Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации

Наименование вида документа не указывается в письмах.

6) Место составления (издания) документа.

Место составления или издания документа (например: «Москва», «Санкт-Петербург», «Екатеринбург») указывается в бланках документов, за исключением бланков писем.

7) Дата документа.

Датой документа является дата его подписания (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные, аналитические, объяснительные записки, акты и др.), утверждения (план, отчет, номенклатура дел и др.), события, зафиксированного в документе (протоколы).

Дата документа проставляется гражданским служащим, подписывающим или утверждающим документ, или Департаментом организации и контроля (ответственным за делопроизводство) при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная, аналитическая, объяснительная записка, заявление и др.).

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более федеральными органами исполнительной власти, иными органами (организациями), структурными подразделениями Минюста России и т.п. является дата более поздней подписи. Совместно изданные приказы (распоряжения) должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например: «18.01.2010».

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: «18 января 2010 г.».

Место проставления даты на документе зависит от вида бланка и вида документа.

8) Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в Минюсте России (территориальном органе).

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который дополняется индексом дела по номенклатуре дел. Индекс дела не проставляется в регистрационных номерах приказов (распоряжений), протоколов, актов.

К регистрационному номеру документа, содержащему конфиденциальную информацию ограниченного распространения, добавляется пометка «дсп», например: «1-0000234/10-0-0-дсп».

Порядковые номера в пределах каждого вида документа присваиваются с начала календарного года.

Место проставления регистрационного номера зависит от вида бланка и вида документа.

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных федеральными органами исполнительной власти, иными органами (организациями) - авторами документа, и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению их наименований в заголовочной части документа.

9) Ссылка на исходящий номер и дату документа.

Ссылка на исходящий номер и дату документа используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письма, докладные и служебные записки и т.п.), и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от вспомогательной справочной информации.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа обязательно проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа на поступивший документ.

10) Адресат.

Документы адресуют в органы государственной власти, иные органы (организации), структурным подразделениям органов государственной власти, должностным лицам, гражданам.

При адресовании документа в органы государственной власти, иные органы (организации), структурным подразделениям органов государственной власти (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже. Например:

Правительство

Российской Федерации

Департамент

управления делами

или:

Министерство внутренних дел

Российской Федерации

При адресовании документа руководителю государственного органа, иного органа (организации) его наименование входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже. Например:

Заместителю руководителя

Федеральной таможенной службы

И.И. Иванову

При адресовании документа конкретному должностному лицу наименование государственного органа, иного органа (организации) и структурного подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. Например:

Министерство образования и науки

Российской Федерации

Департамент управления делами

Начальнику отдела

П.П. Петрову

При адресовании документов должностным лицам государственных органов, в которых предусмотрена военная или правоохранительная служба после должности указывают воинское или специальное звание. Например:

Министерство внутренних дел Российской Федерации

Начальнику Департамента обеспечения правопорядка на транспорте

генерал-майору милиции

С.С. Сидорову

При адресовании документа в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одного и того же органа государственной власти их указывают обобщенно. Например:

Руководителям

структурных подразделений

Минюста России

Начальникам

территориальных органов Минюста России

В этом случае составляется указатель рассылки (приложение № 20).

Если документ содержит не более четырех адресатов, печатается четыре экземпляра (подлинника) документа (каждый экземпляр оформляется на отдельном бланке), слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.

Все экземпляры документа должны быть подписаны.

В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, иных органов (организаций).

В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 17, ст. 1556).

Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в высшие органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти, постоянным корреспондентам, территориальным органам и федеральным государственным учреждениям Минюста России Далее - учреждения Минюста России., федеральным службам.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование и почтовый адрес. Например:

Государственное

учреждение Всероссийский научно-

исследовательский институт

документоведения и архивного дела

ул. Профсоюзная, д.82,

Москва, 117393

При адресовании физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя и почтовый адрес. Например:

И.П. Калинину

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

г. Липки, Киреевский район,

Тульская область, 301264

Строки реквизита «Адресат» центрируются относительно самой длинной строки или выравниваются по правому краю.

11) Наименование документа.

Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк).

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.

Например:

приказ (о чем?) Об утверждении Положения о защите персональных данных государственных служащих и работников Минюста России;

письмо (о чем?) Об оказании консультативной помощи;

правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.

Заголовок содержит две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например: «О подготовке проекта договора».

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке, например:

«О результатах рассмотрения

проекта письма в Росархив».

В проектах законодательных, иных нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом.

12) Текст документа.

В Минюсте России и его территориальных органах документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Исключение составляют документы, направляемые зарубежным адресатам: они могут составляться на языке страны, в которой размещается корреспондент, или на английском языке. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

Тексты документов излагаются от:

1-го лица единственного числа: «приказываю возложить контроль…; прошу рассмотреть вопрос об...»;

3-го лица единственного числа: «...Правительство Российской Федерации постановляет...;...коллегия решила...; Минюст России не считает возможным...»;

1-го лица множественного числа: «просим представить данные о...; представляем на рассмотрение и утверждение...; в протоколах: слушали...; выступили...; решили (постановили)».

В совместных документах текст излагают от 1-го лица множественного числа: «приказываем..., решили…».

В текстах законодательных и нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер. Например:

«Виза включает в себя наименование должности Министра или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату»

или

«Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют».

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов Российской Федерации указывают вид документа, наименование органа, издавшего документ, дату документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки. Например:

«В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их...»

или

«Согласно Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным приказом Росархива от 23.12.2009 № 76...».

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.

Листы документа нумеруются арабскими цифрами по середине верхнего поля.

Текст документа несет основное смысловое содержание документа: управленческое действие, решение и т.д.

Текст документа должен содержать аргументированную и достоверную информацию.

Содержание текста увязывается с ранее изданными по этому вопросу документами.

Текст документа оформляется в виде связного текста, анкеты, таблицы или соединения этих структур.

Сплошной связный текст документа должен содержать грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях, решениях и применяется при подготовке уставов, положений, правил, инструкций, приказов, распоряжений, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, докладных записок, писем, справок и т.д.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующей части, указываются причины, цели, основания создания документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными актами или другими документами по данному вопросу. В тексте документа, подготовленного на основании или в развитие документов федеральных органов исполнительной власти, иных органов (организаций) или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: вид документа, наименование организации-автора документа, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту документа.

Во второй (заключительной) части излагаются решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть. Например: приказы - распорядительную часть без констатирующей (как правило, приказы по личному составу), письма - просьбу без пояснения.

Текст документа, регулирующего деятельность Минюста России, его территориальных органов, подведомственных Минюсту России федеральных служб Далее - федеральные службы., учреждений Минюста России, права и обязанности должностных лиц (положение, должностной регламент и т.д.), состоит из разделов, пунктов и подпунктов. Каждый раздел должен иметь номер и заголовок.

Связный текст допускается разделять на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками.

Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки), которые пишутся с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой или точкой с запятой.

При подготовке документов по однотипным ситуациям (приказов (распоряжений) по личному составу и т.д.) следует использовать унифицированные тексты.

В тексте документа не допускается использование сокращений без их разъяснения в тексте, кроме официальных или общепринятых.

В тексте документа должны употребляться только официальные наименования федеральных органов исполнительной власти, иных органов (организаций), территориальных органов, структурных подразделений Минюста России, учреждений Минюста России и т.д.

При употреблении сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти необходимо руководствоваться Перечнем полных и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти, утвержденным распоряжением Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации от 16.07.2008 № 943, № 788 (Российская газета, 2008, № 163, № 195, № 223; 2009, № 15, № 39, № 40; 2010, № 219).

В распорядительных документах (приказы, распоряжения), а также во внутренних документах, адресованных Министру (заместителю Министра, начальнику территориального органа) текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю», «обязываю», «предлагаю», «прошу»).

Особенности составления и оформления приказов (распоряжений), положений, правил, инструкций определены настоящей Инструкцией.

В распорядительных документах коллегиальных органов (протокол, решение и т.д.) используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах (приказах (распоряжениях), решениях и др.) Минюста России и федеральных органов исполнительной власти, иных органов (организаций) текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили», «предлагаем»).

В протоколах используется форма изложения текста от первого лица множественного числа («слушали», «выступили», «решили»). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

В письмах используют следующие формы изложения:

от третьего лица единственного числа («Минюст России не возражает»; «Министерство юстиции Российской Федерации считает возможным»; «Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Московской области полагает целесообразным…»);

от первого лица множественного числа («просим направить», «в соответствии с запросом направляем» и т.д.);

от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу направить»).

В документах, регулирующих деятельность Минюста России, его структурных подразделений и территориальных органов, а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа, например: «комиссия установила», «отдел осуществляет следующие полномочия».

В случае, если в тексте документа требуется охарактеризовать какой-либо объект по ряду признаков, используется форма анкеты. Она применяется при изложении цифровой или словесной информации в организационно-распорядительных, финансовых и др. документах.

При составлении текста в форме анкеты, наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете», «были», «находились» и т.п.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Таблица - форма представления текста документа, в котором характеризуются несколько объектов по ряду признаков. Табличные тексты применяются в отчетно-статистических, бухгалтерских, организационно-распорядительных (структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, перечень) и др. документах.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

13) Отметка о наличии приложений.

Отметка о наличии приложений используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и др. документам.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19