Становлення та розвиток діловодства з IX по XIX ст.

Кажучи про столбцову форму діловодства, не слід випускати з уваги, що в цей період досить умілий і з повним успіхом користувалися для запису зошитами і книгами, в яких застосовувалися ті ж прийоми засвідчення, що і в стовпцях (скріплення і т. п.). Більш того, книжкові форми є древніми прийомами документаційної техніки.

У наказовому діловодстві налагоджується і організація архіву. Документи описувалися і враховувалися. Зокрема, в розписних списках, що складалися при зміні воєвод, поряд з іншими цінностями за списком передавалися і документи.

Складалися і спеціальні описи документальних матеріалів. Чудовий пам'ятник представляє "Опис царського архіву", який служить джерелом вивчення і питань історії розвитку документування. З "Опису царського архіву" ми дізнаємося про види документів, про розвиток образотворчого документування – про креслення і карти, що зберігалися в "Царському архіві" і не дійшли до нас.

До описів документальних матеріалів вже в ХVII ст складалися для наведення довідок про документи покажчики, зокрема, особистих імен ("азбуки"). У описах робилися відмітки друкарень про місце зберігання документів.

Якщо в наказах і місцевих установах з діловодством була пов'язана велика група чиновництва, що формується, то його резервами за межами урядових установ, були так звані "площадкові подьячие". Виникнення цього інституту, що розвинув активну діяльність не лише в Москві, але і в ряду інших міст, є зайвим свідоцтвом поширення документування серед населення, що вдягається ряд своїх дій в письмову форму. Головні напрями вживання документування: закріплення феодальних стосунків, захист власності, документування господарської діяльності, листування.

Укладення 1649 р. вводить ряд норм про порядок письмового оформлення різних договорів, у тому числі про вживання кріпосної форми письмового складання актів і про участь в цьому площадкових подьячих.

Історія діловодства в XVI – XVII вв. не обмежується стінами наказів. Діловодство велося в місцевих установах.

Створення в другій половині XVI ст в наказових, губних і земських хат, заміна намісницького управління воєводським свідчили про зміцнення влади на місцях. Воєводи на місцях діяли на підставі наказів, губні і земські хати на підставі статутних грамот.

Діловодство наказових хат, що був канцеляріями воєвод, як свідчать документальні джерела, що дійшли до нас, представляє певну систему.

Так, Верхотурськая наказова хата отримувала з наказів укази пануючи, вироки Боярської думи, наказні пам'яті і ін. і слала в центр відписки. Тут регулярно складалися розписні і кошторисні списки, велися книги по обліку грошей і хлібних запасів. У наказову хату поступали чолобитні людей служивих, селян, людей посадників; по цих чолобитних виносилися ухвали. У документальних матеріалах Верхотурськой наказової хати, що збереглися, відбивалися всі сторони життя цього краю.

Розглядаючи документальні матеріали XV – XVII вв. як спосіб і форму документування різних сторін суспільного і приватного життя, в основу класифікації цих матеріалів можна покласти певні області документування.

Такими областями, де в даний період застосовувалося документування, були: документування загальної і спеціальної діяльності органів влади і управління феодальної держави і документування феодальних стосунків.

Документування феодальних стосунків виражалося в створенні цілого ряду різновидів документів.

Земельні стосунки і права феодальної власності оформлялися такими документами, як даровані грамоти (вотчинні, маєткові, пільгові, заповідні, обільні, несудимі), праві і безборонні грамоти, - в яких фіксувалися феодальні права і привілеї.

Майнові і правові стосунки між феодалами фіксувалися в купчих і їх різновидах (посильних, запродажних, меновних), в картомних (на наймання майна), ділових, окремих (на розділ майна), вкладних і даних (на передачу майна церкви), грамотах (пізніше записах).

Відношення феодальної залежності оформлялися кабалою (позиковими, заставами, служіламі), порядними, позиковими, оброчними записами (стосунки особистої залежності), житловими і життєвими записами (особисте наймання на термін) і ін.

Діяльність церкви документувалася в таких адміністратівно-розпорядчих актах як окружні і статутні грамоти. А також грамоти, що видаються членам кліра, – благословенні, показні, звільнювальні і ін.

Короткий огляд історії документування в XV – XVII вв. дозволяє зробити деякі загальні висновки. Документування в цей період особливо інтенсивно розвивається у зв'язку з діяльністю централізованої Російської держави, що створила систему центральних і місцевих органів. У центральних установах держави – наказах поступово створюється система документування, що отримала назву наказового діловодства. У наказовому діловодстві виховуються кадри чиновництва, культивуючого в наказах бюрократичні порядки. Поза стінами урядових установ великого значення набуває діяльність інституту площадкових подьячих. Створюються усе більш стійкі форми документів, прийоми їх складання. Розширюється вживання листування, службовці для здійснення управлінської діяльності держави. З'являються окремі законодавчі вказівки про порядок документування, у тому числі про складання приватних актів. Техніка документування спрямована на його прискорення, здешевлення (скоропис, вживання паперу). Отримує подальший розвиток образотворче документування (креслення, карти). Документи все частіше враховуються, описуються, краще охороняються. Створюються архіви, де документи піддаються у ряді випадків більш менш правильному угрупуванню і систематизації.

2.2 Спеціальне документування

діловодство документування наказовий колезький

Поряд із загальним діловодством, в період, що вивчається, поступово зароджуються і системи спеціального документування. Так, документування діяльності Розрядного наказу, що відав людьми служивих, дає цілий ряд специфічних видів документів. З діяльністю Маєткового наказу, що відав дворянськими і церковно-монастирськими землями, зв'язана поява документації статістіко-економічного характеру. У зв'язку з фінансовою діяльністю наказів створюються системи документування в області бухгалтерського обліку. У судових наказах процес документування відбивався у рішеннях суду і судових справах. Діловодство Посольського наказу, з діяльністю якого пов'язано здійснення зовнішніх стосунків, мало свої специфічні особливості, що характеризують російську дипломатичну документацію цього періоду.

Спеціальні види документування, приймаючі усе більш певні і виразні форми і що складалися в системи, можна відзначити для таких областей як: а) організація озброєних сил;

б) діяльність суду;

в) зовнішні стосунки;

г) облік.

Серед документів по організації озброєних сил відзначимо боярські книги – іменні списки бояр, окольничих, думних дворян, думних дяків, стольників, стряпчих, дворян московських, початкових людей, дяків в наказах. У книгах вказувалися маєткові і грошові оклади і зміни в службовій діяльності. У боярські списки вносилися поіменно люди служивих московських чинів. У списки жителів записувалися поіменно дворяни, зобов'язані по черзі знаходиться в Москві для різних доручень ("мешканці").

Десятні представляли іменні списки городових дворян і дітей боярських, таких, що складалися при розборі (розбірні десятні), верстанні (верстальні десятні) і роздачі грошової платні (роздавальні десятні). Окрім цього відзначимо ті, що застосовувалися в озброєних силах:: полкові і сотенні списки; городові, засічні, строїльні книги; накази полковим воєводам, списки останніх та інші.

В процесі документування судової діяльності створювалися грамоти (праві, судні і ін.), судові вироки, чолобитні, доручні записи, мови розпитів, обшуків і казки.

У складі документації по зовнішніх стосунках застосовувалися договори (хресні і докончальні), акти оголошення війни – замітні, розмітні, доладні грамоти, небезпечні і проїжджі грамоти (на проїзд на території держави).

Російські посли, прямуючи в іноземну державу, отримували накази, пам'яті, віруючі грамоти. Про свою діяльність посол докладав уряду статейним списком, що представляв звіт посла по статтях наказу. Статейні списки, як правило, не пересилалися, а представлялися особисто при поверненні з-за кордону.

Розвиток обліку господарської діяльності (бухгалтерський облік) і різних сторін і явищ соціально-економічному життю (статистичний облік), привело до поступового створення систем документування і в цих областях.

У даний період застосовувалася проста система обліку господарської діяльності. У самий початковий період розвитку обліку велася зазвичай одна облікова книга, в якій відбивалися всі господарські операції. У облікових книгах не було графління і виділення тих, що підлягають підрахунку цифр в стовпець.

Але вже в XV – XVI ст. для окремих видів операцій заводяться самостійні книги. Так, грошові операції записуються в прибутково-видаткових книгах грошової казни; для обліку мит на внутрішніх митницях заводяться митні книги; для обліку урожаю – змолотні, для обліку хліба – прибутково-видаткові книги хлібних запасів і так далі.

Поступово в книгах для зручності підрахунку цифри виписуються стовпцем, з'являється графління, ліві сторінки книги відводяться під прибуткові операції, а праві під витратних.

Через розширення торгівельних зв'язків, коли операції здійснювалися на стороні, а не в самому господарстві, коли потрібно було мати докази їх здійснення, - з'являються виправдувальні документи (розписки, розписи і ін.) в здобутті грошових і матеріальних цінностей.

Значення облікових книг мають розписні списки, що складалися при передачі міста одним воєводою іншому, кошторисні списки і книги, що містять припущення по доходах і витратах, платежніци для обліку вступу податків і ін.

При системі простого обліку, таким чином, велися одна або декілька книг, на підставі яких, проте, не можна було отримати загальних результатів господарської діяльності. Це виявилося можливим лише при подвійній системі обліку шляхом складання балансу підприємства – особливої таблиці про стан господарства на певне число, з вказівкою джерел засобів і їх розміщення.

Потім, що в російському законодавстві, включаючи і Укладення 1649 р., немає вказівок про ведення обліку. Лише у Новоторговом статуті 1667 р. міститися вказівки про облік про облік торгівельних операцій, особливо при веденні торгівлі з іноземцями.

Книгами, які можна розглядати як книги статистичного обліку, були писцові, переписні, дозорні, книги приправ. Особливо важливе значення мають писцові книги. Вони містили найчастіше опис міста з повітом, що відноситься до нього. При опису міста наголошувалися його зміцнення, церкви і монастирі, вулиці, лавки, населення (по вулицях і слободі), міські землі. При опису повіту вказувалися села, лагодження, пустки, населення. Писцові книги складалися в цілях обліку і опису податних сил, перевірки прав користування землею і закріплення цих прав. Після закріпачення селянства писцові книги мали значення кріпосних документів, Валові описи міста і повіту, унаслідок їх дорожнечі, вироблялися рідко, через 20 і більше років.

Дозорні книги, представляли записи результатів перевірки скарг населення дозорцями, коли та або інша місцевість піддавалася розоренню (у наслідку воєн, епідемій і т. д.).

Переписні книги містять загальні подвірні переписи населення, які були зроблені в 1646 і 1678 рр.

Книги приправ представляли списки з пісцових, дозорних і інших книг і документів XVI ст, які довалися писарям XVII ст Для довідок.

Всі ці книги містять коштовний первинний статистико-економічний матеріал.

У наказовому діловодстві, таким чином, поряд із загальною системою документування поступово розвиваються і складаються системи спеціальної документації. Ці системи є віддзеркаленням подальшого розвитку виробництва і ускладнення економічного і суспільного життя. Спеціалізація документування стає об’єктивною необхідністю. Ця необхідність зумовила і подальший розвиток спеціальних систем документування в подальший історичний період.

3. Діловодство в російській імперії XVIII ст.: колезьке діловодство

3.1 Загальне колезьке діловодство

Перехід від самодержавства XVII ст ".с боярською Думою і боярською аристократією." до самодержавства XVIII ст ".с його бюрократією, станами служивих.", привів до створення в XVIII ст Абсолютній монархії, чиновницько-дворянській імперії.

Перетворення уряду Петра I, направлені на зміцнення національної держави поміщиків і торговців, торкнулися самих різних сторін державної діяльності. Значне місце в цих реформах приділене реорганізації державного апарату – вищого, центрального і місцевого. Крупні зміни відбуваються і в області постановки діловодства.

Реформа державного апарату в першій чверті XVIII ст Привела до створення системи нових установ: Сенату, Синоду, колегій і місцевих канцелярій. У цих установах, під впливом подальшого суспільно-економічного розвитку і зміцнення держави. Вживання документування продовжує безперервно розширюватися.

У відмінності від попереднього періоду, коли діловодство в наказах грунтувалося на канцелярських традиціях, в державних установах петровського часу і всього XVIII ст Форми і вживання документування все рішучіше визначаються законодавством.

Реформи центрального і місцевого управління значно збільшили кадри бюрократії, роль якої в роботі державного апарату безперервно підвищується. Бюрократія стає однією з основних опор самодержавства. Російський абсолютизм характеризує ".самовластіє чиновників і поліції і безправ'я народу".

Робота державної машини Російської імперії, що розрослася, вимагала впорядкування діловодства, розробки закінченої системи норм, регулюючих постановку документування в державних установах.

У 1699 р. Петро вводить, за пропозицією "прібильщика" Олексія Курбатова, гербовою папір. У 1700 р. Опубліковані укази про відміну столбцової форми діловодства і заміну стовпців – зошитами. У тому ж році іншим указом введена кріпосна форма здійснення актів. Цей обов'язок покладався на Ратушу і Велику московську митницю. За площадковими подьячимі було залишено писання чолобитних, а декілька пізніше був встановлений інститут "кріпаків подьячих", що представляли систему російського нотаріату.

Вказівки по питаннях документування зустрічаються в значному числі законодавчих актів, особливо присвячених реформі державного апарату. У знов створених установах – Сенаті і колегіях – розробляється цілий ряд спеціальних інструкцій по діловодству.

Але лише з виданням 28 лютого 1720 р. Генерального регламенту ("Генеральний регламент або статут, по якому державні колегії, також і все оних канцелярій, що належать до них, і контор служителі, не лише в зовнішніх і внутрішніх установах, але і у відправленні свого чину подданнейше поступати мають"), в державних установах в законодавчому порядку була оформлена система документування, що отримала назву колезького діловодства. Норми по веденню діловодства, вказані Генеральним регламентом, з деякими змінами, зберегли свою силу до Великої Жовтневої соціалістичної революції. Виявилася надзвичайна живучість канцелярських традицій і канонів, встановлених регламентом, нездатність царського бюрократичного апарату до реформ в області діловодства. Останнє поступово перетворилося на своєрідний обряд, жерцем якого було чиновництво, розподілене Табелью про ранги по рівнях ієрархічної бюрократичним сходам в суворому порядку.

У Генеральному регламенті дається закінчена система норм по документуванню внутрішньо діяльності колегій і їх листування з іншими установами. Даються і закінчені організаційні форми документування, яке покладене на спеціальний апарат – канцелярії.

Який же порядок діловодства передбачав Генеральний регламент в колегіях.

Петро зрадив велике значення дорадчому порядку розгляду і вирішення справ, вказуючи, що те, що "все краще влаштувало через ради буває". У Генеральному регламенті є спеціальна (Ii-ая) глава "Про перевагу колегій", в якій особливо підкреслюється, що колегії повинні працювати в суворій відповідності з указами пануючи і Сенату, причому царські "укази в Сенат і в колегії, також і з Сенату в колегії відправляти письмово, бо як в Сенаті, так і колегіях словесні укази ніколи відправленими бути не належать".

Регламент детально визначає склад колегії і обов'язку її членів президента, віце-президента, радників, асесорів, а також порядок її роботи, зокрема, порядок ведення засідань.

Детально визначений склад і порядок роботи канцелярій, в штаті яких були секретар, нотаріус, реєстратор, актуаріус, канцеляристи, копіїсти, перекладачі (для письмових переведень), товмачі (для усних переведень) і вахмістр. Президент колегії мав особистого секретаря.

Робота в колегії була посадою присяги і всі чини колегії давали урочисту письмову або усну присягу служити "вірою і правдою" під страхом страшного царського суду.

Центральною фігурою в колезькій канцелярії був секретар. Над ним лежала відповідальність за постановку діловодства, підготовку справ до засідань, доповідь справ на колегії, зберігання друку. Секретар повинен був добре знати закони і в доповідях у справах робити обов'язкові заслання на відповідне законодавство.

При "вступі" документів до колегії секретар повинен був позначати на отриманому документі (у верхньому правому кутку) номер і дату його здобуття, що мало значення при визначенні черговості слухання справ.

Від того, як підготував секретар справу до слухання, на які статті закону послався, як зробив доповідь інколи залежало і вирішення справи колегією.

Обов'язки нотаріуса полягали в документуванні засідань колегії, складанні протоколів по певній формі. Зверху протоколу позначалася дата засідання, рік і число. Потім вказувалися присутні на засіданні члени, а далі наступний текст протоколу. До протоколу вносилися "виписки або вміст" як всіх отриманих указів, листів, реляцій, меморіалів і т. д.. так і "відпущених" в результаті вирішення колегії документів. Передбачалося ведення просторових і коротких протоколів залежно від важливості справ, право на внесення до протоколу особливих думок, обов'язковості підписання протоколів всім складом колегії.

У колегіях в першу чергу повинні були слухатися справи державні, а серед них "інтересниє" (тобто пов'язані з інтересами казни), і тільки тоді поділа "приватні" (приватні).

З особливою ретельністю в Генеральному регламенті були розроблені питання реєстрації документів "отриманих" і "відпущених". Основна мета обліку документів полягала в їх охороні. Одночасно реєстраційні журнали представляли і систему довідкового апарату як для- контролю виконання, так і для наведення довідок про отримані або відправлені документи. Відоме значення реєстрація документів мала і для їх систематизації, оскільки реєстрація певних груп документів (напр., указів пануючи і Сенату) вироблялася в спеціальних журналах, у зв'язку з чим ці документи групувалися особливо.

Реєстрація супроводжувала документи протягом всього процесу виробництва справ, і після того, як виробництво закінчувалося, справи враховувалися в архіві.

Окрім секретаря, зобов'язаного ставити на всіх листах, що "приходять, і доношеніях номери і на них числа, коли подані, приписувати", на особливий "чин реєстраторський" (колезького реєстратора) було покладено ведення реєстраційних журналів. Генеральним регламентом передбачалася, перш за все, загальна реєстрація всіх справ, що розглядаються в колегії. Для цієї мети колезький реєстратор вів "повсякденну записку" (журнал), в якому "за абеткою, числу і місяцю" записувався вміст всіх справ з вказівкою імен, в них згадуваних, а також куди і кому були направлені справи.

Страницы: 1, 2, 3, 4