Из таблицы 1 видно соотношение руководящего класса, специалистов и рабочих. Также можно сделать вывод, что численность женщин в нашем структурном подразделении преобладает.

Все данные о численности структурного подразделения, о характеристике персонала подразделения, имеют отношение к персональным данным, так как все сведения о сотрудниках представлены в различных списках, таблицах, схемах. А все выше перечисленные документы (списки, таблицы, схемы) в свою очередь содержат сведения, составляющие персональные данные. Но эти документы не хранятся должным образом, то есть в принципе конфиденциальная информация (персональные данные) находятся в открытом доступе. Именно по этой причине будет проанализирована работа,  связанная со сбором, применением и хранением, сведений, содержащих персональные данные в структурном подразделении.   

Глава 2 Организация работы с документами, содержащими

персональные данные работников

2.1. Работа с персональными данными в структурном

подразделении СП № 90

Объектом нашего  исследования является структурное подразделение предприятия ОАО «Сарапульский радиозавод».

В структурных подразделениях есть работники, которые выполняют некоторую кадровую работу. То есть эти сотрудники ведут непосредственный прием в том структурном подразделении, в которое устраивается работник. Следовательно, эти сотрудники сталкиваются со сбором, хранением и применением персональных данных. 

Тема выбрана не случайно, так как в подразделении, как и в других подразделениях предприятия, есть такой вид информации конфиденциального характера – персональные данные. Очень часто документы, содержащие персональные данные работников находятся в открытом доступе, а раз персональные данные являются информацией ограниченного доступа, следовательно, они должны защищаться и к ним должен быть ограничен доступ.

В структурных подразделениях есть работники, выполняющие определенную кадровую работу. Должность их может быть различна, либо это табельщики, инспектора табельного учета или просто ответственные за ведение табельного учета в структурном подразделении. Так вот, при выполнении своих обязанностей, ответственные за ведение табельного учета работают с документами, содержащими персональные данные сотрудников. Основная же работа заключается во введении табеля учета рабочего времени сотрудников подразделения. Помимо этого необходимо также оформлять документы, позволяющие нам определить, где находится тот или иной работник подразделения, к таким документам относятся больничные листы (заполнение первых граф), оформление отпускных записок.

Также в обязанности инспектора табельного учета входит оформление трудовых договоров, визирование заявлений  руководителями подразделений, визирование приказов  о приеме на работу или переводе работника на другую работу, то есть оформлением кадровой документации.  Помимо этой работы необходимо составлять списки работников нашего подразделения, эти списки могут различаться по своему составу (содержанию). Например, это могут быть списки по участкам, содержащие должность и разряд работника, или с датой рождения, адресом и так далее. То есть все списки будут содержать персональные данные сотрудников подразделения, ведь даже имя, фамилия, отчество уже относят к персональным сведениям. 

Порой эти данные просто хранятся на столе или в открытом доступе компьютера, а, как известно, персональные данные – это особый вид конфиденциальной информации, требующие определенные правила работы с такой информацией.

Нужно этими данными правильно оперировать, правильно с ними работать, а, следовательно, и защищать, раз сотрудники и руководители доверяют Вам работу с документами, содержащими персональные данные.

Таким образом, получается, что документы, содержащие персональные данные сотрудников в структурных подразделениях не защищены и не регламентирована работа с такими документами. Поэтому, мы составим документ, который позволит нам правильно работать с документами, содержащими персональные данные.

2.2. Анализ документов, содержащих персональные данные

сотрудников

В структурном подразделении СП № 90 есть следующие документы, содержащие персональные данные сотрудников:

1.                 Личные карточки сотрудников СП № 90

2.                 Списки работников СП № 90:

2.1.           по участкам

2.2.          с указанием места жительства

2.3.          с указанием состава семьи

2.4.          с датой рождения

2.5.          и другие

3.                 Личные заявления сотрудников СП № 90

4.                 Объяснительные записки сотрудников СП № 90

5.                 Трудовые договоры и дополнительные соглашения

Теперь более подробно рассмотрим выше перечисленные документы.

Личные карточки бланки, которых мы используем в нашем подразделении, давно утратили свою юридическую силу. В настоящее время это личная  карточка формы Т2, но личная карточка Т2 заполняется в отделе управления персоналом. Там вносят все данные. Мы же в своем подразделении, да и в других подразделениях предприятия заполняем старую карточку, которая представлена в приложении 3. Делается это для того чтобы упростить нашу работу. Согласитесь, в любой момент времени нам могут понадобиться те или иные данные сотрудника, поэтому чтобы каждый раз не звонить в отдел управления персоналом ОАО «СРЗ», мы и заполняем личные карточки.

Заполняя, личные карточки мы в дальнейшем сокращаем время на поиск информации о сотруднике нашего подразделения. Личные данные могут понадобиться для составления дополнительного соглашения, иногда сами сотрудники узнают у нас некоторые свои данные (например, паспортные данные, номер ИНН, страхового полиса или номер страхового свидетельства), ведь не все носят с собой пакет документов.

Помимо личных данных в карточках отражаются все перемещения сотрудников, то есть изменение профессии, категории, разряда. Так же в карточках делаются отметки об отпусках, что в дальнейшем помогает нам составлять график отпусков.

Картотека с карточками находится на столе, то есть, нет специального места для ее хранения, но такого не должно быть. Раз карточки содержат персональные сведения, то и храниться они должны соответствующим образом.

Персональные данные - лишь информация позволяющая идентифицировать личность, само по себе распространение персональных данных не столько наносит ущерб личности, сколько создает возможность для причинения такого ущерба. Защита персональных данных - это норма, своего рода, подстраховывающая от возможных нарушений и злоупотреблений, так как отдельные данные о человеке могут сложиться в описательную картину его личности.

Поэтому необходимо обеспечивать защиту документов, содержащих персональные данные сотрудников.

Теперь несколько слов о списках сотрудников подразделения.

Списки сотрудников могут быть различны в своем виде, они могут содержать различные данные (приложение 4). Такие списки сотрудников то же значительно облегчают работу. В любой момент времени руководителям необходимы различные сведения по участкам, например, численность участка № 1, количество работников одной специальности и так далее. Поэтому, чтобы каждый раз не перелистовать карточки, мы создаем списки работников по участкам при помощи, которых можно легко проанализировать данные и предоставить необходимые сведения.

Списки по участкам хранятся в папке на столе, но в основном все списки находятся в памяти персонального компьютера. Распечатывать каждый раз нет смысла, так как почти каждый месяц происходит движение персонала, то есть один месяц мы ведем прием сотрудников, через два месяца происходит увольнение сотрудников, либо перемещения внутри подразделения (с одного участка на другой, повышение разряда, категории, изменение специальности и так далее). Поэтому намного практичнее хранить все данные в компьютере и производить необходимые изменения.

Что касается защиты этого вида документов. Раз папка находиться на столе, следовательно, ее может просмотреть любой сотрудник, но просмотреть папку можно во время отсутствия на рабочем месте, так как списки содержат персональные данные, то нужно относиться к таким документам ответственно, поэтому на время отсутствия все документы со стола складываются в ящик, файлы электронных документов закрываются.

Что касается таких документов, как личные заявления сотрудников, объяснительные записки, то они хранятся в отдельных папках. Все папки лежат в ящике стола, то есть доступ к этим документам имеют только те сотрудники, которые несут ответственность за эти документы, а так же  руководители   подразделения.

Такой вид документов, как трудовые договоры и дополнительные соглашения имеют место быть в нашем подразделении, это происходит потому, что второй экземпляр выше перечисленных документов, поступает в наше подразделение из отдела управления персоналом, то есть фактически экземпляры сотрудников хранятся у нас. Это происходит в связи с тем, что трудовой договор подписывается не сразу, поэтому второй экземпляр не отдают в день приема работнику, таким образом, документы попадают к нам. Некоторые работники приходят к нам за своим экземпляром трудового договора или дополнительного соглашения, другие же про них и не вспоминают, вот таким образом часть документов остается в подразделении, а часть соответственно у работников. 

Вторые экземпляры трудовых договоров позволяют самостоятельно составлять дополнительные соглашения к трудовому договору, так как в большинстве случаев при переводе сотрудников оформлением дополнительных соглашений занимаются структурные подразделения, то есть ответственные за ведение табельного учета сотрудников в структурном подразделении.

Специфика такой работы относится к крупным подразделениям, то есть для маленьких подразделений (отделы, бюро) трудовые договоры и дополнительные соглашения составляет отдел управления персоналом.

Это связано с тем, что при составлении трудового договора необходимо учитывать категорию, разряд, вид оплаты сотрудника. Не всегда в заявлении или приказе о приеме на работу указывается вышеперечисленные данные. Так же трудовой договор и дополнительное соглашение подписывается руководителем того подразделения, в которое поступает на работу работник.

Поэтому нельзя сказать, что в отделе управления персоналом сидят безграмотные и незнающие специалисты, которые не могут составить договор или дополнительное соглашение. Просто намного удобнее нам самим подписать все необходимые документы.

Из выше перечисленного можно сделать следующий вывод, наличие документов в структурном подразделении СП № 90 не большое, но даже те документы, которые имеют место быть, не защищены соответствующим  способом.

Конечно, может быть и нет острой необходимости запирать в сейф все документы, содержащие персональные данные сотрудников. Так как все производство разделено на участки и бюро, то внутри каждого такого маленького подразделения каждый знает друг о друге все, а может быть даже намного больше, чем сотрудники отдела управления персоналом, и ответственные за ведение табельного учета. Но дело не в том, кто и что знает друг о друге, существует закон (ФЗ «О персональных данных»), который необходимо соблюдать.

Защита персональных данных – это одно из самых важных аспектов работы с документами, содержащими персональные данные.

2.3. Рассмотрение работы, связанной с кадровой

деятельностью  предприятия в структурном подразделении

Кадровая деятельность очень многогранна. Занимаясь кадровой деятельностью  необходимо работать как с людьми, так и с документами. При этом необходимо правильно работать и быть очень образованным, грамотным, а самое главное обладать огромной выдержкой и терпением, ведь очень сложно объяснить  незнающим людям необходимую им информацию. Речь не идет о том, что всем остальным сотрудникам, не занимающимся кадровой деятельностью можно быть безграмотными, не образованными и так далее. Каждому человеку необходимо повышать свой образовательный уровень, учиться и уметь ориентироваться в любой ситуации. Человек, работающих в различных сферах должен обладать определенным набором качеств и требований. Просто те люди, которые работают с людьми, подвержены довольно сильному воздействию со стороны человека. Любая деятельность, связанная с человеческим фактором (ресурсами) очень ответственная.

На нашем предприятии отдел, занимающийся кадровой деятельностью, называется отдел управления персоналом. Численность этого отдела составляет 15 человек.

Деятельность отдела управления персоналом ничем не отличается от другого подразделения, занимающегося кадровой деятельностью. Нас же интересует не деятельность отдела управления персоналом, а кадровая деятельность в структурном подразделении.

На предприятии ОАО «Сарапульский радиозавод» структурные подразделения выполняют различные виды кадровой деятельности.

Стоит отметить, что предприятие ОАО «СРЗ» находиться в отдельных корпусах (зданиях) и на разных территориях, так же предприятие является режимным, поэтому специфика кадровой деятельности незначительно отличается.

Естественно при устройстве на работу первое место у отдела управления персоналом. Человек приходит на работу и узнает наличие вакансий, если такие имеются, работники отдела дают номер телефона, по которому можно связаться непосредственно с руководителем или представителем того подразделения, к которому на работу поступает человек.  Чаще всего в этом случае звонят тем, кто в подразделении занимается оформлением приема. В структурном подразделении СП №90 эту работу выполняет табельщик.

Трудоустройство на работу происходит следующим образом:

1.   Соискатель звонит в структурное подразделение, в котором есть вакансия. Далее с ним проводят беседу, то есть узнают необходимую информацию друг о друге. В том случае, если соискатель подходит нам, а ему наши условия труда, то в этом случае он пишет заявление о приеме на работу.

2.    Визирование заявления руководителем структурного подразделения.

3.    Соискатель с подписанным заявлением направляется в отдел управления персоналом, где ему выписывают приказ о приеме на работу.

4.    Потенциальный работник проходит медицинский осмотр.

5.    Соискатель звонит в структурное подразделение, где ему будут оформлять трудовой договор.

6.    Возвращение подписанных документов (трудового договора, приказа о приеме на работу) потенциальному работнику.

7.    Прохождение первичного инструктажа в отделе управления персоналом и дальнейшее оформление, то есть заполнение личной карточки, трудовой книжки.

Страницы: 1, 2, 3, 4