Документационное обеспечение работы с персональными данными сотрудников сборочного производства № 90...

Таким образом, в структурном подразделении начинается работа, связанная с кадровой деятельностью.

Стоит обосновать, почему в структурных подразделениях самостоятельно подготавливают трудовой договор, а не в отделе управления персоналом. Такой принцип сложился еще задолго до того, как мы стали структурным подразделением. До 2005 года, как отмечалось выше, наше подразделение являлась частью предприятия, то есть мы самостоятельно принимали работников, оформляли договоры и подписывали руководителем предприятия. Отдел кадров в то время, только выписывал приказ о приеме на работу, занимался регистрацией трудовых договоров, оформлением личных карточек, то есть начальник отдела кадров не являлся работодателем, с 2005 года по доверенности работодателем для отдельной категории работников является директор по персоналу и режиму.

Вот именно с тех времен наше структурное подразделение самостоятельно подготавливает трудовые договоры. Конечно, формы трудовых договоров мы берем в отделе управления персоналом, а затем делаем необходимые изменения, то есть в соответствии с приказом о приеме на работу вносим изменения. Указываем профессию, место работы, подчинение, категорию, разряд и так далее. Примерный трудовой договор можно посмотреть в приложении 5.      

Примерно таким же образом мы подготавливаем дополнение к трудовому договору. Допустим, работник переходит из одного структурного подразделение в другое, соответственно мы меняем необходимый нам пункт (приложение 6). При составлении дополнительных соглашений следует учитывать какой трудовой договор у работников.  Есть старая форма трудовых договоров, в которых отсутствуют некоторые из пунктов и подпунктов. Пункты отсутствуют по той причине, что некоторые трудовые договоры составлены по КЗОТу, а не трудовому кодексу. Как известно со временем все терпит изменений.

Следовательно, структурное подразделение частично оформляет трудовые договоры и дополнительные соглашения для того, что бы сократить время на их оформление и облегчить себе работу.

Вполне возможно то, что мы делаем не совсем правильно и логично, но так сложилось, а исправить за один, два года отлаженную систему невозможно, да в принципе это и не требуется. С сегодняшними  возможностями можно без труда выполнить необходимые действия. Согласитесь быстрее самому составить необходимый документ, чем бежать в другое здание за этим документом или звонить в отдел управления персоналом для того, что бы вам отправили по локальной сети необходимый документ.

Стоит отметить, что почти в каждой ситуации необходимо изучать новое. Так как с каждым днем происходит развитие технологий и предстоит использовать новые технологии. Таким образом, мы повышаем образовательный уровень.

Помимо трудового договора, дополнительного соглашения, работники структурных подразделений оформляют такой вид документа, как график отпусков.

Каждое подразделение самостоятельно на основании своих данных составляет график отпусков. Вот еще одна причина для того, что бы в подразделении заводить на своих сотрудников картотеку, с указанием всех необходимых данных.       

Конечно, в первую очередь при составлении графика отпусков учитывается личное желание сотрудников. А далее начинается анализирование полученных данных и приведение их в соответствующую форму.

Подписанные и согласованные графики отпусков хранятся в планово-экономическом отделе, копия направляется в отдел управления персоналом и соответствующее подразделение.

Форма графика отпусков (приложение 7) на нашем предприятии отличается от принятой формы Т-7 (приложение 8) . В нашем графике отпусков отсутствуют многие графы, то есть фактически графики отпусков мы составляем для того, чтобы планово-экономический отдел мог рассчитать примерное количество денежных средств на отпуска.

В заключении хотелось бы отметить, что специфика деятельности кадровой службы отличается от привычных параметров по той причине, что деятельность предприятия имеют свою специфику и свои определенные правила. Но, не смотря на это все, не происходит никаких нарушений действующего законодательства Российской Федерации.

Глава 3 Разработка документа, регламентирующего работу с

персональными данными сотрудников (инструкция)

Для работодателя очень важно проверить сведения, предоставляемые работником при трудоустройстве. Нужно знать, имеет ли ваш сотрудник право на дополнительные льготы и компенсации в связи с особенностями семейного положения или состоянием здоровья. И очень важно иметь информацию о том, на какие сведения персонального характера можно ссылаться, принимая решение об увольнении работника. Оставаться в рамках законодательства в этих ситуациях поможет положение о защите персональных данных.

Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" предписывает каждому работодателю, независимо от организационно-правовой формы заполнять на каждого работника личную карточку формы N Т-2. В нее заносятся сведения о месте жительства работника, о знании им иностранных языков, о состоянии в браке и даже о составе семьи.

Кроме того, с предоставлением работником сведений о частной жизни связано получение определенных льгот. Например, при наличии у работника несовершеннолетнего ребенка он имеет право подать заявление на получение ежемесячного налогового вычета. Если же сам работник является инвалидом, то он имеет право на сокращенную продолжительность рабочего времени и отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью до 60 дней.

Таким образом, работодатель собирает полный пакет информации о работнике, а раз работодатель будет обладать определенной информацией конфиденциального характера, то ему необходимо защищать такую информацию.

На рисунке 1 схематично представлены данные, относящиеся к персональным и необходимые работодателю при трудоустройстве работника.

┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

 │                    Персональные данные работника                      │

 └─┬─────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

   │    ┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐

   ├───►┤                   Фамилия, имя, отчество                       │

   │    └────────────────────────────────────────────────────────────────┘

   │    ┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐

   ├───►┤               Год, месяц, дата и место рождения                │

   │    └────────────────────────────────────────────────────────────────┘

   │    ┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐

   ├───►┤                      Адрес проживания                          │

   │    └────────────────────────────────────────────────────────────────┘

   │    ┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐

   ├───►┤        Семейное, социальное, имущественное положение           │

   │    └────────────────────────────────────────────────────────────────┘

   │    ┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐

   ├───►┤                     Образование, профессия                     │

   │    └────────────────────────────────────────────────────────────────┘

   │    ┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐

   └───►┤                            Доходы                              │

        └────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 1. Персональные данные

Как известно, работодатель обязан осуществлять сбор, хранение и обработку персональных данных в строгом соответствии с требованиями законодательства. Порядок работы с персональными данными работников определен главой 14 Трудового кодекса. Работники должны быть ознакомлены под подпись с документом работодателя, устанавливающим порядок обработки персональных данных, а также права и обязанности работников в этой области (п. 8 ст. 86 ТК РФ).

Передавать персональные данные работника в пределах одной организации можно только в соответствии, с которым работник должен быть ознакомлен под подпись (ст. 88 ТК РФ). Поэтому локальный акт, определяющий порядок сбора, обработки, хранения и использования персональных данных работников, в организации должен быть обязательно.

Как отмечалось выше, на предприятии ОАО «Сарапульский радиозавод» такой документ имеет место быть. Но Положение о защите персональных данных работников ОАО «Сарапульский радиозавод – Холдинг» и его дочерних предприятий направлено на кадровую работу, то есть регламентирует правила работы с персональными данными в отделе управления персоналом. Поэтому Положение не дает представление о том, как правильно необходимо производить сбор, обработку, хранение и предоставления персональных данных в структурных подразделениях. То есть получается, что структурные подразделения при работе с персональными данными не всегда могут обратиться к Положению о защите персональных данных. Из этого документа мы не может узнать информацию, позволяющую нам правильно  обращаться с персональными данными сотрудников и с документами, содержащими такие данные.

Стоит также отметить, что Положение о защите персональных работников ОАО «Сарапульский радиозавод – Холдинг» и его дочерних предприятий было разработано задолго до принятия федерального закона от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ  «О персональных данных». Положение в основном разработано на основании главы 14 Трудового Кодекса РФ. Как нам известно, глава 14 трудового кодекса РФ полностью посвящена защите персональных данных, она даже носит название «Защита персональных данных работника».

Поэтому, анализируя законодательство Российской Федерации по защите  персональных данных и внутренний документ нашего предприятия, постараемся разработать документ, помогающий правильно обеспечить защиту персональных данных сотрудников подразделения. 

3.1. Составление инструкции, регламентирующей работу  с

персональными данными сотрудников сборочного

 производства №90

Этот раздел посвящен разработке документа, регламентирующего работу с документами, содержащими персональные данные.

Составление какого-либо документа очень ответственное задание, которое требует определенных знаний, навыков и умений. Для начала стоит определить какой именно документ нам необходимо составить, на что будет направленно его действия, какие задачи будут рассматриваться. Стоит так же учесть такой факт, что внутренний документ не должен противоречить внутренним нормативным актам организации, а также законодательству Российской Федерации.

Помимо этого в документе не должно быть положений ухудшающих положение сотрудников организации.

Как уже отмечалось, локальный акт, обеспечивающий защиту персональных данных в организации, есть. Он направлен на работу с документами и теми персональными данными, которые работник сообщает о себе при трудоустройстве на работу. Стоит отметить, что работодателем на нашем предприятии является директор по персоналу и режиму – это право предоставлено ему на основании доверенности. Директор по персоналу и режиму является непосредственным начальником отдела управления персоналом, то есть получается, что все необходимые данные о работнике предоставляются в отдел управления персоналом.

После оформления всех необходимых документов в отделе управления персоналом работник направляется на свое рабочее место, а так как предприятие крупное, то в структурных подразделениях, как отмечалось выше, работник снова предоставляет свои данные.

Так вот что бы структурные подразделения могли правильно обрабатывать и хранить полученную ими информацию, мы разработаем такой документ. Так как положение о защите персональных работников на предприятии есть, то мы составим инструкцию, регламентирующую работу с персональными данными.   

Как уже отмечалось, в структурных подразделениях заполняются личные карточки, хотя они и утратили свою юридическую силу, в структурных подразделениях они до сих пор существуют и значительно облегчают работу ответственным за ведение табельного учета (табельщикам, инспекторам табельного учета). На данных, содержащихся в карточках, составляются различные списки так же с содержанием персональных сведений. Обо всем этом было рассказано выше, поэтому мы конкретно остановимся на разработке инструкции.

Из вышесказанного, можно сделать следующий вывод, что инструкция нам необходима для того, что бы правильно работать с документами, содержащими персональные данные. А так же регламентировать работу с документами, содержащими персональные данные сотрудников.

Итак, наша инструкция не должна противоречить Конституции РФ, Федеральному закону Российской Федерации от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», Федеральному закону от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информатизации, информационных технологиях и о защите информации», Трудовому кодексу РФ и, конечно же, Положению о защите персональных данных работников ОАО «Сарапульский радиозавод – Холдинг» и его  дочерних предприятий.

Инструкцию мы составляем для того, что бы ни допустить разглашения конфиденциальной информации (персональные данные) работников подразделений, а так же для того, чтобы регламентировать работу с документами, содержащими персональные данные.     

Теперь определим, какие разделы могут войти в Инструкцию, регламентирующую работу с персональными данными работников и что в них включить.

I. Общие положения. В этом разделе можно указать, что положение разработано в соответствии с Конституцией, Трудовым Кодексом Российской Федерации, и Положением о защите персональных данных работников ОАО «Сарапульский радиозавод – Холдинг» и его  дочерних предприятий, и определяет порядок обработки и защиты персональных данных работников.

Страницы: 1, 2, 3, 4