Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации

б) реквизит адресат служебного письма оформляется в порядке, предусмотренном пунктом 10 подраздела 3.2.4 Инструкции, и печатается в пределах от центра текстового поля до его правой границы. Первая строка реквизита печатается на уровне первой строки полного наименования - «Министерство юстиции Российской Федерации», содержащегося в реквизитах бланка письма.

Составные части реквизита центруются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа или выравниваются по левому краю. Служебные письма адресуют организациям, их структурным подразделениям, руководителям или конкретным должностным лицам, а также гражданам при ответе на их обращения.

Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности получателя печатаются через один межстрочный интервал.

Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности полуторным межстрочным интервалом.

Каждому адресату направляется адресованный ему подписанный экземпляр служебного письма. При направлении служебного письма более чем в четыре адреса адресат указывается обобщенно, составляется указатель рассылки, который визируется исполнителем документа, подписывается руководителем (его заместителем) структурного подразделения Минюста России (территориального органа) и утверждается директором Департамента организации и контроля (начальником территориального органа);

б) дата служебного письма оформляется при его подписании адресантом (уполномоченным должностным лицом Минюста России (территориального органа) - автором письма), арабскими цифрами и проставляется в определенном месте бланка письма. При представлении исполнителем служебного письма в Департамент организации и контроля (ответственному за делопроизводство) для отправки без оформления даты должностным лицом, подписавшим его, реквизит «дата» оформляется Департаментом организации и контроля (ответственным за делопроизводство);

в) регистрационный номер служебного письма оформляется после его подписания.

Служебные письма в Минюсте России подлежат регистрации с присвоением исходящего регистрационного номера в единой регистрационной базе исходящих документов СЭД. Регистрационный исходящий номер служебного письма формируется автоматически СЭД при завершении заполнения и сохранении регистрационной карточки служебного письма ответственным за делопроизводство структурного подразделения Минюста России. Регистрационный исходящий номер окончательно закрепляется за служебным письмом Департаментом организации и контроля после проверки полноты оформления реквизитов письма, представляемого исполнителем (ответственным за делопроизводство в структурном подразделении Минюста России) для отправки адресату.

Регистрационный исходящий номер служебного письма с подписью Министра или его заместителя после его подписания оформляется Департаментом организации и контроля одновременно с датой и состоит из знака «№», индекса структурного подразделения Минюста России, порядкового номера документа, первых букв имени и фамилии Министра или его заместителя, подписавшего служебное письмо, например:

№ 01/10568-АК,

где:

01 - индекс структурного подразделения Минюста России, которым подготовлено служебное письмо;

10568 - порядковый регистрационный номер в СЭД;

АК - первые буквы имени и фамилии Министра, подписавшего служебное письмо.

Регистрационный исходящий номер служебного письма с подписью руководителя структурного подразделения Минюста России (его заместителя) состоит из двух частей:

индекса структурного подразделения;

порядкового номера.

Например:

13.10.2010 № 05-1067,

где:

05 - индекс департамента;

1067 - порядковый номер, присвоенный служебному письму структурным подразделением Минюста России.

Исходящий регистрационный номер ответа на обращения граждан присваивается структурным подразделением Минюста России.

Например:

№ 06-16-4203/2010,

где:

06-16 - индекс номенклатурного дела в структурном подразделении Минюста России;

4203/2010 - номер, присвоенный обращению при централизованной регистрации в СЭД.

При регистрации исходящего документа с подписью должностных лиц двух и более государственных органов регистрационные номера каждого из них помещаются после соответствующей подписи.

г) ссылка на дату и регистрационный номер документа, на который дается ответ или на основании которого подготовлено служебное письмо, включает в себя его дату, регистрационный номер и указывается исполнителем документа в специально отведенном на бланке месте, а также во вводной части текста письма;

д) наименование документа (заголовок к тесту) в служебном письме играет роль краткой аннотации текста, строго соответствующей его содержанию и необходимой для оперативной регистрации и поиска. Он отвечает на вопросы «о чем?» («о ком?»). При объеме текста до 4-5 строк заголовок к служебному письму может не оформляться.

Заголовок помещается на бланке служебного письма двумя-тремя межстрочными интервалами ниже реквизитов бланка и печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением первой) через один межстрочный интервал. Строка заголовка не должна превышать 28-30 печатных знаков. Заголовки к тексту не должны превышать объем 140 печатных знаков (5 строк машинописного текста с длиной строки 28 печатных знаков). Точка в конце заголовка не ставится, например:

О подготовке празднования

Дня юриста

О рассмотрении жалобы

Борискина

е) текст служебного письма отделяется от заголовка двумя-тремя межстрочными интервалами.

Исполнители служебных писем обязаны формулировать текст в соответствии со следующими критериями: официальность, деловитость, строгое соблюдение субординации; конкретность адресата, однозначность, целесообразность и лаконичность формулировок и терминов, исключающие их двойное толкование и неоправданное применение; использование общепринятых словосочетаний, имеющих определенный смысл; логическое и композиционное единство отдельных частей текста, обусловленное тематической конкретностью служебной переписки; эмоционально-нейтральный тон изложения.

Все тексты служебных писем, представляемых на подпись Министру, заместителям Министра (только служебные письма в вышестоящие государственные органы, а также тексты служебных писем, подлежащих массовой рассылке (более одного адресата), подлежат обязательному редактированию в Департаменте организации и контроля в порядке, предусмотренном пунктом 5 подраздела 3.3.5 Инструкции.

Текст служебного письма, как правило, состоит из следующих структурных частей:

официальное обращение к адресату (словосочетание, выражающее уважение к адресату), отделяющееся от других частей текста восклицательным знаком.

Обращения должны соответствовать обычаям официального этикета, которые предусматривают сложное обращение к адресату, состоящее из имени собственного (имени и отчества) и прилагательного, наиболее соответствующего случаю обращения, например:

«Уважаемый Матвей Сергеевич!»;

«Уважаемая Антонина Петровна!»;.

«Уважаемые Павел Михайлович и Татьяна Васильевна!».

При обращении к нескольким адресатам допустимо обращение:

«Уважаемые коллеги!»;

«Уважаемые господа!»;

«Глубокоуважаемые депутаты!».

При отсутствии сведений об имени и отчестве адресата или по другим

причинам используются следующие формулировки обращения:

«Уважаемый гражданин Хохлов!»;

«Уважаемая госпожа Михайлова!».

При обращении к должностным лицам возможно обращение с указанием только должности или профессии:

«Уважаемый господин председатель!»;

«Уважаемый господин директор!»;

«Уважаемый господин секретарь!».

В переписке с гражданами допускается нейтральный тон обращения

без прилагательного, выражающего уважение:

«Григорий Иванович!»;

«Гражданин Петров!»;

«Граждане!»;

«Коллеги!»;

«Господа!».

Обращение к адресату располагается на два-три межстрочных интервала ниже реквизита «заголовок».

В отдельных случаях обращение может быть соединено с вступительной фразой текста, при этом вместо восклицательного знака в конце ставится запятая, после которой помещается вступительная фраза, например:

«Уважаемый Николай Сергеевич, информируем Вас о...»;

«Уважаемые депутаты, позвольте поздравить Вас с...»;

Служебные письма, имеющие нескольких адресатов, оформляются

без обращений; вступительная фраза (предложение, включающее благодарность адресату, а также пояснение мотивов, целей и просьб служебного письма), в которой используются фразеологические формулы подтверждения, обоснования действия, предложения, благодарности и другие, например:

подтверждение:

«Ваше письмо от... №... получено»;

«В Минюсте России рассмотрено Ваше письмо от...№...»;

«В подтверждение (предварительной договоренности, телефонного разговора и др.)»;

обоснование действия:

«В соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации...»;

«В связи с... (переносом сроков исполнения, проведением совместных мероприятий и др.)...»;

«На основании (подписанного договора, утвержденного протокола и др.)...»;

«В порядке оказания (содействия, помощи и др.)...»;

«В целях (совершенствования контроля, использования полномочий и др.)...»;

благодарность:

«Министерство юстиции Российской Федерации благодарит Вас за своевременный ответ на запрос от (дата)...№...»;

«Мы благодарны Вам за содействие в организации профессионального обучения работников»;

«Заранее благодарим за возможную помощь»;

«Мы были бы Вам признательны за поддержку нашей инициативы»;

просьба:

«Просим (направить, исключить, оказать содействие и др.)...»;

«Убедительно просим (предоставить возможность..., провести экспертизу..., дать заключение..., дать согласие... и др.)...»;

«Просим (оформить, организовать исполнение, сообщить сведения и др.)...»;

сопровождение:

«Направляем копию служебного контракта...»;

«Высылаем (методические пособия, инструкцию, техническую документацию, проект приказа и др.)...»;

напоминание:

«Напоминаем, что в соответствии с предварительной договоренностью Вам необходимо представить следующие сведения...»;

«Напоминаем Вам, что срок исполнения контрольного документа истекает 21.02.2008»;

предложение:

«Предлагаем рассмотреть возможность назначения П.И. Сергеева на должность начальника протокольного отдела»;

«Рекомендуем исключить данный абзац из текста проекта»;

«Мы можем предложить Вам различные варианты решения названной проблемы»;

основная часть текста (несколько логически и стилистически связанных предложений), в которой формулируется существо вопросов, а также помещаются предложения, просьбы и т. д. При оформлении служебных писем, подлежащих массовой рассылке в территориальные органы Минюста России, содержащих поручения о представлении с использованием информационных систем общего пользования оперативной информации, не требующей документированного подтверждения, в конце текста следует указывать каким структурным подразделением Минюста России будет обобщаться указанная информация, его электронный адрес, а также, что направление документа на бумажном носителе не требуется; заключительная формула вежливости (словосочетание, подчеркивающее особо уважительное отношение к адресату) используется по усмотрению подписывающего служебное письмо должностного лица Минюста России.

Заключительная формула вежливости предшествует подписи, располагается на один межстрочный интервал ниже текста письма и может выполняться собственноручно подписывающим его должностным лицом Минюста России, например:

«С уважением,...»;

«С неизменным уважением,...»;

«С глубоким уважением,...»;

«С благодарностью и уважением,...»;

«С уважением и пожеланиями успехов в работе,...».

Текст служебного письма, как правило, излагается от имени коллективного адресанта коллективному адресату, например:

«Минюст России рассмотрел», «коллегия решила», «информируем...», «сообщаем...», «просим направить...», «предлагаем рассмотреть...», «полагаем целесообразным» и т.п.

На бланке Министра текст может излагаться от первого лица единственного числа («прошу...», «направляю...», «полагаю необходимым...» и т.п.);

ж) отметка о наличии приложений отделяется от текста служебного письма одним-двумя дополнительными межстрочными интервалами. Слово «Приложение» печатается от границы левого поля, после него ставится двоеточие. Текст информации о приложении печатается через один межстрочный интервал.

Приложение, названное в тексте служебного письма, оформляется в порядке, установленном пунктом 13 подраздела 3.2.4 Инструкции.

з) визирование служебного письма в структурных подразделениях Минюста России, к компетенции которых оно относится, и курирующими заместителями Министра (служебных писем с подписью Министра) обеспечивается исполнителем и производится в порядке, установленном подпунктом «б» пункта 14 подраздела 3.2.4 Инструкции.

л) реквизит «подпись» оформляется в порядке, установленном пунктом 15 подраздела 3.2.4 Инструкции, и отделяется от реквизита «отметка о наличии приложений» тремя межстрочными интервалами.

Расшифровки подписей помещаются под наименованиями должностей через полтора межстрочных интервала.

Служебные письма, направляемые Президенту Российской Федерации, Правительству Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Аппарату Правительства Российской Федерации, депутатам Государственной Думы, членам Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, федеральным органам исполнительной власти, иным федеральным органам государственной власти, а также органам государственной власти субъектов Российской Федерации, подписывают Министр или его заместители, курирующие соответствующие направления деятельности.

Служебные письма, подлежащие массовой рассылке в территориальные органы, подписываются только Министром или его заместителями.

Иные служебные письма, направляемые в территориальные органы и учреждения Минюста России, подписывают Министр, его заместители, руководители структурных подразделений Минюста России, начальник отдела по работе с обращениями граждан Департамента организации и контроля (только по первичным обращениям граждан).

Служебные письма на бланке Министра подписывает только Министр. Заместители Министра, в том числе при исполнении ими обязанностей Министра, подписывают служебные письма на соответствующих бланках заместителей Министра, другие должностные лица Минюста России подписывают служебные письма на общем бланке письма Минюста России.

к) реквизит «отметка об исполнителе» оформляется в порядке, установленном пунктом 19 подраздела 3.2.4 Инструкции.

Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью с изображением Государственного герба Российской Федерации, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит «Отметка о конфиденциальности» в порядке, предусмотренном в пунктах 17 и 24 подраздела 3.2.4 Инструкции соответственно.

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или резолюцией Министра (его заместителя, начальника территориального органа), сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений Минюста России (начальниками территориальных органов). Тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, резолюциям руководства.

4) Телеграмма.

Телеграфные сообщения в Минюсте России используются для передачи только срочной текстовой информации.

Телеграмма оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 в 2 экземплярах (оригинал и визовая копия) в следующем порядке:

а) категория телеграммы указывается в правом верхнем углу первого листа, например: «Правительственная» («Срочная»). В случае направления простой телеграммы категория не указывается;

б) перед текстом центровано печатается, как правило, полужирным шрифтом Times New Roman № 14 реквизит «наименование документа» - «ТЕЛЕГРАММА»;

в) после наименования через один межстрочный интервал от левой границы текстового поля помещается реквизит «адресат» с обязательным указанием наименования организации (фамилии и инициалов физического лица), улицы, номера дома (и квартиры), названия населенного пункта (село, поселок, город), района, области (края, республики, государства), почтового индекса. Телеграммы одинакового содержания, направляемые нескольким адресатам, оформляются отдельно для каждого адресата;

г) текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание), без знаков препинания (или с их сокращенным обозначением), без переноса слов, абзацев, исправлений, печатается через 1,5 межстрочных интервала прописными буквами. Текст отделяется от предыдущего реквизита тремя межстрочными интервалами. Текст телеграммы не должен превышать 300 слов. Если телеграмма состоит более чем из 300 слов, она подлежит разделению оператором связи на части, объем которых не превышает 300 слов, передаваемые как отдельные телеграммы. В текст телеграммы, направляемой в ответ на поступивший документ, включается ссылка на его регистрационный номер и дату;

д) подпись отделяется от текста телеграммы 3 межстрочными интервалами и оформляется с указанием полного наименования должности, фамилии и инициалов должностного лица, подписавшего телеграмму, в порядке, предусмотренном пунктом 15 подраздела 3.2.4 Инструкции.

Телеграммы подписывают Министр или его заместители. Телеграммы категории «правительственная» в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 06.02.2006 № 74 «Об утверждении перечня должностных лиц, за подписью которых телеграммы категорий «Президент Российской Федерации», «Председатель правительства Российской Федерации», «высшая правительственная» и «правительственная» передаются в приоритетном порядке» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 7, ст. 785, № 30, ст. 3398; 2007, № 42, ст. 5052; 2008, № 14, ст. 1413, № 23, ст. 2715, № 48, ст. 5604; 2009, № 20, ст. 2469; 2010, № 2, ст. 233, № 12, ст. 1355, № 26, ст. 3363) подписывает Министр;

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19