Место и значение офис-менеджера в структуре управления современного предприятия

3) деловая коммуникация, в частности умение чётко и недвусмысленно излагать распоряжения, а также писать и говорить по-русски грамотно и внятно;

4) профессиональный этикет, соблюдение правил организационного поведения (по-другому – субординации) и корпоративной культуры;

5) стрессоустойчивость (тактичность, неконфликтность, доброжелательность).

В дополнение к этому списку необходимо также сказать  о таких «плюсах» офис-менеджера, как: [19]

1) высокая работоспособность, в том числе в условиях кризиса, вызванного как объективными, так и субъективными причинами;

2) пунктуальность и, в частности, обладание крепкой памятью, а также способностью к самоорганизации;

3) исполнительность в сочетании с разумной инициативой и осмотрительностью в планах и действиях;

4) умение работать в команде, оставаясь при этом «первым среди равных»;

5) умение брать ответственность на себя, в особенности, когда шефа рядом нет, а решение принимать надо, причём немедленно.

Заключительная «пятёрка» критериев, характеризующая деловые достоинства офис-менеджера, по мнению работодателей, выглядит так:

1) целеустремлённость, умение расставлять приоритеты в работе;

2) обучаемость, а также умение самому обучать подчинённых сотрудников;

3) профессиональная интуиция, способность к предвидению развития ситуации;

4) настойчивость, впрочем, не имеющая ничего общего с «бараньим» упрямством;

5) оптимизм (основанный на реальном знании офисной обстановки).

Таковы наиболее общие ожидания работодателя в отношении способностей офис-менеджера.

Глава 2. Анализ деятельности офис-менеджера и разработка рекомендаций по повышению эффективности его деятельности в структуре (предприятия)

2.1 Компетенция офис-менеджера

Офис-менеджмент представляет собой специфическую разновидность управленческой деятельности, суть которой составляет управление (предприятием, организацией, учреждением, их отдельными структурными подразделениями или процессами, образующими в совокупности повседневную деятельность предприятия). Прежде всего, надо обратить внимание на основные критерии оценки такой деятельности. По причинам объективного характера (преимущественно экономического) на первое место в ряду этих критериев выходит эффективность. В узком утилитарном смысле эффективность означает рентабельность, прибыльность, соответствие реальных достижений предприятия ожидаемым (планируемым).

Отсюда следует, что в качестве цели офис-менеджмента выступает его эффективность, но эффективность, достигается не ради неё самой, а ради результативности деятельности предприятия в целом, обеспечивающей, помимо прочего, его поступательное экономическое развитие и лидерство в конкурентной борьбе.

Эффективный офис-менеджмент можно охарактеризовать как менеджмент малозатратный, гибкий и наступательный, что на практике означает следующее.

1. Совокупные затраты на осуществление офис-менеджмента должны быть несопоставимо малы по сравнению с общими затратами на организацию деятельности предприятия.

2. Усилия, предпринимаемые в рамках офис-менеджмента, должны быть не только подчинены генеральному плану действий и типовой управленческой технологии, но и служить объективным отражением реально складывающейся деловой ситуации на предприятии и вокруг него.

3. Решения, вырабатываемые офис-менеджером, должны предупреждать возможные негативные варианты развития деловой ситуации, а равно и отдельные события «со знаком минус», наступление которых в состоянии крайне отрицательно повлиять на экономическое положение предприятия.

В конечном счёте, эффективность офис-менеджмента складывается из совокупности функциональных усилий по администрированию и всестороннему обеспечению повседневной деятельности офиса.

Достижение обозначенной цели возможно посредством реализации в рамках стандартных управленческих функций целого ряда практических задач, составляющих сущность деятельности офис-менеджера.

С учётом специфики содержания деятельности офис-менеджера можно выделить следующий ряд функций:

а) административная (организационно-управленческая и координационная);

б) регулятивная (планово-отчётная);

в) контрольная (оценочно-учётная);

г) информационная (коммуникационно-документационная);

д) маркетинговая;

е) хозяйственная (организация жизнеобеспечения офиса).

Кроме того, в качестве самостоятельного направления деятельности офис-менеджера следует выделить руководство персоналом (подчинёнными).

Перечисленные функции можно сгруппировать в два функциональных блока: административный и обеспечивающий (рис.1).

Рис.1. Цель и функции офис-менеджмента

2.2 Административный функциональный блок

В составе административной функции можно выделить две взаимосвязанные подфункции: организационно-управленческую и координационную. В рамках организационно-управленческой функции офис-менеджер может решать следующие основные задачи:

а) организация работы офиса;

б) управление работой офиса в повседневном режиме;

в) управление работой офиса в условиях кризиса (кризисного реагирования);

г) организация рабочего дня руководителя;

д) организация личной повседневной работы (самоменджемент);

е) разработка административных процедур (технологии работы офиса).

В свою очередь, в рамках координационной подфункции офис-менеджер может решать следующие основные задачи:

а) координация работы сотрудников офиса между собой;

б) координация деятельности основных и вспомогательных подразделений офиса;

в) координация работы аппарата управления и структурных подразделений предприятия;

г) координация работы аппарата управления и филиалов (представительств) предприятия;

д) координация работы с арендодателями, коммунальными службами;

е) координация работы с деловыми партнёрами предприятия и СМИ.

Следующая функция в составе административного блока: регулятивная, которую также можно разделить на две подфункции – плановую и отчётную. В рамках плановой подфункции офис-менеджер решает следующие основные задачи:

а) планирование личной работы;

б) планирование работы офиса (на день, неделю, месяц);

в) текущее и перспективное планирование рабочего времени руководителя;

г) участие в планировании деятельности предприятия (подготовка соответствующего раздела в ежемесячный и ежеквартальный план работы, годовую программу организационного развития предприятия и т.д.

д) составление графиков работы персонала офиса (в т.ч. сменных, а также графиков дежурств, уборок, выездов и т.п.).

В рамках отчётной подфункции офис-менеджер, как правило, решает следующие задачи:

а) ведение отчётности по установленным формам (по вопросам деятельности основных подразделений офиса);

б) анализ отчётности по установленным формам (по вопросам деятельности вспомогательных подразделений офиса);

в) составление отчётов по вопросам текущей деятельности офиса для руководителя предприятия (по форме планов);

г) подготовка записок по отдельным вопросам деятельности офиса и предприятия (по указанию руководителя);

д) ведение служебной документации, в которой «накапливаются» исходные данные для подготовки отчётных документов (книги учёта и движения материальных средств, журнал учёта документов, журналы маршрутизации движения водителей и др.).

Особое место в административном блоке занимает контрольная функция. Осуществление контроля за происходящим в офисе и вокруг него имеет исключительно важное значение для эффективности его деятельности – об этом свидетельствуют и теория, и практика менеджмента. Контрольная функция также включает в себя две подфункции: оценочную и учётную.

В рамках первой из них офис-менеджер решает следующие задачи:

а) оценку качества работы персонала офиса и вспомогательных служб;

б) оценку исполнения сотрудниками офиса отдельных поручений руководителя;

в) оценку состояния офиса и рабочих мест сотрудников;

г) оценку состояния офисной оргтехники;

д) оценку состояния договоров, в т.ч. исполнение наиболее важных заказов, включая вопросы их комплектации и доставки и т.д.;

е) оценку состояния документации офиса.

Кроме того, для адекватной оценки различных процессов, и прежде всего повседневной деятельности сотрудников, офис-менеджер должен разрабатывать соответствующие оценочные критерии. В свою очередь, в рамках учётной подфункции офис-менеджер должен обеспечить своевременный и качественный документальный учёт оцениваемых показателей, в т.ч.:

а) учёт (количественный и качественный) работы персонала офиса и вспомогательных служб;

б) учёт полноты и своевременности исполнения сотрудниками офиса отдельных поручений руководителя;

в) учёт состояния офиса и рабочих мест сотрудников (и определение на этой основе необходимости проведения текущего и капитального ремонта помещений или реорганизации офисного пространства);

г) учёт состояния офисной оргтехники (и определение на этой основе необходимости оптимизации графика её обслуживания или её модернизации);

д) учёт состояния работы по договорам;

е) учёт состояния офисной документации.

2.3 Обеспечивающий функциональный блок

Обеспечивающий функциональный блок включает информационную, маркетинговую и хозяйственную функции.

Информационная функция офис-менеджмента при ближайшем рассмотрении «распадается» на подфункции: коммуникационную и документационную, тесно взаимосвязанные между собой. В рамках коммуникационной подфункции офис-менеджер осуществляет решение следующих задач:

а) обеспечение коммуникационного взаимодействия между офисом и руководителем предприятия;

б) обеспечение коммуникации деятельности руководителя предприятия (по различным техническим средствам и каналам коммуникации);

в) обеспечение коммуникационного взаимодействия между офисом и структурными подразделениями предприятия (в т.ч. его филиалами и представительствами);

г) обеспечение коммуникационного взаимодействия между офисом и деловыми партнёрами предприятия;

д) организация приёма, обработки и передачи информации по техническим средствам и каналам коммуникации (телефон, телефакс, электронная почта e-mail, телеграф, телекс, радиообмен, в т.ч. пейджинговая и радиосвязь и т.п.);

е) организация приёма посетителей (ресепшнс).

В рамках документационной подфункции офис-менеджер осуществляет решение следующих задач:

а) организация эффективного документооборота офиса;

б) организация деловой переписки, ведущейся на предприятии от имени руководителя;

в) организация хранения управленческой документации, ведение электронного архива офиса;

г) организация взаимодействия с почтовыми и курьерскими службами;

д) организация исполнения управленческих (прежде всего организационно-распорядительных и организационно-методических) документов, поддержание служебной документации офиса в актуальном состоянии;

е) организация информационно-справочной работы в соответствии с поручениями руководителя предприятия.

В следующей, маркетинговой, функции офис-менеджмента также можно выделить две базовые составляющие: экономическую подфункцию и подфункцию кризисного реагирования. В рамках экономической подфункции офис-менеджер выполняет следующие основные задачи:

а) участие в организации маркетинг-деятельности предприятия с упором на инструменты интегрированной маркетинговой коммуникации: рекламу, PR, стимулирование сбыта и POS;

б) управление корпоративным Интернет-ресурсом;

в) организация внутрикорпоративных мероприятий;

г) консультирование руководителя предприятия по вопросам ИМК, относящимся к компетенции офис-менеджера.

Что касается второй подфункции, то её реализация предполагает осуществление под руководством офис-менеджера комплекс задач, основу которых составляют связи с общественностью в условиях кризисного управления предприятием.

Весьма значительным выглядит перечень задач, решаемых офис-менеджером в рамках хозяйственной функции. В отличие от предыдущих функций в ней представляется целесообразным выделить не подфункции, а самостоятельные направления деятельности.

1. Финансовое обеспечение.

2. Материальное обеспечение.

В рамках деятельности по финансовому обеспечению офис-менеджер решает следующие основные задачи:

а) управление финансовыми ресурсами офиса (в т.ч. бюджетирование, предполагающее оптимизацию расходов на офис и контроль за офисными расходами, а также контроль за оплатой счетов, оформление необходимой бухгалтерской документации, взаимодействие с банком и поставщиками товаров и услуг);

б) организация договорной работы (в части, касающейся вопросов обеспечения офисной деятельности);

в) контрольно-инвентаризационная деятельность.

В свою очередь, в деятельности офис-менеджера по материальному обеспечению также можно выделить самостоятельные направления работы.

1. Организация текущего жизнеобеспечения деятельности офиса.

2. Организация мероприятий по предупреждению (устранению, нейтрализации) событий (явлений), нарушающих нормальное функционирование офиса.

В перечень задач по первому из обозначенных направлений входят:

а) организация и поддержание надлежащих (в т.ч. эргономических, микроклиматических и санитарно-гигиенических) условий работы в офисе в течение дня;

б) организация и осуществление эксплуатации помещения (здания) и коммуникаций в соответствии с установленными порядком и правилами;

в) обеспечение функционирования рабочих мест персонала офиса посредством проведения ежедневных профилактических и сервисных работ, а также путём замены (восстановления) необходимого офисного оборудования, имущества и материалов (канцтоваров, оргтехники, ЗИП и расходных материалов к ней, мебели и т.п.);

г) организация работы по отдельным видам обеспечения сотрудников офиса, в т.ч. медицинскому (в частности, медстрахование), бытовому (питание), техническому (обеспечение связью, в том числе мобильной), транспортному (грузовые и пассажирские перевозки), досуговому (подписка на периодические издания и обеспечение своевременной их доставки на предприятие) и т.д.;

д) оперативное организационное обеспечение сотрудников в соответствии с содержанием поступающих от них заявок (на устранение неисправностей и сбоев в работе офисного оборудования, на получение паспортов, виз, командировочных и проездных документов, а также выписок и копий из прочих документов на транспортное, гостиничное и иное обслуживание, обусловленное спецификой содержания служебных обязанностей и т.д.).

К задачам второго направления, прежде всего, относят:

а) обеспечение физической безопасности сотрудников и материальных ценностей офиса путём установления и поддержания соответствующего режима охраны труда и техники безопасности, пожарной безопасности, информационной безопасности, а также надлежащей организации охраны офиса, включая особый (пропускной) порядок доступа на рабочие места;

б) обеспечение текущего и капитального ремонта помещения (здания), в котором располагается офис, регулярных инвентаризаций помещения (здания) и находящихся в нём материальных ценностей;

в) обеспечение эффективного управления офисной инфраструктурой.

2.4 Управление персоналом офиса

В качестве самостоятельной функции следует рассматривать и управление персоналом офиса. В подчинении офис-менеджера могут быть специалисты и технические исполнители (документоведы, специалисты по информационным технологиям, секретари, архивисты и др.) поэтому ему необходимо иметь чёткое представление о системе управления человеческими ресурсами, существующей на фирме, и эффективно выполнять функции по управлению персоналом. Представленная схема послужит методической основой практической деятельности офис-менеджера (Приложение 2).[5]

 В рамках этой исключительно важной функции офис-менеджер, как правило, решает следующие основные задачи:

а) анализ потребности аппарата управления в персонале;

б) участие в поиске, отборе и найме офисного персонала;

в) определение пределов компетенции, делегирование полномочий офисному персоналу;

г) обучение и консультирование офисного персонала;

д) информирование офисного персонала по кадровым вопросам;

е) мотивация офисного персонала;

ж) контроль (оценка и учёт результатов) деятельности офисного персонала;

з) планирование деловой карьеры сотрудников офиса, инициация их перемещений для более целесообразного использования;

и) представление к увольнению сотрудников офиса по основаниям, предусмотренным трудовым законодательством;

к) ведение отчётности по офисному персоналу;

л) участие в документировании деятельности офисного персонала (трудовые договоры, приказы, должностные инструкции и т.п.)

м) повседневное руководство персоналом офиса.

Потенциальный круг задач, возлагаемый на офис-менеджера, представляется почти неограниченным. Наделяя офис-менеджера соответствующими обязанностями, не следует забывать о необходимости придания ему необходимых прав, а также, что ещё более важно, обеспечения достаточным числом помощников. В противном случае офис-менеджер, как бы ни был он компетентен, энергичен и настойчив, рискует не справится с обязанностями и «захлебнуться» в потоке дел.

2.5 Организация повседневной работы

офис-менеджера

В течение дня офис-менеджер обременён множеством обязанностей. В этой связи представляется целесообразным рассмотреть вопрос об организации повседневной работы офис-менеджера в «хронологическом» преломлении, т.е. в рамках обычного 8-часового рабочего дня, который, может легко растянуться с 8 утра… и до 8 вечера. Однако, как правило, это происходит отнюдь не по причине чрезмерной перегруженности офис-менеджера работой, а прежде всего в силу её недостаточно чёткой организации.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5