Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации

Секретари заместителей Министра в свою очередь передают документы референтам заместителей Министра по реестрам установленной формы.

Электронные регистрационные карточки с прикрепленными электронными образами указанных документов посредством технологий СЭД направляются Департаментом организации и контроля на рабочие станции секретаря Министра, секретарей и референтов заместителей Министра, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях Минюста России, а также на рабочие станции Министра, заместителей Министра, руководителей структурных подразделений Минюста России в соответствии с произведенным ранее распределением.

4.5.5 Документы, поступившие в электронном виде, вместе с их электронными регистрационными карточками посредством технологий СЭД направляются Департаментом организации и контроля на рабочие станции секретаря Министра, секретарей и референтов заместителей Министра, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях Минюста России, а также на рабочие станции Министра, заместителей Министра, руководителей структурных подразделений Минюста России в соответствии с произведенным ранее распределением.

При необходимости секретарем Министра, секретарями и референтами заместителей Министра может создаваться копия электронного документа на бумажном носителе, на первом листе которой воспроизводится отметка о поступлении документа в порядке, предусмотренном пунктом 4.4.8 Инструкции.

4.5.6 Изучение поступивших документов и введение в соответствующем диалоговом окне электронной регистрационной карточки документа проектов поручений по исполнению документа производится:

для документов, переданных на доклад Министру - Департаментом организации и контроля;

для документов, переданных на доклад заместителям Министра - референтами заместителей Министра либо по поручению заместителей Министра, их секретарями;

для документов, переданных на доклад руководителям структурных подразделений Минюста России - ответственными за делопроизводство в соответствующих структурных подразделениях.

К документам, поступившим на бумажном носителе, дополнительно прилагаются проекты указаний по исполнению документов, оформленные на отдельных листах бумаги:

для Министра - Департаментом организации и контроля;

для заместителей Министра - референтами (секретарями) заместителей Министра;

для руководителей структурных подразделений Минюста России - ответственными за делопроизводство в соответствующих структурных подразделениях.

В проект поручения по исполнению документа включаются: фамилии и инициалы должностных лиц, которым даются поручения, содержание поручения, а также, при необходимости, срок исполнения поручения. Проект указания по исполнению документа, оформленный на листе бумаги, дополнительно должен содержать регистрационный номер поступившего документа, инициалы и фамилию Министра (заместителя Министра, руководителя структурного подразделения Минюста России), дату поручения.

4.5.7 После рассмотрения поступивших документов Министр (заместитель Министра) передает секретарю документы, оформленные на бумажном носителе, с подписанными указаниями по их исполнению, а также, при необходимости, поручает ему внести изменения в электронные регистрационные карточки документов, как поступивших на бумажном носителе, так и поступивших в электронном виде, в части, касающейся уточнения поручения по исполнению документа.

В аналогичном порядке руководители структурных подразделений Минюста России передают документы после рассмотрения ответственным за делопроизводство в соответствующих структурных подразделениях.

Министр, заместители Министра, руководители структурных подразделений Минюста России вправе лично внести изменения в электронные регистрационные карточки рассмотренных ими документов в части, касающейся уточнения поручений по их исполнению.

4.5.8 Секретарь Министра, секретари заместителей Министра, а также ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях Минюста России, в соответствии с поручениями Министра, заместителей Министра, руководителей структурных подразделений Минюста России соответственно вносят, при необходимости, изменения в электронные регистрационные карточки рассмотренных указанными должностными лицами документов и передают документы в соответствии с поручениями по их исполнению:

4.5.8.1 Секретарь Министра, секретари заместителей Министра документы, исполненные на бумажном носителе, заместителю Министра с поручением Министра, а также структурному подразделению Минюста России с поручением Министра или заместителя Министра - в Департамент организации и контроля для дальнейшей передачи головному исполнителю.

4.5.8.2 Ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях Минюста России в соответствии с поручениями руководителей структурных подразделений Минюста России документы, исполненные на бумажном носителе, - гражданским служащим - головным исполнителям.

4.5.8.3 Одновременно головному исполнителю с использованием технологий СЭД пересылаются электронные регистрационные карточки переданных документов с прикрепленными к ним электронными образами документов.

Соисполнителям направляются электронные регистрационные карточки указанных документов с прикрепленными к ним электронными образами документов.

При необходимости соисполнителями может самостоятельно создаваться копия электронного документа на бумажном носителе, на первом листе которой воспроизводится отметка о поступлении документа в порядке, предусмотренном пунктом 4.4.8 Инструкции.

В случае, если электронный образ документа не создавался, Департамент организации и контроля обеспечивает передачу соисполнителям копии документа на бумажном носителе. В этом случае тиражирование производится с соблюдением требований нормативных правовых актов Российской Федерации, регулирующих порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющую государственную тайну, и информацию ограниченного распространения.

4.5.8.4 Документы, поступившие в электронном виде, направляются головным исполнителям и соисполнителям вместе с электронными регистрационными карточками без переноса на бумажный носитель. Если для доклада Министру (заместителям Министра, руководителю структурного подразделения Минюста России) электронный документ переносился на бумажный носитель в порядке, предусмотренном пунктом 4.5.5 Инструкции, то копия документа на бумажном носителе направляется головному исполнителю в порядке, предусмотренном подпунктами 4.5.8.1 и 4.5.8.2 пункта 4.5.8 Инструкции.

4.5.8.5 Документы, содержащие информацию о преступлениях независимо от способа их доставки, с поручениями Министра, а также заместителя Министра, курирующего Департамент государственной службы и кадров, передаются в Департамент государственной службы и кадров (при необходимости и в другие структурные подразделения Минюста России) в порядке, предусмотренном подпунктом 4.5.8.1 Инструкции, незамедлительно.

4.5.8.6 Поступившие в Минюст России проекты актов (их копии) и иные документы, поступившие в Минюст России на согласование, передаются на рассмотрение и рассматриваются в порядке, установленном пунктами 6.6 - 6.9 Регламента Министерства юстиции Российской Федерации, утвержденного приказом Минюста России 27.01.2010 № 8 (зарегистрирован в Минюсте России 28.01.2010, регистрационный № 16096).

4.5.9 Документ, поступивший для исполнения, передается из одного структурного подразделения Минюста России в другое не позднее одних суток с момента его поступления:

4.5.9.1 Если деятельность структурных подразделений курируется разными заместителями Министра - на основании решения Министра, зафиксированного в поручении по исполнению документа, принятого по мотивированному устному или письменному докладу заместителя Министра, курирующего структурное подразделение, инициировавшее передачу документа.

4.5.9.2 Если деятельность структурных подразделений курирует один заместитель Министра - на основании решения заместителя Министра, зафиксированного в поручении по исполнению документа, принятого по мотивированному докладу руководителя структурного подразделения, инициировавшего передачу документа.

4.5.10 Документы, поступившие на бумажном носителе, передаются для исполнения в другое структурное подразделение Минюста России только через Департамент организации и контроля.

4.5.11 Ответственный за делопроизводство в структурном подразделении, инициировавшем передачу документа на исполнение в другое структурное подразделение Минюста России, уведомляет о принятом решении Департамент организации и контроля в отношении документов, исполнение которых находится на контроле Министра:

по обращениям граждан - отдел по работе с обращениями граждан;

по остальным документам - отдел документационного обеспечения.

4.5.12 На основании поручения Министра или заместителя Министра о передаче документа на исполнение в другое структурное подразделение Минюста России гражданские служащие отдела по работе с обращениями граждан или отдела документационного обеспечения вносят в электронную регистрационную карту документа сведения об изменении в движении документа.

Внесение сведений в электронную регистрационную карту документа об изменении в движении документа иным гражданским служащим запрещается.

4.6 Организация работы с отправляемыми документами

4.6.1 За составление и оформление исходящего документа в соответствии с правилами, предусмотренными разделом III Инструкции, своевременное представление проекта документа, при необходимости, в редакторскую группу отдела документационного обеспечения, за внутреннее согласование проекта документа, а, при необходимости, и внешнее согласование с другими государственными органами (организациями) отвечает исполнитель, а также руководитель структурного подразделения Минюста России - исполнителя документа.

4.6.2 Проекты исходящих документов Минюста России готовятся на бланках установленной формы. Для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

4.6.3 Проект исходящего документа визируется исполнителем, руководителем структурного подразделения Минюста России - исполнителя документа, при необходимости иными должностными лицами Минюста России. Визы оформляются в соответствии с правилами, предусмотренными в подпункте «б» пункта 14 подраздела 3.2.4 и пункте 3 подраздела 3.3.6.5 Инструкции.

4.6.4 Исполнитель до представления проекта исходящего документа на подпись проверяет правильность оформления документа и его адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - отметки редактора, справок или пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленного документа, указателя рассылки документа.

4.6.5 На подпись уполномоченному должностному лицу Минюста России представляется первый экземпляр исходящего документа, оформленный с использованием бланка, и второй - визовый экземпляр документа, оформленный на стандартных листах бумаги формата А4, с приложением, при необходимости, поясняющих справочных материалов или документов. В случае, когда документ подлежит направлению нескольким адресатам (от двух до четырех включительно) количество экземпляров исходящего документа, оформленных с использованием бланка, должно соответствовать количеству адресатов.

4.6.6 Исполнитель передает проект исходящего документа для подписи:

Министром - секретарю Министра;

заместителями Министра - референтам заместителей Министра через секретарей заместителей Министра.

В указанных случаях передача документов осуществляется исполнителем по реестру установленной формы.

По согласованию с Министром проект исходящего документа может быть доложен ему для подписи лично заместителем Министра, курирующим структурное подразделение Минюста России, исполнившее проект документа, либо руководителем указанного структурного подразделения.

По согласованию с заместителем Министра проект исходящего документа может быть доложен ему для подписи лично руководителем структурного подразделения Минюста России, исполнившего проект документа.

4.6.7 Проект исходящего документа представляется для подписи руководителю структурного подразделения Минюста России (начальнику территориального органа) через ответственного за делопроизводство в структурном подразделении (территориальном органе) либо в ином порядке, определенном руководителем структурного подразделения Минюста России (начальником территориального органа).

4.6.8 Проект документа, подписанный Министром (заместителем Министра, руководителем структурного подразделения, начальником территориального органа), передается через секретаря (через ответственного за делопроизводство в структурном подразделении (территориальном органе) исполнителю для подготовки к регистрации.

Не подписанный проект документа с замечаниями возвращается исполнителю в аналогичном порядке для доработки.

4.6.9 Исполнитель проверяет комплектность подписанного проекта исходящего документа (наличие листов основного текста и указанных приложений), прилагает к нему входящий документ, послуживший основанием для его подготовки, а также, при необходимости, указатель рассылки документа и передает проект документа ответственному за делопроизводство в структурном подразделении (территориальном органе), для регистрации.

4.7 Регистрация отправляемых документов

4.7.1 Регистрация отправляемых документов ведется в соответствии с выделенными документопотоками и осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день не позднее 11 час. 00 мин.

4.7.2 Отправляемые документы регистрируются в группе «Исходящие документы» («Исходящие на обращения граждан») единой базы данных СЭД:

отделом документационного обеспечения - документов, подписанных Министром, заместителями Министра, гражданскими служащими Департамента организации и контроля;

ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Минюста России - гражданскими служащими соответствующих структурных подразделений Минюста России.

При регистрации отправляемого документа в СЭД создается электронная регистрационная карточка документа, в которую заносятся с учетом требований пункта 4.4.4 Инструкции сведения о регистрируемом документе, используемые для учета, поиска, хранения и использования документов.

В случае, если в отправляемом документе дается ответ или если отправляемый документ подготовлен на основании другого документа, внесение в электронную регистрационную карту отправляемого документа ссылки на дату и регистрационный номер документа, на основании которых подготовлен отправляемый документ, является обязательной.

4.7.3 После заполнения и сохранения электронной регистрационной карточки отправляемого документа гражданские служащие отдела документационного обеспечения и ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях Минюста России, проставляют на подлиннике документа, исполненного на бумажном носителе, в реквизитах бланка и на его визовом экземпляре (для электронного документа - в шаблоне бланка) регистрационный номер документа и дату регистрации, а также включают зарегистрированный отправляемый документ в систему электронного документооборота путем присоединения к электронной регистрационной карточке с использованием технологий СЭД электронного образа отправляемого документа, исполненного на бумажном носителе, или электронного документа в порядке, аналогичном предусмотренному в пункте 4.4.9 Инструкции.

При этом электронный образ документа, отправляемого на бумажном носителе и зарегистрированного в СЭД, создается в Департаменте организации и контроля и других структурных подразделениях Минюста России выполнением операции сканирования документа.

Перед сканированием документа на первом его листе, в правом верхнем углу печатается, либо наносится иным способом уникальный штрих-код, позволяющий идентифицировать документ и используемый в СЭД для присоединения электронного образа документа, поступившего на бумажном носителе, к электронной регистрационной карточке данного документа с использованием технологий СЭД:

- документов, подписанных Министром, заместителями Министра, гражданскими служащими Департамента организации и контроля - отделом документационного обеспечения;

- документов, подписанных гражданскими служащими структурных подразделений Минюста России, - ответственными за делопроизводство в соответствующих структурных подразделениях Минюста России.

Не создается и не присоединяется к электронной регистрационной карточке электронный образ документа, содержащего сведения конфиденциального характера.

4.7.4 Структура регистрационного номера отправляемого документа определена в подпункте 3 пункта 3.3.6.5 Инструкции. При его формировании могут быть использованы классификаторы СЭД, указанные в пункте 4.4.5 Инструкции.

4.7.5 Доверенности на право совершения действий от имени Минюста России, представления её интересов в государственных, общественных и судебных органах, в организациях, оформленные в соответствии с пунктом 3.3.6.10 Инструкции, регистрируются отделом документационного обеспечения в СЭД.

Регистрационный номер доверенности состоит из индекса Минюста России, буквенного литера «Д», индекса структурного подразделения Минюста России, подготовившего проект доверенности, порядкового номера доверенности в СЭД в группе документов «Доверенности», буквенного литера, составленного из первых букв имени и фамилии Министра. Составные части регистрационного номера разделяются косой чертой или дефисом, например, 12/Д-08-27-АК, где:

12 - индекс Минюста России;

Д - признак группы документов «Доверенности»;

05 - индекс структурного подразделения Минюста России, подготовившего проект доверенности (в примере соответствует Департаменту организации и контроля);

27 - порядковый номер документа в единой электронной базе данных по регистрации доверенностей в СЭД;

АК - буквенный литер, добавленный при регистрации доверенности, подписанной Министром, составленный из первых букв его имени и фамилии (А. Коновалов).

4.7.6 Зарегистрированные отправляемые документы, оформленные на бумажном носителе, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении Минюста России передаются в отдел документационного обеспечения для проверки правильности оформления и регистрации документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа указателю рассылки.

Неправильно оформленные документы возвращаются ответственному за делопроизводство в структурном подразделении Минюста России для доработки, правильно оформленные документы передаются в группу экспедиции для подготовки к отправке адресатам.

Визовые экземпляры отправляемых документов после проверки возвращаются ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях Минюста России для помещения в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19