Значение секретарской службы во 2 отделе милиции

Значение секретарской службы во 2 отделе милиции

Министерство образования и науки Нижегородской области

Профессиональное училище № 4

Значение секретарской службы во 2 отделе милиции

Выпускник:

Дружаева Анастасия Николаевна

Группа № 9

Специальность: секретарь

Мастер:

Лукоянова Вера Васильевна

Преподаватель спец.технологии:

Филиппова Светлана Александровна

Содержание

1. Роль секретаря в структуре службы документационного обеспечения

1.1 Должностные обязанности секретаря в данной организации

2. Служба документационного обеспечения управления

2.1 Категории предприятия

2.2 Формы работы с документами

2.3 Структура канцелярии

2.4 Должностные обязанности руководителя канцелярии

2.5 Рабочее место секретаря и руководителя со схемами

2.6 Информационные пособия у секретаря

3. Работа секретаря по бездокументному обслуживанию

3.1 Ведение телефонных разговоров

3.2 Прием посетителей

3.3 Подготовка совещаний

3.4 Подготовка командировок руководителя и сотрудников

3.5 Работа секретаря в отсутствие руководителя

3.6 Регламент работы секретаря и руководителя

3.7 Примерная схема рабочего дня секретаря

4. Оформление ОРД и документов по личному составу

4.1 Деловые и служебные письма

4.2 Протоколы

4.3 Акты

4.4 Договоры и трудовые соглашения

4.5 Приказы по основной деятельности

4.6 Приказы по личному составу

4.7 Объяснительные записки

4.8 Докладные записки

4.9 Справки

4.10 Выписки из приказов и протоколов

4.11 Характеристика

4.12 Копия документов

5. Организация документооборота

5.1 Обработка входящих, исходящих и внутренних документов

5.2 Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов

5.3 Контроль за исполнением документов

5.4 Номенклатура дел организации

5.5 Формирование и оформление дел

5.6 Хранение дел

5.7 Передача документов на архивное хранение

6. Оргтехника и автоматизация рабочего места секретаря

7. Ведение кадровой службы секретарем

7.1 Работа с трудовыми книжками

7.2 Оформление пенсионных документов

7.3 Личные дела и личные карточки

7.4 Учет военнообязанных

8. Роль стенографии в работе секретаря. Ее применение в данной организации

9. Социально психологическая компетентность секретаря

9.1 Проявление профессионально важных деловых качеств секретаря

9.2 Роль внешнего вида секретаря в работе

9.3 Деловой контакт секретаря и руководителя

9.4 Деловой контакт секретаря и сотрудников

9.5 Роль личного обаяния

10. Выводы и предложения по ведению делопроизводства в данной организации

Используемая литература

1. Роль секретаря в структуре службы документационного обеспечения

За последние годы профессия секретаря претерпела существенные изменения. И если совсем недавно секретаря принято было называть "лицом фирмы", "правой рукой руководителя", то сегодня его уже можно сравнить с "центральной нервной системой предприятия", регулирующей многие происходящие на нем процессы. Действительно, на секретаре сходятся все внутренние и внешние связи предприятия. Именно секретарь должен быть безупречным связующим звеном между руководителем и сотрудниками, воплощающими его решения и распоряжения в жизнь; между руководителем и его деловыми партнерами, отвечая по телефону, организуя приемы, совещания, презентации, обмениваясь деловыми бумагами.

С появлением персональных компьютеров на рабочем столе секретаря упростились процедуры подготовки документов, их регистрации, поиска и хранения, однако, в последнее время возросла роль секретаря как организатора, диспетчера, консультанта.

В связи с этим появились новые требования к личностным и профессиональным качествам секретаря-референта, появились вариации названия секретарской должности такие, как ассистент, помощник по общим вопросам, офис-менеджер и т.д.

В условиях жесткой конкуренции предприятий немногие руководители могут себе позволить выбирать секретаря только по внешним данным. Такие качества, как рост, возраст и "количество печатных знаков в минуту", все больше уступают место образованности, интеллекту, коммуникабельности и стажу работы. Сегодня во всех развитых странах при подготовке секретарей особое внимание уделяют расширению профессиональной эрудиции, кругозора, повышению способности решать разнообразные деловые задачи.

От профессионального уровня секретаря во многом зависит престиж фирмы. Большое значение имеет также то, как секретарь организует работу с документами. Неряшливо оформленный служебный документ, орфографические и логические ошибки, не по адресу и не вовремя отправленное письмо или факс, забывчивость и небрежность могут нанести большой ущерб делу. Кроме того, секретарь должен быть всегда в форме, продуманно и опрятно одет, готов быстро и квалифицированно выполнить данные ему поручения, уметь спокойно, без резкости и суеты решить вопросы в рамках своей компетенции.

Основы секретарского дела можно освоить за сравнительно короткий период времени, а настоящее мастерство, как и в любой профессии, приходит с годами. Методом проб и ошибок, с приобретением необходимых наработок, постоянно повышая свой профессиональный уровень, секретарь начинает чувствовать тонкости своего дела. Это позволяет ему свободно выходить из трудных ситуаций, в частности, уметь хранить конфиденциальные сведения и быть при этом информированным и общительным человеком. Высокая планка требований и высокая оплата труда, соответствующая квалификации секретаря, сделали эту профессию престижной и привлекательной.

1.1 Должностные обязанности секретаря в данной организации

¨     Печать документов на ПК

¨     Ведение телефонных разговоров

¨     Прием посетителей

¨     Прием и обработка корреспонденции

¨     Регистрация документов

¨     Передача документов на подпись начальнику

2. Служба документационного обеспечения управления

2.1 Категории предприятия

Существуют 4 категории предприятия:

ü  1 категория – учреждения с объемом документооборота свыше 100 000 документов в год;

ü  2 категория – с объемом документооборота от 25 000 до 100 000 документов в год;

ü  3 категория – от 10 000 до 25 000 документов в год;

ü  4 категория – до 10 000 документов в год.

2 отдел милиции относиться к 3 категории, т.к.: - исходящих документов – 5 810; - входящих документов – 6 659; - внутренних документов – 3 923. Всего: 16 392 документа.

2.2 Формы работы с документами

Во 2-ом отделе милиции применяется централизованная форма, так как всю работу с документами выполняет канцелярия.

2.3 Структура канцелярии

В данной организации структурой канцелярии является секретариат, который готовит и просматривает к докладу руководителя всю входящую корреспонденцию, подготавливает проекты отдельных приказов, писем, сообщает о времени проведения совещаний, заседаний. Также секретариат выполняет функцию подразделения по контролю исполнения – осуществляет оперативный контроль за исполнением документов и за сроками исполнения поручений руководства. Помимо этого, секретариат осуществляет учет регистрации корреспонденции, оформляет и рассылает распорядительные документы, проверяет правильность составления, оформления и качества документов, предоставляемых на подпись руководству, принимает и регистрирует заявления, жалобы и просьбы трудящихся. Направляет письма и жалобы в соответствующие структурные подразделения, организует прием посетителей. Занимается перепечаткой документов с оригинала.

2.4 Должностные обязанности руководителя канцелярии

Руководителем канцелярии во 2-ом отделе милиции является секретарь. В его обязанности входит:

1.          Прием и обработка корреспонденции.

2.          Передача документов на подпись руководителю.

3.          Организация совещаний.

4.          Прием и фильтрация телефонных звонков.

5.          Контроль за сроками исполнения документов.

6.          Прием посетителей.

2.5 Рабочее место секретаря и руководителя

Рабочее место секретаря

На рабочем месте располагаются:

1.          ПК

2.          Телефон

3.          Дырокол

4.          Подставка для карандашей

5.          Перекидной календарь

Рабочее место секретаря во 2 отделе милиции находится в помещении смежном с кабинетом руководителя. На рабочем месте соблюдаются все необходимые правила: отсутствует световая и шумовая вибрация, порядок на рабочем месте, телефон располагается слева от секретаря, в ящиках стола находятся бумаги и картотеки. Но есть и недочеты, так как свет должен падать сверху и слева, то здесь, как мы видим из схемы, он находится за спиной секретаря. В комплект мебели для секретаря входит: подъемно-поворотное кресло, стол-приставка, шкаф для хранения документов.

Рабочее место руководителя

Рабочее место руководителя образуется в отдельном кабинете и состоит из 2-х функциональных зон: рабочая зона, зона для совещания и переговоров. В комплект мебели для руководителя входит: письменный стол, стол и стулья для посетителей, подъемно-поворотное кресло. Стол для посетителей расположен перпендикулярно столу руководителя.

На рабочем столе руководителя располагаются:

1.          ПК

2.          Телефон, факс

3.          Канцелярский письменный прибор

4.          Папки с быстродействующими зажимами

5.          Деловой блокнот

2.6 Информационные пособия для секретаря

1.          Должностная инструкция секретаря.

2.          Телефонный справочник.

3.          Справочник местных телефонов организации.

4.          Список сотрудников и их домашних телефонов.

5.          Необходимый минимум юридической литературы:

a)                      Гражданский кодекс РФ;

6.          Номенклатура дел организации.

7.          Рабочий дневник-ежедневник.

3. Работа секретаря по бездокументному обслуживанию

3.1 Ведение телефонных разговоров

Во 2 отделе милиции при работе на телефоне в обязанность секретаря входит: прием телефонных звонков, ответ абоненту, фильтрация звонков и соединение руководителя с абонентом, если это необходимо.

Секретарь выполняет основную задачу при работе на телефоне, т.е. освобождает руководителя от звонков к нему не адресованных.

Пример телефонного разговора, когда звонят секретарю

-          Второй отдел милиции, здравствуйте.

-          Здравствуйте, мне бы Дмитрия Геннадьевича.

-          Он сейчас на совещании, перезвоните попозже.

-          Спасибо, до свидания.

Пример телефонного разговора, когда звонит секретарь

- Центральное РУВД, здравствуйте!

- Здравствуйте, скажите пожалуйста, когда состоится совещание о подведении итогов работы за 1 квартал 2005 г.

- Совещание состоится 15 апреля.

- Спасибо, до свидания!

При работе на телефоне секретарь выполняет 3 основных момента:

-          краткость;

-          вежливость;

-          сдержанность.

Всю необходимую информацию, полученную при телефонном разговоре, секретарь записывает в блокнот.

Запись производится по следующей форме:

Для _____________________________

Дата ______________________________

От _________________________________

По какому вопросу ______________________

Алгоритм телефонного разговора в организации

Алгоритм телефонного разговора выдерживается:

1.          15 сек. – представление сторон.

2.          30 сек. – проблематизация разговора, введение в курс собеседника.

3.          80 сек. (± 20) – обсуждение ситуации.

4.          20 сек. – заключение разговора.

Продолжительность разговора: 2 мин. 25 сек.

Телефонограмма

27.03.2005 г. в 10.00 состоится координационное совещание в прокуратуре по вопросу: "Совершение правонарушений и преступлений в быту".

Передал: Калинцков.

Принял: Баева.

3.2 Прием посетителей

В данной организации прием посетителей на 4 вида не подразделяется. Сотрудники своей организации могут проходить к руководителю беспрепятственно, без доклада секретаря. Время приема посетителей проходит в любое время, определенных часов нет.

Секретарь хорошо знает распределение обязанностей и вопросов между руководящими работниками учреждения и направляет посетителей к компетентному сотруднику, освобождая тем самым руководителя от посетителей к нему не адресованных. При приходе посетителя секретарь сообщает о нем руководителю лично.

Если руководитель отсутствует по какой-либо причине, секретарь направляет посетителя к другому сотруднику или назначает другое время приема. Если прием отменяется по неожиданным обстоятельствам, секретарь сообщает об этом посетителю и договаривается о времени, на которое прием переносится.

Регистрация посетителей в специальном журнале не ведется.

3.3 Подготовка совещаний

При подготовке совещания секретарь выполняет следующие правила:

1.          Готовит необходимые материалы совещания.

2.          Составляет список участников совещания.

3.          Определяет место, где будет проходить совещание. Обычно совещание проходит в кабинете руководителя.

4.          Регистрация участников не ведется.

5.          Согласовывает с руководителем и составляет список лиц или организаций, которым необходимо направить материалы совещания.

Секретарь на совещании не присутствует, протокол не ведется.

Пример совещания

В данной организации каждое утро в 9.00 проводится летучка сотрудников, на которой присутствуют участковые и следователи.

Также каждую неделю проводятся совещания, на котором присутствуют все сотрудники отдела (следователи, оперуполномоченные, инспектора ПДН, участковые, работники уголовного розыска).

3.4 Подготовка командировок руководителя и сотрудников

Для подготовки служебных командировок секретарь:

1.          Подбирает необходимую информацию для командировки.

2.          Готовит материалы и документы, необходимые для командировки.

3.          Оформляет командировочное удостоверение.

4.          По возвращению руководителя секретарь обрабатывает материалы командировки (передает их отдельным сотрудникам или в соответствующие структурные подразделения).

3.5 Работа секретаря в отсутствии руководителя

В отсутствие руководителя секретарь должен отвечать на телефонные звонки, записывать вопросы, с которыми обращались посетители по телефону и при личном визите. В отсутствие руководителя секретарь на работу не опаздывает и не уходит раньше своего рабочего времени, так как секретарь является правой рукой руководителя и представляет интересы как руководителя, так и всей организации в целом.

3.6 Регламент работы секретаря и руководителя

1.          Рабочий день секретаря и руководителя начинается в 8 часов.

2.          Через час после начала рабочего дня, т.е. в 9.00 секретарь докладывает руководителю о корреспонденции.

3.          Обед секретаря совпадает с обедом руководителя – 13.00-14.00.

4.          В 15 часов заканчивается рабочий день секретаря.

5.          В 17 часов заканчивается рабочий день руководителя.

3.7 Примерная схема рабочего дня секретаря

8.00 - приход секретаря на работу.

9.00 – получает корреспонденцию.

10.00 – докладывает руководителю о корреспонденции.

11.00 – собирает для подписи исполненные документы.

12.00 - забирает у руководителя отработанные материалы.

13.00-14.00 – обеденный перерыв секретаря.

14.00 – подшивка документов в дела.

14.45 – приводит в порядок рабочее место.

15.00 – уход секретаря с работы.

В течение дня секретарь принимает посетителей и отвечает на телефонные звонки, выполняет печатные работы, копирует и размножает материал по указанию руководителя.

4. Оформление орд и документов по личному составу

4.1 Деловые и служебные письма

Пример служебного письма

Анализ служебного письма

В данном документе имеются следующие недочеты:

1.      Адресат оформлен от 11 см, а по ГОСТу Р 6.30-2003 адресат оформляется от 8,5 см.

2. В адресате между должностью и фамилией нет интервала.

3. Текст оформлен через 1 интервал.

4. Между текстом и подписью не установлен нужный интервал.

5. Инициалы стоят после фамилии.

6. От текста до подписи – 2 интервала.

Оформление письма в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5