стала отдельным видом бизнеса в отрасли промышленного производства ПО, и множество третьих фирм готовы предложить здесь свои услуги. Возможность относительно простого добавления к EDMS-системам множества модулей разработки третьих фирм значительно расширяет их функциональные возможности. Например, для EDMS-систем разработаны модули ввода документов со сканера, связи с электронной почтой, с программами пересылки факсов и др.

Важной особенностью EDMS-систем является также высокая степень их интеграции с прикладными программами за счет использования технологий OLE Automation, DDE, ActiveX, ODMA, MAPI и др. А непосредственно при работе с документами вообще нет необходимости пользоваться утилитами EDMS-системы. Пользователи имеют дело только с обычными прикладными программами: в момент инсталляции клиентской части EDMS-системы прикладные программы дополняются новыми функциями и элементами меню. Например, пользователь текстового процессора MS Word, открывая файл, сразу видит библиотеки и папки с документами EDMS-системы (откуда он и выбирает необходимый ему документ). При сохранении документ автоматически помещается в базу данных EDMS-системы. То же относится и к другим офисным и специализированным программам.

EDMS-системы работают, преимущественно, на распределенных архитектурах и используют разнообразные комбинации технологий сбора, индексирования, хранения, поиска и просмотра электронных документов. Во всех EDMS-системах реализована иерархическая система хранения документов. Можно сказать, что применяется принцип "шкаф/полка/папка". Каждый документ помещается в папку, которая, в свою очередь, находится на полке и т. д. Количество уровней вложения при хранении документов не ограничено. Один и тот же документ может входить в состав нескольких папок и полок за счет применения механизма ссылок (исходный документ, в этом случае, остается неизменным и хранится в определенном администратором EDMS-системы месте). В ряде EDMS-систем реализованы еще более мощные возможности хранения за счет установления связей между документами (так называемые связанные документы). Причем эти связи можно устанавливать и редактировать в графическом виде.

Любому документу в EDMS-системе присущ определенный набор атрибутов (например, его название, автор документа, время его создания и др.). Набор атрибутов может меняться от одного типа документа к другому (в пределах одного типа документов он сохраняется неизменным). В EDMS-системах атрибуты документа хранятся в реляционной базе данных. Для каждого типа документов с помощью визуальных средств создается шаблон карточки, где в понятном графическом виде представлены наименования атрибутов документа. При введении документа в EDMS-систему берется необходимый шаблон и заполняется карточка (заносятся значения атрибутов). После заполнения карточка оказывается связанной с самим документом.

Для хранения непосредственно содержимого документов в большинстве EDMS-систем применяются файл-серверы MS Windows NT, Novell NetWare, UNIX и др. В этом случае могут быть реализованы и гетерогенные комбинации сетевых сред. Например, база данных с атрибутами документов может работать под управлением ОС UNIX в сети TCP/IP, а сами документы могут храниться под ОС Novell NetWare в сети IPX/SPX. Следует отметить, что большим преимуществом EDMS-систем является хранение документов в исходном формате (и автоматическое распознавание EDMS-системами множества форматов файлов).

В EDMS-системе ООО "БТСП" реализованы надежные средства разграничения полномочий и контроля за доступом к документам. В большинстве случаев с их помощью определяются следующие виды доступа (набор задаваемых полномочий зависит от конкретной EDMS-системы):

- полный контроль над документом;

- право редактировать, но не уничтожать документ;

- право создавать новые версии документа, но не редактировать его;

- полное отсутствие прав доступа к документу.

Во время работы с EDMS-системой каждое действие пользователя протоколируется, и, таким образом, вся история его работы с документами может быть легко проконтролирована.

При одновременной работе с документом сразу нескольких пользователей (особенно, когда его необходимо согласовывать в различных инстанциях) очень удобным свойством EDMS-системы, используемой предприятием ООО "БТСП" является использование версий и подверсий документа. Предположим, исполнитель создал первую версию документа и передал ее на рассмотрение следующему пользователю. Второй пользователь изменил документ и создал на его основе уже новую версию. Затем он передал свою версию документа в следующую инстанцию третьему пользователю, который создал уже третью версию. Спустя определенное время, ознакомившись с замечаниями и исправлениями, первый исполнитель документа решает доработать исходную версию и на ее основе создает подверсию первой версии документа. Достоинством EDMS-систем является реализованная в них возможность автоматического отслеживания версий и подверсий документов (пользователи всегда могут определить, какая именно версия или подверсия документа является наиболее актуальной по порядку или времени их создания).

ООО "БТСП" использует также автоматизированную систему управления выводов документов (output management systems — OMS), основным предназначением которых является генерация выходных документов. Ряд OMS-систем отвечает только за распределение и доставку выходных документов (в электронном виде — в форматах HTML, XML и PDF). Очень часто OMS-системы интегрированы с программными пакетами сканирования документов и изображений. Полезной возможностью некоторых OMS-систем является и взаимодействие с унаследованными системами.

В OMS-системе, используемой предприятием дополнительно реализована возможность архивации и долговременного хранения выходных отчетов и документов. В связи с этим, многие из OMS-систем классифицируются Gartner Group как интегрированные системы архивации и поиска документов (IDARS — integrated document archive and retrieval systems). Однако главной причиной популярности OMS-систем все же является занимаемая ими рыночная ниша — генерация документов и отчетов в информационных системах предприятий и организаций, построенных с использованием ERP-систем. По мнению аналитиков Gartner Group, одним из слабых мест современных ERP-систем является плохое управление генерацией выходных документов (разработчики ERP-систем больше сосредоточены на повышении функциональности ключевых модулей своего ПО, чем на "второстепенных" вопросах обеспечения генерации выходных отчетов, не имеющих, по их мнению, хороших рыночных возможностей). Именно этот недостаток ERP-систем и послужил основным фактором появления и быстрого развития рынка OMS-систем.

В системах должны быть предусмотрены развитые возможности индексирования, хранения и поиска документов, включая полнотекстовое индексирование.

Индексирование документов означает:

- реквизитную индексацию;

- ручное управление структурами хранения документов;

- настройку состава полей, типа и длины контрольных карточек документа в архиве;

- возможность различных режимов реквизитной разметки документов (ручной, автоматический, полуавтоматический);

- интеграцию с произвольными программами создания, просмотра и изменения электронных документов.

Хранение документов включает в себя возможность:

- работы с библиотеками магнитооптических дисков, магнитных лент, компакт – дисков для хранения больших объемов информации;

- управление внешними носителями;

- хранения в системе для каждой страницы как исходного изображения, так и распознанного текста.

Поиск предусматривает:

- наличие стандартного языка запросов к базе данных;

- реквизитный поиск документов;

- адекватность результата поиска запросу;

- морфологический анализ при построении запроса;

- возможность работы с системой удаленных пользователей.

Поиск может быть составным и включать несколько поисковых атрибутов из перечисленных выше типов. Результатом поиска служат образ найденных документов и содержание аннотаций, построенных в процессе индексирования или его ручного атрибутирования. Найденные образы могут быть распечатаны или переданы по корпоративной сети для просмотра с другого рабочего места.

Запрос строится путем заполнения шаблона ключевыми словами, содержание которых пользователь может задавать произвольно. Поиск документов по запросу осуществляется на двух уровнях: сначала происходит поиск в справочнике данных, а по ссылкам ищется (при задании пользователем соответствующих атрибутов) сам документ. Как правило, хранение документов осуществляется автономно из – за больших объемов архива и необходимости использования оптических накопителей информации. Такая архитектура, кроме всего, позволяет минимизировать время, затрачиваемое на физический доступ к документам в режиме множественных запросов, а также обеспечивает доступ данных из неоднородных (гетерогенных) сетей.

Следует отметить, что образ документа может храниться как в текстовом, так и в графическом формате. В последнем случае он, как правило, является результатом использования OCR– технологий.

Предприятие ООО "БТСП" использует OMS-систему Optio, значительно облегчающую работу с документами, так как ннформация, которую пользователь хочет включить в отчет, может быть получена не только из ERP-системы. Перед выводом отчета пользователи могут запросить из OMS-системы (в том числе, через Интернет) любую индексированную информацию, хранящуюся в общем репозитарии. Если пользователям необходимо регулярно готовить отчеты, то они могут сформировать запросы таким образом, что запрашиваемая информация будет автоматически собираться, храниться и доставляться на настольный ПК пользователя (эту функцию OMS-систем часто еще называют "пакетной обработкой"). При интеграции с SAP R/3 система позволяет искать данные и документы в любом из модулей данной ERP-системы. Документы и данные (как вне, так и внутри ERP-системы) доступны через клиентскую программу ERP-системы. Репозитарием является полнотекстовая база данных. Внешние документы (сканированные, принятые по факсу, в электронной форме) автоматически индексируются и соотносятся с конкретными транзакциями внутри ERP-системы (что исключает необходимость ручной индексации).

Таким образом, исследование информационно-технического обеспечения управления персоналом на предмет существующей автоматизированной информационной системы показало:

1.Наличие автоматизированного документооборота.

2.Наличие собственного специализированного программного обеспечения, помогающего автоматизировать часть работ специалиста.

3.Наличие в отделе профессионального развития персонала специализированного программного обеспечения.

Из всего перечисленного следует что для эффективной работы системы управления персоналом важно создать на предприятии единую автоматизированную сеть ПЭВМ, предусматривающую взаимный обмен кадровой информацией между всеми уровнями управления персоналом на базе современных средств передачи данных.

3. Основные рекомендации и предложения по совершенствованию информационно – технического обеспечения системы управления на предприятии ООО "БТСП"

3.1 Разработка направлений совершенствования информационно – технического обеспечения системы управления персоналом

Одним из мероприятий по совершенствованию информационно-технического обеспечения управления персоналом на предприятии ООО "БТСП" может стать приобретение автоматизированной системы управления человеческими ресурсами БОСС-Кадровик от компании АйТи.

БОСС-Кадровик, который является мощным инструментом, способным оптимизировать процесс управления кадрами и вывести его на новый качественный уровень. Система управления человеческими ресурсами БОСС-Кадровик является основой всей информационной системы в организации и требует более детального изучения [19. С. 15].

Компания АйТи разрабатывала, развивала и модернизировала систему БОСС-Кадровик с 1993 года:

- 1993 г. - начало разработки системы БОСС-Кадровик (Scalable SQL, Novell, DOS-интерфейс);

- 1995 г - выход тиражной версии БОСС-Кадровика;

- 1996 г. - начало разработки отдельной версии продукта на платформе Oracle;

- 1997 г - перевод Scalable SQL версии на платформу Microsoft SQL, создание промышленной технологии внедрения, обучения и сопровождения продукта;

- 2002 г. - выход HRM-контура системы БОСС-Кадровик;

Ключевые особенности системы БОСС-Кадровик

БОСС-Кадровик относится к классу систем управления персоналом (Human Resource Management Systems).

Функциональная полнота системы с точки зрения учета и планирования, а также реализации высших функций управления и развития персонала как интеллектуального ресурса позволяет наиболее полно проводить политику управления кадрами на предприятии.

В системе БОСС-Кадровик реализованы следующие возможности:

1.Планирование структурной организации, штатных расписаний и кадровой политики.

2.Оперативный учет движения кадров.

3.Ведение административного документооборота по персоналу и учету труда.

4.Планирование фондов рабочего времени и учет их использования.

5.Учет труда и расчет заработной платы на предприятии численностью в тысячи и десятки тысяч человек.

6.Учет и разнесение затрат на оплату труда персонала в общей номенклатуре затрат предприятия.

7.Предоставление статистической отчетности по труду и налоговой отчетности в государственные органы, формирование отчетности для Пенсионного фонда России.

9.Подбор персонала на руководящие должности.

10.Ведение кадрового резерва и мобильного персонала.

11.Аттестация и повышение квалификации работников.

12.Поиск специалистов на рынке труда.

Система предусматривает возможность интеграции с другими программными системами по управлению предприятием.

В настоящее время БОСС-Кадровик успешно эксплуатируется на предприятиях, занимающих лидирующие позиции в различных отраслях. В их числе: банки, нефтегазовая промышленность, машиностроение, химическая и нефтехимическая промышленность, транспортные компании, торговля, пищевая промышленность, ресторанные сети, фармацевтика, издательства, и др.

Основная задача модуля системы БОСС - Кадровик "Штатное расписание"- описание организационной структуры корпорации (холдинга, объединения, в нашем случае ООО "БТСП").

Здесь вводится информация о фирмах, входящих в состав холдинга, их организационном делении и штатном расписании. Модуль предназначен для сотрудников планово-экономического отдела или отдела труда и заработной платы.

Базовые функциональные возможности:

- создание и ведение корпоративной структуры предприятия любой сложности;

- ведение и планирование организационной структуры предприятия;

- ведение и планирование штатного расписания структурных подразделений предприятия, поддержка работы с окладами, часовыми ставками и тарифной сеткой;

- выполнение групповых операций с позициями штатного расписания, их атрибутами (в том числе массовое индексированное изменение окладов и часовых тарифов);

- для каждой позиции штатного расписания можно указывать произвольные доплаты и произвольные параметры для характеристики;

- подготовка различных выходных документов и отчетности по штатному расписанию, а также отчетности для Госкомстата РФ;

- обеспечение всего спектра работ инспектора управления по труду и заработной плате: учет труда, аналитика затрат на оплату труда.

Для просмотра организационной структуры можно воспользоваться сервисной программой – "Графическое представление структуры предприятия". Данная программа предназначена для вывода на печать графического представления структуры предприятия.

Основные задачи модуля "Учет кадров" - ведение всей учетной работы по персоналу с помощью автоматизированного выполнения операций по приему, перемещению, увольнению сотрудников, а также по подготовке и учету приказов, формированию разнообразных списков и отчетных документов, причем количество последних не ограничено.

Пользователи могут получать произвольные отчеты по любой информации, введенной в базу данных.

Информация об отпусках, больничных и льготах персонала, вводимая в модуль "Учет кадров", является исходной для точного и оперативного расчета заработной платы работников филиала.

Данный модуль предназначен для руководителей, инспекторов отделов кадров и менеджеров по персоналу.

Базовые функциональные возможности:

1.Формирование и ведение нормативно-справочной информации.

2.Ведение полной информации о персонале, включая прием и увольнение сотрудников на работу, перемещение по службе, замещение, совмещение, личные карточки, трудовые книжки, стаж (общий, непрерывный, на предприятии, пр.), оформление отпусков и больничных листов, командировок, учет поощрений, взысканий, подарков, страховых услуг, данных о военнообязанных.

Для более подробной классификации персонала можно вводить дополнительные атрибуты:

1.Автоматическое формирование приказов, связанных с основными действиями по приему, увольнению и перемещению сотрудника. Внешний вид печатного документа настраивается соответственно предложенному шаблону.

2.Формирование различных справок и выходных документов.

3.Подготовку и анализ разнородной информации и статистических данных.

С помощью модуля "Табельный учет" ведется ежедневный учет рабочего времени или формируется табель за период времени с учетом неявок (отпусков, больничных, командировок и пр.), введенных в отделе кадров.

Табель может формироваться как по подразделениям, так и по всему предприятию в целом.

Отработанное время за месяц по каждому работнику и по каждому типу отработанного времени суммируется и передается в модуль "Расчет заработной платы" в качестве исходных данных для начисления заработной платы.

С помощью модуля можно сформировать стандартный отчет по форме № Т-13 Госкомстата России.

Модуль "Расчет заработной платы" предназначен для автоматизации процедуры расчета заработной платы сотрудников предприятия, формирования на основании проведенного расчета различных отчетных документов, автоматического формирования проводок, отражающих на бухгалтерских счетах предприятия затраты на оплату труда сотрудников.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6