Организация документооборота за рубежом
Разработчики
стандарта постарались отследить все изменения, произошедшие за последние 5 лет:
рост объемов электронной торговли, повышенное внимание к созданию электронных
реестров, к защите персональных данных и прав интеллектуальной собственности и
соответствующее усиление требований к обеспечению информационной безопасности.
В
новой версии стандарта учтены наблюдающиеся во всем мире ужесточение требований
к обеспечению соответствия деятельности организаций законодательно-нормативным
и иным требованиям, растущая популярность стандарта по управлению документами ISO
15489, а также накопленный опыт работы с определенными видами электронных
документов.
За
подробными указаниями по управлению документами организации новая версия
предлагает обратиться к стандарту ISO 15489-1.
Ссылка
на то, что организация должна обеспечивать свою информационную безопасность в
области управления документами, основываясь на положениях первого в мире
международного стандарта по делопроизводству, является очень важной, поскольку
фактически обязывает специалистов в области информационных технологий и
информационной безопасности использовать требования ISO 15489-1 в своей работе.
Международные
стандарты по управлению документацией
ISO
15489 «Информация
и документация – Управление документацией» (ISO 15489-2001 Information and documentation – Records management) был издан в 2001 году Международной организацией по
стандартизации. Он подготовлен техническим комитетом ISO/TC 46, Информация и
документация, подкомитет SC 11, Архивное дело/управление документами.
В
стандарте определено, что регламент (политика) в области управления и
сохранения документации должен быть принят на самом высоком уровне в
организации и его действие должно распространяться на всех ее сотрудников,
создающих документы в ходе своей работы. В нем следует указать ответственность
по всем должностным рангам за любой документ в организации.
Появление
ISO 15489 стало важным событием для профессионалов в области управления
документами. Стандарт ISO вобрал в себя передовой практический опыт ряда стран
и, самое главное, впервые обозначил делопроизводство как важную отрасль
деятельности человека. В ближайшее время технический комитет ISO, утвердивший
стандарт, планирует рассмотреть вопрос о разработке его новой версии.
Нужно
отметить, что ISO 15489 существенно отличается от знакомого нам ГОСТ тем, что
провозглашает основные принципы работы с документами и системами
документооборота. В нем отсутствуют жесткие требования к оформлению документов,
поскольку в каждой стране существуют свои особенности.
Задача
стандарта – закрепить основные, наиболее общие требования и положения,
обеспечивающие надежное документирование деятельности любой компании и
организацию делопроизводства и документооборота на соответствующем мировым
требованиям уровне.
К
сожалению, главным препятствием в распространении стандарта в России является
незнание о нем специалистов в области управления документацией, а также
отсутствие качественного перевода стандарта на русский язык.
Международные
стандарты ИСО 23081 и ИСО 15801, посвященные соответственно делопроизводственным метаданным
и обеспечению достоверности и надежности информации, хранящейся электронным
способом, также послужат основой для разработки национальных стандартов во многих
странах мира.
Метаданные – структурированные данные о данных – это
информация, которая позволяет идентифицировать информационные ресурсы,
управлять ими, осуществлять поиск. Особое значение метаданные имеют при работе
с электронными документами.
Универсальный
набор метаданных содержит так называемое Дублинское ядро – применимый для любых
информационных ресурсов международный стандарт ИСО 15836, принятый в 2003 году.
Указания по применению Дублинского ядра в Европе содержит немецкий стандарт,
вышедший в 2000 году. Государственные стандарты метаданных на основе
Дублинского ядра приняты во многих развитых странах.
Стандарты делопроизводственных метаданных – особый тип
стандартов метаданных – призваны обеспечить значимость, управляемость и
длительность существования документации организации.
Международный стандарт ИСО 23081 «Информация и документация –
Процессы управления документами – Метаданные документов» посвящен делопроизводственным
метаданным в управленческой деятельности, их типам, функциям по обеспечению
управленческих и делопроизводственных процессов, а также управлению
метаданными. Первая часть стандарта (ISO/TS 23081-1-2004 Information and documentation – Records management processes – Metadata for records) содержит определение сущности делопроизводственных
метаданных, их роли в управленческой деятельности, описание процессов
управления метаданными. В ней установлены требования к различным категориям
делопроизводственных метаданных, исходя из требований ИСО 15489.
Международный стандарт ИСО/ТО 15801-2004 «Электронный
имиджинг – Информация, хранящаяся в электронном виде – Рекомендации по
обеспечению достоверности и надежности» (ISO/TR 15801 Electronic imaging – Information stored electronically – Recommendations for trustworthiness and reliability) регламентирует внедрение и эксплуатацию систем
управления информацией, которые хранят информацию в электронном виде и для
которых важны достоверность, надежность аутентичность и целостность информации.
Он охватывает полный жизненный цикл электронных документов, от включения
документов в систему до уничтожения.
В Великобритании в настоящее время действуют различные
национальные стандарты по вопросам управления документацией: сохранности,
транспортировке и эксплуатации носителей, используемых при обработке данных и
хранении информации, управлению информационной безопасностью, управлению
документацией, легальной допустимости и юридической силе информации,
содержащейся в системах управления электронными документами, информационному
менеджменту, практическому применению закона 1998 года о защите данных.
Во Франции принят национальный стандарт (NF Z 42-013), призванный гарантировать
целостность электронных документов в компьютерных системах с использованием
технологии неперезаписываемых оптических дисков. Он устанавливает процедурные и
технические требования[6].
Подчеркнем, что архивные органы европейских стран, так же как
и во многих других зарубежных странах, стремятся принимать участие в управлении
документами различных форматов уже на стадии их создания в делопроизводстве и в
процессе их полного жизненного цикла – от создания до уничтожения или
передачи на государственное хранение. В частности, Национальный архив
Великобритании (National Archives)
является центральным консультативным и экспертным органом, оказывающим
поддержку управляющим документацией. Основное внимание в настоящее время
Национальный архив Великобритании уделяет вопросам управления документацией, в
том числе электронной документацией, оцифровке документов. На данный момент
британский архив можно признать наиболее прогрессивным и активным разработчиком
методик управления документами среди европейских архивных органов.
Во Франции, в соответствии с законом от 03 января 1979 года,
функции органа управления архивным делом, курирующего делопроизводство,
выполняет Дирекция архивов Франции (Direction des Archives de France).
В Риме Центральный государственный архив (Archivio Centrale dello Stato) обеспечивает сохранность документов, созданных
центральными административными органами итальянского правительства, управляет
иерархией государственных архивных органов во всей Италии, устанавливает
правила управления документами в стране.
1.3 Нормативное регулирование
электронного документооборота и управления документацией
Функциональные
требования к системам электронного документооборота (СЭД), при
правильном их использовании, являются мощным рычагом государственного
управления в области информационно-коммуникационных технологий. В России
документа, регламентирующего СЭД, пока нет. Но, опираясь, на зарубежный опыт,
можно предположить, на что будут ориентироваться отечественные стандарты[7].
Чего
ждать России?
В
России пока не существует документа, регламентирующего требования к СЭД, хотя планы
его разработки существуют уже давно и работа ведется сразу несколькими организациями.
Учитывая, как в последнее время обострились проблемы взаимодействия между уже
существующими системами, ждать появления государственных требований к СЭД нам
осталось недолго.
В
каком-то смысле России проще, поскольку можно опереться на опыт существующих зарубежных
разработок. Может быть, стоит начать с принятия всего лишь одного, но строго
обязательного требования о том, чтобы все новые СЭД, закупаемые государственными
организациями, были способны экспортировать документы и их метаданные в
установленном стандартном формате, – это позволило бы решить главную проблему
передачи документов из одной системы в другую. О том, что может быть прописано
в будущих требованиях, можно судить по уже принятым стандартам в США и Европе.
1.3.1 Понятие документооборота, организации
работы с документами. Особенности электронного документооборота
Вследствие
того, что документооборот отражает систему
управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен
для совершенствования работы управленческого аппарата.
При
этом, проводя анализ документооборота, в качестве объекта исследования можно
рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный
технологический процесс. Однако основополагающим объектом исследования и
совершенствования можно назвать документопоток.
Документопоток – это поток документов, циркулирующих между пунктами
обработки и создания информации (руководителями организации и структурных
подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов:
экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и
др.
В каждой
организации можно выделить следующие потоки документов[8]:
§ поток входящей документации, состоящий из поступающих в
организацию документов;
§ потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных
в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;
§ поток исходящей документации, состоящий из документов,
предназначенных для отправки в другие организации.
Документопоток
характеризуется следующими основными параметрами:
§
содержанием или
функциональной принадлежностью;
§
структурой;
§
режимом или
цикличностью;
§
направлением;
§
объемом.
Управление информационными потоками или документопотоками
организации основано на понятии документооборота.
Документооборот – это движение документов в
организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или
отправления[9].
Следует
отметить, что в этом определении упор делается на словах движение документов,
то есть их пути из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. При
этом порядок движения документа предопределен принятым управленческим процессом
в данной организации. Например, если руководитель организации требует, чтобы
все полученные документы сначала докладывались ему и только он будет назначать
исполнителя, путь движения документа будет многоступенчатым сверху вниз. Если
же в организации четко проведено разделение функций между структурными
подразделениями и сотрудниками, большая часть документов пойдет сразу же в
отдел к исполнителям, то есть путь будет другой, значительно короче. Точно
также от принятого в учреждении порядка распределения обязанностей и
делегирования полномочий сотрудникам зависит движение документа при
согласовании и подписании. Таким образом, документооборот зависит от системы
управления, он вторичен по отношению к ней, но в то же время именно
документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть[10].
Говоря о
порядке движения документов, можно выделить несколько этапов
документооборота:
§ прием и первичная (экспедиционная) обработка
поступающих в организацию документов;
§ предварительное рассмотрение
документов службой ДОУ;
§ регистрация документов;
§ организация движения документов
внутри организации (информационно-справочная работа, доведение документов до
исполнителей, контроль за их исполнением, а также
прохождение согласования и подписания проектов документов);
§ обработка (экспедиционная)
исполненных и отправляемых документов.
Каждый
из вышеуказанных этапов заслуживает отдельного рассмотрения и может быть
выполнен как в традиционной, так и автоматизированной технологии.
Несмотря
на вторичность порядка движения документов по отношению к целям и задачам
организации, документооборот рекомендуется нормировать и регулировать. Так,
например, в ГСДОУ предлагается закреплять порядок прохождения документов
внутри организации в специальных графических оперограммах и
маршрутно-технологических картах, разработкой которых занимаются службы ДОУ. В
таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной
информации, сроки обработки и исполнения документов.
Документооборот
представляет собой главное организационное направление деятельности службы
делопроизводства и технологии документационных процессов, поэтому занимает
место узлового звена любой системы делопроизводства.
Эффективность
управленческой деятельности зависит от того, как организована работа с
документами: насколько быстро и качественно обрабатываются и передаются
документы, как контролируется их исполнение, как обеспечивают сохранность
необходимых для последующей деятельности предприятия документов и уничтожают
документы, выполнившие свои функции.
Организация
работы с документами –
организация документооборота, хранения и использования документов в текущей
деятельности предприятия[11].
В ГСДОУ
синонимом термина «организация работы с документами» являлось «управление
документацией». В международном стандарте ИСО 15489 «Информация и
документация – Управление документами», разработанном гораздо позднее,
использован термин управление документами. В управлении документами ИСО
15489 включает контроль не только за использованием, движением и хранением
документов, но и за их созданием и получением.
На
формирование технологий работы с документами в конкретных организациях влияет
множество факторов, таких, как направление деятельности, организационная
структура, территориальное размещение, объем документооборота и т.д.
Использование
компьютерных технологий в офисной деятельности привело к тому, что практически
всегда документы создаются вначале в электронном виде.
Электронный
документ – документ,
в котором информация представлена в электронно-цифровой форме[12].
Иную
формулировку этого термина содержит национальный стандарт из серии
«Информационная технология» – ГОСТ Р 52292-2004 «Электронный обмен
информацией. Термины и определения», основанный на международных
терминологических стандартах в области информационных технологий, электронного
обмена данными и обработки информации в распределенных системах: «Электронный
документ – это форма преставления документа в виде множества взаимосвязанных
реализаций в электронной среде и соответствующих им взаимосвязанных реализаций
в цифровой среде». Здесь под реализацией электронного документа подразумевают
отдельный элемент множества, представляющего электронный документ, который
существует или может существовать в электронной или цифровой среде[13].
Электронный
документооборот – движение
документов в организации с момента их создания или получения до завершения
исполнения или отправления в электронно-цифровой форме. При этом работа с
документами возможна в двух вариантах. При первом варианте проект документа
создают в электронном виде, затем его распечатывают на принтере, и дальнейший
его жизненный цикл проходит в бумажном виде. Второй вариант – прохождение всего
жизненного цикла исключительно в электронном виде.
Достижения
последних лет в вычислительной технике, обширный рынок сравнительно недорогих
компьютеров и принтеров позволили успешно использовать персональный компьютер в
делопроизводстве. Сегодня развитие малого и среднего бизнеса не обходится без
компьютера в офисе организации.
Автоматизация
документационного обеспечения управления позволяет:
в области подготовки и оформления документов – унифицировать
формы документов;
повысить качество и оперативность подготовки документов;
в области организации документооборота и исполнения
документов – исключить дублирование работы при вводе информации о документе и
тем самым упростить регистрацию;
унифицировать маршруты движения документов, ускорить
прохождение документов;
повысить оперативность и качество работы исполнителей с
документами;
уменьшить вероятность потери документа при перемещении его в организации;
получать достоверную и актуальную информацию о создаваемых и полученных
на исполнение документах структурными подразделениями и отдельными работниками;
в области
организации контроля исполнения документов –
оперативно
получать информацию о состоянии исполнения и местонахождении любого документа и
проекта документа;
контролировать
исполнение документов отдельными работниками, структурными подразделениями и
организацией в целом;
в
области организации хранения документов и информационно-справочной работы –
создать
централизованное хранилище документов в электронном виде, организовать различный
доступ сотрудников к информационному массиву в соответствии с их трудовыми
функциями;
обеспечить
оперативный поиск отдельных документов, а также делать подборки документов по
тематическому или иному признаку.
Раньше
работа с документами требовала времени и больших трудозатрат в связи с необходимостью
перепечатывать вручную весь документ даже при внесении самых незначительных
изменений. Компьютером вызваны фундаментальные перемены в делопроизводстве. Компьютерные
программы помогают работать с текстом, таблицами, графиками, рисунками,
позволяют создавать электронные архивы документов, обеспечивают движение
документов внутри и вне организации, их регистрацию и контроль.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6
|