Оцінка ефективності організаційного управління в охоронному агентстві

2) методи психологічної мотивації

Методи психологічної мотивації є універсальними методами надання впливу на свідомість і волю, поводження тих або інших виконавців. Залежно від змісту можна виділити два основні різновиди методів:

Переконання, тобто застосування комплексу різних прийомів спонукального забезпечення належного службового поводження виконавців, розглядається як головний метод діяльності керівників. Практично воно втілено в різноманітних формах виховної й роз'яснювальної діяльності, заохочення зразкового поводження, показу кращих прикладів дій. Воно реалізується шляхом послужливо-профілактичних дій, інформування, закликів, пропаганди, вселяння й т.д. Переконання сприяє закріпленню у виконавців необхідних норм службової діяльності, спонукує їх співвідносити свої дії з інтересами органів безпеки (їхніх організаційних ланок) у цілому.

Примус, тобто застосування комплексу різних прийомів примусового забезпечення належного службового поводження виконавців, оцінюється як допоміжний метод діяльності керівників. Воно застосовується у випадках не належного поводження виконавців, їхнього відхилення від вимог, виражених у відповідних управлінських рішеннях. Практично воно реалізується шляхом використання різних примусових мір моральної або юридичної відповідальності. При здійсненні примуса в основному не враховуються думки й бажання виконавців. Воно базується на системі вимог, пропонованих до виконавців, які виконують у рамках наданих їм прав певні службові обов'язки.

3) методи соціальної мотивації

Суть методів соціальної мотивації полягає в тім, що керівники впливають не безпосередньо на особистості виконавців, а на умови їхньої діяльності, на зовнішні стосовно особистостей обставини, що породжують у виконавців певну зацікавленість. Службову діяльність виконавців завжди стимулює сукупність якісно різних соціальних факторів, їхня певна система. Основний компонент стимулювання - предметно-речовинне середовище, практика відносин, умови діяльності виконавців [3].

Залежно від змісту серед методів соціальної мотивації можна виділити наступні основні різновиди методів:

- матеріальних

Як матеріальні стимули в різних організаційних ланках керівники використають посадові грошові оклади, грошові надбавки за певну кількість успішно вислуженого років, за різні звання, ступені й т.п.

- духовних стимулів

У якості духовних - військові нагороди, спеціальні (військові й почесні) звання й знаки розходження, подяки, почесні грамоти й т.д.

1.4 Засоби управління

Як основні засоби управління в органах безпеки, як правило, використають різноманітну інформацію. Під службовою інформацією розуміються повідомлення — сукупність відомостей (даних), які використаються або в принципі можуть бути використані керівниками у своїй діяльності.

При цьому цільове призначення є єдиним критерієм, що дозволяє виділити службову інформацію із всієї маси соціальної інформації.

У цей час у зв'язку з рядом специфічних особливостей управління керівники воліють мати справу з інформацією, зафіксованої в писемній формі, у вигляді видимої мови на паперових і інших носіях. Саме така інформація є придатною, надійною й зручною для використання в практичній діяльності.

Дуже важливим є й та обставина, що для практичної діяльності керівники можуть використати не будь-яку інформацію, а лише ту, котра має певне юридичне значення, тобто може викликати ті або інші юридичні наслідки. Останнє можливо тільки в тому випадку, якщо інформація оформлена відповідно до діючого правового порядку.

Залежно від змісту вся службова інформація може бути підрозділена на два класи:

1) властиво управлінська (організаційна, командна, керівна);

2) обліково-довідкова (відомості стану, довідкова) - це відомості констатуючого й оціночного характеру про стан справ, цілі, засоби, методи, процеси і результати тих або інших дій і т.д.

Основними змістовними компонентами, властиво управлінської інформації, є різні управлінські рішення. Виходячи із сутності й призначення управління в органах безпеки, можна визначати управлінські рішення як обрані керівниками одні з можливих варіантів (кращі з їхнього погляду на момент вибору) майбутнього створення, підтримки й розвитку внутрішніх умов, що дозволяють виконавцям досягати найкращих результатів у даній конкретній обстановці.

Зміст управлінських рішень такий, щоб можна було однозначно відповісти на наступні ключові питання: чому (в ім'я чого), як (яким образом), хто (які, за допомогою чого), коли, де, у яких (при яких) умовах будуть діяти керівники?

Практично використовуються різноманітні по змісту управлінські рішення, наприклад, регламентаційні, розпорядницькі, кадрові, ресурсні, планові, контрольні, оцінні. У них можуть обґрунтовуватися всі або окремі компоненти діяльності керівників тих або інших організаційних ланок.

По ступені унікальності такі рішення можуть бути: рутинними (нетворчими) і унікальними (творчими); по ступені невизначеності (повноти інформації) - в умовах визначеності, в умовах ризику (імовірнісної визначеності) і в умовах невизначеності; по чисельності можливих варіантів - бінарні («так» або «ні»), стандартні (нечисленний набір), різноманітні (велике, але кінцеве число) [4].

Слід зазначити, що рішення «несуть» у собі основний «управлінський заряд». Саме вони багато в чому визначають успіхи в службовій діяльності виконавців.

1.5 Системи управління в органах безпеки

Для систем управління в органах безпеки характерні наступні риси:

- Це цільові системи. Вони завжди формуються, функціонують і розвиваються заради досягнення певних цілей, які задаються їм ззовні або виробляються усередині них; у кожному разі вони є інструментом або окремими особами, або групи осіб, або держави в цілому;

- Це ієрархічні системи. Вони завжди мають пірамідальну побудову з єдиним управлінським центром на вищому рівні; а за структурними принципами повторюють будову цілей, для досягнення яких властиво й існують; у кожному разі основними є керуюча (суб'єкт управління) і керована (об'єкт управління) підсистеми;

- Це «людські» системи. Вони завжди являють собою спільності людей, тобто сукупності людей, які не просто взаємодіють, а взаємозалежать - дії одних з них обумовлені й викликають дії інших заради досягнення загальних для всіх цілей.

Виходячи із цього, органи безпеки, їх підрозділи й первинні ланки - це цільової, ієрархічні спільності людей. Внаслідок певної організаційної оформленості такі спільності мають надзвичайно важливу системну якість - здатність більш-менш успішно реалізовувати ті цілі, заради досягнення яких вони створюються, функціонують і розвиваються.

Системи управління в органах безпеки визначені як сукупність взаємозалежних і функціонуючих компонентів (організаційних ланок), упорядкованих таким чином, що в результаті в них (сукупностях) виникають нові загальні якості, відсутні в утворюючих їх окремих компонентів, зв'язків і процесів.

Склади систем управління в органах безпеки — це сукупності компонентів (підсистем), що утворять у цілому ці системи. Як компоненти виступають різноманітні об'єднання співробітників: органи безпеки, їх підрозділи й первинні ланки. Кінцевими (неподільними) елементами є окремі співробітники.

Залежно від виконуваних функцій, необхідних для досягнення певних їм цілей, серед підсистем виділяються два основні різновиди: 1) суб'єкти управління - керівники, що формують, застосовують і оцінюють управлінські рішення в ході реалізації управлінських функцій, і 2) об'єкти управління - організаційні ланки, виконавці, що реалізують у процесі службової діяльності базові (предметні) функції.[5]

Між цими підсистемами не існує абсолютних границь: будучи суб'єктами управління стосовно тих або інших об'єктів, вони самі є об'єктами управління стосовно інших суб'єктів. Так, начальники окремих органів безпеки є одночасно керівниками стосовно всіх співробітників цих органів і виконавцями стосовно керівництва центра. Начальники відділів - керівники стосовно співробітників даних відділів і виконавці стосовно начальників органів безпеки. Начальники відділень - керівники стосовно співробітників цих відділень і виконавці стосовно начальників відділів. Оперативні співробітники є керівниками стосовно позаштатних співробітників і виконавцями стосовно начальників відділень.

Всі складені компоненти систем управління (від органів безпеки, відділів і відділень до конкретних оперативних співробітників і апаратів позаштатних співробітників) звичайно позначаються терміном «організаційні ланки» («ланки»). При цьому органи безпеки нерідко називаються основними організаційними ланками, відділи й відділення - підрозділами, оперативними співробітниками, й апарати позаштатних співробітників - первинними ланками.

Структури систем управління в органах безпеки — це будова тих або інших систем, взаємне розташування їхніх складених компонентів (підсистем) і зв'язки між ними.

Нерідко в управлінській літературі структура розуміється як сукупність елементів і зв'язків між ними.

Структури мають ієрархічний, ступеневий характер. Ступені (рівні) - це сукупності організаційних ланок, розташованих на певних ієрархічних позиціях структур систем управління. Так, перший рівень - керівники окремих органів безпеки, другий - керівники відділів, третій - керівники відділень, четвертий - оперативні співробітники, п'ятий - позаштатні співробітники.

Всі організаційні ланки взаємозалежні. Зв'язку між ними мають інформаційний характер і підрозділяються на два типи:

1) вертикальні зв'язки (між організаційними ланками, розташованими на різних ієрархічних рівнях)- зв'язки субординації;

2) горизонтальні зв'язки (між організаційними ланками, розташованими на тих самих ієрархічних рівнях)- зв'язки координації.

Вертикальні ж зв'язки підрозділяються на лінійні (підпорядкування по всіх функціях) і функціональні (підпорядкування по окремих функціях).

Мал.1.1. Лінійно-функціональна організаційна структура

У системах управління цілі й функції, склади й структури можуть виникати, існувати й розвиватися або нормативним способом, або мимовільно. У першому випадку мова йде про формальні системи управління, у другому — про неформальні.

Формальні системи управління характеризуються наявністю цілей, порядку діяльності по їхньому досягненню, складів і структур, установлених відповідними положеннями, інструкціями, методичними рекомендаціями й т.д.

Неформальні виникають на основі реальних взаємних відносин людей, єдності й суперечливості їхніх поглядів, схильностей, інтересів і т.д.

Необхідність створення й використання в органах безпеки формальних систем управління обумовлена об'єктивними обставинами.

Різні організаційні ланки, як різновид соціальних систем, відносяться до числа надскладних систем. Виділяється чотири основних види складності цих організаційних ланок.

Перший ступінь складності (абсолютна - об'єктивна, закладена в природі самих організаційних ланок) характеризується множинністю елементів-виконавців.

Другий ступінь складності (відносна - суб'єктивна, обумовлена здатностями їх керівників) виникає через розмаїтість елементів-виконавців. Така розмаїтість стосується не тільки цілей і функцій, прав і обов'язків, відповідальності виконавців, але і їх природних (психологічних і фізіологічних) якостей.

Третій ступінь складності організаційних ланок визначається різноманіттям зв'язків між елементами-виконавцями, тим більше якщо ці ланки мають ієрархічну будову. Причому максимум складності виникає через протиріччя між окремими виконавцями, групами виконавців на різних рівнях.

Четвертий ступінь складності викликається відомою автономією окремих виконавців, груп виконавців на різних ієрархічних рівнях.

Керівники при цьому мають справу зі своєю головною проблемою - невизначеністю, суб'єктивністю основного «матеріалу» організаційних ланок, тобто наявністю у виконавців власних потреб, інтересів, установок, мотивів, більшої або меншої волі вибору дій [3].

У результаті складність різних організаційних ланок часто перевищує можливості їхніх керівників управляти ланками, включеними в них виконавцями, що відбуваються в них процесами. У такій обстановці виникають різні проблеми.

Ці проблеми керівники можуть дозволити або шляхом звуження діапазону управління, або шляхом спрощення пристрою ланок.

Звужуючи діапазон управління, керівники тих або інших організаційних ланок прагнуть обмежити кількість виконавців, безпосередньо їм підлеглих у різній формі, наближаючи його до нижньої границі діапазону.

Діапазон управління обмежується кількістю відносин між керівниками й виконавцями, а також між самими виконавцями. При цьому виділяється три роди відносин:

1) безпосередньо індивідуальні (керівники — виконавці)

2) безпосередньо групові (керівники — виконавці в присутності інших виконавців)

3) пересічні (виконавці — виконавці)

Із численних факторів, що визначають потенційний діапазон управління, основними є наступні:

а) ступінь труднощів завдань виконавців;

б) ступінь важливості завдань виконавців;

в) ступінь різнорідності завдань виконавців;

г) наявність (відсутність) стійких зв'язків між керівниками й виконавцями;

д) територіальне розміщення виконавців;

е) ступінь самостійності керівників;

ж) наявність (відсутність) у керівників помічників;

з) рівень культури виконавців і керівників;

и) кваліфікація виконавців і керівників, і т.д.

В органах безпеки в інтересах спрощення різних організаційних ланок частіше інших застосовується метод формалізації, що розуміє як синонім методу стандартизації поводження.

Формалізація виступає у вигляді свідомо створюваних зразків функціонального поводження (статуси, зв'язки, процедури й т.д.), а також як елемент організованості. Всі вони фіксуються в єдиній системі найрізноманітніших норм (правових, організаційних, технологічних і т.п.). При цьому різні організаційні ланки будуються як безособові системи.

Основними елементами формальних систем управління є:

1) системи посад, створювані в процесі спеціалізації, кожна з яких наділяється конкретними обов'язками, правами й відповідальністю так, що всі вони не повторюються, як правило, навіть у двох з них;

2) системи комунікацій, що утворять канали організаційних зв'язків, які забезпечують проходження службової інформації, необхідної для успішної взаємодії й функціонування;

3) системи процедур, що забезпечують упорядковане найбільш успішне виконання найбільш важливих видів діяльності.

Будова формальних систем управління в органах безпеки характеризується взаємним розташуванням тих або інших організаційних ланок у їхньому складі й наявністю сукупності безособових зв'язків між ними. Такі зв'язки цілеспрямовано вводяться за допомогою відповідних норм. Структури є тією формальною основою, що повинна забезпечувати (створювати, підтримувати й розвивати умови) оптимальну взаємодію підсистем для досягнення цілей системи у цілому.

Відповідно до характеру взаємного розташування певних типів організаційних ланок і типів зв'язку між ними можуть створюватися три основні системи управління: лінійна, функціональна й лінійно-функціональна будови.

Для систем управління з лінійними структурами характерно те, що кожний виконавець підлеглий і підзвітний тільки одному керівникові й, отже, тільки через нього пов'язаний з вищестоящими керівниками. Лінійні керівники-єдиноначальники відповідають за весь обсяг діяльності довірених їм організаційних ланок. Це приводить до централізації повноважень відносно прийняття загальних стратегічних і тактичних рішень. При цьому інформація передається в управлінській ієрархії тільки по двох взаємозалежних напрямках: зверху вниз і знизу нагору. Системи управління лінійної будови - ефективні, тому що в них простежуються чіткі й прості взаємозв'язки. Їхнє застосування доцільно тоді, коли коло певних цілей невелике, а самі цілі досить прості. Основні недоліки таких систем: слабка координація організаційних ланок, підлеглих не одному керівникові; керівники повинні бути досить компетентними у всіх питаннях діяльності підлеглих ланок; велике перевантаження керівників вищого рівня. У чистому виді системи управління лінійної будови звичайно функціонують у різних підрозділах органів безпеки - відділах, відділеннях, а також у первинних ланках - групах, бригадах і т.д.

Для систем управління функціональної будови характерно те, що кожний виконавець підкоряється й підзвітний декільком керівникам, які спеціалізуються на виконанні окремих функцій, і через них пов'язаний з вищестоящими керівниками. При цьому інформація повинна передаватися по декількох перехресних напрямках. Функціональні керівники повинні відповідати тільки за реалізацію певних їм функцій, наприклад, одні - за кадрове забезпечення, інші - за інформаційне забезпечення, треті - за матеріально-технічне забезпечення й т.д. Це приводить до децентралізації повноважень відносно прийняття загальних стратегічних і тактичних рішень. Рішення функціональних керівників стають більш ефективними (кваліфікованими), але більше частковими. До того ж виникають нові труднощі: нижчестоящі ланки не знають, чиї розпорядження виконувати насамперед, як погоджувати їх один з одним. Порушується єдність розпорядливості. Це значно ускладнює управління й знижує його ефективність.

В органах безпеки застосовуються системи управління лінійно-функціональної будови, які засновані на сполученні лінійних і функціональних зв'язків: лінійні керівники ухвалюють рішення щодо всіх проблем діяльності довірених їм організаційних ланок, функціональні — консультують і забезпечують їх діяльність всіма видами ресурсів. Зв'язок «керівник - виконавець» формується ієрархічним способом так, щоб кожний виконавець підкорявся й був підзвітний тільки одному керівникові. Функціональні керівники всі свої рішення можуть реалізовувати тільки через керівників вищого рівня.

Серед систем управління змішаної будови варто виділити два різновиди:

Лінійно-штабні. Особливістю систем управління лінійно-штабної будови є те, що при тих або інших керівниках виникають організаційні ланки (консультанти, помічники й т.д.), що допомагають їм в обробці інформації, аналізі ситуацій, виявленні різного роду проблем, розробці й оцінці варіантів їхнього дозволу, проведенні контролю, оцінюванні отриманих результатів і т.д. При керівниках органів безпеки створюються - колегіальні штабні ланки (колегії, ради) з керівників ключових підрозділів і фахівців, які не звільняються від своїх основних посадових обов'язків. Всі ці ланки безпосередньо підлеглі даним керівникам і звичайно не наділяються правами прийняття рішень [6].

Дивізіонні. Такі системи характеризуються тим, що відносно самостійні організаційні ланки виділяються, наприклад, по територіальній ознаці обласні органи безпеки, районні, міські відділи-відділення.

При цьому усередині кожної територіальної ланки поряд з лінійними формуються власні функціональні ланки, що перебувають у взаємодії з аналогічними центральними підрозділами.

Системи управління тієї або іншої будови успішно функціонують у відносно стабільних умовах, добре пристосовані для повсякденного дозволу типових проблем. Однак вони не пристосовані для дозволу важливих, термінових і нестандартних проблем, коли потрібні зусилля багатьох фахівців різного профілю. У цьому випадку виникає необхідність доповнити традиційні лінійно-функціональні системи управління, системами управління проблемно-цільової будови.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10