Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации

шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в федеральном органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности федерального органа исполнительной власти;

формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел.

III. Создание документов в Минюсте России и его территориальных органах

3.1 Бланки документов

3.1.1 Документы, создаваемые в Минюсте России и его территориальных органах, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов.

Размеры служебных полей на документе должны быть не менее: 20 мм - левое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее; 10 мм - правое.

3.1.2 Виды бланков, используемых в Минюсте России и его территориальных органах, состав их реквизитов разрабатываются Департаментом организации и контроля и утверждаются приказом Минюста России.

Бланки изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4.

3.1.3 В Минюсте России используются следующие виды бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации Далее - бланки.:

бланк приказа Минюста России (приложение № 3);

бланк распоряжения Минюста России (приложение № 4);

общий бланк письма Минюста России (приложения № 5);

бланк письма Министра (приложение № 6);

бланк письма первого заместителя Министра (приложение № 7);

бланк письма статс-секретаря - заместителя Министра (приложение № 8);

бланк письма заместителя Министра (приложение № 9);

бланк письма Уполномоченного Российской Федерации при Европейском Суде по правам человека - заместителя Министра (приложение № 10);

бланк письма Уполномоченного Российской Федерации при Европейском Суде по правам человека (приложение № 11);

общий бланк Минюста России (приложение № 12);

общий бланк письма структурного подразделения Минюста России (приложение № 13);

3.1.4 В территориальном органе используются следующие виды бланков:

бланк приказа территориального органа (приложение 14);

бланк распоряжения территориального органа (приложение № 15);

бланк письма территориального органа (приложение № 16);

общий бланк территориального органа (приложение № 17).

3.1.5 Бланки изготовляются полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Организация работы по изготовлению, получению из типографии и учету бланков возлагается:

в Минюсте России - на Департамент управления делами;

в территориальном органе - структурное подразделение, осуществляющее обеспечение финансово-хозяйственной деятельности.

3.1.6 Департамент управления делами (структурное подразделение территориального органа, осуществляющее обеспечение финансово-хозяйственной деятельности):

получает от Департамента организации и контроля (ответственного за делопроизводство в территориальном органе) заявки на изготовление бланков, а также, при необходимости, их образцы (макеты);

оформляет заказы на изготовление бланков в типографии;

осуществляет получение, учет поступления бланков в журнале учета бланков документов (приложение № 18) и выдачу изготовленных бланков документов Департаменту организации и контроля (ответственному за делопроизводство в территориальном органе).

Для ведения учета выдачи бланков они нумеруются типографским способом или нумератором в Департаменте организации и контроля (ответственным за делопроизводство в территориальном органе). Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны бланка. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журнале учета выдачи бланков документов (приложение № 19).

3.1.7 Использование бланков осуществляется с соблюдением следующих правил:

бланки выдаются Департаментом организации и контроля (ответственным за делопроизводство) гражданским служащим под роспись в журнале учета выдачи бланков;

бланки используются строго по назначению и хранятся в надежно запираемых шкафах (сейфах);

передача бланков другим организациям и лицам не допускается;

ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут ответственные за делопроизводство и руководители структурных подразделений Минюста России (начальники территориальных органов Минюста России);

испорченные и невостребованные бланки возвращаются через Департамент организации и контроля (ответственного за делопроизводство) в Департамент управления делами (структурное подразделение территориального органа, осуществляющее обеспечение финансово-хозяйственной деятельности).

3.1.8 Бланки приказа, распоряжения, письма Уполномоченного Российской Федерации при Европейском Суде по правам человека, разрабатываются на основе продольного варианта расположения реквизитов; иные бланки - на основе углового варианта расположения реквизитов.

Реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа при угловом варианте их расположения, а при продольном - по середине листа вдоль верхнего поля.

3.1.9 Реквизиты бланков, в том числе воспроизведение Государственного герба Российской Федерации, исполняются в одноцветном варианте:

на бланках писем Министра и его заместителей, общем бланке и общем бланке письма Минюста России - Государственный герб Российской Федерации - красным цветом, остальные реквизиты - черным цветом;

на бланке письма структурного подразделения Минюста России, бланке письма территориального органа и общем бланке территориального органа - все реквизиты, в том числе воспроизведение Государственного герба Российской Федерации, синим цветом;

на иных бланках - все реквизиты, в том числе воспроизведение Государственного герба Российской Федерации, черным цветом.

3.1.10 Для бланков устанавливается следующий состав реквизитов:

1) для бланка приказа (распоряжения) Минюста России:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального органа исполнительной власти: «Министерство юстиции Российской Федерации (Минюст России)»;

вид документа;

место составления (издания) документа;

отметки для проставления даты и регистрационного номера приказа (распоряжения);

2) для общего бланка письма Минюста России:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального органа исполнительной власти: «Министерство юстиции Российской Федерации (Минюст России)»;

справочные данные о Минюсте России (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта;

3) для бланка письма должностного лица (Министра, заместителей Министра):

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального органа исполнительной власти: «Министерство юстиции Российской Федерации (Минюст России)»;

должность лица, подписавшего документ;

справочные данные о Минюсте России (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта;

4) для бланка письма Уполномоченного Российской Федерации при Европейском Суде по правам человека:

Государственный герб Российской Федерации;

должность лица, подписавшего документ, на русском, английском и французском языках: «Уполномоченный Российской Федерации при Европейском Суде по правам человека»; «Representative of the Russian Federation at the European Court of Human Rights»; «Representant de la Federation de Russie aupres de la Cour Europeenne des Droits de I Homme»;

справочные данные о Минюсте России на английском языке (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта;

5) для общего бланка Минюста России:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального органа исполнительной власти: «Министерство юстиции Российской Федерации (Минюст России)»;

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

место составления (издания) документа;

6) для общего бланка письма структурного подразделения Минюста России:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального органа исполнительной власти: «Министерство юстиции Российской Федерации (Минюст России)»;

справочные данные о Минюсте России (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

7) для бланка приказа (распоряжения) территориального органа:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального органа исполнительной власти: «Министерство юстиции Российской Федерации (Минюст России)»;

наименование территориального органа;

вид документа;

место составления (издания) документа;

отметки для проставления даты и регистрационного номера приказа (распоряжения).

8) для бланка письма территориального органа:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального органа исполнительной власти: «Министерство юстиции Российской Федерации (Минюст России)»;

наименование территориального органа;

справочные данные о территориальном органе (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта;

9) для общего бланка территориального органа:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального органа исполнительной власти: «Министерство юстиции Российской Федерации (Минюст России)»;

наименование территориального органа;

место составления (издания) документа;

отметки для проставления даты и регистрационного номера.

3.2 Оформление реквизитов документов

3.2.1 При подготовке документов следует применять текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 или другой, совместимый с ним, с использованием шрифтов Times New Roman № 13-15 (№ 12 для оформления табличных материалов) через 1-1,5 межстрочных интервала.

В отдельных случаях размер шрифта и межстрочные интервалы могут быть изменены. Для выделения части текста документа, наименования, заголовка, примечания могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.

При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) и знаков препинания.

3.2.2 При переписке между структурными подразделениями Минюста России и территориальных органов Минюста России бланки не используются.

3.2.3 Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 25, ст. 3060), установлен следующий состав реквизитов документов:

а) Государственный герб Российской Федерации;

б) наименование федерального органа исполнительной власти;

в) должность лица, подписавшего документ;

г) подпись должностного лица;

д) вид документа;

е) место составления (издания) документа;

ж) справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;

з) адресат;

и) дата документа;

к) регистрационный номер документа;

л) наименование документа;

м) текст документа;

н) ссылка на исходящий номер и дату документа;

о) отметка о наличии приложений;

п) гриф согласования;

р) гриф утверждения;

с) виза;

т) оттиск печати;

у) отметка о заверении копии;

ф) отметка об исполнителе;

х) указания по исполнению документа;

ц) отметка о контроле документа;

ч) отметка об исполнении документа;

ш) отметка о конфиденциальности.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты. Например, отметка о поступлении документа в Минюст России или его территориальный орган; отметки «Копия», «Контроль Минюста России», «Ответ с подписью Министра юстиции Российской Федерации», «Срочно», «Оперативно», «Подлежит возврату» и др.

3.2.4 Правила оформления реквизитов документов

1) Государственный герб Российской Федерации.

Изображение Государственного герба Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, ст. 5021; 2002, № 28, ст. 2780; 2003, № 27, ст. 2696; 2009, № 46, ст. 5417).

На бланках Государственный герб Российской Федерации изображается в одноцветном варианте на геральдическом щите и помещается на верхнем поле бланка документа по середине зоны, занятой реквизитом «Наименование федерального органа исполнительной власти».

2) Наименование федерального органа исполнительной власти.

Наименование Минюста России, полное и сокращенное, помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному Положением о Министерстве юстиции Российской Федерации, утвержденному Указом Президента Российской Федерации от 13 октября 2004 г. № 1313 «Вопросы Министерства юстиции Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 42, ст. 4108; 2005, № 44, ст. 4535, № 52 ст. 5690; 2006, № 12, ст. 1284, № 19, ст. 2070, № 23, ст. 2452, № 38, ст. 3975; 2007, № 13, ст. 1530, № 20, ст. 239; 2008, № 10, ст. 909, № 29, ст. 3473, № 43, ст. 4921; 2010, № 4, ст. 368, № 19, ст. 2300), а именно: полное наименование - Министерство юстиции Российской Федерации, сокращенное наименование - Минюст России.

Сокращенное наименование помещается в скобках под полным наименованием.

Наименование территориального органа указывается в соответствии с приказами Минюста России от 21.05.2009 № 146 «Об утверждении Положения о Главном управлении Министерства юстиции Российской Федерации по субъекту (субъектам) Российской Федерации и Перечня главных управлений Министерства юстиции Российской Федерации по субъектам Российской Федерации» (зарегистрирован в Минюсте России 22.05.2009, регистрационный № 13985) с изменениями, внесенными приказами Минюста России от 01.04.2010 № 76 (зарегистрирован в Минюсте России 08.04.2010, регистрационный № 16826); от 15.04.2010 № 91 (зарегистрирован в Минюсте России 21.04.2010, регистрационный № 16948); от 27.09.2010 № 237 (зарегистрирован в Минюсте России 19.10.2010, регистрационный № 18756) и № 147 «Об утверждении Положения об Управлении Министерства юстиции Российской Федерации по субъекту (субъектам) Российской Федерации и Перечня управлений Министерства юстиции Российской Федерации по субъектам Российской Федерации» (зарегистрирован в Минюсте России 22.05.2009, регистрационный № 13984) с изменениями, внесенными приказами Минюста России от 01.04.2010 № 76 (зарегистрирован в Минюсте России 08.04.2010, регистрационный № 16826); от 15.04.2010 № 91 (зарегистрирован в Минюсте России 21.04.2010, регистрационный № 16948); от 27.09.2010 № 237 (зарегистрирован в Минюсте России 19.10.2010, регистрационный № 18756).

Например, для Москвы: «Главное управление Министерства юстиции Российской Федерации по Москве»; для Московской области: «Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Московской области».

3) Наименование должности лица, подписавшего документ.

Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается на бланках писем Министра и его заместителей, бланке письма Уполномоченного Российской Федерации при Европейском Суде по правам человека.

Наименование должности лица указывается под наименованием (полным, сокращенным) Минюста России.

4) Справочные данные о Минюсте России (территориальном органе).

Справочные данные указываются на бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты Минюста России (территориального органа).

5) Вид документа.

Наименование вида издаваемого документа (приказ, распоряжение) включается в бланк соответствующего вида документа.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19