Место и значение офис-менеджера в структуре управления современного предприятия

Условно рабочий день офис-менеджера может быть разделён на две части: утреннюю и вечернюю. Роль разграничительной линии между ними играет обеденный перерыв, хотя и в этот короткий промежуток можно совершить немало полезного для работы предприятия.[6]

Первый час рабочего времени, условно с 9.00 до 10.00 утра, можно обозначить как организационный. В силу особой важности организованного начала работы содержание мероприятий этого часа излагается по пунктам. Итак, по прибытии на работу, как правило за 15-30 минут до начала работы персонала аппарата управления, офис-менеджер должен выполнить следующее.

1. Доложить руководителю предприятия о начале работы, осведомиться у него о новых поручениях и указаниях, а также об изменениях в работе предстоящего дня.

2. Освежить в памяти (а при необходимости – оперативно скорректировать) план личной работы, работы руководителя предприятия и работы офиса на день.

3. Проконтролировать качество уборки помещений офиса, состояние техники безопасности, сделать необходимые записи в контрольной документации офиса.

4. Проинструктировать дежурного администратора, смену охраны, водителей, убывающих в рейс. Выдать им необходимые документы (служебные удостоверения, доверенности, путевые листы и пр.), оборудование и принадлежности.

5. Изучить заявки на устранение неисправностей в работе офисного оборудования и оргтехники, дать соответствующие указания и поручения на их устранение, организовать контроль за исполнением заявок.

6. Получить от секретаря корреспонденцию, рассмотренную накануне руководителем предприятия, определить ответственных за исполнение документов согласно резолюциям и передать документы на исполнение, организовать за исполнением наиболее важных и срочных из них эффективный контроль.

7. Уточнить через ответственных лиц готовность к проведению (организации, обеспечению и пр.) мероприятий, намеченных на первую половину дня (совещания, переговоры, приём посетителей и т.п.). При необходимости принять дополнительные меры к их надлежащей подготовке и проведению.

8. Удостовериться в прибытии на работу всех подчинённых (лично или через своего секретаря). Заслушать краткие (возможно, телефонные) доклады подчинённых (в лице руководителей структурных подразделений аппарата управления и специалистов) о состоянии дел на порученных им участках работы.

С 10.00 до 11.00, как правило, проходят совещания с участием или под руководством офис-менеджера. В первом случае речь идёт о совещании руководства предприятия, во втором – о совещании руководящего состава аппарата управления, на которое при необходимости могут быть приглашены и отдельные сотрудники (специалисты и технические исполнители) аппарата управления. Обычно о времени, месте, продолжительности и цели совещания офис-менеджер и другие участники совещаний извещаются заранее (например накануне вечером).

С 11.00 до 12.00 офис-менеджер обычно работает с документами, в частности рассматривает поступившие к нему проекты исполненных документов (например подготовленных в соответствии  с указаниями и поручениями руководителя предприятия). Документы, исполненные в полном соответствии с установленными требованиями, подписываются (утверждаются) офис-менеджером и передаются секретарю либо для помещения в папку для доклада руководителю предприятия, либо для регистрации, тиражирования, доведения до сведения должностных лиц предприятия и последующего помещения в дело. Документы, не отвечающие установленным требованиям, возвращаются офис-менеджером на доработку ответственным исполнителям с указанием срока устранения недостатков.

С 12.00 до 12.30 офис-менеджер проводит служебные по телефону, лично готовит проекты необходимых писем, записок и иных документов небольшого объёма. Готовые документы передаются на техническое исполнение секретарю.

С 12.30 до 13.00 целесообразно предусмотреть резерв времени, которым офис-менеджер может распорядиться по своему усмотрению в интересах деятельности аппарата управления предприятия. К примеру, офис-менеджером может продолжаться работа с документами, в которых устранены ранее указанные недостатки. В отдельных случаях офис-менеджер может запланировать на указанное время встречу с 1 – 2 должностными лицами предприятия для решения текущих вопросов работы офиса. Кроме того, в этот период целесообразно уточнить план работы на послеобеденный период.

На время обеда при необходимости офис-менеджером могут быть запланированы неформальные встречи с должностными лицами предприятия, в ходе которых может быть проведено (в ряде случаев – продолжено) обсуждение текущих вопросов работы офиса (так называемый бизнес-ланч).

С 14.00 до 14.30 офис-менеджер контролирует ход выполнения задач дня в подразделениях (на самостоятельных участках работы) аппарата управления. При необходимости он в рабочем порядке отдаёт начальникам соответствующих подразделений (участков) дополнительные указания и распоряжения.

С 14.30 до 15.00 офис-менеджер проверяет готовность документов, подлежащих представлению на подпись руководителю предприятия, после чего лично представляет наиболее важные и срочные из них, а остальные (справки, выписки и т.п.), предварительно завизировав (подписав), передаёт руководителю предприятия через секретаря.

С 15.00 до 16.00 офис-менеджер изучает руководящие документы по вопросам работы аппарата управления предприятия.

С 16.00 до 17.00 офис-менеджер работает над исполнением документов, необходимость в которых возникает периодически, время от времени (отчёты, доклады и т.п.).

С 17.00 до 17.30 – резерв времени. Как правило, в этот период офис-менеджером может быть продолжена работа над исполнением отдельных документов. Кроме того, при необходимости офис-менеджер может вести в это время приём сотрудников аппарата управления по личным и служебным вопросам.

С 17.30 до 18.00 офис-менеджер принимает (лично или по телефону) доклады начальников подразделений офиса о состоянии дел, в т.ч. о наличии материалов ограниченного доступа. Кроме того, офис-менеджер проверяет наличие хранящихся у него материалов и составляет планы работы на следующий день. Затем он контролирует выполнение требований пожарной (и иной) безопасности в помещениях отдела, а также уход сотрудников аппарата управления предприятия с работы.

Перед уходом с работы офис-менеджер, как правило, осведомляется у руководителя предприятия о наличии дополнительных указаний и изменениях в организации работы следующего дня.

Такова организационная картина рабочего дня офис-менеджера. Эта картина будет иметь вполне ясные очертания, если придерживаться нехитрого правила: заранее планировать свою повседневную работу, а затем всякий раз доводить спланированное до конца, не забывая регулярно «отчитываться» об этом перед самим собой.

Заключение

Масштабные социально-экономические изменения, происходящие в нашем обществе, обновление системы управления и составляющих её элементов, динамичное и повсеместное внедрение новейших информационных технологий – все эти факторы предъявляют повышенные требования к качеству современного управленческого персонала.

Расширение масштабов деятельности, усложнение выполняемых задач предполагают, что руководители в большей степени должны заниматься решением стратегических вопросов и делегировать выполнение многих тактических и оперативных функций своим подчинённым. Незаменимым помощником руководителя в структуре управления сейчас становится офис-менеджер.

Офис-менеджер – это сотрудник, управляющий офисом – его информационными, техническими, материальными и человеческими ресурсами.

Следовательно, он является самым настоящим управленцем.

Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется уровнем профессиональных знаний офис-менеджера, его умение чётко выполнять свои обязанности, освобождая руководителя от нерациональной траты времени.

На сегодняшний день офис-менеджер входит в число остродефицитных профессий. Отечественное трудовое законодательство пока официально не признало и, как следствие, не закрепило юридически существование квалификационной должностной категории «офис-менеджер». В Квалификационном справочнике должностей служащих строка «офис-менеджер», увы, отсутствует. Однако этот документ содержит необходимые сведения о «смежных», родственных офис-менеджеру профессиях, в том числе о «просто» менеджере и об администраторе.

  Представления о квалификационных требованиях к офис-менеджеру дают программы подготовки и повышения квалификации в различных образовательных организациях, оперативно отреагировавших на возникновение спроса на работников этой специальности.

Программы подобных курсов предусматривают обучение по следующим основным направлениям.

1. Область компетенции  и должностные обязанности офис-менеджера.

2. Основы управления персоналом офиса.

3. Основы кадрового менеджмента.

4. Основы документационного обеспечения управления.

5. Административно-хозяйственная деятельность офис-менеджера.

6. Бухгалтерская и договорная деятельность офис-менеджера.

7. Деловой этикет в офисе.

8. Основные технологические средства обеспечения работы офиса (преимущественно – компьютеры, стандартные программные продукты, включая работу с Интернетом, и оргтехника).

Итак, офис-менеджер – это один из руководящих работников предприятия, который подчиняется непосредственно руководителю. Его основной задачей является организация и обеспечение работы офиса.

Заработная плата офис-менеджера определяется размером компании, в которой он работает, а также тем, к какому звену (высшему, среднему или младшему) относится данный служащий в соответствии со штатным расписанием предприятия. В настоящее время желанный минимум составляет 9000 руб. (около 300$), а предлагаемый – 7500 руб. (около 250$).

Список использованных источников

1 Андреева, В.Н. Делопроизводство: Практ. пособие / Андреева В.Н. – 9-е изд., испр. и доп. – М.: ЗАО «Бизнес-школа», 2003. – 184с.

2 Ботавина, Р.Н. Этика деловых отношений: Учеб. пособие для студентов, обучающихся по эконом. специальностям / Ботавина Р.Н. – М: Финансы и статистика, 2001. – 208 с.: ил.

3 Валинуров, И., Офис начинается с офис-менеджера / Валинуров И., Устименко М. // Молодость Сибири. – 2002. - № 52. – с. 13-14

4 ГОСТ Р6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов: Утв. Постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003г. №65-ст.: Введ. в действие 1 июля 2003г. – М., 2003. – 17с.

5 Делопроизводство: более 120 документов: Образцы, док., орг. и технология работы / Галахов В.В., Корнев Н.К., Ксандопуло Г.И. и др. –   М.: Проспект, 2003. – 448 с.

6 Дёмин, Ю.М. Эффективный офис-менеджер / Дёмин Ю.М. – СПб.: Питер, 2004. – 203 с.: ил.

7 Корнеев, И.К. Профессиональная подготовка офис – менеджера / Корнеев И. К. // Справочник секретаря и офис – менеджера. – 2002. - № 4. – с. 17-25.

8 Кузнецова, Т. Новые квалификационные характеристики секретарей / Кузнецова Т. // Управление персоналом. – 2000. - № 2. – с. 18 – 21.

9 Кузнецова, Т.А. Секретарское дело / Кузнецова Т.А. – 3-е изд., исп. – М.: ЗАО Бизнес – шк. Интел-Синтез, 1999. – 288 с.

10 Наумова, С.В. Офис-менеджер: задачи позиционирования / Наумова С.В. // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2003. - №8. – с. 82-84.

11 Организация работы с документами: Учеб. для студентов высш. учеб. завед., обучающихся по специальностям “Документоведение и документационное обеспеч. упр.” и  “Менеджмент орг.” / Кудряев В.А., Галахов В.В., Корнеев И.К. и др.; Под ред. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. – 592с.

12 Паничкина, С.Н. Организация офис-менеджером поездки для сотрудников компании / Паничкина С.Н., Дресвянская К.В. // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2003. - №7. – с. 56-62.

13 Подобед, М.А. Документооборот предприятия / Подобед М.А., Усманова Н.Р. – 3-е изд., доп. и перераб. – М.: Приор-издат, 2002. – 384 с.

14 Рогожин, М.Ю. Организация делопроизводства предприятия (на основе ГОСТ Р6.30-2003): Учебно-практическое пособие / Рогожин М.Ю. – М.: РДЛ, 2003. – 208с.

15 Рогожин, М.Ю. Организация кадровой работы предприятия: Учеб.-практ. пособие / Рогожин М.Ю. – М.: РДЛ, 2003. – 240с.

16 Санкина, Л. Должностной и численный состав службы делопроизводства /  Санкина Л. // Управление персоналом. – 2000. - № 7. – с. 58-59.

17 Справочник кадровика: должности руководителей и служащих, квалификационные характеристики, тарифные разряды. – 2-е изд., испр. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2003. – 700с.

18 Трудовой кодекс Российской Федерации: Офиц. текст: (Принят 21 дек. 2001г.). – М.: Омега-Л, 2003. – 176с.

19 Щур, Д.Л., Офис-менеджер / Щур Д.Л., Труханович Л.В. // Кадры предприятия. – 2002. - № 3. – с. 15-20.

Приложение 1

Примерный текст трудового договора с офис-менеджером1

Трудовой договор

_______________                                                                 _____________

(место заключения)                                                                (дата заключения)

1. Стороны по договору

Предприятие (организация, учреждение)_________________________________

(указать название в соответствии с учредительными документами)

____________________________________________________________________

(наименование)

________________________________________________________________________________

в лице… (указать наименование должности, фамилию, имя, отчество руководителя предприятия)

____________________________________________________________________

(должность, Ф.И.О.)

именуемое в дальнейшем «Работодатель», с одной стороны и гражданин (гражданка)…(указать фамилию, имя, отчество) _______________________________

                                                                               (Ф.И.О.)

именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны заключили настоящий договор о нижеследующем.

_______________________

Соответствует требованиям Постановления Минтруда РФ от 14 июля 1993 г. № 315, содержанию соответствующих разделов Квалификационного справочника должностей служащих, утвержденного Постановлением Мин­труда РФ от 21 августа 1998 г. № 37 и положениям главы 10 ТК.

2. Предмет договора

Работник…(указать фамилию, имя, отчество)_____________________________

                                                                                                                   (Ф.И.О.)

принимается на работу в аппарат управления предприятия__________________

(наименование структурного подразделения предприятия)

на должность офис-менеджера__________________________________________

(полное наименование профессии, должности)

квалификации руководитель____________________________________________

(разряд, квалификационная категория)

3. Вид договора

Настоящий договор является: договором по основной работе, договором по совместительству ___________________________________________________

 (нужное подчеркнуть)

4. Срок действия договора

Настоящий договор заключается:

на неопределенный срок (бессрочный)__________________

на определенный срок________________________________

(указать конкретную причину заключения срочного договора)

 на время выполнения определенной работы______________________________

                                                                                    (указать, какой именно)

5. Начало и окончание действия договора

Начало работы _______________________________________________________

(число, месяц прописью, год)

Окончание работы____________________________________________________

(указать «нет» или число, месяц прописью, год)

Работник обязуется приступить к исполнению обязанностей по настоящему договору в соответствии с п. 7 (см. ниже)___________________________________

                                                                 (указать дату)

6. Сведения об испытательном сроке

Срок испытания, устанавливаемый работнику в соответствии, с настоящим договором:_____________________________________________________________

(указать «нет» или продолжительность испытательного срока)

7. Права и обязанности работника

7.1. Работник должен выполнять следующие обязанности

Общие обязанности работника предприятия, предусмотренные коллек­тивным договором от... № …, функциональные обязанности, предусмот­ренные должностной инструкцией офис-менеджера от ... № ..., а также обязанности по неразглашению конфиденциальной информации по «Обя­зательству работника предприятия о неразглашении конфиденциальной информации» №....

(указать конкретно или ссылку на соответствующие документы)

7.2. В процессе своей повседневной деятельности работник, кроме того, обязан

7.2.1. Возглавлять работу аппарата управления предприятия и уверенно руко­водить им.

7.2.2. Обеспечивать своевременное и качественное выполнение офисом воз­лагаемых на него повседневных задач в строгом соответствии с утвержден­ным порядком работы.

7.2.3. С получением дополнительных указаний и поручений руководителя предприятия организовывать их своевременное и качественное исполнение.

7.2.4. Обеспечивать рациональное использование материальных, технических и иных средств офиса в интересах выполнения задач по предназначению.

7.2.5. Обеспечивать надежную защиту документов и информации, составляю­щих государственную и служебную тайну.

7.2.6. Руководить обучением подчиненных, создавать им условия для повы­шения квалификации.

7.2.7. Осуществлять контроль за соблюдением подчиненными правил внут­реннего трудового распорядка, требований техники безопасности.

7.2.8. Использовать по отношению к подчинённым предоставленные права по их поощрению (привлечению к ответственности).

7.2.9. С учётом складывающейся деловой ситуации осуществлять предварительное планирование работы руководителя предприятия на предстоящий период, разрабатывать меры по её всестороннему обеспечению.

7.2.10. Регулярно осуществлять планирование личной работы и работы аппа­рата управления.

7.2.11. Представлять на утверждение руководителю предприятия графики де­журств сменных администраторов офиса, графики уборки помещений и вы­хода автомашин в рейс.

7.2.12. Организовывать ведение отчетности офиса по установленной форме и в требуемом объеме.

7.2.13. Разрабатывать, внедрять и обеспечивать оптимальное функционирова­ние технологии офисной работы.

7.2.14. Распределять служебные полномочия между сотрудниками офиса.

7.2.15. Лично обеспечивать контроль за сроками и качеством исполнения наи­более важных и срочных указаний и поручений руководителя предприятия.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5