Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации

Процедура включения электронного образа документа в СЭД осуществляется в три этапа:

4.11.2.1 На первом этапе после завершения регистрации документа и сохранения соответствующей ему электронной регистрационной карточки на этикетке, изготовленной из термочувствительной бумаги, печатается с использованием принтера штрих-кодов уникальный идентификационный штрих-код зарегистрированного документа. Этикетка с напечатанным на ней штрих-кодом наклеивается на первый лист документа.

4.11.2.2 На втором этапе осуществляется подготовка документа к сканированию и сканирование документа. Документ помещается в лоток подачи бумаги сканирующего устройства так, чтобы первый лист документа

с присоединенным штрих-кодом поступал в сканирующее устройство первым.

В пачке подготовленных для сканирования документов их листы располагаются в аналогичном порядке.

После этого включается программа сканирования. В процессе сканирования создается электронный образ документа, распознается и анализируется штрих-код документа, в соответствии с указанной в нем информацией полученные электронные образы документов автоматически прикрепляются к соответствующим электронным регистрационным карточкам документов, хранящимся в базе данных СЭД.

4.11.2.3 На третьем этапе производится процедура верификации. Проверка соответствия электронного образа подлиннику документа, исполненного на бумажном носителе, гражданским служащим отдела документационного обеспечения (по обращениям граждан и ответам на обращения граждан - отдела по работе с обращениями граждан). При наличии у гражданского служащего, осуществляющего процедуру верификации, электронной цифровой подписи электронный образ документа заверяется с ее использованием.

4.11.3 Прием электронных документов из органов государственной власти и организаций, а также отправка в их адрес электронных документов

осуществляются отделом документационного обеспечения посредством электронных систем общего доступа, а также системы межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО).

Прием обращений граждан, поступивших по электронным информационным системам общего доступа, а также направление им ответов в электронном виде осуществляется отделом по работе с обращениями граждан.

Прием электронных документов от некоммерческих организаций, а также отправка в их адрес электронных документов осуществляется Департаментом по делам некоммерческих организаций.

4.11.4 Электронные сообщения, поступающие по системе МЭДО, проходят регистрацию в СЭД, в порядке, предусмотренном подразделом 4.4 Инструкции.

СЭД должна предусматривать возможность регистрации и включения в электронный документооборот электронных сообщений, отправляемых и поступающих по системе МЭДО.

При загрузке электронного сообщения в СЭД реквизиты, содержащиеся в соответствующем XML-файле электронного сообщения, могут использоваться для заполнения полей электронной регистрационной карточки поступившего документа в электронной форме.

4.11.5 Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным Инструкцией в отношении аналогичных документов, оформляемых на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

4.11.6 Для подтверждения подлинности электронных документов используются сертифицированные ФСБ России средства электронной цифровой подписи.

При получении электронных документов от других органов власти или организаций проверку подлинности электронной цифровой подписи осуществляет Департамент организации и контроля, а при получении электронных документов от некоммерческих организаций - Департамент по делам некоммерческих организаций.

4.11.7 При рассмотрении и согласовании электронных документов, а также при подписании внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок, справок, сводок и др.), создаваемых в электронной форме, в СЭД электронная цифровая подпись для подтверждения действий с электронными документами может не использоваться.

4.11.8 Движение поступивших электронных документов, зарегистрированных в СЭД, от Департамента организации и контроля руководству Минюста России, от руководства Минюста России руководителям структурных подразделений, от руководителей структурных подразделений исполнителям, а также подготовленных в Минюсте России электронных документов, зарегистрированных в СЭД, от исполнителя в обратном порядке осуществляется путем направления в электронные кабинеты гражданских служащих электронных регистрационных карточек документов с прикрепленными к ним электронными образами документов.

4.11.9 Для рассмотрения электронных документов руководством Минюста России и руководителями структурных подразделений секретарем Министра или его заместителя (референтом заместителя Министра) либо ответственным за делопроизводство в структурном подразделении Минюста России, может создаваться с использованием электронного образа документа его копия на бумажном носителе.

4.11.10 После того как Министром (заместителем Министра) дано поручение по исполнению документа, его секретарь (секретарь заместителя Министра) осуществляет процедуру верификации подписанного Министром поручения, прилагаемого к документу на бумажном носителе, и проекта поручения, внесенного отделом документационного обеспечения (секретарем, референтом заместителя Министра) в электронную регистрационную карточку документа.

4.11.11 Документы, по которым в поручениях Министра установлен срок исполнения, вместе с электронными регистрационными карточками направляются в отдел контроля Департамента организации и контроля Далее - отдел контроля. для постановки на контроль.

Иные документы ставятся на контроль отделом контроля по поручению директора Департамента организации и контроля.

4.11.12 Электронная регистрационная карточка документа, предназначенного для рассмотрения и исполнения в структурном подразделении Минюста России, направляется в персональный кабинет соответствующего структурного подразделения Минюста России в СЭД.

Ответственный за делопроизводство в структурном подразделении Минюста России докладывает о поступлении документов руководителю соответствующего структурного подразделения.

Руководитель структурного подразделения Минюста России имеет возможность ознакомиться с электронным образом поступившего документа в СЭД и лично внести соответствующее поручение по исполнению документа в его электронную регистрационную карточку.

Ввод в электронную регистрационную карточку поручения по исполнению документа, вынесенного руководителем структурного подразделения, может поручаться ответственному за делопроизводство в структурном подразделении Минюста России.

4.11.13 При направлении электронного документа для рассмотрения нескольким структурным подразделениям Минюста России в электронной регистрационной карточке головной исполнитель дополнительно выделяется установленным в СЭД символом (жирным шрифтом). В этом случае в журнале учета движения документа СЭД отмечается, что головному исполнителю направлен оригинал документа, а соисполнителям - копии.

4.11.14 В отделах, входящих в состав структурных подразделений Минюста России, устанавливаются не менее двух рабочих станций с доступом к СЭД (станции начальника, заместителя начальника отдела).

Электронные регистрационные карточки документов с присоединенными электронными образами документов, предназначенные для исполнения в соответствующем отделе, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении Минюста России, направляются в персональный кабинет отдела в СЭД и в период исполнения хранятся в нем.

4.11.15 Подготовленный структурным подразделением Минюста России документ (за исключением документов, подписанных Министром или его заместителями), предназначенный для отправки внешнему или внутреннему адресату, регистрируется ответственным за делопроизводство в СЭД (за исключением нерегистрируемых документов). После завершения процедуры регистрации внутреннего (исходящего) документа и сохранения соответствующей ему электронной регистрационной карточки ответственным за делопроизводство в структурном подразделении Минюста России для документов, исполненных на бумажном носителе, печатается с использованием принтера штрих-кодов на этикетке, изготовленной из термочувствительной бумаги, уникальный идентификационный штрих-код зарегистрированного документа.

Этикетка с напечатанным на ней штрих-кодом наклеивается:

на внутреннем документе - на свободное место на первом листе в его верхней правой части;

на исходящем документе - на свободное место на первом листе в его верхней правой части первого и визового экземпляров документа.

4.11.16 Электронная регистрационная карточка зарегистрированного исходящего документа, подготовленного во исполнение входящего документа, присоединяется в СЭД в виде связки к электронной регистрационной карточке входящего документа, послужившего основанием для подготовки ответа (исходящего документа).

После этого электронная регистрационная карточка исходящего документа направляется в электронный кабинет отдела документационного обеспечения в СЭД для отправки (электронная регистрационная карточка ответов на обращения граждан - в электронный кабинет отдела по работе с обращениями граждан).

Одновременно с направлением электронных регистрационных карточек на исходящие документы ответственным за делопроизводство в структурном подразделении Минюста России передаются в отдел документационного обеспечения по реестру соответствующие исходящие документы, оформленные на бумажном носителе.

4.11.17 После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.

4.11.18 Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭД. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

4.11.19 Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Минюста России.

При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание «Электронные документы», например:

Переписка об административно- хозяйственном обслуживании. Электронные документы.

Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.

4.11.20 Место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в Минюсте России программно-технических средств и нормативных и методических документов Росархива.

4.11.21 Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем федерального органа исполнительной власти, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

4.11.22 Из структурных подразделений Минюста России в архив электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на хранение.

4.11.23 Работа с электронными документами в территориальном органе осуществляется в порядке, аналогичном описанному в подразделе 4.11 настоящей Инструкции.

4.12 Обработка документов в структурных подразделениях

4.12.1 Функция обработки документов в структурных подразделениях Минюста России закрепляется положениями об этих структурных подразделениях, а также должностными регламентами гражданских служащих.

4.12.2 Организация работы с документами в структурных подразделениях Минюста России производится по правилам, установленным в пунктах 4.1 - 4.8 Регламента Министерства юстиции Российской Федерации, утвержденного приказом Минюста России от 27.01.2010 № 8 (зарегистрирован в Минюсте России 28.01.2010, регистрационный № 16096).

4.12.3 Документы, поступившие в структурное подразделение Минюста России передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителем структурного подразделения.

4.12.4 При обработке документов в структурных подразделениях Минюста России ответственными за делопроизводство осуществляются следующие процедуры:

4.12.4.1 С периодичностью не реже 1 раза в течение часа рабочего времени проверяется поступление в электронный кабинет структурного подразделения Минюста России электронных регистрационных карточек документов и получаются в отделе документационного обеспечения под роспись в реестре входящие, организационно-распорядительные и иные внутренние документы, адресованные в структурное подразделение, и оформленные на бумажном носителе.

4.12.4.2 Поступившие документы посредством СЭД или на бумажном носителе после предварительного рассмотрения с проектами резолюций представляются ответственным за делопроизводство в структурном подразделении Минюста России руководителю данного структурного подразделения.

4.12.4.3 Документы с поручениями руководителя структурного подразделения Минюста России по их исполнению своевременно по СЭД доводятся до сведения гражданских служащих - исполнителей.

4.12.4.4 Ведется учет в СЭД движения документов в структурном подразделении Минюста России в соответствии с резолюцией (поручением) руководителя структурного подразделения Минюста России.

4.12.4.5 Контролируется исполнение документов и поручений руководителя структурного подразделения Минюста России.

4.12.4.6. В установленном Инструкцией порядке отправляются посредством СЭД адресатам документы, исполненные в структурном подразделении Минюста России, в том числе документы, исполненные на бумажном носителе - через отдел документационного обеспечения.

4.12.4.7 Составляется и ведется раздел структурного подразделения Минюста России в сводной номенклатуре дел Минюста России.

4.12.4.8 Оформляются номенклатурные дела, завершенные в делопроизводстве.

4.12.5 Обработка документов в структурных подразделениях территориального органа осуществляется в порядке, аналогичном порядку обработки документов в структурных подразделениях Минюста России.

4.13 Работа исполнителя с документами

4.13.1 Гражданские служащие структурных подразделений Минюста России в процессе исполнения документа осуществляют:

- сбор и обработку необходимой информации;

- подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных настоящей Инструкцией;

- согласование проекта с заинтересованными должностными лицами;

- подготовку сводки отзывов (с комментарием «Принято», «Отклонено» с указанием причин, «Принято частично» с соответствующим пояснением);

- представление в случаях и в порядке, предусмотренном Инструкцией, проекта документа в редакторскую группу отдела документационного обеспечения;

- доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае внесения в проект документа изменений принципиального характера проводится его переоформление и повторное согласование);

- подготовку указателя рассылки документа (при необходимости);

- представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству Минюста России (руководителю структурного подразделения Минюста России);

- определение места хранения документа (визового экземпляра документа) с проставлением в электронной регистрационной карточке документа, а также на первом листе визового экземпляра документа отметки с указанием индекса дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ (визовый экземпляр документа).

4.13.2 Если исполнение документа поручено нескольким гражданским служащим, то из их числа руководителем структурного подразделения Минюста России определяется головной исполнитель с предоставлением ему права созывать соисполнителей для выработки совместного решения и возложением на него ответственности за организацию подготовки проекта документа.

В электронной регистрационной карточке головной исполнитель в структурном подразделении Минюста России выделяется установленным в СЭД символом (жирным шрифтом).

Если для исполнения проекта документа привлекаются гражданские служащие нескольких структурных подразделений Минюста России, то для работы над ним решением Министра или его заместителя может создаваться рабочая группа. Состав рабочей группы, сроки ее работы могут определяться актом Минюста России.

4.13.3 Гражданские служащие структурных подразделений Минюста России, являющиеся соисполнителями поручения в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения, представляет головному исполнителю свои предложения и отвечают за качество проработки и своевременность представления предложений. В случае несвоевременного представления предложений соисполнителем головной исполнитель информирует об этом руководителя структурного подразделения Минюста России, давшего поручение.

4.13.4 Допускается внесение исполнителем руководству обоснованных предложений по порядку организации и срокам исполнения документа. Если отсутствуют реальные условия выполнения задания в установленные сроки, исполнитель может делать пометки на полях документа о времени его поступления, о датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), о дате и результате окончательного исполнения.

4.13.5 Не допускается разглашение исполнителем содержания поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, содержащих информацию ограниченного распространения. С указанными документами (проектами документов) могут быть в установленном порядке ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

4.13.6 Проекты документов, направляемых за подписью Министра, передаются для доклада Министру не позднее чем за три дня до истечения срока исполнения поручения, а направляемых за подписью заместителей Министра - не позднее чем за один день до истечения срока исполнения поручения.

4.13.7 Работа исполнителей с документами в территориальном органе осуществляется в порядке, аналогичном установленному настоящей Инструкцией для гражданских служащих Минюста России.

4.14 Учет и анализ объемов документооборота

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19