скачать рефераты

МЕНЮ

Место и значение офис-менеджера в структуре управления современного предприятия

Место и значение офис-менеджера в структуре управления современного предприятия

 

 

 

 

 

 

 

 

МЕСТО И ЗНАЧЕНИЕ ОФИС - МЕНЕДЖЕРА В

СТРУКТУРЕ УПРАВЛЕНИЯ

СОВРЕМЕННОГО ПРЕДПРИЯТИЯ

 

 

Дипломная работа

 

 

                                                                              

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание

 Список сокращений и условных обозначений…………………………..               

     Введение …………………………………………………………………... 

Глава 1. Профессия – офис-менеджер……………………………………

     1.1 Офис-менеджмент как специфическая разновидность

управленческой деятельности…..……………………………………………

     1.2 Отечественные и зарубежные образовательные

программы требований к подготовке офис-менеджера……..……………...

     1.3 Документы, регламентирующие деятельность офис-менеджера……………………………………………………………………..

     1.4 Квалификационные требования к офис-менеджеру

и профессиональные качества……………………………………………….

     Глава 2. Анализ деятельности офис-менеджера и разработка рекомендаций по повышению эффективности его деятельности в структуре (предприятия)……………………………

     2.1 Компетенция офис-менеджера……………………………………….

     2.2 Административный функциональный блок………………………....

     2.3 Обеспечивающий функциональный блок…………………………....

     2.4 Управление персоналом офиса…………………………………….....

     2.5 Организация повседневной работы

офис-менеджера………………………………………………………………

    

     Заключение………………………………………………………………...                     

     Список использованных источников…………………………………….

     Приложение 1………………………………………………………

 

 

 

 

Введение

АКТУАЛЬНОСТЬ. В соответствии с содержанием офисной деятельности и структу­рой поддерживающих её технологий можно выделить следующие категории офисного персонала:

•    инженерно-технический персонал;

•    персонал информационного и документационного обеспечения;

•    организационный персонал.

Деятельность офисного инженерно-технического персонала на­правлена на обеспечение эффективного функционирования техничес­ких средств офисных технологий, что и определяет его квалификаци­онный состав, включающий в себя инженеров и техников по эксплуатации соответствующих видов оборудования.

Офисный персонал информационного и документационного обеспечения занимается реализацией функций информационной поддержки управленческой деятельности в рамках технологий сбора, накопления, регистрации, передачи, хранения, копирования, упоря­дочения, поиска, представления, выдачи и защиты данных. В его со­став входят специалисты служб документационного обеспечения уп­равления, экспедиций, канцелярий, специализированных подразделений размножения, защиты и хранения документов, а так­же работники, обеспечивающие функционирование автоматизиро­ванных информационных систем (администраторы баз данных и си­стем, прикладные программисты, операторы ЭВМ).

Офисный организационный персонал обеспечивает совместную деятельность всех составляющих офисной деятельности и ее координа­цию с обеспечиваемыми управленческими функциями. В него входят:

•    руководители структурных подразделений офиса, в которых организована работа инженерно-технического персонала и работни­
ков информационного и документационного обеспечения;

•    секретари, помощники и референты руководства управленческих структур;

•    координаторы офисной деятельности.

В реальных ситуациях возможно сочетание функций различных категорий офисного персонала в деятельности конкретных работни­ков офиса. До недавнего времени такие сотрудники, как правило, осуществляли координирующие функции дополнительно к своей ос­новной деятельности, что не всегда оправданно.

Для эффективной организации офисной работы требуются про­фессиональная подготовка и наличие соответствующей должности с необходимыми правами и обязанностями.

Практика последних лет реализовала эту необходимость в виде должности офис-менеджера.

НАУЧНАЯ ПРОБЛЕМА. Отсутствие обобщённых образовательных стандартов и требований к специальности офис-менеджера.   

РАБОЧАЯ ГИПОТЕЗА. Данная проблема может быть решена путём изучения и анализа программ подготовки и повышения квалификации офис-менеджера в различных образовательных организациях оперативно отреагировавших на возникновение спроса на работников указанной специальности, а также изучения требований работодателей к профессиональной подготовке офис-менеджера.

ОБЪЕКТ ИССЛЕДОВАНИЯ: офис-менеджера.

ПРЕДМЕТ ИССЛЕДОВАНИЯ: функции и задачи офис-менеджера

ЦЕЛЬ: сформировать представление о профессиональном облике офис-менеджера и специфике его работы,  изучить содержание и основные направления повседневной деятельности офис-менеджера в условиях современного предприятия, включая вопросы управления персоналом.

ЗАДАЧИ ИССЛЕДОВАНИЯ:

1. Выявить литературу по теме исследования.

2. На основе анализа литературных источников изучить задачи и функции офис-менеджера, выявить основные требования к деловым и личным качествам офис-менеджера, а также основные виды документов, регламентирующие его работу.

3. Проанализировать деятельность (название фирмы) и выявить место офис-менеджера в организации работы этой фирмы.

4. Разработать и предложить для внедрения должностную инструкцию офис-менеджера. 

МЕТОДЫ ИССЛЕДОВАНИЯ:

- метод работы с документами;

- метод анализа информации;

- метод синтеза информации;

-метод опроса.

НАУЧНАЯ НОВИЗНА: Выявлена роль офис-менеджера в управлении и организации работы современного предприятия; разработана должностная инструкция офис-менеджера.

ПРАКТИЧЕСКАЯ ЗНАЧИМОСТЬ: Результаты исследования могут быть использованы в работе офис-менеджеров, а также студентами обучающимися по специальности «Документоведение и ДОУ», «Менеджмент организации», «Управление персоналом»; разработанная должностная инструкция может быть применена в работе офис-менеджеров различных предприятий и организаций.











 Глава 1. Профессия – офис-менеджер

1.1  Офис-менеджмент как специфическая

разновидность управленческой деятельности

Не все в точности представляют себе, что такое офис, менеджер и менеджмент, так как эти слова сравнительно недавно вошли в русский язык, поэтому начнём с определения понятий. В переводе с английского слово «office» означает:

1)     служба, место, должность, пост;

2)     нахождение у власти, на посту;

3)     ведомство (вообще, и в т.ч. предприятие, организация, учреждение);

4)     отдел, бюро, управление (как структурный элемент предприятия, осуществляющий административные функции);

5)     контора, канцелярия;

6)     служебное помещение, кабинет;

7)     служащие;

8)     обязанность, долг, функция;

9)     сведения;

10)наконец, служба при доме (при офисе).

Менеджмент (management) можно перевести не только как классическое «управление», «заведование», но и следующим образом:

1)     правление, дирекция, администрация (в качестве органа коллегиального управления предприятием);

2)     умение справляться с работой;

3)     бережное, чуткое отношение к людям (в данном случае  - к персоналу).

Менеджер (manager) – это:

1)     управляющий, заведующий, руководитель, администратор, директор;

2)     управляющий имуществом;

3)     в некоторых случаях – лицо, уполномоченное заниматься организационными вопросами, вести переговоры и т.п.

Если следовать изложенному выше то, офис-менеджер (office-manager) – это профессиональный администратор, осуществляющий руководство деятельностью управленческого аппарата предприятия (но не структурного подразделения вообще). Образно говоря, офис-менеджер – это «хозяин офиса», «начальник штаба», первый помощник руководителя в решении бесчисленного множества административно-хозяйственных вопросов деятельности предприятия (организации, учреждения). [6]

Офис-менеджмент представляет собой один из видов управленческой деятельности. Главными отличительными чертами офис-менеджмента являются:

- тесное сочетание и взаимопереплетение его функциональных составляющих (планирование, организация, контроль, учёт и т.д.);

- непосредственное (личное) взаимодействие офис-менеджера со значительным количеством персонала, выполняющего самые разные функции;

- промежуточное положение данного вида деятельности между стратегическим и тактическим менеджментом.

Офис-менеджмент можно обозначить как оперативное руководство управленческим аппаратом предприятия.

Отечественное трудовое законодательство пока официально не признало и, как следствие, не закрепило юридически существование квалификационной должностной категории «офис-менеджер».

С другой стороны, известно, что на изменение экономической ситуации, и в частности появлению нового товара, быстрее всего реагирует рынок. Статистика убедительно свидетельствует о том, что на сегодняшний день офис-менеджер входит в число остродефицитных профессий.

1.2 Отечественные и зарубежные

образовательные программы требований к

подготовке офис-менеджера

  Должность офис-менеджера отсутствует в “Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и разрядов работ”, а также в “Квалификационном справочнике руководителей, специалистов и других служащих”. Однако за последние годы на рынке труда сформировался спрос на офис-менеджеров, накопилась определённая статистическая информация по требуемым характеристикам, которая нашла обобщённое выражение в аналитических обзорах организаций, занимающихся поиском и наймом работников по запросам фирм и предприятий. [7]

Программы подготовки и повышения квалификации

Образование офис-менеджера

В России(%)

За рубежом(%)

Высшее техническое

25%

0%

Высшее экономическое

15%

20%

Психологическое или гуманитарное

6%

50%

Высшее любое

49%

 

30%

Среднее специальное

5%

0%

Не оговаривается

0%

0%

Знание иностранных языков

В России

За рубежом

Английский разговорный

0%

0%

Английский свободный

10%

60%

Английский базовый

10%

0%

Немецкий

10%

40%

Другие языки

5%

0%

Два языка

5%

0%

Не оговаривается

60%

0%

Возраст, лет

В России

За рубежом

20 – 23

5%

0%

23 – 25

20%

0%

25 – 30

30 – 35

60%

70%

15%

25%

Другой

0%

5%

Пол

В России

За рубежом

Мужчина

20%

50%

Женщина

80%

50%

Другое

В России

За рубежом

Внешние данные

21%

0%

Прописка

14%

3%

Знание бухгалтерии

5%

0%

Делопроизводство

37%

0%

Подбор персонала

4%

25%

Управление младшим персоналом

5%

23%

Обеспечение работы офиса

7%

26%

Организация семинаров, встреч

7%

23%

Представление о квалификационных требованиях к офис-менеджеру даёт анализ программ подготовки и повышения квалификации в различных образовательных организациях, оперативно отреагировавших на возникновение спроса на работников указанной специальности. Программы различаются объёмом подготовки, составом изучаемых дисциплин, требованиями к уже имеющейся подготовке слушателей. При всём их разнообразии они достаточно полно характеризуют необходимые для офис-менеджера представления, знания и навыки. Это иллюстрирует следующая примерная  курсовая  программа, в наибольшей степени отражающая содержание осуществляемой профессиональной подготовки офис-менеджера. [7]

Примерная курсовая программа профессиональной подготовки офис-менеджера

Название раздела

программы

Содержание раздела программы

Современный офис.

Служебные обязанности

офис-менеджера

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

·        современный офис, назначение и задачи работы офиса;

·        виды современных организаций и место офис-менеджера в них;

·        личные качества офис-менеджера;

·        современные принципы управления;

·        функции менеджмента “планирование”;

·        методы стратегического и тактического планирования;

·        функции менеджмента “контроль”;

·        цели, способы, признаки и последствия контрольных мероприятий

Организация, технология и психология управления персоналом офиса

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

·        функции менеджмента “организация”;

·        виды, достоинства и недостатки организационных структур;

·        построение организационной структуры офиса;

·        функции (основные направления деятельности) офис-менеджера;

·        зонирование офиса;

·        функция менеджмента “управление”;

·        норма управляемости;

·        сфера деятельности и виды ответственности сотрудников офиса;

·        делегирование полномочий и ответственности;

·        этика деловых взаимоотношений в рабочей группе

Сопровождение

персонала офиса:

кадровое планирование,

подбор, расстановка и сопровождение персонала

·        определение потребности в персонале, кадровое планирование;

·        штатное расписание и другие организационные документы;

·        разработка требований к персоналу, должностные инструкции;

·        методика поиска, набора и отбора персонала;

·        определение психотипов;

·        учёт личностных характеристик при подборе и расстановке кадров;

·        задачи и способы адаптации, ориентации и социализации сотрудников;

·        обучение персонала;

·        управление карьерой персонала

Мотивация персонала.

Управление конфликтами

·        функция менеджмента “мотивация”;

·        структура мотивационного процесса;

·        классификация потребностей;

·        классификация стимулов;

·        мотивационные методы и мотивационные стратегии;

·        потребности, мотивирующие руководителя;

·        типы менеджеров и их место в современном управленческом поле;

·        стили взаимоотношений в рабочей группе;

·        стадии развития группы и действия менеджера на каждой из них;

·        классификация конфликтов;

·        реальные конфликты, их причины и способы разрешения и предупреждения;

·        нонреальные конфликты; черты характера, их провоцирующие; способы их предупреждения;

·        стили поведения в конфликтной ситуации; выбор оптимального стиля;

·        стадии развития группы и действия менеджера на каждой из них;

·        признаки образования и способы деструктуризации негативно ориентированной группы

Документационное

обеспечение управления.

Основы делопроизводства

·        цели, задачи и основные принципы организации делопроизводства;

·        роль офис-менеджера в организации работы с документами в фирме;

·        классификация документов;

·        общие требования к оформлению документов, реквизиты документов, бланки документов;

·        ГОСТ Р 6.30-2003

Оформление документов.

Организация документооборота в фирме

 

 

 

 

 

 

 

 

·        особенности составления, разновидности и структура текста некоторых видов документов: докладная записка, приказ, протокол, акт, служебное письмо;

·        основные принципы организации документооборота в фирме;

·        номенклатура дел;

·        регистрация документов;

·        контроль исполнения документов;

·        организация текущего и архивного хранения документов;

·        эффективность документооборота;

·        конфиденциальное делопроизводство

Хозяйственная работа

офис-менеджера

·        организация снабжения офиса;

·        анализ предложения, структура цены товара, система скидок;

·        организация системы хранения, учёта и выдачи предметов и средств труда;

·        полная материальная ответственность, передача товароматериальных ценностей от одного материально ответственного лица другому;

·        инвентаризация хозяйства офиса;

·        материально-техническое обеспечение переговоров и презентаций;

·        участие офис-менеджеров в этих мероприятиях 

Практика договорной

работы

офис-менеджера

·        понятие договора, виды договоров, заключаемых с участием офис-менеджера;

·        форма договора на примере договора купли - продажи;

·        документальное подтверждение исполнения договорных обязательств;

·        виды ответственности за неисполнение обязательств, понятие и виды сделок;

·        обязательная письменная форма сделок – цель и способы: доверенность – накладная, гарантийное письмо;

·        договор и соглашение;

·        договор поставки и договор купли-продажи, форма договора на примере договора купли-продажи;

·        преамбулы договора, существенные условия договора, момент перехода права собственности на товар от продавца к покупателю;

·        момент исполнения стороной договорных обязательств

·        способы принудительного исполнения договоров;

·        последствия недействительности договоров;

·        виды ответственности за неисполнение обязательств: возмещение ущерба, выплата неустойки, формы и разновидности неустойки;

·        форс-мажор: понятие, механизм действия, последствия возникновения форс-мажорных обстоятельств для всех контрагентов.

Основы бухгалтерских

знаний для

офис-менеджера

 

 

 

 

 

 

 

 

 

·        методы бухучёта;

·        порядок получения товароматериальных ценностей;

·        правила оформления и методика проверки доверенности;

·        денежные средства на расчётном счёте; безналичные платежи;

·        денежные средства в кассе, первичные кассовые операции, наличные платежи;

·        денежные средства на валютном счёте;

·        документы, сопровождающие эти операции;

·        составление авансовых отчётов

Деловой этикет

·        общение и этика;

·        приоритеты этикета;

·        правила поведения в офисе;

·        офисный стиль одежды;

·        вербальный этикет;

·        встреча гостей и партнёров;

·        оформление и использование визитных карточек

Технические оснащения

современного офиса

·        факс, автоответчик, телефон;

·        ксерокс;

·        мини-АТС;

·        диктофон;

·        устройство ПК;

·        операционные системы;

·        начало и завершение работы с операционной системой Windows 2000/Me/XP;

·        работа с клавиатурой и манипулятором «мышь»

Организация хранения

информации.

Работа с офисными приложениями и

Интернетом

·        рабочий стол и его структура;

·        работа с меню и окнами «Мой компьютер», «Проводник»;

·        открытие папок и файлов, создание папок, переименование папок и файлов, перемещение и копирование папок и файлов, удаление файлов, восстановление файлов, поиск файлов;

·        запуск программ, обзор вспомогательных программ;

·        операция с файлами и прикладными программами;

·        создание ярлыков и использование ярлыков;

·        общие сведения о других программах MS Office 2000;

·        обзор возможностей мультимедиа, использование справочной системы;

·        исправление ошибок файлов структуры (Scan Disk);

·        архивация файлов в операционной системе Windows, запуск программ в командной строке;

·        борьба с компьютерными вирусами и профилактика «заражения» ПК;

·        особенности системы Windows 2000/Me/XP;

·        организация совместного доступа к устройствам и папкам;

·        использование электронной почты в локальной сети (MS Exchange), приём и отправка простых писем по электронной почте;

·        создание сложных писем;

·        присоединение файлов к электронному письму

 

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5

Copyright © 2012 г.
При использовании материалов - ссылка на сайт обязательна.