Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации

Приложения к документу могут быть трех видов:

приложения, утверждаемые или вводимые в действие соответствующими организационно-распорядительными документами;

приложения, поясняющие или дополняющие содержание основного документа;

приложения, являющиеся самостоятельными документами, направляемые сопроводительным письмом.

Приложения оформляются, как правило, на стандартных листах бумаги формата А4 и должны иметь все необходимые для документа реквизиты (наименование, заголовок и т.д.).

В сопроводительных письмах отметка о наличии приложений оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о наличии приложений указывается количество листов и количество экземпляров приложения, например:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров, например:

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом, например:

Приложение: на 3 л. в 1 экз., только в первый адрес.

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, отметка о приложении оформляется следующим образом, например:

В этом случае сам документ также будет иметь отметку «Для служебного пользования».

При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документе после текста указывается:

Приложение: согласно описи на 5 л.

Если приложение, в свою очередь, также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:

При направлении копий прилагаемых документов об этом указывается в приложении. Например:

Приложение к письму является самостоятельным документом и имеет самостоятельную нумерацию.

Наличие приложений в приказе, распоряжении, положении, правилах, инструкции указывается только в тексте.

На приложениях к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и др. документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются, например: (Приложение № 1, Приложение № 2).

Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о наличии приложений указывается наименование вида основного документа, его дата и номер, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 1

к приказу Минюста России

от 15.03.2009 № 35

Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о наличии приложений, ниже - гриф утверждения документа. Например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

УТВЕРЖДЕНА

приказом Минюста России

от 12.11.2009 № 125

Особенности оформления приложений к приказам, положениям, правилам, инструкциям устанавливаются настоящей Инструкцией.

14) Согласование документа.

Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности создания документа, соответствия его нормативным правовым актам Российской Федерации, а также в иных случаях предусмотренных Инструкцией.

Согласование проекта документа оформляется грифом согласования (внешнее согласование) или визой на документе (внутреннее согласование).

а) Гриф согласования.

Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и иными органами (организациями) оформляются грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом, например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель Министра финансов

Российской Федерации

Подпись А.А. Кузьмин

Дата

или

СОГЛАСОВАНО

письмо Минкультуры России

от 26.07.2010 № 01-18/115

Гриф согласования оформляется на лицевой стороне основного документа под реквизитом «Подпись» ближе к нижнему полю документа.

Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большом количестве их размещают, как правило, двумя вертикальными рядами или они могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка «Лист согласования прилагается».

Согласование документа осуществляется с:

вышестоящими государственными органами в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации;

федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);

подведомственными Минюсту России федеральными службами, учреждениями Минюста России (при необходимости);

с общественными организациями (при необходимости).

б) Виза.

Согласование проекта документа с должностными лицами и иными гражданскими служащими Минюста России (территориального органа) оформляется визой.

Представляемый на подпись документ визируется исполнителем документа с обязательным указанием фамилии и номера телефона и руководителем структурного подразделения Минюста России (территориального органа), подготовившим проект документа.

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату согласования (арабскими цифрами), например:

Подпись Иванов И.В.

Дата

При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например:

Директор Департамента

управления делами

Подпись Бреймаер И.В.

Дата

На проектах законодательных актов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации визы проставляются в соответствии с правилами раздела III Инструкции.

На документах, подлинники которых помещаются в дела Минюста России (территориального органа), визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (приказы, распоряжения и др.).

В служебных письмах визы проставляются на лицевой стороне последнего листа копии документа, помещаемой в дело Минюста России (территориального органа), или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи (электронной почте) без досылки подлинника по почте.

На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

Докладная записка (служебная, аналитическая записка, справка и др.), подготовленная за подписью руководителя структурного подразделения Минюста России (территориального органа) и содержащая поручения другим структурным подразделениям Минюста России (территориального органа), перед представлением Министру (заместителю Министра, начальнику территориального органа) должна быть завизирована руководителями указанных структурных подразделений.

Докладная записка (служебная, аналитическая записка, справка и др.), подготовленная за подписью заместителя Министра и содержащая поручения структурным подразделениям Минюста России, которые курируются другими заместителями Министра, перед представлением Министру должна быть завизирована этими заместителями Министра.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:

Имеются замечания (согласен с учетом замечаний и др.)

Директор Департамента

управления делами

Подпись Бреймаер И.В.

Дата

Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.

15) Подпись должностного лица.

Реквизит «Подпись» располагается под текстом документа или отметкой о наличии приложений.

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

При оформлении документа на бланке должностного лица Минюста России наименование должности не указывается. В этом случае подпись оформляется следующим образом:

Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает его заместитель, имеющий право подписывать документы за отсутствующее должностное лицо, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с распределением обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его фамилия и инициалы. Незначительные исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом Минюста России (приказом территориального органа) исполняющим обязанности временно отсутствующего гражданского служащего (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

И.о. директора Департамента

организации и контроля Подпись В.Н. Медведев

или:

Исполняющий обязанности

руководителя Главного управления

Министерства юстиции

Российской Федерации

по Москве Подпись И.И. Иванов

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей. Например:

Руководитель Управления

Министерства юстиции

Российской Федерации по

Республике Саха (Якутия) Подпись П.П. Петров

Главный бухгалтер Подпись С.С. Сидоров

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

При оформлении документа на стандартных листах бумаги формата А4 (без использования бланков) в реквизите «подпись» указывается полное наименование должности лица, подписавшего документ, например:

Заместитель Министра юстиции

Российской Федерации Подпись А.Д. Алханов

Документы коллегиальных органов (коллегии, комиссии и т.д.) подписываются председателем данного органа и его секретарем. На документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

16) Гриф утверждения.

Гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу документа, например:

УТВЕРЖДАЮ

Министр юстиции

Российской Федерации

Подпись А.В. Коновалов

Дата

При утверждении документа приказом Минюста России гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО, согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования вида документа в творительном падеже, сокращенного наименования Минюста России, даты и номера документа, например:

УТВЕРЖДЕНО

приказом Минюста России

от 15.04.2009 № 65

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне, при большом количестве их размещают, как правило, двумя вертикальными рядами.

17) Оттиск печати.

Оттиск печати является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Оттиск печати ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Оттиск печати ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Оттиск печати может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, оттиск печати ставится в месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом.

На документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с расходованием финансовых средств, подписи Министра (заместителя Министра) и гражданских служащих Минюста России (территориального органа), полномочия, которых закреплены в актах Минюста России (территориального органа), заверяются печатью с изображением Государственного герба Российской Федерации.

Оттиск простых круглых печатей (без изображения Государственного герба Российской Федерации) ставится на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам и заверения подписей должностных лиц Минюста России (территориального органа).

18) Отметка о заверении копии.

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит «Отметка о заверении копии»: слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; личная подпись, расшифровка подписи, дата заверения; оттиск печати, например:

ВЕРНО

старший специалист 1 разряда

отдела документационного

обеспечения Департамента

организации и контроля подпись З.В. Андреева

Дата Оттиск печати

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа), например: «Всего в копии 12 л.».

Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.

Копии нормативных правовых актов Минюста России заверяются оттиском круглой печати «Департамент организации и контроля».

19) Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе документа печатается шрифтом Times New Roman № 10 и проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа.

Отметка включает слова «Исполнитель» или «Исп.» инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона с указанием кода города, например:

Исп. Д.В. Лобанов

(495) 955-59-25

В документах, имеющих гриф конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и дополнительно включает в себя: указание количества отпечатанных экземпляров, дату печатания документа, например:

Исп. П.П. Петров

(495) 111-22-33

Отп. 5 зкз.

11.01.2010

Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя с указанием структурного подразделения, например:

Исп. А.И. Дроздов

Начальник отдела контроля деятельности

территориальных органов Департамента

организации и контроля Минюста России

(495) 777-23-23

20) Указания по исполнению документа Далее - поручения по исполнению документа..

Поручения по исполнению документа пишутся на бланке резолюции или на документе соответствующими должностными лицами и содержат принятые ими решения.

Указания по исполнению включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись автора поручения и дату, например:

Садовщикову М.А.

Бабкову М.Ю.

Прошу подготовить проект ответа в Аппарат Правительства Российской Федерации к 05.12.2009.

Подпись Дата

При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение является исполнитель, указанный в поручении первым, если не оговорено иное. Например, напротив фамилии исполнителя указано слово «ответственный», «отв.», «созыв», «свод» и т.п.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19