Становлення та розвиток діловодства з IX по XIX ст.

Повсякденна записка велася на підставі "концептів всього року", тобто указів або доношеній, що були кінцевим висновком розгляду справ. З концептів було видно як вміст справ, так і прийнятих по ним рішень.Таким виглядом Генеральний регламент передбачав систематичний запис всіх справ, розташованих, по-перше, за абеткою осіб, яких справи стосувалися, і, по-друге, в хронологічній послідовності. У кожній справі наголошувалося, в цілях контролю виконання, "кому і куди справа послана" на виконання". Все це робило повсякденну записку (пізніше загальний журнал) основним довідковим посібником при наведенні довідок про всі справи. розглянутих в колегії, і для контролю за їх виконання.

Цілям контролю виконання служили два "розписи", які вів нотаріус. До однієї з них вносилися всі справи, що підлягають розгляду і виконання колегією, і перш за все укази пануючи і Сенату. У цьому розписі, що знаходився під час засідань на столі перед президентом (звідси вона отримала назву "Настільного реєстру"), перераховувалися справи, намічені до слухання, визначалася послідовність їх розгляду, наголошувалися справи ще не розглянуті ("не вершенниє"), а також поділа вершенниє, але не виконані. Інший розпис вівся на виконаних справах. Секретар у свою чергу відзначав в останньому розписі, кому з чиновників канцелярії справа передавалася після вирішення колегії. Копія настільного реєстру вивішувалася для загального зведення.

Для обліку "вхідних" документів в колегії велися чотири книги, що отримали назву "реєстратури". Дві з них ("А" і "В") служили для реєстрації "витікаючих" документів, дві що інших ("С" і "О") "входять".

У книгу "А", по вказівці реєстратора, копіїстам вносився повністю текст листів, реляцій, доповідей, посланих з колегії на ім'я царя і Сенату, з вказівкою "всіх чинів", що підписали документ. Запис в книзі вівся в хронологічній послідовності відправлення документів; коротко позначалася назва справи, що пов'язувало цю книгу реєстратури з повсякденною запискою.

Інша книга реєстрації витікаючих документів "В", використовувалася для обліку відправлених справ, а також "інструкцій, дипломів, патентів", посланих з колегії всім іншим установам -і особам. Вона велася аналогічно книзі "А". Декілька інший характер носили книги "С" і "О".

Книга "С" була, по-перше, всіма указами і справами, отриманими протягом року від царя і Сенату, розташованими в хронологічній послідовності і, по-друге, реєстр до них. Все це перепліталося разом і набувало форми книги.

До складу книги "О" входили отримані колегією "від інших колегій, губерній, від інших служителів і підданих", "оригінальні листи, відомості, меморіали, вимоги, вісті". Ці документи розташовувалися по провінціях і в хронологічній послідовності, до них складався реєстр і потім ці матеріали, зібрані разом за рік, перепліталися і виходила книга "О". У реєстрі справи реєструвалися в хронологічній послідовності з вказівкою "колегій і провінцій, звідки справи були прислані", завдяки чому необхідну довідку про справу можна було отримати і по книзі "Б" і в повсякденній записці. Ця остання, таким чином, представляла своєрідний показник до "реєстратури".

Перерахованими видами реєстрації справа не обмежувалася. Всі закінчені виробництвом документи ("листи") повинен був збирати актуаріус, ведучи їм особливий реєстр. При видачі справи з архіву в тимчасове користування актуаріус повинен був брати "квітанцную" (розписку), яка знищувалася при поверненні справи, про що робилася відмітка в реєстрі.

Велика увага в Генеральному регламенті приділена порядку посвідчення документів. Як вже вказано, протоколи засідань колегії повинні були підписуватися всіма її членами .

Документи, складені на підставі прийнятих рішень, підписувалися членами колегії, що виявлялися у момент підписання в наявності. На документах був обов'язковий підпис ("скріплення") секретаря. "Скріплення" свідчила про правильність виробництва документа і його відповідність закону.

Найбільш важливі документи складалися секретарем, останні, по вказівці секретаря, канцеляристами. Частина документів (дипломи, патенти і ін.) складалася по "генеральних формулярах (зразковим листам)". Документи, складені канцеляристами, перевірялися секретарем.

У спеціальній главі Генерального регламенту встановлювався порядок користування друком. Для кожної колегії передбачався друк із зображенням державного герба і "з надпіса-нієм звання" колегії. Державний друк, за яким посилалися грамоти в іноземні держави, зберігався в Колегії закордонних справ; друк для указів і грамот внутрідержавного значення в Сенаті; друк до указів і грамот по митних зборах і інших доходах в Камер і Штатс-контор колегіях. Додаток друку повинен був вироблятися у присутності двох свідків; одним з них міг бути вахмістр (сторож при колегії).

Турбота про охорону інтересів держави, державної таємниці пронизує весь вміст Генерального регламенту. Пакети з документами, отриманими від царя або Сенату, міг роздруковувати лише президент колегії.'' Категорично заборонялося зберігання ким би то не було службових документів будинку. Особливо охоронялася таємниця документів, що стосуються державних справ.

"Посада присяги" за Генеральним регламентом означала неухильне дотримання законів. Передбачалася ціла система покарань за посадові злочини, за порушення державних інтересів, зокрема, інтересів казни.

Серйозними покараннями каралося порушення правил документування, зберігання і використання документів. У цій області передбачалася наступна провина:

а) розкрадання "на якийсь час, або зовсім, таємно з коллегийних листів і документів";

б) неправильне складання документів, спотворення їх сенсу із злим наміром, невиконання указів;

в) підробка протоколів і інших документів;

г) передчасне розголошування вирішень колегії, містячи нія її протоколів і таємниці голосування;

д) зневага службовими обов'язками "по дружбі або по ворожнечі, або з взятков або інших намірів".

Покарання за серйозні посадові злочини як "горішнім, так і нижнім" чинам вважалися вельми суворі: страта, "вічна на галери заслання з вирезиванієм ніздрів і з видаленням всього маєтку"; за менші злочини призначалися -временная заслання на галери, повна або часткова конфіскація майна, позбавлення чину або грошовий штраф.

У колезькому делопроїзводстве.возникло велике число нових різновидів документів, яких незнало наказове діловодство. Крім того, документи як наказового, так і доприказного періодів в петровський час отримали нові найменування. До Генерального регламенту був прикладений особливий список "Тлумачення іноземних мов, які в сьому регламенті". У цьому списку видне місце займали і назви документів. Крім того, і в тексті Генерального регламенту, як і в інших законодавчих актах, часто приводяться тлумачення нових найменувань різновидів документів.

У Генеральному регламенті є і загальні визначення, що відносяться до документів: документ (тлумачений регламентом, як "доказовий лист"), оригінальний лист, копія "відправлення" (відпустка), концепт, що тлумачиться як "вигадування чорне" або як "вигадування всяких указів і доношеній".

Документи, в яких фіксувалися законодавчі і розпорядливі акти ("грамоти", "накази") називалися указами, регламентами, інструкціями (генеральними і партикулярними), протоколами, резолюціями, вироками.

Різновидами листування були листи, кореспонденції (обидва терміни уживалися як загальні для позначення листування), доношенія, реляції ("відписки"), репорти (тлумачені, як "доношенія" і як "відомості"), вісті, вимоги, "екзекуції" ("виконання по указу" тобто донесення про виконання) і ін. Особливо слід зазначити "екстракти" конспект документів справи, що набули широкого поширення і що представляють велику пізнавальну цінність.

Даровані грамоти Генеральним регламентом перейменовані в дипломи; даровані грамоти на чин отримали назву патентів. Чолобитні названі "проханнями челобітчиковимі", хоча декілька пізніше, в указі "Про форме.суда" (1/23 р.) збереглася стара назва "чолобитні".

Вельми поширений в попередній період різновид документів "грамоти" в Генеральному регламенті тлумачиться як документи, звернені до іноземних держав. При вживанні усередині держави грамоти тлумачаться як укази.

Як важлива в Генеральному регламенті відмічена образотворча документація ландкарти або "креслення государеві" (генеральні і партикулярні), що містять опис кордонів, річок. міст, містечок, церков, сіл, лісів "і інше".

Законодавча діяльність уряду Петра відрізнялася різносторонністю і винятковою плодючістю.

Веління, укази, регламенти, "посади", накази, інструкції всі ці види законодавчих і розпорядчих актів петровського часу.

Як показують документальні джерела, пошукам найбільш досконалих форм законодавчих актів в петровський час приділялася велика увага. Так, Генеральний регламент мав тринадцять редакцій; указ про "Посаду Сенату" шість і т. д.. Петро брав найактивнішу участь в редагуванні актів, добиваючись стислості і точності формулювань. Особлива установа. Кабінет Петра, що представляв його особисту канцелярію, виконував велику роботу по документуванню законодавства. У першому відділенні Кабінету була зосереджена підготовка нових законів, що дійшли до нас у вигляді наказів, редакцій, копій, записних книг іменних указів. Друге відділення Кабінету підбирало матеріали для законодавства. Деяку роботу за законодавством вів і Сенат, що зберігав справжні тексти законів, "справжніх іменних указів і велінь".

Питання документування і діловодства торкнулися н ряду інших законодавчих актів Петра I і його наступників. До них відносяться такі важливі закони, як "Посада Сенату" і "Посада генерал-прокурора" (обидва укази від 27 квітня 1722 р.), указ "Про форму суду" від 5 листопада 1723 р., "Регламент або статут Головного магістрату від 11 січня 1721 г." і ряд інших актов2).

У окремих колегіях (Закордонних справ, камер-колегії і ін.), крім того, були створені спеціальні інструкції. У інструкціях місцевим установам також містяться вказівки по діловодству.

У узаконеняях і інструкціях даються вказівки по складанню документів. Так, указ "Про форму суду" вимагає складання чоло бітових по значно спрощеною, порівняно з XVII ст, формі і за пунктами. Внутрішнє розчленовування документів, з метою дати складний документ, що стосується низки запитань, у вигляді окремий сформованих пунктів, полегшувало читання, дачу вказівок (на полях проти кожного пункту), і, отже, виконання і контролю виконання документів. Виклад за пунктами в петровськоє час характерний не лише для чолобитних, які поступово змінюються "проханнями". Багато інших документів також писалися за пунктами. Петро добивався стислості викладу, його послідовник ності, показуючи особистий приклад редагування і складання до кументов.

Все частіше даються обов'язкові форми документів. Так, в "Регламенті або статуті "Головного магістрату" є детальна схема "генерального репорту", що представляє цілу програму статістіко-економічного опису міст. Обов'язковість складання документів по "формулярах" (зразкам), передбачається і іншими законодавчими актами петровського часу.

Законодавство петровського часу і, перш за все,, Генеральний регламент є найважливішим етапом в подальшій бюрократизації державного апарату і бюрократизації документування.. Законодавче закріплення норм діловодства є відмінною рисою цього періоду. Слід зазначити, що систему норм по документуванню і діловодству в XVIII ст не можна розглядати як щось нове, невідоме наказовому діловодству і тим більше, як прямі запозичення з канцелярської практики західно-європейських країн, зокрема, Швеції і Данії (на доказ останнього зазвичай посилаються на діяльність іноземців фон-Любераса і Фіка).

У Генеральний регламент включена спеціальна (ХІІV) глава про архіви. У ній передбачалося створення: а) поточних архівів при канцеляріях і конторах, в яких зберігаються протягом трьох років "книги, документи, поділа, реєстратури", що чинять, би) архівів колегій, в які канцелярії і контори здають документальні матеріали після закінчення трьох років і в) державних архівів, куди всіма колегіями повинні задаватися "особливі статути, регламенти і всі документи", потрібні для довідок. Генеральним регламентом проектувалася освіта два таких архівів: першого при Колегії закордонних справ, для зберігання документальних матеріалів, "які не торкаються приходу і витраті", і другого при Ревізіон-колегії для зберігання справ, доходів, що відносяться до обліку, і витрат.

Створення вказаних архівів (за винятком державних, таких, що залишилися в проекті) є додатковим свідоцтвом розвитку документування, коли поряд з канцеляріями і конторами, ведучими діловодство, виникають самостійні частини установ архіви, на обов'язку яких лежить зберігання і організація використання документальних матеріалів, що утворилися в діяльності колегій. Назва "архів" вперше згадана в Генеральному регламенті.

Як же групувалися документальні матеріали в цих архівах.

У колезькому діловодстві здійснювалася, порівняно з наказовим, чіткіша система організації документів. Окрему групу складали укази, журнали, протоколи, що представляють зазвичай складні документи і груповані по номінальному. авторській і хронологічній ознакам. Особливу категорію надавали книги, в назвах яких зазвичай розкривався і вміст. Основну ж масу первинних комплексів складали справи: у справи документи групувалися за змістом (наочно-питальна ознаці) і часто по кореспондентському, географічному ознакам. Вживання географічної ознаки при угрупуванні документів частково пояснюється і тим, що структурні підрозділи в колегіях відали не лише окремими питаннями, але і тими або іншими територіями держави. У зв'язку з цим поділа, сформовані в канцеляріях, столах і повитьях, представляли документацію більш менш певного вмісту і що відноситься до певної території.

Здані в архів справи описувалися і до описів складалися алфавіти особистих імен.

Введення в дію "Табелі про ранги", будучи кульмінаційним пунктом в оформленні правового положення дворянства служивого і чиновної бюрократії, наклало свій відбиток і на документування. Річ у тому, що в результаті привласнення чинів і встановлення чиновної ієрархії, було введено як обов'язковий титулування, у тому числі і при письмових стосунках. Знання титулів, що уживалися в царській Росії, у ряді випадків допомагає дозволу таких питань, пов'язаних з документами, як встановлення авторства, датування і тому подібне.

Титулування, тобто особливі найменування високопоставлених н посадових осіб, застосовувалося і раніше. Але лише з XVIII ст, з виданням Табелі про ранги (від 24 січня 1722 р.). титули і титулування були приведені в закінчену систему.

Як відомо, Табелью про ранги всьому складу державних чиновників імперії були привласнені чини. Всього було встановлено чотирнадцять класів чинів: морських, сухопутних, цивільних, починаючи від генерал-адмірала, генералісимуса, фельдмаршала, канцлера, дійсного таємного радника (I клас) і кінчаючи прапорщиком, корнетом, колезьким реєстратором (14-й клас).

Чинам, вказаним в Табелі про ранги, привласнені були загальні титули. Приватними титулами були позначення самого чину, вказані в табелі (адмірал, генерал, полковник, таємний радник, статський радник, титульний радник і т. п.)

Окрім титулів, придбаних чином, були приватні титули, нагородженні за посадою (напр., р. предводитель дворянства, р. губернатор і т. п.). Загальні титули в цьому випадку привласнювалися відповідно до положення особи на державній службі і згідно з класами посад, розділених так само, як і чини, на 14 статей 3).

Третій вигляд титулів зв'язувався з походженням. Приватними титулами, що позначили походження, були: світлий князь, князь, граф, барон, дворянин. Цим приватним титулам додавалися і загальні титули.

Духівництво, підрозділене на мірі, також титулувалося.

Всі ці титули уживалися аж до Великої Жовтневої соціалістичної революції.

Хоча питання документування діяльності місцевих установ і зачіпаються в законодавчих актах уряду Петра I ("Регламент або статут Головного магістрату", "Інструкція або наказ воєводам", "Інструкція, або наказ земським камерірам в губерніях і провінціях", "Інструкція земським рентмейстерам, або скарбникам, в губерніях і провінціях"), але в закінченій формі ці питання знайшли віддзеркалення в "Установах для управління губерній" від 7 листопада 1775 р.

Губернська реформа Катерини II, зроблена в цілях подальшого зміцнення ролі дворянства в управлінні країною, внесла одноманітність до пристрою губерній шляхом розмежування в них адміністративних, судових і фінансових справ.

Результатом реформи 1775 р. з'явилася ліквідація більшості колегій, з яких були залишені лише три Закордонних справ, Військова і Морська. Нові губернські установи, що знаходилися в руках дворянства, підкорялися безпосередньо Сенату і цареві.

"Установи" детально визначили не лише місце і функції присутствених місць: губернського правління, казенної палати, судових установ і ін., але і порядок діловодства в цих установах, порядок, заснований в головних межах на вказівках Генерального регламенту.

Особлива увага в "Установах" приділена встановленню ієрархії "властей і місць" і визначенню порядку стосунків між ними. Листування між установами перетворюється на своєрідний ритуал, який потрібно добре знати, щоб займати місце в бюрократії служивого.

Для стосунків певних "властей і місць" встановлювалися певні види документів, залежно від положення установи в ієрархічних сходах. Створювалася ієрархія не лише установ, але і документів.

Так, губернатори отримували від верховної влади укази і представляли рапорти і доношенія. Всім установам губернії - губернському правлінню ("коли в нім губернатор не присутній"), судовим палатам, наказу суспільного піклування, совісному суду губернатори давали пропозиції і отримували від них вистави. З городничими і земськими справниками губернатори зносилися розпорядженнями і приймали від них рапорти і доношення.

Губернське правління, окрім як від царя і Сенату, указів ні від кого не приймало, посилаючи цареві і Сенату рапорти і доношення. Всім підлеглим місцям і посадовим особам управам благочинності, судам повітів і земських, магістратам, ратушам, городничим, справникам губернське правління посилало укази і отримувало від них рапорти і доношенія. З судовими палатами, наказом суспільного піклування і совісним судом губернське правління зносилося повідомленнями.

Казенна палата від верховної влади і Сенату отримувала закони, укази, веління, представляючи, у свою чергу, рапорти і доношення. Підлеглим управлінням, а дорівнює поліції (міською і земською), судовим місцям повітів казенна палата посилала укази і розпорядження, отримуючи від них рапорти і доношенія. З губернським правлінням, судовими палатами і іншими рівними ним органами казенна палата зносилася повідомленнями.

Цей ієрархічний порядок стосунків, встановлений для місцевих установ в XVIII столітті, був поширений в XIX ст і на центральний державний апарат.

Залежно від об'єму роботи місцевих установ, їх канцелярії полягали, не рахуючи секретаря, з різного числа чиновників: реєстраторів, протоколістов, писарів і ін. У "присутність" губернських установ входили радники і асесори, що мали право підписання документів. У судових установах присутність складали голова, радники і засідателі.

Порядок вирішення справ в присутності в основному був колегіальним. Як і в колегіях, справи вирішувалися в результаті їх обговорення в присутності. Колегіальне вирішення справ по раз і назавжди встановленому порядку відрізнялося повільністю і тяганиною. Підготовка справ до слухання на колегії була пов'язана з представленням ряду документів, з'ясуванням шляхом листування тих або інших відомостей. Питання про здобуття потрібних відомостей у справі так само, як і про відсилання тих або інших документів до інших установ, вирішувалися присутністю.

Страницы: 1, 2, 3, 4