Справочник по делопроизводству

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов служащих (утвержден постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998г. №37).

Общероссийский классификатор управленческой документации ОК011-93 (утвержден постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. № 299).

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в Деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 6 октября 2000 г.).

Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ О СЛУЖБЕ ДОУ

1. Общие положения

I, I. Служба ДОУ действует на правах самостоятельного структурного подразделения и подчиняется непосредственно руководителе организации {первому заместителю руководителя).

1.2. Служба осуществляет документационное обеспечение управления организации и в своей деятельности руководствуется законами Российской Федерации, Указами Президента Российском Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства РФ, законодательными актами по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рев коменаациями учреждений Федеральной архивной службы России действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, нормативными материалами, касаюшн мися автоматизации информационных процессов: Уставом (положением) об организации, приказами и распоряжениями руководителя организации, Инструкцией по делопроизводству организации.

1.3.   В состав отдела входят следующие группы: секретариат ( сек-
ретари руководителя организации и его заместителей), канцелярия
копировально-множительное бюро, архив, группа обслужи на ни
автоматизированной системы делопроизводства.

Служба ДОУ оказывает методическую помощь ответственным за документационное обеспечение (делопроизводство) в структурных подразделениях организации.

1.4.   Деятельность работников службы регламентируется должно-
стными инструкциями, которые разрабатываются службой и под
исываются руководителем службы, согласовываются с юридичес
ким лицом по правовым вопросам, руководителем отдела кадров и
утверждаются руководителем организации.

При изменении функций и задач службы должностные инструкции пересматриваются,

1,5. Службу ДОУ возглавляет руководитель, который назначает-it на должность и освобождается от должности приказом руководителя организации. Квалификационные требования для замешена должности руководителя службы: высшее профессиональное Авизование по специализации государственных должностей госувенной службы или образование, считаюшсеси равноценным, ; дополнительным высшим профессиональным образованием по государевенных должностей государственной службы. Стаж государственной службы на ведущих государственных должностях государственной службы не менее двух лет или стаж работы по специальности не менее пяти лет.

2. Основные задачи и функции

Основными задачами службы являются установление единою фидки работы с документами и организации с ГОСТами и другими действующими нормативами.

Служба в соответствии с основными задачами и в пределах предоставленных полномочий осуществляет следующие функции:

2.1. Формирует и совершенствует автоматизированную систему -доументаиионного обеспечения в деятельности организации.

12. Разрабатывает, внедряет и совершенствует единую нормативно-методическую базу, регулирующую деятельность службы, работников органииии и по документа пион ному обеспечению управления.

2.3.Упорядочивает документальную базу, унифицирует формы
документов, устанавливает правила подготовки и оформления до-
к> ментов. Определяет эстетические и эргономические требования
к оформлению документов и средствам работы с ними.

2.4.Определяет порядок прохождения и обработки документов,
внедряет новые технологические приемы работы с документами,
сокращающие объем документооборота.

2.5.Разрабатывает информационно-поисковые системы по до
кументам ( автоматизированные или традиционные картотеки,
справочники, классификаторы и кодификаторы документной ин
формации).

2.6, Осуществляет контроль за исполнением документов в уста сроки; обобщает сведения о ходе и результатах

2.7. Организует работу архива с делами и документами органиими в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими коммендациями, разрабатываемыми учреждениями Федеральной _ хивиой службы России.

2.8. Осущестааяет организационно-методическое руководство по] документационному обеспечению, организует повышение киалпфикаини и обучение сотрудников службы и структурных подразделений организации в работе с документами, разрабатывает учебные и j методические пособия по ДОУ,

2.9. Контролирует порядок обслуживания пользователей авюма- тизированной системы документационного обеспечения управления, правила формирования информационных массивов, доступа и I защиты информации.

2.10. Изучает отечественный и зарубежный опыт работы с документами.

3. Обязанности

Служба для осуществления своих функций выполняет следующие обязанности:

3.1.   Разрабатывает инструкции и стандарты но документапион-
ному обеспечению для структурных подразделений организации. I

3.2.   Разрабатывает, внедряет и ведет Табель и альбомы унифици
рованных форм документов, согласовывает изменения, дополнения!
и вновь разработанные формы и бланки документов и представляет!
их на утверждение руководителю организации. Периодически опо-
вещает абонентов Табеля об изменениях и проводит консультации
по запросам абонентов.

3.3.Осущестштяёт прием, учет, регистрацию, оформление доку-
ментов, их экспедиционную обработку, хранение, а также инфор
мационно-справочную работу по документам.

3.4.Организует своевременное рассмотрение и подготовку док-
лада руководству о поступающих документах, осуществляет конт-
роль за правильностью оформления документов, представляемых на
подпись руководству.

3.5.   Обеспечивает контроль за прохождением и исполнением до-
кументов в подразделениях организации (и подведомственной
сети,). Контролирует исполнение документов в установленные сро
ки, обобщает и анализирует сведения о ходе и результатах испол-
нения документов, систематически информирует руководство по этим вопросам.

3.6.Организует работы по составлению графика документообо
рота и представляет его на утверждение руководителю организации.
Контролирует соблюдение исполнителями графика документообо
рота в целом.

3.7.Организует по поручению руководства подготовку проектов
документов, обеспечивает их оформление и выпуск.

3.8.Создает и поддерживает в качественном состоянии справоч-
но-информационный аппарат к документообороту организации.

3.9.   Организует машинописное изготовление, копирование и
оперативное размножение документов; разрабатывает и проектирует
бланки документов.

3.10.Разрабатывает сводную номенклатуру дел организации,
обеспечивает подготовку номенклатур дел структурными подразде
лениями, обеспечивает хранение дел ц ведение архива традицион
ных и машиночитаемых документов, а также оперативное исполь
зование документной информации. Осуществляет контроль за пра
вильностью оформления и формирования подразделениями дел и
подготовке их к сдаче в архив организации.

3.11.Обеспечивает единый порядок отбора, учета, сохранности,
качества обработки и использования документов, образующихся в
деятельности организации (и подведомственной сети), для переда
чи на государственное хранение

3.12.Организует работы по исполнению обращений .

3.13.Разрабатывает совместно с подразделениями организации
мероприятия по совершенствованию форм и методов работы с до
кументами, а также по повышению исполнительской дисциплины.

3.14.Осуществляет работу по формированию, ведению, попол
нению информационной базы (ИБ) и банка данных (БД) для обес
печения контроля исполнения документов и поручений.

3.15.Администрирует ИБ и БД. Организует защиту информации
И документации, санкционирует допуск к информации.

3.16.Корректирует по согласованию со структурными подразде
ле ними орган изашш соответствующие части Табеля форм докумен
тов организации, Альбома форм документации.

Разрабатывает нормативную базу по организации работ с
информационным фондом организации.

3.17.Изучает и внедряет передовой зарубежный и отечественный
опыт работы с документами.

3.19. Осуществляет планирование работ подразделений c.iv ЛОУ, подготовку и предоставление отчетом о проделанной р,4. Права

Служба имеет право:

4.1. В соответствии с соглашениями и договорами запр.: lи получать информацию из внешних источников.

4.2. Запрашивать и получать от всех структурных полрл организации информацию, необходимую для осушесвлепияjдеятельности.

4.3. Принимать участие в созываемых руководством организации совещаниях представителей структурных подразделений организации, а также других учреждений и организаций ала рассмотрения вопросов, входящих в компетенцию службы и связанных с выполнением ее задач и функций.

4.4.Участвовать в научно-практических мероприятиях поналралениям деятельности службы.

4.5.Вносить предложения по совершенствованию работы и структурных подразделений, в том числе в области

, 4.6. Привлекать с согласия руководства организации сотрудников других структурных подразделений организации для выполнения работ, связанных с решением задач Службы.

4.7. Пользоваться относящимися к компетенции службы ннфор-;мационными фондами организации в соответствии с установленным разграничением прав доступа к информации.

4.8. Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы, их поощрении и наложении на них взысканий.

4.9. Проводить проверки состояния документационного обеспечения в подразделениях и доводить итоги проверок руководителей подразделений для принятия соответствующих мер. Вносить предложения руководству о привлечении к дисциплинарной ответственности во всех случаях нарушения подразделениями и: должностными лицами установленных правил работы с документами.

4.10, Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с доку- ментами;

5. Ответственность

Служба ДОУ в лице руководителя несет ответственность за:

5.1.Несоблюдение трудовой и исполнительской дисциплины в службе.

5.2.Необеспечение сохранности и конфиденциальности информационных ресурсов организации в соответствии с установленным разграничением прав доступа к информации.

5.3 Несвоевременное и качественное выполнение функций службы, изложенных в настоящем положении.

5.4.Нерациональное распределение обязанностей между сотрудниками службы.

5.5.Необеспечение условий труда работников службы в соответствии с санитарными нормами.

5.6.Невыполнение положений Инструкции по делопроизводству , утвержденной в организации.

6. Взаимоотношения и связи

В процессе осуществления своих функций служба взаимодействует со следующими структурными подразделениями организации:

6.1. Со структурными подразделениями во вопросам: документационного обеспечения их деятельности; соблюдения

норм, правил, сроков и технологии информаиионно-документационного обеспечения;

исполнения поручений руководства организации, решений коллегиального органа;

корректировки Табеля форм документов организации;

обеспечения программными продуктами, необходимыми для функционирования документационного обеспечения управления, в том числе программами антивирусной защиты, бланками документов;

организации доступа к информационному фонду организации;

получения информации, поступающей в службу, в том числе на магнитных носителях и отправки подготовленной службой корреспонденции.

6.2.С юридическим лицом — по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов и подготовкой еженедельной и ежемесячной отчетности.

6.3.С хозяйственной службой — по вопросам обеспечения средствами организационной техники и расходными материалами к ней,

необходимой для функционирования Службы, мебелью, канцелярскими принадлежностями, предметами бытового обслуживания paботников.

6.4.С отделом кадров — по вопросам подбора, расстановки и повышения квалификации кадров.

6.5.С Финансово-бухгалтерским отделом — по финансовым вопросам, касающимся деятельности Службы.

Приложение 4

ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АРХИВЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО ПРЕДПРИЯТИЯ (УЧРЕЖДЕНИЯ, ОРГАНИЗАЦИИ)96

1. Общие положения

l.l. Документы государственного учреждения, организации, предприятия, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Российской Федерации.

До передачи ма государственное хранение эти документы временно, в пределах, установленных Государственной архивной службой Российской Федерации, хранятся в учреждениях, организациях, на

предприятиях.

1.2. Учреждения обеспечивают сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в их деятельности. В соответствии с правилами, устанавливаемыми Государственной архивной службой, обеспечивают своевременную передачу этих документов на государственное хранение.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет учреждений.

За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица учреждений несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.3. В учреждениях для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использовании и подготовки к передаче на государственное хранение создаются архивы.

Учреждения обеспечивают архивы необходимым помещением;, оборудованием и кадрами.

1.4.    Архив учреждения создается как самостоятельное подраздение, возглавляемое заведующим архивом, либо его функции возлагаются на лицо, ответственное за ведение архива.

1.5.    В своей работе архив учреждения руководствуется законода-едьством Российской Федерации, законодательным» актами пшархивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организации руководства учреждения, правилами и другими нормативно-метслпческлми документами Комитета неделям архивов при Правительстве Российской Федерации, методическими документами соогвствующего учреждения Государственной архивное)! службы и настоящим положением,

1.6.    Положение об архиве учреждения разрабатывается на основании Примерного положения и утверждается руководством учреждения по согласованию с соответствующим учреждением Государственной архивной службы.

1.7.    Архип учреждения работает по планам, утверждаемым руко-волством учреждения и отчитывается перед ним в своей работе. ,

1.8. Контроль за деятельностью архива учреждения исуществля- руководство учреждения.

1.9. Организационно-методическое руководство деятельностью архива учреждения осуществляет соответствующее учреждение Государственной архивной службы.

2. Состав документов архива

В архив поступают:

2.1. законченные делопроизводством учреждения документы Я постоянного хранения, образовавшиеся и деятельности структурные подразделений, документы временною (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу;

2.2. документы постоянного хранения и по личному составу учреждений-предшественников;

2.3.документы постоянного хранения и по личному составу лив вотированных учреждений, непосредственно подчиненных дан нош организации;

2,4. личные фонды ведут их работников учреждения, поступившие в архив;

служебные и ведомственные издания;

2.5.научно-справочный аппарат к документам архива.

3 Задачи и функции архива

3.1.    Основными задачами архива являются:

3.1.1.комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Примерного положения;

3.1.2.учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве;

3.1.3.подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда РФ на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Государственной архивной службой РФ;

3.1.4.осуществления контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве учреждения;

3.2.   В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

3.2.1. принимает не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений учреждения, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Государственной архивной службой РФ:

3.2.2 разрабатывает и согласовывает с соответствующим архивным органом графики, представлений описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующего учреждения ГАС РФ и передачи документов Архивного фонда РФ на государственное хранение;

3.2.3.составляет и представляет не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной службы учреждения и экспертно-проверочной комиссии соответствующего учреждения ГАС РФ;

3.2.4.осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых дел;

3.2.5.создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает«го преемственность с научно-справочным аппаратом соответствующего государственного архива;

3.2.6.Организует использование документов: информирует руководство и работников учреждения о составе и содержании документов архива;

выдаст и установленном порядке дела, документы или копии документов п целях служебного и научного использования, ты п помещении архива:

исполняет запросы организаций и заявления граждан об устаном лении трудового стажа п другим вопросам социально-правового , в установленном порядке выдаст копии документов и apхивные справки;

ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;

3.2.7.проводит экспертизу ценности документов, храпяшнхся

3.2.8.архиве, участвует в работе экспертной комиссии учреждения;

3.2.9.оказывает. методическую помощь службе делопроизводствев составлении номенклатуры дел учреждения, контролирует пра-внльность формирования и оформления дел в делопроизводстве, •также подготовку дел к передаче о архив учреждения;

3.2.10.участвует в проведении мероприятий по повышению квалификаиии работников архива и службы делопроизводства учри дения;

3.2.10. ежегодно представляет в соответствующий государствен архив сведения о составе и объеме документов по уетаноа
ной форме;

3.2.11. подготавливает и. в установленном порядке перелает на
хранение в соответствующий государственный архив документов
Архивного фонда Российской Федерации.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7