Підприємництво

при організації документообігу належить:

. напрям потоку, який визначається пунктами відправлення та призначення;

. обсяг потоку, який визначається кількістю документів, які проходять за

. одиницю часу;

. структура потоку, яка визначається різновидом документів, авторством та

. іншими ознаками класифікованого поділу;

. режим потоку, який визначається періодом руху документів через пункти

обробки.

До документообігу ставлять ряд вимог, які обов'язкові для дотримання в

усіх установах:

. прямоточність руху документів, проходження документів найкоротшим шляхом;

. вибірковість розподілу документів між керівниками та спеціалістами

відповідно до їх функціональних обов'язків;

. зумовленість переміщення документів діловою необхідністю, виключення

непотрібних, дублюючих інструкцій та дій,

. одноманітність маршруту руху та складу технологічних операцій для масових

категорій документів;

. однократність виконання кожної операції;

. паралельність виконання різних операцій.

При проектуванні документопотоку в установах складають схеми. Це дозволяє

встановити раціональні маршрути та етапи обробки документів, уніфікувати

шляхи руху, порядок обробки різних категорій та встановити на цій підставі

порядок роботи з документами в установах.

Схема документообігу розробляється документаційною службою та

погоджується з керівниками зацікавлених структурних підрозділів. Затверджує

схеми документообігу керівник документацшної служби або установи. Схема

може бути розроблена для всіх документів або для різних їх категорій.

Реєстрація документів - фіксація факту створення або отримання документу

шляхом надання йому порядкового номеру та запису встановлених відомостей

про нього. Вона необхідна для обліку, контролю та пошуку документів,

придання йому юридичної сили.

В установі реєструють не всі, а найбільш важливі документи.

Обов'яаково реєструють:

. документи, які надходять з вищестоящих органів та які направляються до

них;

. листи та запити народних депутатів;

. найважливіші внутрішні документи - накази, розпорядження, протоколи,

плани, звіти, доповідні та пояснювальні записки, довідки тощо;

. звернення громадян;

. договори,

. найважливіше листування.

Частина документів, які створюються в установах та надходять до них, не

реєструються:

. первинні документи бухгалтерського, матеріального, статистичного обліку

та звітності;

. вітальні листи та телеграми,

. проспекти, запрошення, прейскуранти;

. норми затрат матеріалів;

. малозначиме листування з адміністративно-господарських, кадрових та

інших питань;

. програми, повістки дня, наряди, заявки,

. документи, які надходять у копіях для відомостей;

. більша частина документів, що не потребують виконання.

Документи реєструють в установі один раз. Якщо відомості про

документооборот необхідні структурним підрозділам, одночасно створюють

декілька реєстраційних карток, кожну з яких передають в структурний

підрозділ. Дчя реєстрації використовують єдині реєстраційні форми:

реєстраційну картку та журнали.

Вхідні документи реєструються в день надходження, вихідні та внутрішні в

день підписання.

В картці, яка складена на ініціативний вхідний документ, фіксують

короткий зміст, дату та індекс відповідного документа, посаду та прізвище

особи, яка підписала його. При відсутності письмової відповіді вказують

ким, колії і як про це повідомлений автор документа. Наведений запис

засвідчується підписом виконавця документа з вказівкою його посади,

ініціалів та прізвища.

У картці, яка складена на ініціативний вхідний документ, в грифі вказують

дат}' отримання відповіді на нього, індекс та короткий зміст листа автора,

в ряді випадків - посада та прізвище особи, яка його підписала. Якщо

відповідний документ відсутній, записують коли і яке рішення прийнято з

розгляду питань. Запис засвідчується підписом виконавця документа із

вказанням його посади, прізвища та ініціалів. Якщо в процесі виконання

складався новий документ, вказують його дат}7 та індекс, посаду та прізвище

особи, яка підписала, виконавець посвідчує цей запис із зазначенням своєї

посади, ініціалів та прізвища.

Справа - це сукупність документів або документи, які стосуються одного

питання чи діяльності й уміщення в окрему обкладинку.

Формування справи - це визначення незалежності документів до певної

справи та систематизація документів у середині справи.

Справи формують централізовано за місцем реєстрації документа у

канцелярії підприємства.

Правила формування справ такі:

. у справу підшивають документи, роботу з якими закінчено;

. у справу підшивають оригінали чи копії, завірені в установленому порядку;

. документи, що мають різні терміни зберігання, групують у різні справи;

. документи з одного питання підшивають в одну справу (у кожній справі або

томі справи має бути не більше ніж 250 аркушів; може. бути кілька томів

однієї справи);

. до справи вносять лише один примірник документа;

. кожний документ, внесений до справи, має бути належним чином оформлений

(містити позначку про виконання документа й направлення його до справи);

. як правило, до справи вносять документи одного календарного року

(навчального року, виборного періоду),

. у справу не підшивають документи, що підлягають поверненню, а також

чернеток доку меш їв,

. у середині справи документи розтошовують у хронологічній (номерній)

послідовності (документи, термін зберігання яких становить до 10 років

включно, можна розтошовувати у зворотній хронологічній послідовності).

Статут підприємства та інші засновницькі документи вміщують в окрему

справу.

Оформлення справ - це комплекс робіт з переплетення, нумерації сторінок,

складення завірюваного напису, внутрішнього опису документів (у необхідних

випадках), внесення необхідних уточнень до реквізитів обкладинки (уточнення

найменування організації, діловодного індексу та заголовку, дати справ та

ін.).

Оформлення справ починається з моменту їх заведення в діловодстві та

закінчується у процесі підготовки для передачі до відомчого архіву після

закінчення календарного року, в якому вони були заведені.

Оформлення справ проводиться працівниками служби діловодства організації

та структурних підрозділів, у веденні яких знаходяться заведення та

оформлення справ.

Всі документи, які сформовані у справи постійного та тимчасового (більше

10 років) зберігання та з особового складу, повинні підшиватися або

переплітатися. При підготовці документів до підшивки вилучаються шпильки,

скрепки та інші металеві предмети.

Документи повинні підшиватися таким чином, щоб забезпечити можливість

вільного прочитання тексту, дат, віз та резолюцій.

Після закінчення діловодного року передаються до архіву справи постійного

та тимчасового (більше 10 років) зберігання та з особливого складу, які

пройшли експертизу цінності, сформовані та оформлені вщповщно до вимог

державного стандарту.

Передача справ до відомчого архіву здійснюється, як правило, за графіком-

який складається завідувачем відомчим архівом (або особою, яка відповідає

за архів) та попередньо погодженим з керівником структурних підрозділів, і

затвердженим керівником установи.

Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання передачі де відомчого

архіву не підлягають і повинні зберігатися централізовано в канцелярії

секретаріаті чи іншій службі діловодства або в структурних підрозділах. У

виняткових випадках за рішенням керівника організації вони можуть бути

передан:

до відомчого архіву за описом або номенклатурою справ, що визначає

відомчий архів.

Правильність формування та оформлення справ, відповідність їх кількості

описів та номенклатурі справ перевіряються співробітниками архіву на стаді

підготовки справ до передачі у відомчий архів. При встановленні недоліків

';

формуванні справ працівники структурних підрозділів зобов'язані їх

усунути.

Справи приймає завідувач відомчим архівом (спеціальний співробітник

архіву) або особа, яка відповідає за архів, у присутності працівника

структурного підрозділу, який їх здає.

При прийнятті особливо цінних справ перевіряється кількість аркушів у

справі.

КАДРОВА СЛУЖБА.

Відділ кадрів є самостійним структурним підрозділом апарату управління

і діє на підставі даного положення.

Відділ кадрів підпорядковується заступнику директора з кадрів та збуту у

методичному керівництві - кадровим службам. У своїй роботі відділ

кадрів керується постановами уряду, рішенням місцевих органів влади і

управління, відповідним нормам права, наказам міністерства та керівника.

На відділ кадрів покладаються обов'язки, передбачені даним положенням.

Відділ кадрів має круглу печатку (із зазначенням своєї назви) і штамп.

Відділ кадрів здійснює такі функції:

. Здійснює принцип підбору і розстановки кадрів за діловими якостями,

контроль за правильним використанням їх на роботі.

. Проведення заходів щодо формування стабільного колективу, зниження

плинності персоналу і зміцнення трудової дисципліни.

. Забезпечення підприємств персоналом необхідних спеціальностей, професій

відповідно до плану.

. Складання перспективних і поточних планів потреби у персоналі і джерелах

його поповнення.

. Організація і забезпечення підприємства персоналом.

. Контроль за викрнанням персоналу відповідно до його професії,

спеціальності.

. Контроль виконання трудового законодавства у підрозділах підприємства.

Начальник і персонал відділу кадрів несуть відповідальність за:

. забезпечення підприємства персоналом;

. стан облік та звітності, зберігання документів і ведення діловодства.

Посадова інструкція - це нормативний документ, в якому визначено функції,

права та обов'язки працівника підприємства (організації, установи).

Розроблена й застосовується підсистема уніфікованих форм документів щодо

забезпечення кадрами органів державного управління, яка є складовою

уніфікованою системи організаційно-розпорядчої документації. Її розробка

спричинена створенням уніфікованих документаційних комплексів, придатних

для використання в автоматизованих системах управління (АСУ) ї умовах

застосування традиційних методів оброблення документів. Зазначену

підсистему рекомендовано для використання на всіх рівнях управління.

Розвиток електронно-обчислювальної техніки та впровадження

автоматизованих систем управління (АСУ) вимагає проведенім документів до

однорідності за формою та за послідовністю розміщення в них інформації.

Створення уніфікованих систем документації - одне з найважливіших напрямів

розробки (АСУ).

Діє біля 20 уніфікованих систем документації. Ознаки призначення та склад

уніфікованої системи документації встановлюється стандартами, які видаються

на кожну систему.

АСУ «Кадри» - це окрема діловодна операція з виробничої частини

організаційно-розпорядчих документів. Вона дозволяє зменшити час на пошук,

оформлення необхідних документів, звільнює працівників від нетворчих

операцій і падає їм можливості користуватися більш цінним, достовірним,

своєчасно отриманим та зручним для сприймання комплекс-ом інформації.

Накази по особовому складу регламентують прийняття громадян на роботу.

переміщення працівників на інші посади, звільнення, надання різних

відпусток, заохочень, накладання стягнень та ін.

На підстав киданого наказу (розпорядження) про зачислення особи на роботу

працівник відділу кадрів (секретар-референт, технічний секретар) заповнює

документ первинного обліку - особову картку, робить відповідні записи у

трудовій книжці, формує особову справу; бухгалтерія відкриває особовий

рахунок.

Особова картка працівника є основним документом з обліку особового складу

на підприємстві.

Працівник при оформленні на роботу пише заяву про прийняття на роботу,

як правило, адресують керівнику підприємства.

Заява про прийняття на роботу після її розгляду азом з іншими необхідними

документами слугує підставою для видання наказу (розпорядження) про

зачислення особи на. роботу В разі відмови заявникові його повідомляють про

це усно чи -письмово.

При прийомі на роботу між працівником і власником підприємства

укладається трудовий договір, за яким працівник зобов'язується виконати

роботу, визначену цим договором, з підляганням внутрішньому трудовому

розпорядкові, а власник підприємства, установи, організації або

уповноважений ним орган зобов'язується виплачувати працівникові заробітну

плату і забезпечення умови праці, необхідні для виконання роботи,

передбачені законодавством про працю. колективний договір і угодою сторін.

Працівник має право реалізувати свої здібності до продуктивної і творчої

праці шляхом укладення трудового договору на одному або одночасно на

декількох підприємствах в установах, організаціях, якщо інше не

передбачене законодавством, колективним договором або угодою сторін.

Особливою формою трудового договору є контракт, в тому строк його дії,

права, обов'язки і відповідальність сторін (тому числі матеріальна), умови

матеріального забезпечення і організації праці працівника, умови розірвання

договору, в том)' числі достроковно, можуть встановлюватися угодою сторін.

Переведення на іншу роботу на тому ж підприємстві, в установі,

організації, а також переведення на роботу на інше. підприємство разом з

підприємством, установою, організацією, допускається тільки за згодою

працівника, за винятком випадків, передбачених у статтях 33 і 34 Кодексу

законів про працю України та в інших випадках, передбачених законодавством.

Не вважається переведенням на іншу роботу і не потребує згоди працівника

переміщення його на тому ж підприємстві, в установі, організації на інше

робоче місце, в інший структурний підрозділ у тій же місцевості, доручення

роботи на іншому механізмі обумовленої трудовим договором. Власник або

уповноважений ним орган не має права переміщати працівника на роботу,

протипоказану йому за станом здоров'я.

У зв'язку із змінами в організації виробництва і праці допускається зміна

істотних умов праці при продовженні роботи за тією ж спеціальністю,

кваліфікацією чи посадою. Про зміну істотних умов праці - систем та

розмірів оплати праці, пільг, режиму роботи, встановлення або скасування

неповного робочого часу, суміщення професій, зміну розрядів і найменування

посад та інших -працівник повинен бути повідомлений не пізніше ніж за два

місяці.

Трудовий договір укладений на невизначений строк, а також строковий

трудовий договір до закінчення строку його чинності можуть бути розірвані

власником або уповноваженим ним органом лише у випадках:

зміни в організації виробництва і праці, в тому числі ліквідації,

реорганізації або перепрофілювання підприємства, установи, організації

скорочення чисельності або штату працівників;

виявленої невідповідності працівника займаній посаді або виконанню роботі

внаслідок недостатньої кваліфікації або стану здоров'я, які перешкоджають

продовженню даної роботи;

систематичне невиконання працівником без поважних причин обов'язків,

покладених на нього трудовим договором або правилами внутрішнього трудового

розпорядку, якщо до працівника раніше застосовувались заходи

дисциплінарного чи громадського стягнення;

прогулу (в тому числі відсутності на роботі більше трьох годин протягом

робочого дня) без поважних причин,

нез'явлення на роботу протягом більш як чотирьох місяців підряд внаслідок

тимчасової непрацездатності, не рахуючи відпустки по вагітності і родах. За

працівниками, які втрат чи працездатність у зв'язку з трудовим каліцтвом

або профілем захворюванням, місце роботи (посади) зберігається до

відновлення працездатності або встановлення інвалідності;

поновлена на роботі працівника, який раніше виконував цю роботу:

поява на роботі в нетверезому стані, у стані наркотичного або токсичного

сп’яніння; вчинення за місцем роботи розкрадання (в тому числі дрібного)

майна власника, встановленого вироком суду, що набрав законної сили; чи

постановою органу, до компетенції якого входить накладання грошового

стягнення або застосування заходів громадянського впливу. До працівників

підприємств установ, організацій можуть застосовуватись будь-які

заохочення, що містяться в затверджених трудовими колективами правилах

внутрішнього трудового розпорядку.

За порушення трудової дисципліни до працівника може бути застосовано

тільки один з таких заходів стягнення:

• догана;

• звільнення;

Законодавством, статутами і положеннями про дисципліну можуть бути

передбачені для окремих категорій працівників й інші дисциплінарні

стягнення.

До групи кадрових документів належать накази по особовому складу, які

регламентують питання прийняття на роботу, переведення , звільнення,

надання різних відпусток, стягнення, заохочення і відрядження.

У порівнянні з наказами з основної діяльності, складання і оформлення

наказів по особовому складу має деякі особливості. У заголовку такого

наказу пишуть: «По особовому складу». Констатуюча частина може опускатися.

У ухвалювальній частині пункти розміщюють у певній послідовності:

призначення на посада, переведення, надання відпустки, звільнення з

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15