Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение № 26), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечания» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

6.3.17 Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме (приложение № 28), в которой указываются полное наименование Минюста России, его структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела.

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива (ГАРФ), обозначения кодов государственного архива и Минюста России.

При изменении наименования Минюста России (его структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другой федеральный орган исполнительной власти (в другое структурное подразделение Минюста России) на обложке дела указывается новое наименование этого органа (структурного подразделения Минюста России), а прежнее наименование органа (структурного подразделения Минюста России) заключается в скобки.

Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел Минюста России, согласованной ЭПК ГАРФ. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.).

В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Например: «Приказы Минюста России, относящиеся…. Копии.». Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела - год(ы) начала и окончания дела.

Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строчки делается об этом запись: «в деле имеются документы за... год(ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Если делом является журнал регистрации приказов и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.

Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.

Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно»).

6.3.18 Экспертиза ценности документов

6.3.18.1 Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

6.3.18.2 Экспертиза ценности документов в Минюсте России на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовки дел к передаче в архив Минюста России.

6.3.18.3 Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Минюсте России создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия и, при необходимости, экспертные комиссии (далее именуется - ЭК) в структурных подразделениях.

6.3.18.4 Функции, права состав ЦЭК Минюста России (ЭК), а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются приказами Минюста России. Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с Росархивом.

6.3.18.5 Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях инюста России ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЦЭК (ЭК), под непосредственным методическим руководством архивно-учетного отдела.

6.3.18.6 При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Минюста России; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях Минюста России; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

6.3.18.7 Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании типовых перечней документов с указанием сроков их хранения и сводной номенклатуры дел Минюста России путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК Минюста России.

6.3.18.8 Документы Минюста России являются федеральной собственностью, и после проведения экспертизы ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на хранение в ГАРФ, как часть Архивного фонда Российской Федерации.

6.3.19 Составление описей

6.3.19.1 Для обеспечения комплектования архива Минюста России на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.

6.3.19.2 Архивная опись (далее - опись) - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда Минюста России, предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу Минюста России и др.

6.3.19.3 Описи структурных подразделений.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

В Минюсте России в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно ответственными за делопроизводство в этих структурных подразделениях Минюста России. По данным описям документы сдаются в архив Минюста России.

Описи дел структурных подразделений Минюста России составляются по установленной форме (приложение № 33) и представляются в Департамент организации и контроля не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

При составлении описи дел структурного подразделения Минюста России соблюдаются следующие требования:

- описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части);

- срок хранения дела;

- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

- порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений Минюста России устанавливается по согласованию с архивом Минюста России;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям Минюста России со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

Опись дел структурного подразделения Минюста России подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником отдела документационного обеспечения и утверждается руководителем структурного подразделения Минюста России.

По требованию отдела документационного обеспечения к описи могут составляться оглавление, список сокращений, указатели.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями Минюста России, служат основой для подготовки сводной описи дел Минюста России, которую готовит отдел документационного обеспечения и по которой он передает дела на государственное хранение в ГАРФ.

Опись дел структурного подразделения Минюста России составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Минюста России, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив Минюст России гражданскими служащими структурных подразделений со служебной запиской, в которой указывается количество дел и описей, передаваемых в архив. Ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив несет структурное подразделение Минюста России, передающее документы.

6.3.20 Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение № 34) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК Минюста России одновременно. Согласованные ЦЭК Минюста России акты утверждаются Министром только после утверждения ЭПК ГАРФ, описей дел постоянного хранения; после этого Минюст России имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.

6.3.21 Акты о выделении документов к уничтожению составляются аналогично описям в структурном подразделении Минюста России, а на их основе составляется сводный акт на дела Минюста России. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения Минюста России указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

6.4 Передача дел на архивное хранение

6.4.1 В архив Минюста России передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

6.4.2 Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив Минюста России не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

6.4.3 Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Минюста России, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях Минюста России и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

6.4.4 Передача дел в архив Минюста России осуществляется по графику, подготовленному Департаментом организации и контроля, и утвержденному актом Минюста России.

6.4.5 В период подготовки дел структурным подразделением Минюста России к передаче в архив Минюста России гражданскими служащими отдела документационного обеспечения предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Минюста России. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел гражданские служащие структурного подразделения Минюста России обязаны устранить.

6.4.6 Прием каждого дела в архив Минюста России производится в присутствии ответственного за делопроизводство в этом структурном подразделении. При этом на обоих экземплярах описи на против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также проставляются подписи начальника отдела документационного обеспечения и лица, передавшего дела.

Вместе с делами в архив Минюста России передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства, а также базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

6.4.7 В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Минюста России ответственный за делопроизводство данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет и передает их в архив Минюста России, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

VII. Изготовление, учет, использование и хранение печатей,

штампов и бланков документов

7.1 Учет печатей и штампов

7.1.1 Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.

Штамп - устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и др.

7.1.2 Минюст России (территориальный орган) в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, ст. 5021; 2002, № 28, ст. 2780; 2003, № 27, ст. 2696; 2009, № 46, ст. 5417) применяет печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовая печать).

Изготовление, использование, хранение и уничтожение печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации определено постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 2, ст. 123; 2001, № 24, ст. 2461, 2006, № 52, ст. 5587).

Форма, размеры и технические требования к гербовым печатям регламентируются ГОСТ Р 51511-2001. Изготовление гербовых печатей осуществляется только штемпельно-граверными предприятиями, имеющими соответствующие лицензию на этот вид деятельности и сертификат наличия технических возможностей для качественного изготовления данного вида продукции.

Заявка на изготовление гербовой печати и ее эскиз оформляются структурными подразделениями Минюста России (территориальными органами) - инициаторами, визируется директором Департамента организации и контроля и передается в Департамент управления делами, который размещает заказ на полиграфическом предприятии.

В Минюсте России используются две одинаковые гербовые печати, одна из которых закрепляется за Департаментом организации и контроля; другая - за Департаментом управления делами.

За Департаментом государственной службы и кадров закрепляется малая гербовая выжимная металлическая печать, используемая для служебных удостоверений и специальных пропусков.

В территориальном органе используется одна гербовая печать, которая храниться у начальника территориального органа.

В Минюсте России (территориальном органе) гербовой печатью заверяются подписи Министра, заместителей Министра, руководителей структурных подразделений, начальников территориальных органов, а также других гражданских служащих, которым доверенностью или актом Минюста России предоставлены соответствующие полномочия.

Гербовой мастичной печатью удостоверяются:

- все виды договоров и соглашений, заключаемых Минюстом России (территориальным органом) с другими организациями в пределах компетенции;

- финансовые документы и отчеты, представляемые в Минфин России, Федеральное казначейство, налоговые и статистические органы, фонды;

- документы по кассовым и кредитным операциям, расчетные чеки, приходные ордера, платежные поручения, справки о заработной плате;

- документы по материально-техническому обеспечению и снабжению Минюста России (территориального органа);

- акты о выполненных работах и предоставленных услугах;

- акты экспертиз, ревизий, инвентаризаций, приема-передачи товарно-материальных ценностей;

- гарантийные письма;

- доверенности;

- характеристики гражданских служащих (работников);

- представления к наградам, поощрениям, классным чинам и почетным званиям, почетные грамоты, благодарности, удостоверения наград;

- свидетельства, справки о прохождении государственной службы, архивные, льготные и другие;

- другие документы и их копии, требующие специального удостоверения их подлинности.

7.1.3 Кроме печати с изображением Государственного герба Российской Федерации в Минюсте России (территориальном органе) используются печати структурных подразделений («Департамент государственной службы и кадров», «Департамент организации и контроля» и др.), печати для отдельных категорий документов («Для копий», «Для справок» и др.). Для опечатывания пакетов, бандеролей изготавливаются круглые мастичные печати «Для пакетов» и т.д. В зависимости от потребностей они могут быть номерными.

Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях.

Заявка на изготовление печати без изображения Государственного герба Российской Федерации и ее эскиз оформляются в соответствующих структурных подразделениях Минюста России (его территориального органа), согласовывается с Департаментом организации и контроля (ответственным за делопроизводство территориального органа) и передается в Департамент управления делами (структурное подразделение территориального органа, осуществление финансовое и материально-техническое обеспечение), которое в установленном порядке размещает заказ на полиграфическом предприятии.

7.1.4 Учет имеющихся в Минюсте России (территориальном органе) печатей и штампов ведется Департаментом организации и контроля (ответственным за делопроизводство территориального органа) в журнале (приложение № 35) с проставлением их оттисков (листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошнуровываются и опечатываются).

7.1.5 Выдача печатей и штампов должностным лицам, ответственным за их использование и хранение, осуществляется Департаментом организации и контроля (ответственным за делопроизводство территориального органа) под роспись в журнале учета печатей и штампов. Печати и штампы должны храниться в надежно запираемых шкафах. Передача печатей посторонним лицам и вынос их помещений, занимаемых Минюстом России (территориальным органом), не допускается.

В структурных подразделениях Минюста России печати и штампы учитываются в своем журнале учета печатей и штампов и выдаются под роспись гражданскому служащему, отвечающему за их использование и хранение.

7.1.6 Ответственность за законность использования и надежность хранения печатей с изображением Государственного герба Российской Федерации в Минюсте России возлагается на Министра, в территориальном органе - на начальника территориального органа.

Ответственность за надежность хранения, законность использования других печатей возлагается на руководителей соответствующих структурных подразделений Минюста России (его территориального органа).

7.1.7 Печати и штампы, пришедшие в негодность и утратившие значение, подлежат возврату Департамент управления делами (структурное подразделение территориального органа, осуществление финансовое и материально-техническое обеспечение), где они уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета.

7.1.8 Порядок хранения печатей и штампов, правильность их использования в структурных подразделениях Минюста России проверяется Департаментом организации и контроля (ответственным за делопроизводство территориального органа).

VIII. Централизованное тиражирование документов

8.1 Централизованное тиражирование документов, относящихся к деятельности Минюста России, производится отделом документационного обеспечения.

8.2 Копировально-множительные работы выполняются только при предъявлении исполнителем бланка-заказа установленной формы, подписанного руководителем структурного подразделения Минюста России, а также директором Департамента организации и контроля (его заместителем, курирующим отдел документационного обеспечения), которые имеют право сократить тираж в случае отсутствия достаточного обоснования количества экземпляров или отказать в тиражировании в случаях несоответствия заказа требованиям Инструкции.

Ответственность за обоснование размера тиража, их соответствие расчетам рассылки документов несут руководители структурных подразделений Минюста России.

8.3 Тиражирование документов в зависимости от объема и сложности работы производится в сроки от одного до пяти рабочих дней в порядке поступления документов и в соответствии с графиком работы отдела документационного обеспечения.

Срочно (в присутствии заказчика) тиражируются документы, поступающие от Министра и его заместителей. Срочность определяется пометкой «срочно» на бланке-заказе директора Департамента организации и контроля (его заместителя, курирующего отдел документационного обеспечения).

8.4 Документы объемом более пяти листов информационного, справочного и методического характера копируются, как правило, на обеих сторонах листа с уменьшением текста или в виде брошюр (объем брошюр не должен превышать 45 - 50 страниц формата А4).

8.5 Качество печати поступающих на размножение документов должно обеспечивать техническую возможность получения копий; размер формата бумаги не более А4; скобы и иные элементы переплета брошюр и скрепления документов удаляются исполнителем, представившим бланк-заказ.

Не производится тиражирование книг, справочников, кодексов, газет и газетных вырезок, нечетких ксеро- и факсимильных копий, а также рукописей (кроме обращений граждан), с вклейками, загрязненных, с трудночитаемым текстом и мелким шрифтом.

Не подлежат тиражированию бланки Минюста России.

Документы, направленные на тиражирование с нарушением указанных требований, копированию не подлежат и возвращаются без исполнения.

8.6 Отдел документационного обеспечения ведет учет выполненных работ по тиражированию документов, использования расходных материалов и комплектующих к оргтехнике.

Заказы на выполнение копировальных работ регистрируются в специальном журнале. Изготовленные копии вместе с оригиналом документа выдаются исполнителю, представившему бланк-заказ под роспись в журнале.

Бланки-заказы на произведенные работы хранятся в отделе документационного обеспечения в течение года.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19