Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации

Зарегистрированный оригинал доверенности выдается под роспись представителю (доверенному лицу), а его завизированная копия помещается

в номенклатурное дело в отделе документационного обеспечения.

Зарегистрированные оправляемые документы, подготовленные в электронном виде, направляются в отдел документационного обеспечения для проверки вместе с электронной регистрационной карточкой. О результатах проверки гражданские служащие отдела документационного обеспечения уведомляют ответственного за делопроизводство в структурном подразделении Минюста России.

4.8 Отправка документов

4.8.1 Отправку исходящих документов производит группа экспедиции отдела документационного обеспечения Далее - экспедиция..

Документы, подлежащие отправке, исполненные на бумажном носителе, передаются в экспедицию для отправки ответственным за делопроизводство в структурном подразделении Минюста России по реестрам установленного образца. Документы, оформленные в электронном виде, - с использованием технологий СЭД либо на съемном носителе информации.

4.8.2 Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

4.8.3 Экспедиция производит сортировку документов по способу отправления (простая почта, регистрируемые отправления с уведомлением и без него, документы, подлежащие отправке фельдъегерской почтой, международная почта):

4.8.3.1 Документы, подписанные Министром или заместителями Министра, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Совет Федерации и Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, Совет Безопасности Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации Далее - высшие органы государственной власти, если особо не оговорено иное.; в иные федеральные органы государственной власти; служебные письма и организационно-распорядительные документы, направляемые в территориальные органы; документы, имеющие отметку о конфиденциальности «Для служебного пользования» отправляются фельдъегерской связью.

4.8.3.2 Документы, предназначенные для отправки дипломатической почтой, передаются в отдел по защите государственной тайны Департамента организации и контроля.

4.8.3.3 Документы, не предусмотренные подпунктами 4.8.3.1 и 4.8.3.2 пункта 4.8.3 Инструкции, отправляются почтовой и телеграфной связью.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется экспедицией в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 17, ст. 1556), документов, предназначенных для отправки телеграфной связью - в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 222 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 17 ст. 1557).

4.8.3.4 Регистрируемые почтовые отправления, в том числе с уведомлением о вручении направляются адресату по решению уполномоченных должностных лиц Минюста России.

4.8.4 Документы, отправляемые фельдъегерской или почтовой связью, проходят упаковку (документы, направляемые в один адрес почтовой (фельдъегерской) связью, выкладываются в один конверт), адресование (при направлении документа более чем в 4 адреса - в соответствии с указателем рассылки документа), проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку фельдъегерю или в отделение почтовой связи. При адресовании на конвертах указываются адресат, его почтовый адрес и индекс.

4.8.5 Простые почтовые отправления передаются в почтовое отделение по накладным, фиксирующим количество отправленных конвертов. Регистрируемые почтовые отправления с уведомлением о вручении адресату и без него передаются в почтовое отделение по реестрам установленного образца (форма 103), в которых отражаются сведения об адресате, регистрационные номера отправляемых документов, дата отправки.

Документы, отправляемые фельдъегерской связью, передаются фельдъегерю по реестру установленного образца, в котором также отражаются сведения об адресате, регистрационные номера отправляемых документов, дата отправки.

Регистрационные номера отправляемых документов также указываются на конвертах, в которые они вложены.

Накладные и реестры на отправку корреспонденции оформляются в двух экземплярах, один из которых после отправки корреспонденции возвращается в экспедицию с отметкой оператора отделения почтовой связи, фельдъегеря или иного лица, обеспечивающего отправку корреспонденции, и хранится в номенклатурном деле Департамента организации и контроля.

4.8.6 Документы, оформленные с нарушением требований Инструкции, и корреспонденция неслужебного характера экспедицией к отправке не принимаются и возвращаются ответственному за делопроизводство в структурном подразделении Минюста России.

4.8.7 Передача телеграмм, факсограмм, телефонограмм и электронных сообщений, передаваемых по системе межведомственного и ведомственного электронного документооборота, осуществляется с помощью средств электросвязи.

4.8.8 Решение о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте принимается структурным подразделением Минюста России - исполнителем документа по согласованию с Департаментом организации и контроля.

4.9 Регистрация и прохождение внутренних документов

4.9.1 Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать порядку прохождения отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов. Подготавливаемые в Минюсте России проекты документов до момента полного оформления установленных для них реквизитов и их регистрации являются внутренними документами.

4.9.2 После подписания руководителем структурного подразделения Минюста России внутренний документ, подготовленный на бумажном носителе, или подготовленный в электронном виде по правилам, предусмотренным подпунктом 7 пункта 3.3.6.5 Инструкции, передается ответственному за делопроизводство в этом структурном подразделении, который производит его регистрацию в разделе СЭД «Внутренние документы» по видам документов. При регистрации в электронную регистрационную карточку вносятся сведения об основных реквизитах документа (в соответствии с пунктом 4.4.4 раздела 4.4 Инструкции), формируется его регистрационный номер, а также фиксируется его прохождение.

4.9.3 Зарегистрированный внутренний документ включается ответственным за делопроизводство в структурном подразделении Минюста России в систему электронного документооборота путем присоединения к электронной регистрационной карточке с использованием технологий СЭД электронного образа внутреннего документа, исполненного на бумажном носителе, или электронного документа в порядке, аналогичном предусмотренному в пунктах 4.4.9 и 4.4.10 раздела 4.4 Инструкции.

4.9.4 Регистрация, учет и движение внутренних документов, оформленных в порядке, предусмотренном разделом III Инструкции, осуществляется ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Минюста России, а также гражданскими служащими отдела документационного обеспечения и отдела по работе с обращениями граждан.

Первый экземпляр внутреннего документа на бумажном носителе помещается в номенклатурное дело структурного подразделения Минюста России, в котором подготовлен документ.

Направление адресатам Минюста России внутренних документов, за исключением приказов (распоряжений), осуществляется структурным подразделением - исполнителем документа с использованием технологий СЭД в безбумажном варианте без дублирования на бумажном носителе.

В случае, если присоединить к электронной регистрационной карточке документа, исполненного на бумажном носителе, его электронный образ с использованием технологий СЭД не представляется возможным в силу запрета, установленного нормативным правовым актом Российской Федерации (например, документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера) такие документы ответственным за делопроизводство в структурном подразделении Минюста России передаются в другие структурные подразделения Минюста России по реестру только через отдел документационного обеспечения.

4.9.5 Приказы (распоряжения) представляются исполнителями для регистрации вместе с оформленными указателями рассылки документа:

1) приказы (распоряжения) по основной деятельности, а также приказы о командировании за пределы территории Российской Федерации и - в отдел документационного обеспечения.

2) приказы (распоряжения) по личному составу, в том числе распоряжения о командировках гражданских служащих на территории Российской Федерации - в Департамент государственной службы и кадров.

4.9.6 Подлинные экземпляры приказов (распоряжений) по основной деятельности, а также приказы о командировании за пределы территории Российской Федерации, копии приказов (распоряжений) по личному составу помещаются в номенклатурные дела, хранящиеся в Департаменте организации и контроля, подлинные экземпляры приказов (распоряжений) по личному составу - в номенклатурные дела Департамента государственной службы и кадров.

4.9.7 Копии приказов (распоряжений) с удостоверяющими надписями, оформленными в соответствии с разделом III Инструкции, заверенными печатью Департамента организации и контроля (Департамента государственной службы и кадров), направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки. Указатель рассылки помещается в номенклатурное дело вместе с копией приказа (распоряжения).

4.9.8 Договоры (соглашения) об организации взаимодействия и сотрудничества регистрируются отделом документационного обеспечения. Регистрация договоров (соглашений) об организации взаимодействия и сотрудничества осуществляется порядковой нумерацией в пределах календарного года. При регистрации на договоре указываются номер и дата регистрации, которые вносятся в электронную регистрационную карточку. Подпись Министра (заместителя Министра) на договоре (соглашении) заверяется оттиском мастичной печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации Департаментом организации и контроля.

4.9.9 Один экземпляр договора (соглашения) помещается в номенклатурное дело Департамента организации и контроля отделом документационного обеспечения, остальные экземпляры направляются сторонам договора (соглашения).

Копии договора (соглашения) с удостоверяющей надписью и печатью Департамента организации и контроля направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки. Указатель рассылки помещается в номенклатурное дело вместе с соответствующим договором (соглашением).

4.9.10 Финансово-хозяйственные, иные гражданско-правовые договоры, после подписания регистрируются и заверяются в Департаменте управления делами мастичной печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Один экземпляр договора Департаментом управления делами помещается в номенклатурное дело, остальные экземпляры через отдел документационного обеспечения направляются сторонам договора.

4.9.11 Постановления коллегиальных органов, протоколы совещательных и консультативных органов Минюста России оформляются секретарями указанных органов и после подписи председательствующим регистрируются в СЭД.

Постановления коллегиальных органов Минюста России объявляются приказом Минюста России, протоколы совещательных и консультативных органов Минюста России доводятся исполнителям через единую информационную сеть Минюста России.

4.9.12 Методические рекомендации регистрируются в СЭД уполномоченным гражданским служащим отдела документационного обеспечения и после регистрации сканируются. Полученный электронный образ прикрепляется к электронной регистрационной карточке, первый экземпляр методических рекомендаций остается на хранении в отделе документационного обеспечения, а второй и последующие рассылаются в соответствии с указателем рассылки с использованием СЭД.

4.9.13 Служебные письма (поручения), подписанные Министром либо его заместителем, записки (служебные, объяснительные, докладные, аналитические), адресованные Министру либо его заместителю регистрируются отделом документационного обеспечения в разделе СЭД «Внутренние документы» (рубрика «Служебная записка»).

При регистрации в электронную регистрационную карточку вносятся сведения об основных реквизитах документа (в соответствии с пунктом 4.4.4 Инструкции), формируется его регистрационный номер, а также фиксируется прохождение документа. Регистрационный номер состоит из двух групп цифр и буквенного литера «вн», разделенных дефисом: в первой группе цифр указывается индекс структурного подразделения Минюста России, подготовившего проект внутреннего документа, вторая группа цифр является порядковым номером документа, формируемым при его регистрации в СЭД единым счетчиком документов рубрики «Служебная записка».

После регистрации документ и приложения к нему сканируются. Полученный электронный образ прикрепляется к электронной регистрационной карточке, первый экземпляр документа остается на хранении в отделе документационного обеспечения и помещается в номенклатурное дело, а второй и последующие рассылаются в соответствии с указателем рассылки с использованием СЭД в структурные подразделения Минюста России в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.

4.9.14 Завершенные в делопроизводстве внутренние документы, исполненные на бумажном носителе, помещаются в номенклатурные дела структурных подразделений Минюста России, исполненные в электронном виде - в электронный архив.

4.9.15 Регистрация и прохождение внутренних документов в территориальном органе осуществляется аналогично порядку регистрации и прохождения внутренних документов в Минюсте России.

4.10 Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции

4.10.1 Корреспонденция, поступающая в рамках оказания международной правовой помощи, а также в сфере международного сотрудничества по вопросам передачи осужденных при предварительном рассмотрении отделом документационного обеспечения выделяется в группу документов, передаваемых на рассмотрение в Департамент международного права и сотрудничества.

Иная иностранная корреспонденция при предварительном рассмотрении Департаментом организации и контроля выделяется в группу документов, представляемых на доклад Министру.

Организация подготовки перевода и аннотации на поступившие документы осуществляется Департаментом международного права и сотрудничества. Перевод и аннотация документа регистрируется за тем же номером, что и поступивший документ.

При необходимости привлечения для подготовки перевода специализированных организаций оформление заказа и оплату выполненной работы осуществляет в установленном порядке Департамент управления делами.

4.10.2 Поступающая иностранная корреспонденция регистрируются:

представляемая на доклад Министру - отделом документационного обеспечения в порядке, предусмотренном подразделом 4.4 Инструкции;

передаваемая на рассмотрение в Департамент международного права и сотрудничества - ответственными за делопроизводство в Департаменте международного права и сотрудничества с соблюдением требований, предусмотренных пунктами 4.4.2, 4.4.4, 4.4.6, подпунктом 4.4.7.2 пункта 4.4.7, пунктов 4.4.8, 4.4.9, 4.4.10 подразделе 4.4 Инструкции.

Иностранная корреспонденция, передаваемая на регистрацию и последующее рассмотрение в Департамент международного права и сотрудничества вручается отделом документационного обеспечения ответственному за делопроизводство в Департаменте международного права и сотрудничества по реестру.

4.10.3 После рассмотрения Министром поступающая иностранная корреспонденция с его поручением передается в структурные подразделения Минюста России - головные исполнители для рассмотрения и подготовки, при необходимости, проекта ответа.

4.10.4 Ответы, направляемые адресатам, находящимся в странах Содружества Независимых Государств, оформляются на русском языке, в иных государствах - как правило, на английском (визовый экземпляр ответа оформляется на двух языках: русском и английском).

4.10.5 Документы, направляемые зарубежным корреспондентам, подготавливаются, представляются в установленном порядке на доклад Министру или его заместителям, регистрируются, а затем передаются для организации отправки в порядке, установленном для исходящих документов (подраздел 4.7 Инструкции).

4.10.6 Отправка международной корреспонденции осуществляется в следующем порядке:

доставка служебных отправлений до адресатов, расположенных в столицах государств - участников Содружества Независимых Государств, осуществляется Государственной фельдъегерской службой Российской Федерации по действующим маршрутам Межправительственной фельдъегерской связи;

доставка международной корреспонденции в иные иностранные государства осуществляется Департаментом дипломатическо-курьерской связи Министерства иностранных дел Российской Федерации (далее - ДДКС) согласно ежемесячному графику приема и отправки дипломатической почты.

При этом подготовленная к отправке международная корреспонденция должна соответствовать следующим требованиям ДДКС:

дипломатическая почта отправляется в двойных конвертах;

адрес получателя и отправителя корреспонденции (печатается на русском и английском языках), номер документа, гриф секретности (заверяется печатью подразделения и подписью конвертовавшего с расшифровкой фамилии), номер бланка отправки ДДКС МИД России (по предварительному согласованию с Департаментом организации и контроля) печатаются на листе бумаги, который приклеивается на конверт, либо печатаются на конверте.

4.10.7 Решение о направлении документов с пометкой «Для служебного пользования» в рамках международной переписки принимается Министром или заместителем Министра, курирующим Департамент международного права и сотрудничества.

4.10.8 Документы, относящиеся к переписке Минюста России с зарубежными корреспондентами, формируются в соответствующее номенклатурное дело и хранятся в Департаменте международного права и сотрудничества.

4.11 Особенности работы с электронными документами

4.11.1 Электронные документы, за исключением, содержащих конфиденциальную информацию, создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД Минюста России (территориального органа). Электронные документы, содержащие конфиденциальную информацию, могут обрабатываться и храниться в СЭД только в зашифрованной форме.

4.11.2 Документы, поступающие в Минюст России (территориальный орган) и создаваемые в Минюсте России (территориальном органе) на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в СЭД возможно только после его верификации Верификация - процедура сравнения электронного образа документа с подлинником документа.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19